Komiteens merknader

A estrutura organizacional do Grupo Porto Bay Hotels é de tipo matricial fixa, incorporando relações de autoridade e de staff orientadas para as estruturas operacionais e funcionais descentralizadas, seguindo a lógica dos centros do “Uniform Systems of Accounts for Lodging Industry.” (USALI).

De acordo com a macro estrutura organizacional na Figura 32 do Anexo II, existem dois tipos de estruturas;

1. Estruturas operacionais, que correspondem às unidades hoteleiras propriamente ditas, que por si só, são geradoras de receitas e de custos operacionais directos e possuem gestão operacional autónoma.

2. Estruturas prestadoras de serviços, que correspondem a departamentos geradores de custos que prestam serviços numa óptica transversal a todas as unidades hoteleiras, à

80 excepção do departamento de finanças e controlo que abarca a sua área de influencia às próprias unidades prestadores de serviço

Todas estas estruturas / departamentos estão sobre a alçada de um conselho de administração cuja função principal é o desenvolvimento e coordenação de estratégias para o grupo.

5.3.1 As estruturas operacionais

A organização das estruturas operacionais do grupo é de tipo funcional, com um desenho organizacional assente numa diferenciação de actividades, que correspondem aos produtos oferecidos ao cliente. No entanto essa diferenciação não tem correspondência no output final, muitas vezes resultando em pacotes de produtos ou de serviços integrados que são transversais à estrutura funcional.

Todos os hotéis têm um director geral que responde pela gestão e optimização dos recursos de acordo com parâmetros estabelecidos pela marca Porto Bay e que responde directamente à administração. É de notar que o próprio director geral tem origem na estrutura funcional de prestação de serviços. De acordo com os princípios de descentralização de actividades operacionais temos:

5.3.1.1 Hotel Porto Santa Maria

O Hotel Porto Santa Maria (ver Figura 33 do Anexo II) tem um total de 72 colaboradores com nas seguintes áreas:

• Área Administrativa – 1

• Alojamento (inclui recepção, portaria e motoristas, quartos e lavandaria) – 32

• Comidas e Bebidas (inclui cozinhas, copas, pastelaria, restaurantes, bares, direcção de comidas e bebidas) – 33

• Economato – 1

• Serviços Técnicos (inclui manutenção, reparações e jardins) – 4 • Desporto e Saúde (inclui SPA, Piscinas e Animação) – 1

5.3.1.2 Vila Porto Mare

A Vila Porto Mare (ver Figura 34 do Anexo II) que com tem um total de 259 colaboradores nas seguintes áreas:

• Área Administrativa – 2

• Alojamento (inclui recepção, portaria e motoristas, quartos e lavandaria) – 96

• Comidas e Bebidas (inclui cozinhas, copas, pastelaria, restaurantes, bares, direcção de comidas e bebidas) – 130

81 • Serviços Técnicos (inclui manutenção, reparações e jardins) – 14

• Desporto e Saúde (inclui SPA, Piscinas e Animação) – 13

5.3.1.3 Hotel The Cliff Bay

O Hotel The Cliff Bay (ver Figura 35 do Anexo II) tem um total de 193 colaboradores com nas seguintes áreas:

• Área Administrativa – 1

• Alojamento (inclui recepção, portaria e motoristas, quartos e lavandaria) – 55

• Comidas e Bebidas (inclui cozinhas, copas, pastelaria, restaurantes, bares, direcção de comidas e bebidas) – 101

• Economato – 3

• Serviços Técnicos (inclui manutenção, reparações e jardins) – 13 • Desporto e Saúde (inclui SPA, Piscinas e Animação) – 20

5.3.2 Estrutura prestadora de serviços

São departamentos que prestam serviços às unidades operacionais, que correspondem às unidades hoteleiras.

Criada numa óptica de concentração e racionalização de procedimentos têm como objectivo o desenvolvimento de recursos que servem de base às estruturas operacionais.

O organigrama dos departamentos de serviços é de tipo funcional com clara diferenciação horizontal que pode variar consoante o “cliente alvo”, podendo ser um mercado, um produto ou uma área geográfica.

Toda esta estrutura está sobre a alçada da administração e compreende oito micros estruturas, com um total de 37 colaboradores. De acordo com a figura 36 do Anexo II todos os departamentos além de uma função de apoio às unidades operacionais estão também ligadas a funções vitais e estratégicas para o grupo como sejam as vendas, a promoção e o desenvolvimento de novos produtos. É importante também referir que, de acordo com a mesma figura, o apoio às bases operacionais não é o único objectivo desta estrutura, mas também o de coordenar acções e políticas de acordo com as estratégias definidas pela administração.

5.3.2.1 Direcções Gerais

Embora todas as unidades hoteleiras em questão tenham um director geral que é responsável pela direcção operacional da unidade, o seu recrutamento e selecção assim como o reporte de resultados é feito ao nível da unidade funcional de prestação de serviços. Assim todos os quadros directivos são destacados para os hotéis mediante uma comissão de serviço, estando

82 deste modo sobre a alçada da administração. A função de director geral compreende a gestão da eficiência e eficácia dos recursos postos à sua disposição pela administração para a gestão de uma unidade hoteleira.

5.3.2.2 Comercial / Vendas

O departamento comercial tem a seu cargo a angariação dos clientes via tour operador e agentes de viagens, assim como a respectiva manutenção das relações comerciais decorrentes. Como manutenção, entende-se a assinatura e renovação de contractos de allotment, os contactos e apresentação dos produtos do grupo em feiras e eventos.

5.3.2.3 Marketing e promoção

O departamento de marketing e promoção é responsável pela elaboração e sustentação da imagem gráfica e institucional do grupo, assim como de acções de marketing directo junto ao cliente final. Nestas acções destacam-se eventos de promoção interna e o programa de fidelização. Este departamento é também responsável pelo site e respectiva manutenção, assim como os resultados daí decorrentes.

5.3.2.4 Compras

O departamento de compras é responsável pela aquisição das matérias-primas e mercadorias de consumos nas unidades hoteleiras. O departamento é puramente administrativo e não compreende centralização de stocks. Assim o departamento de compras tem como funções, a escolha do fornecedor, o estabelecimento de condições, as encomenda e a logística da entrega quando necessário, estando a política de stocks a cargo das unidades operacionais nos hotéis.

5.3.2.5 Recursos Humanos

O departamento de recursos humanos é responsável do recrutamento e selecção das pessoas com o perfil adequado para a organização, sendo excepção os cargos de direcção. Está também a seu cargo a formação contínua de pessoal, assim como a organização de eventos informais de toda os colaboradores do grupo.

Uma outra função é a ligação e coordenação entre carreiras e vencimentos, assim como iniciativas ligadas à avaliação e motivação do pessoal.

5.3.2.6 Sistemas

O departamento de sistemas é uma equipa multidisciplinar que tem a seu cargo assuntos respeitantes a sistemas informáticos e de comunicação, quer ao nível da aquisição e contratação de serviços de manutenção, quer no suporte diário aos utilizadores dos sistemas informáticos. Também tem à sua responsabilidade o desenvolvimento de soluções ao nível do aproveitamento energético e impacto ambiental.

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5.3.2.7 Projectos e obras

O departamento de projectos e obras tem a seu cargo o desenvolvimento, avaliação e orçamentação de novos empreendimentos e obras em unidades existentes. Por vezes, é este departamento que tem a função de fiscalizar as obras decorrentes de remodelação e dos novos projectos do grupo.

5.3.2.8 Administrativo e Financeiro

É um departamento muito próximo da administração e coordena funções tais como, a política orçamental, o controlo operacional, o controlo orçamental, a organização dos resultados analíticos, a contabilidade geral e o processamento de salários.

Tem a seu cargo os processos de controlo e planeamento de gestão e a gestão dos fluxos de informação entre os diversos níveis de organização.

5.3.3 Conselho de Administração

Para além das funções de representação dos interesses dos accionistas, é também responsável pela definição da missão, valores e objectivos do grupo.

A escolha e a divulgação de estratégias para a consolidação da marca e crescimento do grupo, são também responsabilidade do conselho de administração, assente em pilares tais como:

• Pessoas • Produto • Promoção

Sobre a alçada do conselho de administração estão também todas compras de imobilizado e a escolha dos directores para os departamentos operacionais e funcionais.