DEN NORSKE KIRKE Sandnes kirkelige fellesråd

(1)

DEN NORSKE KIRKE

Sandnes kirkelige fellesråd

Storgata 48 4307 SANDNES Tlf: 51974770

Sandnes 22.11.2019

Innkalling til møte i Sandnes kirkelige fellesråd

Du innkalles med dette til møte i Sandnes kirkelige fellesråd 28.11.2019 kl. 18.00 Storgata 48.

Meld fra om eventuelt forfall så snart som mulig til 51 97 47 70 eller kirkevergen.sandnes@ kirken.no.

Innkalte:

Torhild Nødland, Ludvig Bjerkreim, Tor Arvid Flokketvedt, Anne Gravdal, Rolf Magne Haukalid, Svein Arne Lindø, Gunnar Nes, Gina Horve Osaland, Bjarte Skogøy, Karl Skretting, Ole Tørring, Sandnes-representant.

Fra administrasjonen: Andreas E. Eidsaa jr. og Gunnvor Gjedrem.

Sakliste Vedtakssaker

Sak 64/19 Velkommen og presentasjonsrunde Sak 65/19 Godkjenning av innkalling og sakliste Sak 66/19 Godkjenning av møteprotokoll fra 23.10.19 Sak 67/19 Presentasjon av arbeidet i Sandnes prosti Sak 68/19 Konstituering av det nye fellesrådet 2019-2023 Sak 69/19 Delegasjonsreglement

Sak 70/19 Fastsettelse av datoer for rådsmøter våren 2019 Sak 71/19 Regnskapsrapport per 1. november 2019 Sak 72/19 Budsjett 2020

Sak 73/19 Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer i fellesrådet Sak 74/19 Utvidelse av Soma gravlund

Orienteringssaker

Sak 75/19 Modulbygg til Austrått og Ganddalen Sak 76/19 Delerunde fra menighetene

Sak 77/19 Skriv og meldinger Sak 78/19 Eventuelt

Vel møtt!

Torhild Nødland Andreas E. Eidsaa Jr

Leder Kirkelig fellesnemd Kirkeverge

(2)

Sandnes kirkelige fellesråd

64/19 Velkommen og presentasjonsrunde

2019 - Sandnes kirkelige fellesråd Arkivsak: 19/00001

21.11.2019 Saksbehandler: Andreas E. Eidsaa Jr

Saksfremstilling

I forbindelse med starten av en ny periode i Sandnes kirkelige fellesråd begynner møtet med en bli kjent- runde hvor hvert enkelt medlem presenterer seg med navn, menighet og en sak man brenner for i kirken/menigheten.

Forslag til vedtak Tatt til orientering.

Vedtak Vedtak:

(3)

65/19 Godkjenning av innkalling og sakliste

Forslag til vedtak

Sandnes kirkelige fellesråd godkjenner innkalling og sakliste til møtet 28.11.2019.

Vedtak Vedtak:

(4)

66/19 Godkjenning av møteprotokoll fra 23.10.19

Møteprotokoll fra 23.10.19 er godkjent.

Vedtak Vedtak:

(5)

DEN NORSKE KIRKE

Sandnes Kirkelige Fellesråd

Storgata 48 4307 SANDNES Tlf: 51974770

Sandnes 31.10.2019

Møtebok Sandnes kirkelige fellesråd Møtedato: 23.10.2019

Møtetid: kl. 18.00 Møtested: Storgata 48 Tilstede:

Geir Mykletun, Rune Anda, Torhild Nødland, Sigrun Heskestad, Anne Gravdal, Tor Arvid Flokketvedt, Liv Tone Olsen, Ludvig Bjerkreim, Bjarte Ås Harbo, Jane Bjelland og Gaute Sigmundsen.

Fra administrasjonen: Andreas E. Eidsaa Jr.

Saker

Sak 54/19 Godkjenning av innkalling og sakliste Vedtak:

Sandnes kirkelige fellesråd godkjenner innkalling og sakliste til møtet 23.10.2019.

Sak 55/19 Godkjenning av møteprotokoll fra 22.8.19 Vedtak:

Møteprotokoll fra 22.8.19 er godkjent.

Sak 56/19 Regnskapsrapport per 1. oktober 2019 Vedtak:

Regnskapsrapporter per 1. oktober 2019 er tatt til orientering.

Sak 57/19 Evaluering av perioden i fellesrådet Vedtak:

Følgende tilbakemeldinger ble notert:

- Forberede opplæring til første møte i nytt fellesråd.

- Ansvarsområde må beskrives.

- Spillerommet i økonomien beskrives.

- Noe av det som har fungert bra er Samarbeid 2020, Aksjon dåp, og større politisk kontakt.

- Ønske om mer tid på møtene til sakene og til skolering.

- Politisk representant bør inviteres med på kontaktmøtene.

- Vi kan med fordel styrke den felles identiteten som «Sandnes-kirken».

- Rom for å bli bedre på opplæring i lovverk.

(6)

Sak 58/19 Orientering om arbeidet i Kirkelig fellesnemd Vedtak:

Tatt til orientering.

Sak 59/19 Flytting av Rådhusmarka barnehage til Austrått og Ganddal Vedtak:

Sak 60/19 Overføring av kirkeeiendommer Vedtak:

Sak 61/19 Delerunde fra menighetene Vedtak:

Sak 62/19 Skriv og meldinger Vedtak:

Tatt til orientering:

17/19 Personalmeldinger

18/19 Avslutning av Ressursgruppe for Ungdomsarbeid - Samarbeid 2020 19/19 Sviland kyrkje – Svar fra Stavanger bispedømme

20/19 Vedtak om overføring av Forsand sokn

Sak 063/19 Eventuelt Vedtak:

Tatt til orientering:

- Klage på KADMU fra Bogafjell menighet.

- Husk å kjøpe lodd i Nærvær-lotteriet.

- Husk å søke Minnestiftelsen om midler.

- Tusen takk for stor innsats i fellesrådet i disse 4 årene til alle medlemmene!

For Sandnes kirkelige fellesråd

Torhild Nødland Andreas E. Eidsaa Jr

Leder Kirkeverge

(7)

67/19 Presentasjon av arbeidet i Sandnes prosti

Kirkevergen presenterer en slides-serie med en oversikt over mye av arbeidet i Sandnes prosti, og en oversikt over ressursene. Det blir også sagt litt om forventninger til fellesrådet.

Forslag til vedtak Tatt til orientering.

Vedtak Vedtak:

(8)

68/19 Konstituering av det nye fellesrådet 2019-2023

I forbindelse med konstitueringen av det nye fellesrådet i Sandnes så skal følgende posisjoner besettes:

- Valg av leder og nestleder for 1 år. Nestleder leder Kirkelig administrasjonsutvalg.

- Valg av to medlemmer til Kirkelig administrasjonsutvalg.

- Valg av to medlemmer til lønnsutvalget. Normalt sitter leder og nestleder her.

- Delegasjon til Arbeidsutvalget som utgjøres av leder, nestleder, prost og kirkeverge.

Valget av leder og nestleder skal være skriftlig. Det er naturlig å velge dem hver for seg. Først leder og så nestleder.

Sandnes kirkelige fellesråd velger følgende til verv i forbindelse med konstitueringen:

- XXX er valgt til leder og XXX til nestleder for 1 år. Nestleder leder Kirkelig administrasjonsutvalg.

- XXX og XXX er valgt som medlemmer til Kirkelig administrasjonsutvalg.

- Leder og nestleder er valgt til lønnsutvalget.

- Det delegeres myndighet til arbeidsutvalget for å håndtere saker som kommer opp mellom fellesrådsmøtene. AU utgjøres av leder, nestleder, prost og kirkeverge.

Vedtak Vedtak:

(9)

69/19 Delegasjonsreglement og økonomireglement

Det er tjenlig å ha et delegasjonsreglement og økonomireglement for arbeidet som skal utføres av Kirkeverge/daglig leder for Sandnes kirkelige fellesråd. Reglementene sier noe om ansvarsområder og delegert myndighet mellom fellesrådsmøtene.

Det framlagte delegasjonsreglementet og økonomireglementet ble vedtatt av fellesrådet i 2011. Dette legges fram for godkjenning av det nye fellesrådet.

Delegasjonsreglement og økonomireglement er godkjent.

Vedtak Vedtak:

(10)

DELEGASJONSREGLEMENT FOR KIRKEVERGEN I SANDNES

Vedtatt av Sandnes kirkelige fellesråd i møte 7.9.2011

Gitt i medhold av Kirkelovens § 13 og regler om formene for menighetsråd og fellesråds virksomhet i §10 gitt av Kirkerådet.

§ 1 Generelt om utøving av delegert myndighet

1.1. Kirkevergen utøver på fellesrådets vegne den daglige forvaltning og ledelse av fellesrådets virksomhet. Dette skal utøves i samsvar med gjeldende lover og regler i samsvar med fellesrådets vedtatte retningslinjer, planer og budsjett.

1.2. Kirkevergen har det daglige ansvar og utøver den myndighet som fellesrådet er tillagt etter Lov om kirkegårder, kremasjon og gravferd – Gravferdsloven.

Eventuell klage over enkeltvedtak som kirkevergen har gjort, skal behandles av fellesrådet før klagen går videre til klageorganet; jf. Gravferdsloven § 24.

1.3. Prinsippsaker og saker som er særlig viktige skal alltid legges fram for fellesrådet for vedtak.

Dersom saken haster og en avgjørelse i saken må fattes før fellesrådet kan samles, kan AU fatte vedtak i saken. Kan heller ikke AU samles, tar kirkevergen avgjørelse sammen med fellesrådets leder. Slike saker skal alltid refereres på første møte i fellesrådet.

1.4. Myndighet delegert til kirkevergen, kan denne delegere videre så langt det er lovlig adgang til det, og ikke annet er vedtatt.

1.5. Er kirkevergen inhabil utøves dennes myndighet av fellesrådets leder, eller leder av administrasjonsutvalget i saker som gjelder personalforvaltning.

1.6. Delegert myndighet kan til enhver tid trekkes tilbake, og fellesrådet kan innen for gjeldene lover og regler til enhver tid overprøve kirkevergens vedtak og beslutninger.

§ 2 Økonomiforvaltningen

2.1. Kirkevergen har anvisningsmyndighet for de midlene som er stilt til disposisjon for fellesrådet etter budsjettvedtak.

2.2. Kirkevergen har i budsjettåret anledning til og:

• Gjøre omprioriteringer innenfor budsjettets ulike hovedområder, og for inntil kr

200.000,- mellom ulike budsjettområder uten å måtte forelegge dette for fellesrådet for godkjenning.

• Disponere ekstratildelinger som følge av lønnsjusteringer.

• Disponere midler som følge av for eksempel inntekter ved salg, besparelser, permisjoner, vakanser, tilretteleggingstiltak og lignende.

2.3. Kirkevergen avgjør spørsmål knyttet til økonomiforvaltningen i samsvar med fastsatte regler og retningslinjer.

§ 3 Personalforvaltningen

3.1. Kirkevergen er til daglig arbeidsgiverrepresentant etter Hovedavtalen.

3.2. Kirkevergen gir permisjoner i samsvar med gjeldende regelverk.

3.3. Kirkevergen skaffer og ansetter vikarer i samsvar med gjeldende regelverk.

3.4. Kirkevergen kunngjør ledige stillinger etter gjeldende regelverk.

3.5. I faste stillinger ansettelser administrasjonsutvalget etter innstilling fra intervjugruppe og menighetsråd.

3.6. Ut fra reglene i hovedtariffavtalen å fastsette lønn i stillinger ifm ansettelser og i samråd med leder for KADMU forhandle/fastsette lønn i stillinger ifm å rekruttere/beholde kvalifiserte arbeidstakere.

(11)

3.7. Myndighet til å si opp medarbeidere er tillagt kirkeverge sammen med, leder og nestleder av fellesrådet.

§ 4 Fortolkning

Dersom det er berettiget grunn til tvil om en sak kan behandles administrativt med hjemmel i delegasjonsreglementet, legges saken fram for fellesrådet.

§ 5 Endringer av reglement

Endringer av reglementet kan bare gjøres av Sandnes kirkelige fellesråd.

(12)

Dette økonomireglementet og alle fremtidige spesialtilpassede økonomireglement skal bygge på ny kirkelov med tilhørende forskrifter, og en har derfor i størst mulig grad prøvd å unngå bruk av direktesitater fra lov-, og forskriftstekstene. Der lov eller forskriftstekst er direkte sitert, er teksten uthevet i kursiv. Etter forskriftens § 4 skal økonomireglementet for de enkelte menighetsråd godkjennes av vedkommende kirkelige fellesråd.

Økonomireglement for Sandnes kirkelige fellesråd og menighetene i Sandnes

A. Innledende bestemmelser

_{side 2}

1 Økonomireglementets virkeområde side 2

B. Budsjettstyring

_{side 2}

1 Utarbeidelse av budsjettforslag side 2

2 Fastsettelse og endring av budsjett side 3

3 Fullmakter vedrørende budsjettet side 4

C. Generelt om regnskapsføring og rapportering

_{side 5}

1. Regnskapsføring side 5

2. Rapportering side 6

3. Inventarregister side 6

D. Disponering av midler – fullmakter

_{side 7}

1. Anvisnings- og attestasjons-reglement side 7

2. Disposisjonsforhold til bankkonti side 8

3. Bruk av kontantkasse side 8

4. Mottak av gaver, innsamlede midler og andre innbetalinger side 8

E. Ikrafttredelse

side 8

(13)

Fastsatt 18. oktober 2011 av Sandnes kirkelige fellesråd i henhold til forskrift av 18. november 1996 gitt av Kirke- utdannings- og forskningsdepartementet om budsjettordning, regnskapsføring og revisjon for kirkelig fellesråd og menighetsråd.

Sandnes 2011

A Innledende bestemmelser

1 Økonomireglementets virkeområde

1.1 Økonomireglementet er utarbeidet med hjemmel i forskrifter om budsjettordning, regnskapsføring og revisjon for kirkelige fellesråd og menighetsråd av 18.11.96, § 4 om økonomiforvaltningen.

1.2 Reglementet gjelder for Sandnes kirkelige fellesråd og alle menighetsråd i kommunen, og omhandler alle de midler som er stilt til de respektive organers disposisjon. Reglementet gjelder både fellesrådets og menighetsrådenes økonomiforvaltning hvor ikke et av organene spesielt er nevnt.

1.3 Dette reglement gjelder for alle menighetene i kommunen inntil det enkelte menighetsråd har vedtatt sitt eget tilpassede økonomireglement.

1.4 Det enkelte råds daglige leder er ansvarlig for at økonomiforvaltningen skjer i samsvar med vedtatt budsjett og gjeldende økonomireglement. Dersom rådet ikke har egen

administrativ ledelse, må menighetsrådet delegere myndighet til menighetsrådets leder.

B Budsjettstyring

1 Utarbeidelse av budsjettforslag til kommunen Forskriftens § 2:

Kirkelig fellesråd, eller menighetsrådet i de kommuner hvor det ikke er flere enn ett menighetsråd, skal hvert år fremme et samlet forslag til kommunen om bevilgninger over kommunens årsbudsjett til den kirkelige virksomhet i kommunen, samt forslag til bevilgninger i økonomiplanperioden (de påfølgende tre år).

Budsjettforslaget til kommunen skal omfatte utgifter til formål som nevnt i kirkeloven § 15, jamfør gravferdsloven § 3, men kan også omfatte budsjettforslag til andre formål som hører inn under fellesrådets og menighetsrådenes ansvarsområde.

Kommunen kan gi nærmere retningslinjer om prosedyrer, frister m.v. for innsendelse av budsjettforslaget. For sin behandling av forslaget kan kommunen dessuten kreve innsyn i fellesrådets og menighetsrådenes samlede økonomiske situasjon.

(14)

1.1 Generelt

1.1.1 Budsjettarbeidet bør/skal tilpasses den kommunale budsjettprosess, for å sikre en

saksbehandling som kvalitativt er på linje med øvrige enheter i kommunens totale budsjett.

1.2 Spesielt for fellesråd

1.2.1 Opplysninger om forhold i menighetene som har betydning for neste års budsjett,

innhentes fra den enkelte menighet før arbeidet med budsjettet starter, og vurderes under fellesrådets budsjettbehandling.

Budsjettet skal minimum utarbeides med en fordeling på de fire obligatoriske hovedformål, samt minimum to siffer i artsinndelingen.

1.3 Spesielt for menighetsråd

1.3.1 Budsjettet skal minimum utarbeides med en fordeling på hovedformål, og fordelt på arter etter spesifisert kontoplan.

2 Fastsettelse og endring av budsjett

Forskriftens § 3

Kirkelig fellesråd og menighetsrådene skal hvert år utarbeide et budsjett for den virksomhet de er ansvarlige for. Budsjettet skal gi en fullstendig og realistisk oppstilling over forventede utgifter og inntekter, og danne grunnlag for prioritering av rådets aktiviteter.

Budsjettet skal framstilles slik at det gir god oversikt over den virksomhet som budsjettet dekker.

Budsjettet skal baseres på de budsjettprinsipper som følger av de kommunale budsjett- og regnskapsforskriftene.

2.1.1 Endelig budsjett fastsettes ved behandling i fellesrådet etter at kommunestyret har vedtatt endelig bevilgning. Menighetsrådet fastsetter budsjett etter at fellesrådet har vedtatt sitt budsjett.

2.1.2 Dersom forutsetningene endrer seg vesentlig, skal fellesrådet/menighetsrådet vedta budsjettendringer.

2.1.3 Viser det seg i løpet av året å være nødvendig med en tilleggsbevilgning, plikter den som har budsjettansvar å ta initiativ til at det søkes om tilleggsbevilgning. Det skal settes inn tiltak så tidlig som mulig når det går mot et ikke-planlagt merforbruk.

2.2.1 Endelig budsjett for fellesrådet skal som hovedregel vedtas innen utløpet av desember måned året før budsjettåret. Budsjettet må baseres på kommunens endelige

budsjettvedtak.

(15)

2.2.2 Fellesrådet fordeler kommunens tilskuddsbevilgning mellom menighetsrådenes og fellesrådets egen virksomhet. Menighetsrådene orienteres om denne fordeling.

2.2.3 Bevilgninger som skal disponeres av menighetsrådene stilles til disposisjon ved tildelingsbrev fra fellesrådet.

2.2.4 Alle tildelinger skal inngå i menighetsrådenes eget regnskap.

2.2.5 Daglig leder er ansvarlig for at rådet informeres når det oppstår større avvik fra vedtatt budsjett.

2.3.1 Endelig budsjett for menighetsrådet skal som hovedregel vedtas innen utløpet av januar måned i budsjettåret. Budsjettet må baseres på kommunens og fellesrådets endelige budsjettvedtak, og omfatte de samlede midler menigheten har til disposisjon.

2.3.2 Menighetsrådet disponerer fritt og har selv innenfor egne budsjettvedtak ansvar for midler skaffet til veie gjennom innsamlinger eller disponible fond som er øremerket virksomheten.

Det vises forøvrig til kirkelovens § 19.

2.3.3 Daglig leder er ansvarlig for at rådet informeres når det oppstår større avvik fra vedtatt budsjett.

2.3.4 Viser det seg i løpet av året at forbruket av kommunale midler i et sokn blir høyere enn budsjettert, legges saken uten ugrunnet opphold frem for fellesrådet til endelig avgjørelse.

Fellesrådet avgjør om det skal gis tilleggsbevilgning eller om opprinnelig budsjett må holdes. Dekkes merforbruket av egne innsamlede midler, behøver ikke saken legges frem for fellesrådet.

3 Fullmakter vedrørende budsjettet

3.1. Dersom det er opprettet arbeidsutvalg (AU) kan fellesrådet/menighetsrådet gi AU følgende fullmakter innenfor rådets budsjett. Dersom det ikke er AU, behandles slike saker i rådet.

a) å foreta overføringer mellom budsjettets hovedposter, forutsatt at budsjettbalansen ikke endres mer enn delegasjonsreglementet tillater.

b) å disponere merinntekter under art 7 (overføringsinntekter).

c) å disponere ubenyttede midler mot slutten av året, innenfor rammen av 10 % av brutto utgifter

3.2 Daglig leder gis følgende fullmakter innenfor rådets budsjett:

a) å foreta endringer i budsjettet som skyldes tarifforhandlinger dersom inndekking av lønns-merutgiftene er avklart.

b) å disponere merinntekter under art 6 (salgs- og leieinntekter).

c) å disponere merinntekter på post 70- sjukepengerefusjoner, dersom inntektene går til å dekke vikarutgifter innenfor samme hovedformål.

d) å se budsjettposter som hører til under samme hovedpost i sammenheng.

e) å foreta endringer av ren teknisk karakter i budsjettet f) å gjøre midlertidige omposteringer som følge av vakanser

(16)

g) å gjøre generelle omposteringer med inntil 200 000 kr for daglig leder av fellesråd, og inntil 50 000 kr for daglig leder av menighetsråd.

3.3 Investeringsbudsjett for større utstyr, maskiner o.l., samt endringer av dette, skal vedtas av fellesrådet/ menighetsrådet i henhold til den ansvarsfordeling som er mellom fellesråd og menighetsråd. Det samme gjelder budsjett for byggeprosjekter ved oppføring av nybygg, etablering av nyanlegg o.l. Investeringer som

menighetsrådet skal dekke over eget budsjett eller delfinansiere, skal behandles i menighetsrådet.

3.4 Alle andre endringer av eller i budsjettet vedtas av fellesrådet/menighetsrådet.

3.5 Vedtak om budsjettendringer skal være skriftlige.

C Generelt om regnskapsføring og rapportering

1 Regnskapsføring Forskriftens § 5

Kirkelig fellesråd og menighetsrådene skal føre regnskap for de midler disse er ansvarlige for.

Regnskapet skal omfatte alle inntekter og utgifter som rådene disponerer, herunder midler bevilget over kommunebudsjettet, og skal gi god innsikt i ressursbruken.

Regnskapet skal baseres på de regnskapsprinsipper som følger av de kommunale budsjett- og regnskapsforskriftene.

Fellesrådets og menighetsrådenes regnskap skal følge den kontoplan som er fastsatt av

departementet til enhver tid. Fellesrådet kan - utover denne standardisering - fastsette en felles kontoplan for de enkelte menighetsrådenes budsjetter og regnskap.

I de kommuner hvor det er avtalt at kommunal tjenesteyting trer i stedet for særskilt bevilgning, skal omfanget av denne inntas som kalkulatorisk inntekt og utgift i regnskapet.

1.1 Generelt

1.1.1 Regnskapet føres fortløpende. Bank- og andre avstembare beholdningskonti avstemmes minimum en gang pr. kvartal.

1.2.1 Regnskapet føres etter den gjeldende kontoplan.

1.3.1 Budsjett og regnskap for aktiviteter, avdelinger, grupper, kor, utvalg etc. som ligger under menighetsrådet må etter forskrifter fra departementet inkluderes i menighetsrådets budsjett og regnskap. I tilfeller der det oppstår tvil, må menighetsrådet avklare hva rådet

“er ansvarlig for.” (§ 5 i forskriftene), og hva som dermed skal inkluderes i menighetenes budsjett og regnskap.

(17)

2 Rapportering 2.1 Generelt

2.1.1 Det skal legges fram periodiske regnskapsrapporter etter en på forhånd oppsatt plan, samt når rådet ber om det. Rapporten skal inneholde forklaringer på større budsjettavvik.

2.1.2 Daglig leder kan gi nærmere retningslinjer for regnskapsføring, rapportering og organisering av regnskapsarbeidet.

2.2.1 Periodisk regnskapsrapport med kopi av protokoll fra fellesrådets behandling av saken, oversendes kommunen til orientering.

2.2.2 Fellesrådet kan, når det ønsker det, be om en redegjørelse om menighetsrådenes økonomi.

2.3.1 Årsregnskapet og årsmelding skal etter revisjon oversendes fellesrådet.

3. Inventarregister

3.1 Daglig leder har ansvar for at det føres register over inventar. Når det gjelder inventar i kirkene foretas inventarregistreringen i henhold til § 18 i kirkeloven samt etter retningslinjer om liturgisk inventar og utstyr fastsatt ved kongelig resolusjon 26. oktober 1990.

D Disponering av midler - fullmakter

1. Anvisnings- og attestasjonsreglement

1.1.1 Den/de i virksomheten som har fullmakt til å bestille varer og tjenester skal påse at det er budsjettmessig dekning for anskaffelsen før varen/tjenesten bestilles.

1.1.2 For bevilgninger som fellesrådet eller menighetsrådene selv skal foreta utbetalinger fra, delegeres anvisningsmyndighet til daglig leder. Daglig leder kan delegere

anvisningsmyndighet til andre tilsatte når dette anses nødvendig og forsvarlig.

Anvisningsmyndighet skal delegeres skriftlig.

1.1.3 Før fakturaer og andre utbetalingsdokumenter anvises til utbetaling, skal de være kontrollert, samt attestert av en tilsatt som har nødvendig grunnlag for å kontrollere at ordren er i samsvar med de underliggende forhold og følger fastsatte regler for avlønning og innkjøp m.m. Den som attesterer må påse at det er påført opplysninger som er

(18)

nødvendige for riktig betaling, postering og kontroll. Det skal også være påført hvilke budsjettposter som skal brukes, og evt. kode for merverdiavgift.

1.1.4 Det enkelte betalingsoppdrag skal være anvist før utbetaling finner sted.

1.1.5 Den som anviser (gir utbetalingsordre), har ansvar for å påse at vilkår for utbetaling er til stede. Anviser kan bygge sin anvisning på den kontroll som er bekreftet utført ved attestasjon.

1.1.6 Den som anviser, skal også påse at det er hjemmel for disposisjonen i budsjettvedtak, og at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen.

1.2 Arbeidsdeling

1.2.1 Det skal etableres rutiner som hindrer at samme person ved virksomhetens anskaffelse av varer og tjenester har mulighet til å bestille, motta, attestere for mottak, anvise til

utbetaling, regnskapsføre bilagene samt disponere bankkonti for betaling av

varer/tjenester. Selv i små organisasjoner må en sørge for minimum et brudd i rutinene fra en vare er bestilt til den betales.

1.3 Habilitet

1.3.1 Den anvisningsberettigede kan ikke anvise lønn og godtgjørelser til seg selv. Han/hun skal ikke la en underordnet anvise utgifter knyttet til den anvisningsberettigede eller dennes nærmeste familie. For daglig leder av fellesrådets virksomhet anviser leder av fellesrådet eller en annen i rådet som har fått tildelt denne myndighet. For daglig leder av

menighetsrådets virksomhet anviser kirkevergen for utgifter som går av fellesrådets budsjett og menighetsrådets leder for utgifter som går av menighetsrådets budsjett.

2. Disposisjonsforhold til bankkonti/postkonti

2.1 Ingen kan ta ut midler eller belaste en konto uten at det foreligger et bilag som er attestert og anvist.

2.2 Daglig leder fastsetter hvem som skal disponere rådets midler.

3. Bruk av kontantkasse

3.1 Kontante innbetalinger må oppbevares på en forsvarlig måte. Kontantbeholdningen bør holdes så lav som mulig, og normalt ikke overstige kr. 5.000,- før overføring til bankkonto.

3.2 Kasseansvarlig er personlig ansvarlig for kassebeholdningen. Uttak fra kassen skal dokumenteres med bilag som attesteres og anvises på vanlig måte.

3.3 Kasseansvarlig skal telle kassen månedlig og avstemme den mot regnskapet. Ved avvik av betydning skal daglig leder og revisjon underrettes for avklaring av hvordan differansen skal behandles.

3.4 Virksomhetens rutiner bør legges opp med tanke på at behandling av kontanter skal

unngås. Benytt giroblanketter og oppgi kontonummer i sammenhenger hvor det er naturlig f.eks. på brevark o.l.

(19)

4. Mottak av gaver, innsamlede midler og andre innbetalinger

4.1 Ved mottak av gaver eller andre kontantbeløp skal det alltid utstedes en kvittering fra en forhåndsnummerert kvitteringsblokk, med signatur fra den som mottar beløpet på vegne av fellesrådet eller menighetsrådet. Dersom dette ikke lar seg gjøre umiddelbart, skal det utføres så snart det er praktisk mulig. Beløpets størrelse, dato og givers/betalers navn, med mindre gaven er anonym, og hva innbetalingen gjelder skal framkomme på bilaget.

4.2 Opptelling av offer, kollekt eller andre innsamlede gaver, skal alltid telles av to personer sammen. Begge skal underskrive på en kvittering fra en forhåndsnummerert

kvitteringsblokk som bilag til regnskapet. På bilaget skal det fremkomme beløpets størrelse, dato og formål med gaven.

4.3 Verdipost som sjekker og utbetalingsanvisninger bør registreres i egen verdipostbok, for deretter å bli godskrevet virksomheten konto.

E. Ikrafttredelse

Reglementet trer i kraft snarest mulig, og senest innen 1. november 2011.

(20)

70/19 Fastsettelse av datoer for rådsmøter våren 2019

Det har vært en tradisjon for å sette 3 møter i fellesrådet per halvår, samt et stormøte ved starten av hver semester. I stormøtene inviteres leder og nestleder av menighetsråd, fellesrådsrepresentanter, daglig leder og sokneprest for hver menighet.

Det foreslås at vi starter med å besøke soknene i forbindelse med fellesrådsmøtene for å få bedre kjennskap til det rike arbeidet som utføres i menighetene, samt å bli kjent med kirkebyggene.

Følgende datoer foreslås:

2020

Onsdag 29. januar Stormøte Torsdag 6. februar Fellesråd Onsdag 15. april Fellesråd Onsdag 10. juni Fellesråd

Følgende møtedatoer settes for våren 2020:

Onsdag 29. januar Stormøte Torsdag 6. februar Fellesråd Onsdag 15. april Fellesråd Onsdag 10. juni Fellesråd

Vedtak Vedtak:

(21)

71/19 Regnskapsrapport per 1. november 2019

Vedlagt finner du regnskapsrapporter for de enkelte avdelingene som utgjør Kirkelig fellesråd i Sandnes.

De utgjøres av:

Kjerneregnskap – Her ligger alt som ikke ligger i de andre avdelings-regnskapene.

Nærvær – Regnskap for Byprestene.

Sykevakten – Regnskap for Kirkens sykevakt i Sandnes.

Kirkelig fellesnemd – Regnskap for ekstra bevilgning for de siste årenes arbeid med sammenslåing.

Kjerneregnskap:

Økonomien er under kontroll for 2019. Vi har holdt et strengt regime på kostnadssiden for å sikre oss at vi kommer i mål i balanse. Noen kostnader er blitt skjøvet ut slik at det er et regnskap med mindreforbruk per 1. november.

Nærvær:

Regnskapet er i balanse. Her mangler det en føring på økte pensjonskostnader som kommer inn i november.

Sykevakten:

Regnskap i balanse.

Kirkelig fellesnemd:

Regnskap i balanse.

Balanserapport:

Regnskap viser en sunn likviditet i Sandnes kirkelige fellesråd.

Ytterligere kommentarer blir gitt i møtet til de ulike regnskapene.

Regnskapsrapportene er tatt til orientering.

Vedtak Vedtak:

(22)

Rapport generert

146. Driftsregnskap med opprinnelig og regulert budsjett 21.11.2019 19:45

Fellesrådets kjerneregnskap Periode: 201901 - 201910

Opprinnelig

Regnskap budsjett I fjor

36000 Utleie av kirkebygg 117 698 152 293 165 136

36200 Salg av varer og tj, geb, utenf a.omr 232 400 209 091 225 700

36230 Diverse inntekter 81 886 55 000 104 844

36300 Leieinntekter 0 0 39 103

Brukerbetaling, salg, avgifter og leieinntekter 431 984 416 384 534 783

37100 Refusjon av sykepenger 1 140 878 610 000 818 462

37101 Fødselspengerefusjon 106 196 110 000 920 399

37105 Sykpepenger, periodisert mellom år -100 135 0 0

37110 Tilretteleggingmidler 102 798 99 000 118 872

37280 MVA-kompensasjon, dr.regnsk. 1 551 673 1 412 000 1 507 873

37500 Refusjon fra menighetsråd 13 065 953 13 307 491 13 231 869

37501 Refusjon fra menighetsråd, forbruksvarer 1 564 0 976

37502 Refusjon stillingsannonser 22 775 12 500 4 990

37503 Refusjon fra menighetsråd porto 18 807 37 000 37 296

37504 Refusjon fra menighetsråd, kopiering 25 334 28 436 34 984

37505 Refusjon fra menighetsråd, data 99 160 40 000 76 021

37508 Personalutgifter 0 0 0

37509 Ref. menighetsråd - reguleringspremie 457 173 250 000 379 926

37510 Ref. Gudstjenesteannonser 78 619 70 000 31 471

37511 Ref. menighetsråd - annet 261 753 260 000 253 288

37513 Refusjon sykevakten 256 000 256 000 248 000

37514 Ref. menighetsråd, strøm 0 0 0

37515 Ref. Byprestene 20 000 20 000 20 000

37700 Refusjon fra andre 0 0 410

37706 Refusjon lederkurs 0 0 15 026

37750 Refusjon fra KLP, premiefond 554 490 400 000 825 707

Refusjoner/overføringer * 17 663 037 16 912 427 18 525 571

37900 Kalk. inntekter v/kommunal tj.yting 0 0 0

Kalk. inntekt ved komm. tj.ytingsavtale 0 0 0

38000 Tilskudd fra staten/statlige inst 4 945 000 4 900 000 4 857 000 38001 Tilskudd fra staten/undervisning 1 255 000 1 160 000 1 266 985

38002 Tilskudd fra staten/diakoni 978 000 980 000 951 000

38003 Tilskudd fra staten/prostesekretær 130 000 135 000 130 000

38006 Tilskudd fra staten/kirkevalget 310 217 250 000 0

Statlige tilskudd 7 618 217 7 425 000 7 204 985

38300 Tilskudd fra kommunen/komm tj.yting 32 613 099 31 723 916 30 246 065

38301 Tilskudd fra kommunen/komm regulering 1 559 618 950 000 0

Rammeoverføring/tilskudd fra egen kommune 34 172 717 32 673 916 30 246 065

38700 Tilskudd/gaver fra andre 57 000 25 000 0

38701 Tilskudd Aksjon dåp 50 000 0 0

Andre tilskudd, gaver, innsamlede midler 107 000 25 000 0

(23)

SUM DRIFTSINNTEKTER 59 992 955 57 452 727 56 511 403

30100 Lønn 18 743 809 19 295 100 18 845 479

30110 Vakttillegg 503 850 519 000 499 480

30200 Lønn til vikarer 250 879 250 000 255 537

30300 Lønn til ekstrahjelp 158 421 125 000 112 220

30400 Overtidslønn 15 547 12 500 12 139

30500 Klesgodtgjørelse 12 550 13 330 12 954

30501 Telefon ansatte 240 728 258 330 261 853

30590 Motkonto andre godtgjørelser -124 056 -116 670 -110 138

30800 Møtegodtgjørelse Kirkelig fellesnemd folk 0 0 0

30900 Pensjonsinnskudd 3 925 107 2 455 000 2 293 849

30901 Pensjon, ekstrapremie 1 775 857 1 150 000 1 542 025

30902 Motkto 30901/37750 -1 221 367 -350 000 -725 115

30940 Påløpne feriepenger 2 410 925 2 521 290 2 413 061

30950 Trekkpliktige forsikringsordninger 98 023 87 500 77 198

30990 Arbeidsgiveravgift 3 220 364 3 576 754 3 299 677

30992 Arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger 339 941 0 0

Lønn og sosiale utgifter 30 350 577 29 797 134 28 790 219

31000 Kontormateriell 17 397 10 000 3 875

31001 Litteratur/tidsskrifter 12 807 8 332 5 198

31100 Forbruksvarer 23 0 0

31150 Gaver 11 469 16 664 12 860

31195 Kirkelig fellesnemd 0 0 0

31197 Utgifter kirkevalg 310 217 250 000 0

31198 Arr. kostnader 4 245 0 58 700

31199 Diverse utgifter 29 926 12 500 24 803

31200 Driftsutgifter 114 864 66 656 72 962

31201 Bevertning/representasjon 16 702 18 334 17 078

31202 Dåpsmateriell 13 326 6 500 6 966

31300 Tap på fordringer -1 000 4 166 0

31301 Porto 27 105 42 615 50 417

31302 Telefon 18 934 33 328 35 630

31400 Gudstjenesteannonser 63 285 62 494 62 196

31402 Stillingsannonser 150 951 60 000 28 488

31500 Opplæring , kurs ansatte 149 041 154 142 142 136

31502 Lederutvikling 35 779 74 988 62 799

31504 Velferdsmidler 5 963 20 000 6 230

31505 Kurs folkevalgte 15 207 20 826 3 650

31506 Lederkurs 0 0 16 690

31510 Bedriftshelsetjeneste 44 392 41 660 43 433

31550 Kilometergodtgjørelse 56 073 57 500 54 953

31551 Reiseutgifter, via lønn (etter regn.) 28 284 24 996 26 056

31552 Kilometergodtgjrøelse, pliktig del 7 531 9 166 7 769

31560 Reiseutgifter etter regning 5 125 12 498 8 231

31700 Reiseutgifter 841 0 635

31800 Oppvarming, lys 904 230 1 000 000 898 962

31850 Forsikringer, bygg 208 781 205 000 201 347

31851 Forsikringer, ansatte 179 083 170 000 166 769

31853 Kopinoravgift 156 209 150 000 146 016

31900 Leie av lokaler og grunn 801 485 795 000 780 369

(24)

31950 Avgifter, gebyrer, lisenser o.l. 5 201 4 166 3 746

31951 Kopiering 56 477 85 000 99 289

31952 Kommunale avgifter 234 798 231 088 226 549

31953 Kontigenter 181 209 200 000 178 105

31955 Felleskostnader Storgata 79 174 110 000 106 304

32000 Inventar og utstyr, kirker 22 780 16 664 722

32001 Inventar og utstyr, menighetshus 0 0 0

32002 Inventar og utstyr, kontor 21 784 41 660 37 356

32003 Data-hardware 28 855 41 660 48 561

32004 Data-software 14 229 18 000 17 074

32006 Data strømstyring 52 549 33 330 33 330

32007 Data Agrando 245 629 210 000 237 288

32008 Data Kirkepartner 575 646 541 670 530 690

32202 Leie linjer 108 630 138 312 101 460

32204 Leie kopimaskin 105 547 41 670 86 761

32300 Vedlikehold og byggetjenester kirker, ka 995 099 1 070 000 990 417

32302 Vedlikehold data 7 375 20 830 38 548

32303 Vedlikehold inventar og utstyr 28 139 70 000 35 687

32400 Alarm 65 427 115 000 102 078

32600 Renhold 483 349 493 330 459 623

32650 Vakthold og vektertjenester, alarmsyst. 44 956 12 500 14 160

32701 Revisjon 104 000 110 000 110 000

32702 Honorar vikartjeneste 131 099 158 308 160 845

32705 Regnskapstjenester 812 113 710 000 776 735

Kjøp av varer og tjenester 7 792 338 7 800 553 7 340 543

33300 Refusjon til kommune 0 0 0

33500 Refusjon til menighetsråd 6 108 968 5 941 000 5 826 502

33501 Refusjon sykepenger til MR 790 518 330 000 1 415 496

33800 Interne overføringer 0 0 0

34290 MVA utenfor mva-loven, dr.regnsk. 1 551 673 1 350 000 1 507 873

Refusjoner/overføringer 8 451 159 7 621 000 8 749 871

33900 Kalk. utg v/komm. tj.ytinge 0 0 0

Kalk. utg. ved komm. tj.ytingsavtale 0 0 0

34700 Tilskudd/gaver til andre 10 000 0 15 000

Tilskudd og gaver 10 000 0 15 000

SUM DRIFTSUTGIFTER 46 604 074 45 218 687 44 895 634

Brutto driftsresultat 13 388 881 12 234 040 11 615 769

35000 Renteutgifter -1 767 888 -1 771 869 -1 770 644

35001 Renteutgifter , kompensasjon -558 537 -657 000 -423 896

Renteutgifter og låneomkostn. -2 326 425 -2 428 869 -2 194 540

35100 Avdragsutgifter -3 376 613 -3 302 554 -3 583 159

Avdrag på lån -3 376 613 -3 302 554 -3 583 159

35230 Kjøp av andeler m.v. 0 0 0

Utlån, kjøp av aksje, andeler o.l. 0 0 0

39000 Renteinntekter 167 394 112 500 112 580

39001 Renteinntekter rentekomp 0 0 0

Renteinntekter og utbytte 167 394 112 500 112 580

NETTO FINANSINNTEKTER/-UTGIFTER -5 535 644 -5 618 923 -5 665 119

(25)

Avskrivninger 0 0 0

Motpost avskrivninger 0 0 0

Netto driftsresultat 7 853 237 6 615 117 5 950 650

INTERNE FINANSIERINGSTRANSAKSJONER

Bruk av udisponert fra tidl. år (overskudd) 0 0 0

Bruk av disposisjonsfond 441 091 0 332 889

Bruk av bundne fond 0 0 0

SUM BRUK AV AVSETNINGER 441 091 0 332 889

Avsatt til dekning fra tidligere år (underskudd) 235 772 68 251 68 251

Avsatt til disposisjonsfond 205 319 216 890 264 638

Overført til investeringsregnskapet 310 529 0 0

SUM AVSETNINGER 751 620 285 141 332 889

Utregnet mindre-/merforbruk 7 542 708 6 329 976 5 950 650

* Inng mva som gir rett til kompensasjon er inntektsført (art 729). Dersom komp.beløpet ikke overstiger kr 20.000 pr 31.12. må beløpet tilbakeføres, og driftsinntekt/fordring blir redusert tilsvarende.

- Best på papirløst regnskap for kristne og ideelle organisasjoner.

(26)

Rapport generert

146. Driftsregnskap med opprinnelig og regulert budsjett 22.11.2019 12:36

Nærvær - Byprestene Periode: 201901 - 201910

Opprinnelig

Regnskap budsjett I fjor

36100 Egenbetaling 0 0 0

36200 Salg av varer og tj, geb, utenf a.omr 0 0 0

36201 Salg Asfalt 649 415 1 000 000 877 891

36202 Provisjon Asfalt 0 0 121 318

36220 Arrangementsinntekter 151 669 100 000 66 350

36230 Diverse inntekter 5 991 8 000 6 470

36240 Annonseinntekter 0 0 4 408

36250 Lotteri -1 000 0 0

Brukerbetaling, salg, avgifter og leieinntekter 806 075 1 108 000 1 076 437

37280 MVA-kompensasjon, dr.regnsk. 40 189 37 500 41 792

37800 Interne overføringer 0 0 0

Refusjoner/overføringer * 40 189 37 500 41 792

38000 Tilskudd fra staten/statlige inst 500 000 600 000 100 000

Statlige tilskudd 500 000 600 000 100 000

38300 Tilskudd fra kommunen/komm tj.yting 743 000 1 060 000 660 000

Rammeoverføring/tilskudd fra egen kommune 743 000 1 060 000 660 000

38500 Tilskudd fra menighetsråd 106 690 6 700 64 848

Tilskudd fra fellesråd/menighetsråd 106 690 6 700 64 848

38600 Offer/innsamlet til egen virksomhet 0 0 200

38700 Tilskudd/gaver fra andre 571 077 300 000 88 799

38702 Fast givertjeneste byprestarb 44 662 0 0

Andre tilskudd, gaver, innsamlede midler 615 739 300 000 88 999

SUM DRIFTSINNTEKTER 2 811 693 3 112 200 2 032 075

30100 Lønn 1 454 227 1 453 275 1 313 810

30110 Vakttillegg 13 625 12 274 11 875

30200 Lønn til vikarer 0 0 2 226

30501 Telefon ansatte 5 000 5 000 5 366

30590 Motkonto andre godtgjørelser 0 0 -366

30900 Pensjonsinnskudd 46 469 211 040 40 691

30901 Pensjon, ekstrapremie 0 7 000 8 797

30940 Påløpne feriepenger 176 142 175 867 160 605

30990 Arbeidsgiveravgift 214 224 261 312 216 374

30992 Arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenge 24 836 0 0

Lønn og sosiale utgifter 1 934 524 2 125 768 1 759 378

31000 Kontormateriell 516 3 200 1 501

31001 Litteratur/tidsskrifter 0 1 250 1 900

31005 Kjøp Asfalt 528 314 813 334 652 318

31150 Gaver 4 876 1 600 1 400

31198 Arr. kostnader 18 152 8 000 28 461

31199 Diverse utgifter 19 109 20 000 22 315

31200 Driftsutgifter 0 0 0

(27)

31201 Bevertning/representasjon 4 635 5 800 4 177

31402 Stillingsannonser 0 0 0

31500 Opplæring , kurs ansatte 7 720 16 664 1 700

31700 Reiseutgifter 51 646 24 996 24 579

31800 Oppvarming, lys 11 845 15 000 18 159

31850 Forsikringer, bygg 1 174 1 200 1 161

31851 Forsikringer, ansatte 0 0 0

31852 Forsikringer, transport 14 549 20 000 19 711

31853 Kopinoravgift 0 8 000 0

31900 Leie av lokaler og grunn 67 311 64 000 62 938

31950 Avgifter, gebyrer, lisenser o.l. 4 713 5 600 6 534

31951 Kopiering 823 5 832 5 508

32002 Inventar og utstyr, kontor 2 428 3 200 2 719

32003 Data-hardware 18 000 0 7 500

32005 Inv./utstyr-transport 0 0 0

32202 Leie linjer 8 550 8 332 7 600

32204 Leie kopimaskin 20 232 16 664 19 936

32206 Leie/leasing bil 0 0 12 512

32300 Vedlikehold og byggetjenester kirker, ka 0 0 876

32302 Vedlikehold data 0 800 996

32303 Vedlikehold inventar og utstyr 1 775 0 0

32305 Vedlikehold transport 0 4 000 4 238

32400 Alarm 3 684 5 834 6 807

32600 Renhold 18 912 21 274 22 091

32650 Vakthold og vektertjenester, alarmsyst. 3 558 0 0

32701 Revisjon 0 5 000 0

Kjøp av varer og tjenester 812 523 1 079 580 937 637

33405 Refusjon til fellesråd, data 20 000 20 000 20 000

34290 MVA utenfor mva-loven, dr.regnsk. 40 189 37 500 41 792

Refusjoner/overføringer 60 189 57 500 61 792

SUM DRIFTSUTGIFTER 2 807 236 3 262 848 2 758 807

Brutto driftsresultat 4 457 -150 648 -726 732

35000 Renteutgifter 0 0 0

Renteutgifter og låneomkostn. 0 0 0

39000 Renteinntekter 25 545 10 500 8 963

Renteinntekter og utbytte 25 545 10 500 8 963

NETTO FINANSINNTEKTER/-UTGIFTER 25 545 10 500 8 963

35900 Avskrivninger 0 0 0

Avskrivninger 0 0 0

39900 Motpost avskrivinger 0 0 0

Motpost avskrivninger 0 0 0

Netto driftsresultat 30 002 -140 148 -717 769

INTERNE FINANSIERINGSTRANSAKSJONER

Bruk av disposisjonsfond 0 0 0

Bruk av bundne fond 0 0 10 349