VELKOMMEN SOM RÅDSMEDLEM I DEN LOKALE KIRKE

(1)

VELKOMMEN SOM RÅDSMEDLEM I DEN LOKALE KIRKE

En kort innføring med vekt på arbeidet i kirkelig fellesråd

Sammen om

KF-opplæring 09.12. 2015

(2)

KA sine kurstilbud

 Del 2: Grunnkurs for rådsmedlemmer

Kurs for medlemmer av kirkelige fellesråd.

Nærmere gjennomgang av fellesrådets ansvar og oppgaver. Gjennomføres 10. mars 2015 for KFiT.

Sted: Hotel Scandic Solsiden kl. 16.00 – 21.00

 Del 3: Temakurs

Mulighet for å bestille lokale kurs i hele rådsperioden fra KA innen saksbehandling,

økonomi, arbeidsgiverspørsmål samt forvaltning av bygg og gravplass.

MR-kurs

Sammen om

(3)

Den kirkelige lovgivning



Allmenn lovgivning

- Arbeidsmiljøloven og annet arbeidsrettslig lovverk - Kulturminneloven

- Plan- og bygningsloven

- Lov om offentlige anskaffelser

- Offentleglova og forvaltningsloven



Særlovgivning som gjelder Den norske kirke:

- Kongelige resolusjoner - Kirkeloven

- Gravferdsloven - Forskrifter

§ 1 Kirkelovens formål:

Formålet med loven er å legge forholdene til rette for et aktivt engasjement og en stadig fornyelse i den evangelisk-lutherske folkekirke i Norge.

Sammen om

(4)

Kirkelig fellesråds mandat i Den norske kirke

 Kirkelig fellesråd er et lovfestet organ

 Fellesrådets mandat er definert i kirkeloven (§

14)

 Fellesrådets rolle må forstås i lys av

menighetsrådets ansvar og oppgaver (§ 5 og 9) og av kommunens ansvar for lokalkirkens

økonomi (§ 15)

 Fellesrådet kan beskrives som et

«samstyringsorgan»/ samarbeidsorgan på vegne av alle sokn i en kommune med sitt

ansvar for styring og forvaltning av økonomi og personalressurser

Sammen om

(5)

Fellesrådets oppgaver

«Kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver for soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i

kommunen, fremme samarbeid mellom

menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen…»

(Kirkeloven § 14)

Sammen om

(6)

Kommunens økonomiske ansvar

Kommunen utreder følgende utgifter etter budsjettforslag fra kirkelig fellesråd:

a) utgifter til bygging, drift og vedlikehold av kirker, b) utgifter til anlegg og drift av gravplasser,

c) utgifter til stillinger for kirketjener, klokker og organist/kantor ved hver kirke, og til daglig leder av kirkelig fellesråd,

d) driftsutgifter for fellesråd og menighetsråd, herunder utgifter til administrasjon og kontorhold,

e) utgifter til lokaler, utstyr og materiell til konfirmasjonsopplæring, f) utgifter til kontorhold for prester.

Fellesrådets budsjettforslag skal også omfatte utgifter til kirkelig undervisning, diakoni, kirkemusikk og andre kirkelige tiltak i soknene

(Kirkelovens § 15)

Sammen om

(7)

Oppgave- og

myndighetsfordelingen

Menighetsrådet

 Ansvar for strategisk

menighetsutvikling og vedtar mål og planer for virksomheten i det enkelte sokn.

 Vedtar lokal grunnordning for gudstjenestelivet og avgjør hva innsamlede midler (kirkeofringer under gudstjenesten) skal benyttes til

 Avgjør spørsmål om hvordan soknekirken skal brukes (egne aktiviteter, utleie mv) .

 Organiserer frivillige aktiviteter i soknet

 Sørger for gode demokratiske

prosesser i soknene om aktuelle saker (menighetsmøter, kirkevalg mv)

Kirkelig fellesråd

 Ivaretar soknenes felles interesser overfor kommunen og

sentralkirkelige myndigheter

 Vedtar felles mål og planer for den kirkelige virksomhet i fellesråds- området

 Forvalter kommunale og statlige tilskudd på vegne av soknene

 Er arbeidsgiver for alle tilsatte i soknene (unntatt prestene)

 Forvalter kirker og gravplasser og utøver gravferdsmyndighet

 Samarbeidsorgan for soknene

Sammen om

(8)

Kirkelig fellesråd i Trondheim

- styringsinstrumenter fra råd - ledelse

 Mål og strategiplan

 Med Handlingsplan

 Organisering av virksomheten

 Budsjettmodell og økonomisk fordeling til avdelinger

 Inkludert økonomiplan

 Reglementer

 Delegasjonsreglement

 Økonomireglement

 Tilsettingsreglement

 Etisk reglement

 Enkeltvedtak

Sammen om

(9)

Mål og strategiplan 2014-2017

 Vi vil sammen øke oppslutningen om kirkelivet i Trondheim og styrke

Trondheim som kirkelig tyngdepunkt.

 Fellesrådet har uttrykt bekymring over fallende deltakelse og tilslutning på sentrale områder for kirken.

 Flere mål på en rekke områder fellesrådet mener bidrar til økt tilslutning til kirkelivet i Trondheim

 Ressursutvikling en viktig strategi for å nå målene;

 Økonomi

 Personal

 Organisering

 Bruk av byggene

 Markedsføring og formidling

Sammen om

(10)

IKT – epost Fagprogram Internett Intranett Intranett

Økonomi-forum Fora

servicekontor

sekretær Plan, bygg og

anlegg Prosjektstyring Gudstj.

seremonier Fora

- Kantorer

- Diakoner Fora

ledergruppe Plan og strategi

utvikling

Tverrfaglige team

Prosjektgr.

Kirkeverge Stab / sentraladministrasjon

Økonomi Regnskap Lønn

Personal - organisasjon Servicetorg

Saksbeh kirkegår/ IT Tro, kultur, samfunn Bygg & Anlegg

Strinda sør Økonomi/Regnskap Lønn/personal Administrativeoppg for sonen

Strinda øst Økonomi/Regnskap Lønn/personal Administrativeoppg for sonen

Heimdal

Økonomi/Regnskap Lønn/personal Administrativeoppg for sonen

Kirkelig fellesråd

Menighetsråd, biskop, Trondheim kommune

Sentrum

Økonomi/Regnskap Lønn/personal Administrativeoppg for sonen

Sentrum øst Økonomi/Regnskap Lønn/personal Administrativeoppg for sonen

Menigheter Menigheter Menigheter Menigheter Menigheter

Kirkegårdsdrif Regnskap Lønn / personal Administrative oppg Saksbehandling

Kirkegårder

Prostileder Byåsen Prosti

Menigheter

MR MR

Prost

Bispedømmerådet

Prost Prost

Prost Prost Prost

Trondheim kommune Eksterne

finansieringskiler og premissleverandører

Ulike Samarbeidsparter og interessegrupper

Kundegrupper Innbyggere Leveranse

Sammen om

Modell for samarbeid og kommunikasjon

(11)

08/18/202 2

Kirkelig fellesråd i Trondheim

11

Organisering av virksomheten

 Fra OU-prosessen Kirkelig fellesråd 2011-2013

 Hvilke grep ble tatt?

– Ny lederstruktur og lederansvar – Ny økonomimodell

– Ny fordeling av oppgaver mellom sokn og fellesråd

– Ny stillingsstruktur – Bred involvering

Sammen om

(12)

Organisering av virksomheten

 Effekter

 Etablere kontroll over driftsøkonomien

– Akkumulert underskudd nedbetalt ved utgangen 2012

– Kontroll med oppgaveorganisering gir kontroll med pengebruken

 Handlingsrom for utvikling

– Driftskostnader knyttet til omstillingen fristilles til nye satsningsområder

– Nye IKT verktøy til hjelp i utviklingen av forvaltning og service forenkler arbeidsprosesser

 Økt tilgjengelighet for publikum

 Faglig sett bedre tjenester

Sammen om

(13)

Kirkelig Fellesråd (Styret)

Kirkevergen

Kirkevergens stab

Arbeidsutvalg

Administrasjons- utvalg

Kirkegård

14 kirkegårder

Sone Strinda

•Berg

•Charlottenlund

•Ranheim

•Strinda

•Strindheim

•Hoeggen

•Tempe

•Bratsberg

Sone

Domprostiet

•Domkirken/

Vår Frue

•Bakklandet

•Lademoen

•Lade

Sone Heimdal

•Byneset

•Heimdal

•Kolstad

•Leinstrand

•Tiller

Sone Byåsen

•Byåsen

•Ilen

•Sverresborg

Økonomi- og

admin.- avdeling

Anbudsutvalg

Sammen om

Bygg- og

eiendoms- avdeling

Organisasjonskartet vårt

(14)

De ansatte

- fellesrådets viktigste ressurs

Representantene i fellesrådene kan bidra til gode rammevilkår og muligheter for å lede

 Gjennom å gi mulighet til å organisere og bruke

kompetansen - tilgang på kompetent arbeidskraft skjer gjennom å rekruttere, utvikle og beholde godt

kvalifisert personell

 Gjennom forutsigbare rammer

 Gjennom god balanse mellom utfordringer, krav og ressurser og medbestemmelse

 Gjennom satsing på god ledelse og godt lederskap - Motiverte medarbeidere skapes gjennom god ledelse og et godt arbeidsmiljø

Sammen om

(15)

Tro – kultur – samfunn

 Avdelingsleders ansvar og oppgaver

 Delegert budsjett- og personalansvar i sonen (arbeidsgiver).

 Følge opp KF og MR vedtak

 Bidra til samhandling om mål og tiltak

 Linjer i vår organisasjon.

 Avdelingsleder – administrasjonskonsulent – menighetsforvalter.

 Faggruppeutvikling på byplan

Sammen om

(16)

Tro – kultur – samfunn

Kompetanse og fagområder:

 Kirketjenere

 Kirkemusikere

 Undervisningspersonale

 Diakoner

 Administrasjonsstillinger – administrasjonskonsulent, menighetsforvalter, konsulenter og prostesekretær

Sammen om

(17)

Tro – kultur – samfunn

Sammen om

(18)

Fellesrådet som byggforvalter

 Fellesrådet forvalter kirkebyggene som eies av soknene. Kirkebygg er kulturskatter med stor symbol- og identitetsverdi i lokalsamfunnet.

 Fellesrådet forvalter også andre bygg med verdi for den kirkelige virksomhet.

 Fellesrådet forvalter inventar og utstyr med stor både bruks- og kulturell verdi.

Sammen om

(19)

Avdeling Bygg og Eiendom

 Kirkelig fellesråd i Trondheim sitt forvaltningsansvar for kirkebygg og andre bygg er organisert til fagavdelingen Bygg – og eiendom med egen

avdelingsleder/mellomleder til kirkevergen

 Avdelingens mål er å forvalte våre bygg og anlegg slik de er tjenlige for

menighetene og øvrig kirkelig virksomhet, og at verdier ivaretas og ikke forringes.

Vi ønsker å bidra i arbeidet for økt oppslutning, og å være tilstede der folk lever og bor.

 Vi skal i samarbeid med gravplassforvaltningen og kommunen gjennomføre nødvendige utvidelser og nybygg av kirkegårder.

 Dette betinger bl.a. god dialog med menighet, kommune og samfunnsaktører for øvrig.

Sammen om

(20)

Avdeling Bygg og Eiendom

Hovedområder:

 Forvaltnings- og reguleringssaker som påvirker kirkens eiendommer

 Drift, renhold og vedlikehold av bygningsmassen (kirker, kapeller, driftsbygg)

 Investeringsprosjekter / reinvesteringer etc. for byggene

 Investeringsprosjekter / utvidelser og nybygg av kirkegårder

 Avdelingen har totalt 12 ansatte med variert faglig bakgrunn.

 Avdelingsleder: Arne-Ingolf Norwich

Sammen om

(21)

Avdeling Bygg og Eiendom

 Investerings- og vedlikeholdsplaner utarbeides og prioriteres på bakgrunn av gjennomførte;

 Tilstandskartlegginger

 Enøkanalyser

 Andre kartlegginger

 øvrige innmeldte forhold og behov

 endringer i befolkningssammensetning etc.



Årlige tildelinger fra kommunen gir den økonomiske rammen for aktiviteten.



Budsjettprosesser:

 Følger de samme prosesser og tidspunkt som for årshjulet økonomi ellers, jfr nedendfor

Sammen om

(22)

Avdeling Bygg og Eiendom

Eksempel på økonomiplan



Her Vedtatt

investeringsbudsjett for kirkebygg i perioden 2016 – 2019



Endelig budsjettvedtak blir gjort av KF i februar.

Sammen om

Tiltak 2016 2017 2018 2019

Mindre rehabiliteringer 1 000 000 2 000 000 1 000 000 2 000 000

Enøk i alle bygg 1000000 2 000 000 1 000 000

Nøkkelsystem 100 000 2 000 000 100 000

Universell utf. 1 000 000 2 000 000 3 000 000 3 000 000

Elektriske anlegg 1 000 000 500 000 1 000 000

Vår Frue, tårnhall 1 500 000

Vår Frue kirke 1 500 000 500 000

Strindheim kirke 1 000 000 2 500 000

Kolstad kirke 600 000

Tempe kirke 300 000 700 000

Heimdal kirke 2 500 000

Byåsen kirke rehab 300 000

Ranheim kirke 300 000

Orgler, rehab og nye 2 000 000 3 000 000 2 000 000 3 000 000

Hoeggen kirke 1 000 000 1 500 000

Ilen kirke 1 500 000

Ilen kirke rest TA 500 000 1 800 000

Lademoen kirke rekl.utvendige fuger

2 000 000 300 000

Lademoen kirke TA 100 000

Bratsberg kirke 3 000 000 500 000

Leinstrand 300 000 1 500 000

Strinda kirke 200 000

Tiller kirke 200 000

Byneset kirke 1 000 000 1 500 000

Havstein kirke 800 000

Lade kirke 800 000 500 000

Bakke kirke 400 000

Berg kirke 500 000 1 500 000 1 500 000

Sum 1 13 800 000 18 500 000 17 700 000 18 300 000

Ch.lund kirke 200 000 15 800 000 20 000 000 4 000 000

Sum 2 14 000 000 34 300 000 37 700 000 22 300 000

(23)

Avdeling Bygg og Eiendom

Sammen om

(24)

Fellesrådet

- offentlig gravferdsmyndighet

 Kirkelig fellesråd har ansvar for gravferdsforvaltningen i kommunen.

Dette er et samfunnsansvar som gjelder for alle som bor i kommunen.

 Ansvaret er nedfelt i egen lov (gravferdsloven)

 Ansvaret kan etter avtale overlates til kommunen (5 kommuner)

 Fellesrådet delegerer til kirkevergen å utføre den daglige driften av gravplassvirksomheten.

 Det enkelte kirkesamfunn har ansvar for egne seremonier.

 Kirkelig fellesråd bistår ved gjennomføring av gravferdsseremonier i Den norske kirke

 Livssynsnøytrale seremonier og seremonirom

 Slik gjøres dette hos oss:

Sammen om

(25)

Gravplassforvaltningen i Trondheim

Sammen om

•

Trygve Jensen, avd.leder

•

16 Kirkegårder/Gravlunder

•

1 krematorium ( Moholt )

•

Kremasjon i Trondheim, 60%

•

800 mål å forvalte ( kirkegårder + kirketomter )

•

30 ansatte ( 40 sesonghjelper (mai – aug.)

•

5 bemannede kirkegårder

(26)

Gravplassforvaltningen i Trondheim

Sammen om

Trygve Jensen, Avdelingsleder

(27)

Gravplassforvaltningen i Trondheim

Sammen om

2010 2015 2020 2025 2030 2035 2040 2045 2050 2055 2060 2065 2070 2075 2080

1243 1263 1289 1352

1477

1635

1767

1955

2136

2330

2508

2660

2798

2948

3079

0% 2% 4% 9% 19% 31% 42% 57% 72% 87% 102% 114% 125% 137% 148%

Framskrevne dødssannsynlig-heter fra SSB, Trondheim 2010 - 2080

Sum døde i Trondheim Prosentvis økning i Trondheim fra 2010

(28)

Gravplassforvaltningen i Trondheim

•

Arealutfordringer stort utbyggings behov

•

Økte dødsrater

•

Manglende gjenbruk:

• 7.000 graver med plastsvøp

• 12.000 Leiregraver

•

Fagkompetanse

•

Kulturarven

•

Effektiv forvaltning tilpasset morgendagens behov

•

Nye trender og forventninger fra de pårørende

Sammen om

(29)

Økonomihjulet i fellesrådet

Mars/April:

Budsjettsøknad neste år/ Økonomi / handlingsplan for kommende 4 år.

Revidert Årsregnskap og årsrapport godkjennes

September:

Regnskap 2. tertial og evt. revidert budsjett

Desember:

Budsjett vedtas i kommunen Januar/februar:

Årsbudsjett vedtas 15. Februar:

Regnskap avlegges.

Midlertidig årsregnskap behandles i AU

Sammen om

(30)

Avdeling

Økonomi og administrasjon

 Avdelingen har ansvar for økonomi, IKT, publikumsservice og administrative støttefunksjoner på vegne av virksomheten. Totalt 14 årsverk inkl. leder

 Servicekontor – 6 årsverk

Felles post-/arkivfunksjon for fellesråd og menigheter

Sekretariat Fellesråd og Arbeidsutvalg

Felles sentralbord for fellesråd og menigheter

Administrasjon av kirkelige handlinger, - dåp, vielse, gravferdsbestilling

Saksbehandling

Retningslinjer og rutiner

 Økonomi – 6 årsverk

Budsjett og økonomi

Regnskap for Kirkelig fellesråd

Føring av menighetsregnskap (Samarbeidsavtale med menigheter)

Lønn og fravær

Innkjøp-rutiner

 IKT, - data, telefoni for virksomheten – 1 årsverk

Sammen om

(31)

Budsjettmodell - rammetildeling

Kriterier for budsjettmodell med rammebudsjettering som hovedprinsipp:

 Avdelingsleder/soneleder har ansvar for driftsøkonomien til sin avdeling/sone, noe som innebærer ansvar for at driftskostnader

knyttet til avdelingen eller sonen holdes innenfor de rammer som er tildelt.

 Tilskuddet fra Trondheim kommune danner grunnlaget for fordeling av rammer til avdelingene/sonene. Øvrige inntekter på

avdelingsnivå påvirker ikke basisbevilgning, men kommer i tillegg til rammen for avdelingen/sonen.

 Budsjettet til Tro, kultur og samfunn fordeles som basisbevilgning til sonene for å finansiere driftsøkonomien.

Basisbevilgning til sonene fordeles etter medlemsmasse og ant.

menigheter. Det er skilt ut nærmere gitt beløp fra totalramme

som særskilt øremerking til Domkirken/Vår frue utover basisbevilgning.

Sammen om

(32)

Budsjettmodell - rammetildeling

Budsjettramme Tro, kultur og Samfunn Budsjettramme ØK/Adm

Budsjettramme Eiendom (FDVU)

Budsjettramme kirkegård

Sone: Strinda

Soner: Heimdal / Byåsen

Sone:

Domkirken/Sentrum

Andre inntektskilder Budsjettvedtak

Trondheim kommune

Sammen om

(33)

Fellesrådets driftsregnskap - lokale tall

2013 2014

- 20,000,000 40,000,000 60,000,000 80,000,000 100,000,000 120,000,000 140,000,000

inntekter Kolonne1 balanse/ fond

Sammen om

(34)

Fellesrådets inntekter - driftsbudsjett 2015

Kommunen Statlige tilskudd Salgsinntekter

Refusjoner /overføringe Finansinnt. Inkl fond

Sammen om

(35)

Fellesrådets utgifter - driftsbudsjett 2015

Lønn og sosiale utg.

Kjøp av varer og tjenester Inventar og utstyr

Refusjoner

Tilskudd til andre Finansutg. Inkl fond

Sammen om

(36)

Sammen om – arbeid under utvikling

Endringer i soknestruktur

Rapport m/anbefaling av mulige endringer i soknegrenser. Grunnlag for videre arbeid med arealplanlegging og kirkebyggbehov

Kirkepolitisk debatt i Trondheim kommune

Konsekvenser for vår egen Mål- og strategiplan – evaluering/utvikling av denne

Opprettelse av senter for religionsdialog

I samarbeid med bispekontoret og forhåpentligvis Trondheim kommune

Skille mellom kirke - stat

Felles arbeidsgiveransvar.

Kommunesammenslåing

Vi kan være regionalt ressurssenter for andre, mindre fellesråd. Soknestruktur - strategi

Kirkemøtet 06.-12.04.16.

Måleparametre for oppfølging av mål og strategiplanen - Aktivitetsundersøkelse

Diakonal profil i Trondheim

Nettverksbygging

Gjenbruk av graver – Kalkeprosjekt

OU-arbeid

Avstemme og bevisstgjøre fellesrådets og menighetsrådenes rolle og oppdrag – sammen om felles mål og visjon

Sammen om

(37)

Sammen om – arbeid under utvikling

Sammen om

(38)

Å sitte i et lovbestemt kirkelig organ

Et kollektivt og individuelt ansvar for å:

 møte på møtene

 delta i behandlingen av saker

 fatte vedtak

 være forpliktet på vedtak

 ivareta en fullt forsvarlig saksbehandling

Det er lurt å gjøre seg kjent med «Regler om formene for menighetsrådets og fellesrådets virksomhet».

Dette finner du i Lovsamling for Dnk 6.1 eller på lovdata.no her

Sammen om