DEN NORSKE KIRKE Sandnes kirkelige fellesråd

(1)

DEN NORSKE KIRKE

Sandnes kirkelige fellesråd

Storgata 48 4307 SANDNES Tlf.: 51 97 47 70

Sandnes 5.10.2018

Innkalling til møte i Sandnes kirkelige fellesråd

Du innkalles med dette til møte i Sandnes kirkelige fellesråd 18.10.2018 kl. 18:00 Storgata 48.

Meld fra om eventuelt forfall så snart som mulig til 51 97 47 70 eller [email protected].

Innkalte:

Rune Anda, Ludvig Bjerkreim, Tor Arvid Flokketvedt, Anne Gravdal, Einar Grindalen, Bjarte Ås Harbo, Sigrun Heskestad, Karin Røyseland Jordal, Geir Mykletun, Torhild Nødland, Liv Tone Olsen.

Fra administrasjonen: Andreas E. Eidsaa jr. og Tore Henriksø.

Sakliste Vedtakssaker

Sak 62/18 Godkjenning av innkalling og sakliste Sak 63/18 Godkjenning av møteprotokoll fra 5.9.18

Sak 64/18 Datoer for fellesrådsmøter og stormøte våren 2019 Sak 65/18 Gravferdsdrift i Nye Sandnes kommune

Sak 66/18 Navneskifte fra Sviland kapell til Sviland kyrkje Sak 67/18 Tilstandsanalyse av kirkene

Orienteringssaker

Sak 68/18 Orientering om arbeidet i kirkelig fellesnemd Sak 69/18 Regnskapsrapporter Q3

Sak 70/18 Orientering om arbeidet med investeringsprosjekt Sak 71/18 Delerunde fra menighetene

Sak 72/18 Skriv og meldinger Sak 73/18 Eventuelt

Vel møtt!

Geir I. Mykletun Andreas E. Eidsaa Jr

Leder Kirkeverge

(2)

Sandnes kirkelige fellesråd, Telefon: 51 97 47 70, E-post: [email protected] , Faks: 51 97 47 71 Sandnes kirkelige fellesråd

62/18 Godkjenning av innkalling og sakliste

2018 - Sandnes kirkelige fellesråd Arkivsak: 18/00003

25.09.2018 Saksbehandler: Andreas E. Eidsaa Jr

Forslag til vedtak

Sandnes kirkelige fellesråd godkjenner innkalling og sakliste til møtet 18.10.2018.

Vedtak Vedtak:

(3)

63/18 Godkjenning av møteprotokoll fra 5.9.18

Møteprotokoll for fellesrådet fra 5.9.18 er godkjent.

Vedtak Vedtak:

(4)

Sandnes kirkelige fellesråd, Telefon: 51 97 47 70, E-post: [email protected] , Faks: 51 97 47 71

DEN NORSKE KIRKE

Sandnes Kirkelige Fellesråd

Storgata 48 4307 SANDNES Tlf.: 51974770

Sandnes 11.09.2018

Møtebok Sandnes kirkelige fellesråd Møtedato: 05.09.2018

Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Storgata 48 Tilstede:

Geir Mykletun, Rune Anda, Karin Røyseland Jordal, Torhild Nødland, Einar Grindalen, Sigrun Heskestad, Liv Tone Olsen, Bjarte Ås Harbo, Ludvig Bjerkreim, Anne Gravdal, Torstein Caixeta Thingnæs.

Fra administrasjonen: Andreas Eidsaa jr. og Tore Henriksø.

Meldt forfall:

Tor Arvid Flokketvedt.

Saker

Sak 47/18 Godkjenning av innkalling og sakliste Vedtak:

Sandnes kirkelige fellesråd godkjenner innkalling og sakliste til møtet 5.9.2018.

Sak 48/18 Godkjenning av møteprotokoll fra 6.6.18 Vedtak:

Møteprotokoll for fellesrådet fra 6.6.18 er godkjent.

Sak 49/18 Framtidig drift av gravlunder Vedtak:

Saken behandles av fellesrådene i Forsand og Sandnes med likelydende tekst. Den sendes så videre til behandling i Kirkelig fellesnemd.

Sak 50/18 Åpning av Stangelandsåna Vedtak:

Sandnes kirkelig fellesråd godkjenner Sandnes kommune sin plan for åpning av Stangelandsåna mellom Sandnes gamle og Sandnes nye gravlund.

(5)

Sak 51/18 Godkjenning av planer for urnegravfelt EE Vedtak:

Plan for urnegravfelt EE på Soma gravlund godkjennes og oversendes Stavanger Bispedømme.

Sak 52/18 Endring av lokale vedtekter § 16 i gravlunds-vedtektene Vedtak:

Det gjøres en endring i gravlunds-vedtektene §16 Gravfelt med særskilte bestemmelser for dimensjoner på gravminner. Her legges det til at for urnegravfelt E/E på Soma gravlund vil maksimal bredde på gravminne være 60 cm og tykkelse 12 cm.

Sak 53/18 Tilleggsbevilgning til fuging av elementene rundt Gand kirke Vedtak:

Sandnes kirkelige fellesråd søker Sandnes kommune om en tilleggsbevilgning for å dekke de uventede kostnadene med fuging mellom elementene i Gand kirke. Dette dreier seg om et beløp på anslagsvis 600 000 kr.

Sak 54/18 Personvernerklæring for Sandnes kirkelige fellesråd Vedtak:

Sandnes kirkelige fellesråd vedtar vedlagte personvernerklæring og ber kirkevergen umiddelbart publisere disse på fellesrådets nettsider.

Sak 55/18 Orientering om arbeidet i kirkelig fellesnemd Vedtak:

Tatt til orientering.

Sak 56/18 Regnskapsrapport 31. juli 2018 Vedtak:

Regnskapsrapportene for perioden fram til og med juli er tatt til orientering.

Sak 57/18 Invitasjon til Utsikt - 20. oktober i Frøyland Orstad kirke Vedtak:

Sak 58/18 Orientering om arbeidet med investeringsprosjekt Vedtak:

(6)

Sak 59/18 Delerunde fra menighetene Vedtak:

Sak 60/18 Skriv og meldinger Vedtak:

Tatt til orientering 08/18 Personalsaker

09/18 Forhåndsmusikk – digital eller med organist. Forhåndsmusikk er forhåndsmusikk. Fellesrådet ønsker en orienteringssak om begravelser i en ny tid med nye ønsker.

10/18 Fødselsmeldinger og medlemsregisteret 11/18 Prostiinndeling i Stavanger bispedømme

Sak 61/18 Eventuelt Vedtak:

Ingen saker under eventuelt.

For Sandnes kirkelige fellesråd

Geir I. Mykletun Andreas E. Eidsaa Jr

Leder Kirkeverge

(7)

64/18 Datoer for fellesrådsmøter og stormøte våren 2019

Saksfremstilling

Forslag til møtedatoer for våren 2019:

5.2.19 Stormøte 13.2.19 Fellesrådsmøte 9.4.19 Fellesrådsmøte 4.6.19 Fellesrådsmøte 31.1.19 Arbeidsutvalg 28.3.19 Arbeidsutvalg 23.5.19 Arbeidsutvalg

Datoer for våren er vedtatt.

5.2.19 Stormøte 13.2.19 Fellesrådsmøte 9.4.19 Fellesrådsmøte 4.6.19 Fellesrådsmøte 31.1.19 Arbeidsutvalg 28.3.19 Arbeidsutvalg 23.5.19 Arbeidsutvalg

Vedtak Vedtak:

(8)

65/18 Gravferdsdrift i Nye Sandnes kommune

Se vedlagte saksdokument.

Sandnes kirkelige fellesråd ønsker å sitte både med forvaltningsansvaret og driftsansvaret av gravlundene, og at man kjøper inn tjenester fra kommunen. Denne løsningen vil medføre at de to ansatte i kommunen som jobber med planlegging og administrasjon av gravlund følger med over til fellesrådet, mens de ansatte på gravlundene blir værende i kommunen.

Vedtak Vedtak:

(9)

Drift av kirkegårder og gravlunder

Innledning

I forbindelse med kommunesammenslåingen mellom Forsand og Sandnes kommune, som igjen gir en sammenslåing av fellesrådene, må driftsformen for gravlunds-virksomheten vurderes. Praksis er forskjellig i de to respektive fellesrådene. Det må velges en ny felles driftsplattform for den nye kommunen og det nye fellesrådet.

Det er de enkelte sogn som er de reelle eiere av kirkene og gravlundene. Riktignok er de hjemmelsført på Sandnes kommune, men det har pågått et arbeid over flere år for å korrigere hjemmelshaver til det enkelte sogn. Dette arbeidet har stoppet opp fordi Formannskapet i Sandnes kommune har sendt saken tilbake til Rådmannen. Det har vært et ønske fra Formannskapet om å dele opp kirkeeiendommene, for å ta bort parkeringsplasser. Dette er det ikke dekning for ut fra departementets rundskriv. I Forsand er

eiendommene ført over til sognet.

Lovgrunnlag

Kirkelovens § 14 b sier at «Kirkelig fellesråd er ansvarlig for: Anlegg, drift og forvaltning av gravplasser.»

Fellesrådet har dermed både forvaltningsansvaret og driftsansvaret for gravplassene, i henhold til dagens lovgivning. Hva som skjer i ny lov er uavklart.

Samtidig er fellesrådets arbeid knyttet til kommunen gjennom dens finansiering. Kirkelovens § 15 b sier følgende om kommunens økonomiske ansvar:

«Kommunen utreder følgende utgifter etter budsjettforslag fra kirkelig fellesråd: B. Utgifter til anlegg og drift av gravplasser.»

Videre står det: «Etter avtale med kirkelig fellesråd kan kommunal tjenesteyting tre i stedet for særskilt bevilgning til formål som nevnt i denne paragraf.»

I gravferdsloven § 3 står det om kirkelig fellesråds og kommunens ansvar

Kirkelig fellesråd har ansvaret for at gravplasser og bygninger på gravplasser forvaltes med orden og verdighet og i samsvar med gjeldende bestemmelser.

Utgifter til anlegg, drift og forvaltning av gravplasser utredes av kommunen etter budsjettforslag fra fellesrådet.

Hvem bør styre?

Som vi ser av lovgrunnlaget er det ingen tvil i lovverket om at ansvar for gravlundene ligger i fellesrådet.

Hvor viktig er det at fellesrådet tar dette ansvaret og tar hånd om driften? Hvordan ønsker vi gravplassene våre skal fremstå, og hvordan sikre best midler til dette?

Vi vil her belyse noen moment som taler for at gravplassforvaltningen bør ligge på fellesrådskontoret:

I kirkemøtet 2018 ble det presisert:

Kirkemøtet støtter at den lokale kirke fortsatt skal ha ansvaret for gravplassforvaltningen og slutter seg til departementets vurderinger i høringsnotatet av 25. september 2017 på side 204 der det står:

22.2.2.1.1 Departementets vurdering

Departementet er i tvil om det er mulig å utrede på generelt grunnlag de rettslige og økonomiske konsekvensene av å overføre eiendomsretten, sammen med forvaltningsansvaret for gravplassene, fra soknene til kommunene. De spørsmålene som aktualiseres ved gjennomføringen av et slikt forslag, blant annet vedrørende eiendomsrett til grunn og bygninger, fastlegging av tomtegrenser, økonomisk vederlag, bruksrett til veier og parkeringsareal med mer vil etter departementets syn måtte løses konkret i det enkelte tilfellet, noe som vil være en svært omfattende og tidkrevende prosess.

Departementet mener det er lite aktuelt å overføre ansvaret for gravplassforvaltningen med forutsetning om at også eiendomsretten til gravplassene skal overføres fra soknet til kommunen.

Eiendomsretten ligger som nevnt i de fleste tilfeller til soknet og vil derfor ikke på generelt grunnlag være aktuell å overføre til kommunen. Når det da også kan være problematisk å legge til grunn at

(10)

forvaltningen av gravplassene er så gjennomregulert at eiendomsspørsmålene er av mindre betydning, mener departementet en eventuell overføring av forvaltningsansvaret til kommunen fortrinnsvis bør gjøres ved å gjennomgå eiendomsforholdene i hvert enkelt tilfelle.

Det var et stort flertall både blant kommuner og sogn som under høringen fortsatt ønsker at kirken skal ha dette ansvaret.

Det er foreslått i høringsutkastet at om kommunene ønsker å overta gravplassforvaltningen, skal dette kunne gjøres uten sognets samtykke, bare med søknad til fylkesmann. Kirkemøtet presiserer at dette må skje etter forhandlinger der kirken er part og har forvaltningsrett.

Utforming – opparbeidelse av nye anlegg

Fellesrådet som gravplassmyndighet har ansvar for å planlegge å opparbeide nye anlegg. Har en ansvar, og hånd om saksbehandlingen kan en også styre mer. Spesielt handler dette om symbolbruk på gravplass. I Sandnes og Forsand er det til sammen ca. 350 kirkelige begravelser. Det er ca. 50 som ønsker annen seremoni. For mange betyr kristne symboler på gravstøtter, minnesteiner osv. mye. Har fellesrådet ansvaret er det en annen tilnærming i forhold til dette enn om alt er overført til kommunen.

Kirken som identitetsskaper ved livets utgang

I høringsuttalelsene kom det frem at ordningen der kirken er gravplassforvalter for alle innbyggere i kommunene har fungert godt. Det er tatt hensyn til andre tros- og livssynssamfunn, og folk er stort sett fornøyd.

I dødsfall viser det seg at pårørende fortsatt vender seg mot kirken, enten det er et «vanlig» dødsfall eller tragiske hendelser. Selv om graving av grav og det som har med gravplassen å gjøre er av ren praktisk karakter skal en ikke underslå de møter som oppstår mellom pårørende og gravplasspersonell. Her er det viktig å sikre kursing av personell.

Kirkens ansvarsforhold

Ansvar gir tilhørighet. Når gravplassforvaltning ligger til kirka blir det en del av kirkens arbeid. Blir

gravplassene ikke stelt på forsvarlig måte blir det kirken og menigheten sitt ansvar – en kan ikke på samme måte «skylde på» en annen part. Det kan f.eks. være enklere å få med frivillige eller organisasjoner til å ta et skippertak en gang i blant.

Kjøper en tjenester fra kommunen eller andre tilbydere kan en sette dagsorden på hvordan arbeidet skal utføres, og en kan korrigere hvis en mener ting ikke blir gjort etter avtalen.

Moment for å beholde Sandnes sin ordning med kommunal forvaltning og drift:

Det kan anføres at det ikke er kirkens viktigste oppgave å drifte selve gravplassene. Ved å sikre gode gravferdshandlinger i kirken legges det til rette for gode ordninger for den «kirkelige delen» ved et dødsfall. Alt som skjer vedr. gravplassen kan hvilket som helst firma eller kommune påta seg.

Kommunen kan «bestemme» hvilken forvaltning de ønsker å ha og bevilge penger i forhold til dette. Det er kan være vanskeligere å få midler når det ikke er kommunen som har gitt standarden.

Dagens situasjon Sandnes:

Sandnes kommune har hatt ansvaret for gravlundsdriften fram til 1997 da den nye Kirkeloven trådte i kraft.

Etter 1.1.1997 har de hatt ansvaret ut fra en avtale med fellesrådet om tjenesteutsetting. Sandnes kirkelig fellesråds siste avtale om tjenesteutsetting av driftsansvaret for gravlunds-virksomheten ble inngått i 2001, for 17 år siden, og er ikke revidert siden den gang. Det aktualiserer også behovet for en grundig

gjennomgang.

Sandnes kirkelige fellesråd utøver etter kirkeloven forvaltningsansvar i kommunen for gravferder og gravplasser. Det betyr at alle gravferder i kommunen meldes inn til fellesrådets servicekontor. Ønsket tidspunkt for seremoni blir registrert, og begjæring blir videresendt kommunen. Der blir gravsted anvist.

Fellesrådet drifter kirkene og gravkapellene som seremoniene vanligvis holdes i. Fellesrådet har også ansvar

(11)

for at det er kantor til stede og at det er en kirketjener som hjelper til i de fleste begravelsene.

Driftsansvaret er tjenesteutsatt til Sandnes kommune. Dette innbefatter blant annet klargjøring av graver, planlegging og vedlikehold av gravlunder, og føring i Ecclesia, som er verktøyet for forvaltning av gravferd og gravplasser. Dette kan vi kalle Sandnes-modellen.

Forsand:

Forsand sokneråd har forvaltningsansvar og driftsansvar for gravplassene. De står selv for planleggingen av kirkegårdene. Soknerådet har driftsavtale med kommunen. De tar seg av det vanlige vedlikeholdet på gravplassene. Ved gravferd er det kirkeverge som bestiller graving av grav samt påviser hvor den skal være.

Alt med gravplasser, gravkart, festeavgift osv. forvaltes av kirkeverge. Dette kalles fra nå av Forsand- modellen.

Portefølje

Gravlunder i Sandnes:

- Soma gravlund.

o Soma driftsbygg med spiserom, toalett, dusj, spylerom, kontor og garasje. Oppført 2000.

- Sandnes gravlund.

o Driftsbygg med toalett og garasje. Tegninger fra 1973.

o Driftspersonell i bydrift benytter spiserom og toalett i Barkemølla.

- Gand gravlund.

o Driftsbygg med spiserom, toalett og garasje. Oppført 1981 på Soma, flyttet til Gand i 1999.

o Gand garasje, kalt «Grotten».

- Riska gravlund.

o Driftsbygg med spiserom, dusj, toalett og garasje. Oppført i 1978.

o Riska gamle: Bårehus uten kjøle. Bygget har toalett. Bygget benyttes ikke av drift siden kirkegården er nedlagt.

- Høyland kirkegård

o Driftsbygg med spiserom, dusj, toalett og garasje. Oppført i 1996.

- Sviland kirkegård

o Bygg med bårerom uten kjøle, lagerrom og toalett.

- Høle kyrkjegard

o Bygg med bårerom uten kjøle, og toalett. Bårerom og toalett er avstengt på grunn av manglende vedlikehold.

- Malmheim kirkegård

o Driftsbygg med spiserom, toalett og garasje. Oppført i 1994.

Gravlunder i Forsand - Forsand kyrkjegard

o Bårehus. Bårerom m/kjøle. Toaletter. Redskapsrom der utstyr til graving og senkeapparat er lagret.

- Lyse kirkegård

o Bårerom i kapellet uten kjøle. Alt gravingsutstyr, senkeapparat ol. blir tatt med fra Forsand.

(12)

Kvalitetsnivå Sandnes

Flere kutt i budsjettene de senere årene i Sandnes kommune har ført til at Bydrift har hatt mindre penger til rådighet for å vedlikeholde gravlunder og kirkegårder. Dette har ført til mange reaksjoner fra

innbyggerne med klager. Selve håndteringen av åpning og lukking av graver ved begravelser og bisettelser får svært god tilbakemelding. Klagene går primært på for lav klippefrekvens i sommerhalvåret, manglende kant-trimming, manglende innsamling av løv og manglende trimming av hekker. Et tillegg i budsjettet for 2018 førte til at Bydrift spesifikt kunne øke frekvensen på gressklippingen noe. Klagene har fortsatt fra innbyggerne.

Forsand

På gravplassene i Forsand er vedlikeholdet bra. Kommunen utøver den daglige driften på en god måte. I Lyse har kommunen avtale med en av de fastboende om å klippe gresset. Ellers reiser kommunens folk inn når det er behov. Teknisk utedrift har opparbeidet god kompetanse på kirkegårdsdrift. Det har alltid vært aksept for å bruke nok midler for at gravplassene skal fremstå på en tilfredsstillende og verdig måte.

Konsekvenser ved valg av driftsform.

1. Fellesrådet forvalter – kommunen drifter:

Denne modellen brukes av omtrent 50 fellesråd i Norge. Dette alternativet vil bli en videreføring av det som er status quo i nåværende Sandnes kommune. Det vil dermed være det som medfører minst grad av endring, og som er det mest ukompliserte alternativet. Alternativet gir derimot en endring av driftsform for Forsand kyrkjegard og Lysebotn kyrkjegard som uansett må innarbeides i det nye fellesrådet og sammen med nye Sandnes kommune. Her må det i tilfelle forhandles fram en ny og oppdatert avtale for den nye kommunen.

2 Fellesrådet forvalter – fellesrådet drifter.

En av de vanligste løsningsmodellene er at fellesrådet selv har driften av gravlundene. Anslagsvis 85 % av fellesrådene i Norge drifter selv alt eller deler av gravlunds-virksomheten, og dette kan dermed betegnes som det mest normale.

Man finner to hoved-varianter av denne modellen:

2 A. Stavanger-modellen

Stavanger kirkelige fellesråd har bygget opp en stab og kompetanse som gjør at de drifter alt arbeidet selv, uten å tjenesteutsette noe av virksomheten. Dette er særlig typisk i de største fellesrådene som både har en størrelse og en økonomi som gjør dette mulig. For mindre fellesråd med få ansatte vil dette være en mer sårbar modell ved sykdom eller ved ferieavvikling. Det vil også være mer krevende å kunne ha nok ansatte til å ha den nødvendige kompetanse på de forskjellige feltene innomhus.

Dette alternativet ville sannsynligvis medført at Sandnes kirkelige fellesråd hadde tatt over de ansatte som i dag jobber med og på gravlundene i kommunen, som en virksomhetsoverdragelse. I så fall videreføres erfaring, kompetanse og historikk, så sant de ansatte ønsker å følge med til fellesrådet. Dette vil nødvendigvis bety et mer-ansvar for ledelsen på kirkevergekontoret, som i allerede i dag er presset kapasitetsmessig, og noe ekstra ressursbruk. Vi vil trenge kontorplass til 2 personer ekstra. Samtidig vil det være positivt å få et tettere forhold til vedlikehold, drift og utvidelser av gravlundene.

Det finnes noen utfordringer med denne modellen: De færreste ansatte som jobber på gravlundene i Sandnes jobber i dag utelukkende med gravlunds-virksomheten. De benyttes også delvis til arbeid innen park og idrett. Det samme gjelder for flere av maskinene. I så fall vil egen drift i fellesrådet kunne bli dyrere ved at maskinpark og mannskap faktureres kun på gravferd, og ikke brukes andre steder ved behov. Man får en mindre grad av stordrift og samdrift.

Et annet moment er at det i dag er at det er et bredt faglig miljø i gravlund/park/idrett hvor man jobber sammen i samme kontorfløy. Dermed er det lett å innhente spesialkompetanse ved behov. Eksempelvis kan landskapsarkitekt lett konsulteres når man sitter ved siden av hverandre. På den annen side må vi kunne anta at selv om de gravlunds-ansatte går over til fellesrådet, så vil det fortsatt være mulig å snakke sammen, hente råd, og eventuelt kjøpe konsulent-tjenester.

(13)

2 B. Forsand-modellen.

Forsand kirkelige fellesråd sitter selv med driftsansvaret, men de kjøper inn noen av tjenestene fra

kommunen. Denne løsningen vil kunne medføre at de to ansatte i kommunen som jobber med planlegging og administrasjon av gravlund følger med over til fellesrådet, mens de ansatte på gravlundene blir værende i kommunen.

Fellesrådet har en mulighet for å legge ut driften av gravlundene på anbud på portalen for offentlige anskaffelser – Doffin. Da kan bedrifter, kommuner eller andre fellesråd legge inn tilbud på drift av våre gravlunder. Det kan medføre besparelser eller stordrift-fordeler, og det kan også bli dyrere. Samtidig er det en fare for at man mister verdifull historikk og erfaring, med nye aktører. En annen mulig utfordring med en ekstern aktør er at vi vil få et større ansvar og belastning enn med dagens løsning, spesielt i en

overgangsfase. En slik løsning vil medføre en kalkulert risiko.

Økonomisk sett vil arbeidet i begge disse alternativene fortsatt være styrt av den fastsatte festeavgiften og bevilgninger fra bystyret i Sandnes. Det vil derfor ikke medføre en automatisk større satsing på vedlikehold av gravlundene ved valg av annen modell.

3. Kommunen forvalter – kommunen drifter:

Dette alternativet benyttes i dag kun av 5 kommuner i Norge, blant annet i nabokommunen Gjesdal. I dette tilfellet har fellesrådet kun ansvaret for å skaffe kirketjener og kirkemusiker, mens presten har ansvaret for de som ønsker kirkelig seremoni. NOU-rapporten Lik og likskap går lengst i retning av å anbefale dette alternativet.

Dette ville medført at servicekontoret vårt ikke lenger i samme grad har ansatte som tar imot meldinger om dødsfall og som koordinerer begravelsene, og sender beskjed til gravferdsforvaltningen i kommunen.

Det ville også medføre at fellesrådet ikke lenger vil spille en rolle i forholdet til gravlundene i Sandnes. Alt ansvar utover for de kirkelige seremoniene vil da bli tatt bort fra Sandnes kirkelige fellesråd, og det vil også medføre en viss nedbemanning på kirkevergekontoret. I dag er det kalkulert at det medgår en 40 % sekretærstilling til begravelser samt 10 % av kirkeverge og 10 % av personalleder til arbeidet med gravlunder og ansatte. Noe av dette vil da forsvinne. Dette er ikke en anbefalt modell.

Oppsummering

Hvis man snakker med andre fellesråd så vil man finne fellesråd og kirkeverger over hele skalaen fra svært fornøyd til svært misfornøyd, uansett valg av modell. Det kan virke som om de fleste vil beholde den modellen de allerede har, og at det er få som ønsker overgangsproblematikken til annen driftsmodell.

Kilden til uro virker heller til å være manglende ressurser fra kommunen, mer enn den valgte modell.

Konklusjonen i dette spørsmålet vil avhenge av hvordan man vekter de forskjellige argumentene. Hvert enkelt modell har både positive og negative sider ved seg. Det viktigste uansett hvilket alternativ som blir valgt er å sikre god drift på våre gravplasser i samsvar med gravferdsloven § 3

Kirkelig fellesråd har ansvaret for at gravplasser og bygninger på gravplasser forvaltes med orden og verdighet og i samsvar med gjeldende bestemmelser. Utgifter til anlegg, drift og forvaltning av gravplasser utredes av kommunen etter budsjettforslag fra fellesrådet.

Vi må bestemme oss for hvordan vi sikrer dette, hvordan skal våre gravplasser og bygninger se ut for å

«forvaltes med orden og verdighet»?

Det minst krevende alternativet for Sandnes kirkelige fellesråd er å fortsette med dagens driftsmodell, den såkalte Sandnes-modellen. En endring vil nødvendigvis medføre en periode med mye ekstra fokus på gravlundsdrift og større usikkerhet. Hvis vi velger å ta over driften selv så vil det være et

usikkerhetsmoment hvor mange som blir med over i fellesrådet og hvor mange av de ansatte som ønsker å bli værende som ansatt i kommunen, med det tap av kompetanse som det kan medføre.

Stavanger-modellen vil innebære den største overgangen og den mest krevende omleggingen. Her må eventuelle gevinster belyses.

Overgangen til Forsand-modellen i nye Sandnes vil være et mindre dramatisk skritt. Her vil man da overføre forvaltnings-delen i Sandnes kommune til fellesrådet.

(14)

Gevinsten ved å velge en annen driftsmodell er noe usikker. Spesielt siden det ikke er noen automatikk i at økonomien blir bedre av å drifte selv, da budsjett bestemmes av bystyret. Som en aktør utenfor kommunen vil vi riktignok kunne sette et sterkere fokus på behovene enn det en intern avdeling i kommunen kan tillate seg. Dette kan være positivt.

Etter en totalvurdering vil derfor Kirkevergen anbefale at Kirkelig fellesnemd velger Forsand-modellen, og at den 17 år gamle avtalen med Sandnes kommune reforhandles.

(15)

Innspill fra en av innbyggerne

Vet ikke om jeg er kommet til rett adr.men vil allikevel få utrykke STOR frustrasjon og misnøye av hvordan det ser ut på gravplassen i kommunen. Det er et stort samtale emne fra de som har fam.gravlagt på de forskjellige gravplasser i Sandnes kommune. !!! Har også tidligere henvendt meg om det samme!!

Leste for en tid tilbake i Sandnesposten at det var bevilget mer midler til vedlikehold - men det vises ikke!!

Har nettopp vært på gravplassen på Hommersåk og stelt gravene til mine foreldre og besteforeldre og det er like trist å komme opp dit hver gang!!

En gravplass skal være et verdig sted å komme til for de etterlatte - slik de ser ut er det bare TRIST!!

Gangstiene er fulle av grus og sand, visent løv og uklippet gress!!

Slik det ser ut er det IKKE I tråd med kommunens forskrifter!!!

Sandnes kirkelige fellesråd har ansvaret for at gravplasser og bygninger forvaltes med orden og verdighet i samsvar med gjeldene lover, forskrifter og vedtekter.

På vegne av mange frustrerte og triste pårørende!

Reidun Salomonsen

(16)

66/18 Navneskifte fra Sviland kapell til Sviland kyrkje

Sviland menighetsutvalg ønsker et navnebytte fra Sviland kapell til Sviland kyrkje. Dette har blitt bekreftet av et vedtak i Høyland menighetsråd.

I et sogn er det vanlig å gi hovedkirken navnet kirke, som i Høyland kirke. Så vil normalt andre kirker få navnet kapell. Det ser vi både med Sviland kapell og Julebygda kapell. Det samme gjelder for Sandnes kapell, som er gravkapellet som tilhører Sandnes sogn, og Soma kapell, som tilhører Gand sogn.

I henhold til et brev fra Kulturdepartementet så er myndigheten til å fastsette navn på kirke gitt til bispedømmerådet.

Sandnes kirkelige fellesråd støtter ønsket fra Høyland menighetsråd om å skifte navn fra Sviland kapell til Sviland kyrkje. Saken sendes videre til bispedømmerådet for godkjenning.

Vedtak Vedtak:

(17)

(18)

(19)

Postadresse Postboks 8030 Dep 0030 Oslo

[email protected]

Kontoradresse Grubbegata 1

www.kud.dep.no

Telefon*

22 24 90 90 Org no.

972 417 866

Avdeling Avdeling for tro, livssyn og kulturvern

Saksbehandler Kristian Skjeldal 22 24 79 61

Avgjørelsesmyndighet i saker om kirkelig inndeling - myndighet til bispedømmerådene til å gjøre endringer i prostiinndelingen innenfor bispedømmet

1. Innledning

Departementet har, etter å ha innhentet Kirkerådets vurdering, besluttet å utvide

bispedømmerådenes myndighet i saker om kirkelig inndeling til også å omfatte endringer i prostiinndelingen innenfor bispedømmet. Endringer i den kirkelige inndelingen som berører flere bispedømmer, skal fortsatt fastsettes av departementet. Kirkerådet vil i slike saker ta et overordnet ansvar for den forberedende saksbehandlingen, ved å koordinere og legge til rette et beslutningsgrunnlag. I forbindelse med kommunesammenslåingene som er vedtatt gjennomført 1. januar 2020, er det behov for å gjøre enkelte endringer i den kirkelige inndelingen, og det skal etableres nye fellesråd.

2. Myndighet til bispedømmerådene til å gjøre endringer i den kirkelige inndelingen innenfor bispedømmet

Kirkeloven § 2 femte ledd regulerer endringer i den kirkelige inndelingen og navn på kirke, sokn, prosti og bispedømme. Deler av myndigheten til å treffe avgjørelse i disse sakene er lagt til bispedømmerådene, jf. Delegasjon av myndighet til å foreta enkelte endringer i sokneinndelingen og til å treffe visse bestemmelser om kirkebokføring 19. juli 1996. Andre endringer fastsettes av departementet, jf. kgl. res. 7. juni 1996. Avgjørelsesmyndighet kan overlates til bispedømmerådet, jf. kirkeloven § 2 femte ledd tredje punktum. Etter endringene i kirkeloven fra 1. januar i år, ser departementet det som hensiktsmessig at flere saker om endringer i den kirkelige inndelingen kan avgjøres av kirkelige organer. Departementet har derfor besluttet å overlate avgjørelsesmyndighet til det enkelte bispedømmerådet i følgende saker:

Ifølge liste

Deres ref Vår ref

17/2045

Dato 27. juni 2017

(20)

Side 2

a) opprettelse eller nedleggelse av prosti, b) overføring av et sokn fra et prosti til et annet, c) endring av grensene mellom sokn,

d) sammenslåing av sokn,

e) opprettelse av nytt sokn i et distrikt hvor det er kirke, jf. kirkeloven § 17 (som definerer hva som er "kirke", og som fastsetter at det skal være kirke i hvert sokn),

f) treffe bestemmelser som er nødvendige for å gjennomføre inndelingsendringer, jf.

kirkeloven § 2 fjerde ledd annet punktum, og g) fastsetting av navn på kirke, sokn og prosti.

Ettersom Kirkerådet nå står for den overordnede økonomistyringen i rettssubjektet Den norske kirke, forutsetter departementet at bispedømmerådet forelegger saker om oppretting av nytt prosti for Kirkerådet, i tillegg til instansene lokalt som uttaler seg i denne typen saker.

Prostiet er prestenes tjenestedistrikt, og det er derfor viktig at også hensynet til

medbestemmelse ivaretas. I saker om endringer i sokneinndelingen er det et krav om at menighetsmøtet uttaler seg, jf. kirkeloven § 11 annet ledd. I tillegg forutsettes det at kommunen gis anledning til å uttale seg i saker som vil kunne berøre kommunens

økonomiske ansvar, jf. kirkeloven § 15. Ved deling av sokn som innebærer et økonomisk oppgjør mellom flere sokn, forutsettes det at økonomiske og administrative konsekvenser avklares nærmere før bispedømmerådet treffer vedtak. Når det gjelder saker om fastsetting av navn på kirke, sokn og prosti, videreføres ordningen med innhenting av råd fra

navnekonsulenttjenesten for vedkommende område før og etter høringen.

Melding om vedtak sendes Kirkerådet, berørte menighetsråd, kirkelig fellesråd, prosten, kommunen, Statistisk Sentralbyrå og departementet.

Dette vedtaket avløser departementets delegasjonsbrev 19. juli 1996, som samtidig oppheves.

3. Endringer i den kirkelige inndelingen som berører flere bispedømmer

Inndelingsendringer som berører flere bispedømmer, kan omfatte overføring av ett eller flere sokn fra et prosti i ett bispedømme til et prosti i nabobispedømmet, eller eventuelt overføring av et prosti. Justeringer i bispedømmeinndelingen har tidligere typisk blitt gjort i forbindelse med endringer i fylkesgrensen. Flere slike endringer er aktuelle i forbindelse med

kommunene som slås sammen fra 1. januar 2020. Ettersom det skal være et kirkelig fellesråd i hver kommune, kan det være behov for å justere bispedømmegrensen når fylkesgrensen blir endret. Kirkerådet vil ta et overordnet ansvar for å koordinere og legge til rette for beslutningsgrunnlaget i disse sakene. Formelt vedtak i disse sakene treffes av departementet, etter at saken er ferdig forberedt av Kirkerådet.

Når det gjelder hvilke fylkesgrenser som blir endret, viser vi til Stortingets vedtak nr. 815, 816, 817, 818, 819, 820 og 828 for inneværende stortingssesjon, se følgende lenke på Internett:

https://www.stortinget.no/no/Saker-og-publikasjoner/Vedtak/Vedtak/Sak/?p=67738

(21)

Side 3

4. Bispedømmerådets oppgaver i forbindelse med kommunesammenslåinger og etablering av nye kirkelige fellesråd

I tilknytning til kommunesammenslåingene som har virkning fra 1. januar 2020, er det også behov for å etablere nye kirkelige fellesråd. I denne sammenhengen viser vi til

bispedømmerådets oppgaver etter kirkeloven, jf. kirkeloven § 5 femte ledd. Oppgavene består først og fremst i at bispedømmerådet snarest mulig etter vedtak skal kalle sammen de involverte kirkelige fellesrådene til et møte, se inndelingslova §§ 25 og 26.

Når det gjelder hvilke kirkelige fellesråd som berøres av kommunesammenslåingene, vises det til Stortingets vedtak nr. 792–831 i inneværende stortingssesjon, se ovennevnte lenke på Internett.

Med hilsen

Torbjørn Backer Hjorthaug (e.f.) avdelingsdirektør

Kristian Skjeldal seniorrådgiver

Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer

Kopi

Bispemøtet

Fagforbundet TeoLOgene c/o Fagforbundet Oslo KA Arbeidsgiverorganisasjon for kirkelige virksomheter Presteforeningen

(22)

Side 4

Adresseliste

Agder og Telemark bispedømmeråd

Postboks 208 4662 KRISTIANSAND S

Bjørgvin

bispedømmeråd

Postboks 1960 Nordnes

5817 BERGEN

Borg bispedømmeråd Bjarne Aasgate 9 1606 FREDRIKSTAD Hamar

bispedømmeråd

Postboks 172 2302 HAMAR

Kirkerådet Postboks 799 Sentrum

0106 OSLO

Møre

bispedømmeråd

Moldetrappa 1 6415 MOLDE

Nidaros

bispedømmeråd

Erkebispegården 7030 TRONDHEIM

Nord-Hålogaland bispedømmeråd

Postboks 790 9258 TROMSØ

Oslo bispedømmeråd Postboks 9307 Grønland

0135 OSLO

Stavanger bispedømmeråd

Lagårdsveien 44 4010 STAVANGER

Sør-Hålogaland bispedømmeråd

Tolder Holmers vei 11

8003 BODØ

Tunsberg bispedømmeråd

Postboks 10 Kaldnes 3115 TØNSBERG

(23)

67/18 Tilstandsanalyse av kirkene

For mer enn 10 år siden ble det gjort en grundig tilstandsvurdering av kirkene i Sandnes i forbindelse med den da innførte rentekompensasjonsordningen i Norge. Videreføringen av driftstilskudd til dekning av lån fra kommunen til fellesrådet gjorde det finansielt mulig å først tilstandsvurdere kirkene, for så å utføre en omfattende rehabilitering. Det ble gjort tiltak på de fleste kirkene. Sandnes kirke og Gand kirke var to av kirkene som det ble brukt mest midler på å rehabilitere. Dette senket vedlikeholdskostnadene de første årene.

Som følge av kutt i driftstilskuddene fra kommunen har fellesrådet måtte kutte ned stillingen som byggforvalter fra 100 % til nåværende 25 %. Denne 25 %-stillingen skal sammen med kirkevergen holde vedlike 13 kirkebygg i Sandnes samt et menighetssenter. Det er krevende. Heldigvis har vi i flere av menighetene frivillige som er med å strekker midlene vi har til disposisjon.

Siden kuttene i driftstilskuddene fra kommunen har vi hatt 570 000 kr i budsjett i året til vedlikehold siden 2012. I realiteten er det brukt opp til 1 400 000 kr i året for å foreta nødvendig vedlikehold og servicer.

Sykepengerefusjon fra Nav har vært en av måtene vi har klart å betale ekstra vedlikehold på.

En grundig tilstandsanalyse av kirke-byggene i Sandnes vil gi oss oppdatert informasjon om hvilke tiltak som er nødvendige framover. Det vil også være et verktøy for å kunne kommunisere behovene på en bedre måte til Sandnes kommune.

KA har sammen med Bergen kirkelige fellesråd sitt firma Akasia utviklet Tilstandsanalyseverktøy 1.0. Dette er spesialdesignet til bruk for vurdering av kirker. Vedlagt finnes informasjon om dette verktøyet.

KA har, sammen med Bergen kirkelige fellesråd sitt firma Akasia, utviklet at verktøy for gjennomføring av periodisk tilstandsanalyse av kirkebygg. Som et ledd i profesjonalisering av kirkebyggforvaltning skal verktøyet gi fellesrådene en oversikt over kirkebyggets tilstand og samtidig gi et kostnadsestimat over kirkenes vedlikeholdsbehov de neste fem årene.

Verktøyet inneholder følgende elementer:

1. En veileder med beskrivelse av analyseverktøyet.

2. En mal for et konkurransegrunnlag for innhenting av teknisk fagkonsulent 3. En silingsmatrise for vurdering av innkommende tilbud fra teknisk fagkonsulent 4. En teknisk sjekkliste tilpasset kirkebygg

5. En analyseregistreringsmodul i KAs kirkebyggdatabase 6. En veileder for innlogging og registrering i KBDB

Fagkonsulenten registrerer og arkiverer hele analysen i kirkebyggdatabasen. Etter gjennomført analyse mottar fellesrådet en tilstandsrapport med budsjettprioriteringer for de neste 5 år.

Det er kostbart å foreta grundige tilstandsanalyser med dokumentasjon, bilder og kostnadsvurdering av type 2 og type 3-avvik. Sannsynligvis må vi regne med en pris på anslagsvis minimum 700 000 kr for å vurdere alle byggene. Med fellesrådets samtykke kan vi gå videre i arbeidet med å vurdere forskjellige alternativ for vurdering, og å søke eller finne midler til å få utført dette arbeidet.

(24)

Det er ønskelig å få utført en grundig tilstandsanalyse av kirkene i Sandnes. Fellesrådet ber om at det jobbes videre med en konkretisering av dette prosjektet og at man ser etter relevante tilbydere.

Vedtak Vedtak:

(25)

Kirkene i Norge har en særskilt stilling som kulturminner. Å forvalte denne kulturarven er en stor lokal oppgave.

En god måte å forvalte disse byggene på, er via jevnlige analyser, å skaffe seg oversikt over tilstanden på byggene. Dette er grunnleggende for å kunne budsjettere og

planlegge resursene for oppgraderinger og vedlikehold. Gjennom opprettelsen av en landsdekkende forvaltningsdatabase «Kirkebyggdatabasen» tilrettelegges det for å styrke den lokale kirkebyggforvaltningen. Allikevel er det et stort arbeid å fylle

kirkebyggdatabasen med innhold.

Akasia Eiendomsforvaltning as utfører tilstandsvurderinger med overslag på alle kirker og kapeller i Bergen, og samtidig har vi vært involvert i å vurdere tilstand på mange kirker i kommuner her på Vestlandet. Blant annet Lindås, Tysvær, Karmøy og Voss har benyttet vår ekspertise til dette. Vi besitter ekspertise både på trekirker, og murkirker.

Vi utarbeider en lang rekke ulike tilstandsanalyser alt etter hva som blir etterspurt, og de vil ha ulik grad av detaljering og pris. Vi har allikevel innarbeidet KA sin mal for

tilstandsanalyse som et «produkt» man kan velge. Dette ønsker vi å holde en fast pris på, og tilbyr for kr 48.850,- eks mva, og eks reise og eventuelt opphold i henhold til normale satser. Omfanget av dette avtaler vi før iverksetting. Vi leverte den aller første tilstandsanalysen etter den nylig utarbeidede KA-malen, dette var på Johanneskirken i Bergen.

(26)

Prosjekt og prosjekteringsavdelingen vår består av arkitekter, interiørarkitekt, ingeniører, landskapsarkitekter, prosjektledere og byggeledere. Vi har lang erfaring fra ulike fagfelt, og påtar oss prosjektering og prosjektledelse av nybygg/ nyanlegg samt

rehabiliteringsoppdrag.

 Ombygging/restaurering kirkebygg

 Bygging/ombygging/restaurering andre bygg

 Prosjektering av gravplasser og parkanlegg, nyanlegg, gjenbruk, utvidelse

 Prosjektering av bygg og uteområder

 Universell tilrettelegging av fredede og verneverdige bygg

 Tilstandsrapporter

 Offentlig saksbehandling (gravferdslov, plan- og bygningslov m.m.)

 Offentlige anskaffelser

 Rådgivning i forbindelse med kommuneplanarbeid, budsjettinnspill og lokalitetsvurdering

 Oppdrag som ansvarlig søker

 Oppgaver som byggherrerepresentant

Kontaktinformasjon:

Prosjektsjef: Bjarne Skarestad Telefon: +47 913 05 587

E-post: [email protected]

Byggleder: Egil Magnar Eidsnes Telefon: +47 904 74 029 E-post: [email protected]

Rådgiver/takstmann: Jan Vidar Fagertveit Telefon: +47 940 04 756

E-post: [email protected]

Akasia Facility Management

Johan Berentsens vei 109 5163 Laksevåg www.akasia.no

Akasia Facility Management – prosjekt og prosjekteringsavdelingen

(27)

Veileder

tilstandsanalyseverktøy for kirkebygg

For Den norske kirke

(28)

2 Utgiver: KA Arbeidsgiverorganisasjon for kirkelige virksomheter

Besøksadresse: Rådhusgt. 1-3, 0151 Oslo Postadresse: Postboks 1034, 0104 Oslo Web/e-post: www.ka.no, [email protected] Telefon: 23 08 14 00

Utgitt: Februar 2018

Ansvar: KA har utarbeidet denne veilederen etter beste viten og vilje, men KA tar forbehold om eventuelle feil eller mangler.

Foto forside: Sørum kirke, Foto: Kirkebyggdatabasen

(29)

Veileder for gjennomføring av tilstandsanalyse av kirkebygg 3

Forord

KA erkjenner at det er et behov for å gjennomføre periodiske tilstandsanalyser for alle kirkebygg, som grunnlag for regelmessige vedlikeholdsarbeider.

Dette tilstandsanalyseverktøyet skal være til hjelp for den lokale kirkebyggforvalter.

Verktøyet skal bidra til en enkel og praktisk måte å gjennomføre en anbudsprosess for a. anskaffelse av en fagrådgiver og

b. for å gjennomføre selve tilstandsanalysen av kirkebygget.

Tilstandsanalysen skal utføres av en fagperson med nødvendige kvalifikasjoner og kan ikke likestilles med Egenkontrollen som KA gjennomfører hvert fjerde år hvor fellesrådet selv besvarer kontrollen.

En tilstandsanalyse skal gi kirkebyggforvalter et grundig dypdykk i kirkebyggets tilstand. Tilstandsanalysen vil også dokumentere budsjettbehov og vil tjene som et beslutningsdokument overfor fellesrådet og ikke minst overfor kommune og budsjettprosesser.

Tilstandsanalysen omfatter ikke kartlegging av utviklingsbehov (UU, supplerende tekniske anlegg, arealendringer, etc.) da dette anses for funksjonell oppgradering.

Denne veilederen er kun tenkt for fellesrådet, og ikke for fagrådgiver som gjennomføre tilstandsanalysen.

Tilstandsanalysen er lagt opp til å gjennomføres etter tilstandsnivå 1.

Ta kontakt med KA ved spørsmål eller hvis dere oppdager feil i denne veilederen.

(30)

4

Innholdsfortegnelse

1. Innledning og bakgrunn ... 5 2. Metodikk ... 6 3. Tilstandshjulet ... 8

3.1 Vedlikeholdsbehov de kommende fem år ... 8 4. Innhenting av ekstern ekspertise for tilstandsanalyse ... 9 4.1 Ekstern ekspertise - innledning ... 9 4.2 Hvordan finne en fagrådgiver? ... 10 4.3 Kommentarer til hvert enkelt punkt i konkurransegrunnlaget ... 10 5. Gjennomføring av tiltak ... 13 5.1 Prosessbeskrivelse for gjennomføring ... 13 5.2 Kulturminnet: Plan- og bygningslovens bestemmelser ... 14 5.3 Kulturminnet: Kirker og vernestatus ... 14 5.4 Konkurransegrunnlag, dokument 1 ... 14 5.5 Konkurransegrunnlag, dokument 2 ... 15 6. Rapport fra Kirkebyggdatabasen ... 15

(31)

1. Innledning og bakgrunn

Følgende dokumenter er vedlagt dette tilstandsanalyseverktøyet:

A Tilstandsanalyseverktøy_silingsmatrise

Det er utarbeidet og vedlagt et regneark «silingsmatrise» for å beregne tilbudenes vurderingspoeng innen de tre hovedområdene fra konkurransegrunnlaget.

Silingsmatrisen brukes til beregning av prispoeng og totalpoengsum. Nærmere bruk av matrisen er å finne under punkt 5 i kapittel 4.2.

B Tilstandsanalyseverktøy_anskaffelsesprotokoll

Denne anskaffelsesprotokollen er et forslag til protokoll. Protokollen er en standard protokoll-mal for anskaffelsesforskrift del I med terskelverdi under kr 1,1 millioner.

Sett inn egne informasjoner ved alle gule markeringer. Protokollen sendes til alle leverandører som har gitt tilbud. Aktuelle protokollmaler finnes her:

https://www.anskaffelser.no/verktoy/anskaffelsesprotokoller-maler C Konkurransegrunnlag_inkl_vedlegg_1_og_3

I dette dokumentet setter kirkebyggforvalteren inn egne data og supplerer med informasjon over de kirkene som det skal gjennomføres tilstandsanalyse på. Etter at alle data er ferdig utfylt ved alle gule markeringer, endres Word-dokumentet til et pdf-dokument. Deretter sendes konkurransegrunnlaget inkl. vedlegg 3 ut til minst tre konsulenter/fagrådgivere. Lov om offentlig anskaffelser må ivaretas.

Husk at det alt etter eget behov er mulig å fjerne punkter eller hele avsnitt fra tilstandsanalysen. Se beskrivelsen under kapittel 1.4 i konkurransegrunnlaget.

Det er vanlig å be leverandøren om å levere et sladdet tilbud i tillegg til ordinært tilbud. Da sparer man seg litt arbeid dersom en leverandør i ettertid ønsker innsyn i øvrige tilbud. Hvis dere ikke ønsker det, fjerner dere setningen «Det skal også

innleveres et sladdet tilbud.», se kapittel 6 i konkurransegrunnlaget.

D. Konkurransegrunnlag_vedlegg_3_sjekkliste

Dette dokumentet er en del av konkurransegrunnlaget og vedlegges

anbudsinnbydelsen. Dokumentet vedlegges innbydelsen for at rådgiver skal få en oversikt over tilstandsanalysens omfang. Det er også mulig å ta ut enkelte

kontrollpunkter. Dette leser du mer om i denne veilederen.

Registrering av kirkens tilstand foretar fagrådgiver direkte i KAs Kirkebyggdatabase.

På denne måten blir alle tilstandsanalyser samlet på ett sted.

Fellesrådet gir selv fagrådgiver logginn-tilgang. KA anbefaler at tilgangen kun gis over en tidsbegrenset periode. Les mer under avsnitt 2 Brukerstyring og rettigheter i

Veiledning kirkebyggdatabasen som dere finner på høyre side inn på Kirkebyggdatabasen.

(32)

6

2. Metodikk

Tilstandsanalysen skal gjennomføres iht NS 3424:2012 «Tilstandsanalyse av byggverk – Innhold og gjennomføring» som bl. a. definerer tilstandsgrader (TG) fra TG = 0 (som er best) til TG 3 (som er dårligst).

Tabell 1 viser betydning av de ulike tilstandsgrader.

Tabell 1. De ulike tilstandsgrader og deres betydning

Ca. 2/3 deler av norske kirker har vernestatus, etter følgende inndeling

 Fredete kirker - tiltak krever tillatelse både fra Riksantikvaren og biskopen

 Listeførte kirker - tiltak krever tillatelse fra biskopen på grunnlag av råd fra Riksantikvaren

 Kirker uten formelt vern - tiltak krever tillatelse fra biskopen Les mer på Riksantikvarens nettside: www.riksantikvaren.no/Tema/Kirker

Uansett vernestatus så er det valgt, ref. beskrivelsen over, at analysen skal følge NS 3424, som er den generiske standarden for tilstandsanalyser, og ikke NS NEN 16096, som gjelder bygninger med vernestatus. Forskjellen på disse to standarder er at NS NEN 16096, i tillegg til selve tilstandsanalysen, også omfatter strukturering av dokumentasjon for byggverket. Dette siste er en engangs gjennomgang for å fremskaffe basisdokumentasjon av byggverket. Tilstandsanalysen derimot er en gjentagende aktivitet og da alle kirkebygg skal være dokumentert er det valgt å basere seg på NS 3424. Her leser du mer om NS3424.

(33)

Veileder for gjennomføring av tilstandsanalyse av kirkebygg 7 I NS3424 skilles det mellom tre nivåer av tilstandsanalysen avhengig av formålet med den. Nivå 1 er den enkleste, og her skal det fastsettes tilstandsgrad i tillegg til at det skal vurderes årsaker, konsekvensgrad og tiltak. Denne kontrollen er basert på nivå 1. For tilstandsanalyse på nivå 2 og 3 skal det i tillegg gjøres en vurdering av risiko.

Dette kan oppsummeres slik:

Nivå 1 = Konstatering. Relevant å bruke ved kartlegging av store porteføljer.

Nivå 2 = Prioritering. Relevant for et enkelt byggverk eller bygningsdeler.

Nivå 3 = Prosjektering. Relevant for å undersøke konkrete problemstillinger.

For kirkebygg er det utviklet en beskrivelse «sjekkliste» for de ulike tilstandsgradene som skal benyttes ved tilstandsanalysen, vedlegg 3. Denne skal følge

anbudsutlysningen ved innhenting av tilbud fra teknisk konsulent. Sjekklisten besvares direkte i KAs Kirkebyggdatabase. Fellesrådet oppretter en tidsbegrenset tilgang til Kirkebyggdatabasen for teknisk konsulent.

Tiltak skal struktureres iht. NS 3451 «Bygningsdelstabellen», mens kostnadsanslag (prosjektkostnad) gjennomføres iht. NS 3453 «Spesifikasjon av kostnader i

byggeprosjekt». Teknisk konsulent skal være kjent med dette.

Vedlikeholdsbehovet skal fordeles i femårsplaner basert på risikovurdering for de registrerte tilstander.

Prosessen skal følge de strukturer som er gitt i «sjekkliste-matrise».

En viktig metode er også å følge «Huseiers 10 bud», hentet fra hjemmesiden til Byantikvaren i Oslo, samt holde øye med de enkelte bygningsdeler, se tekstboks 1.

Tekstboks 1. Byantikvarens (Oslo) 10 bud samt spesielle sjekkpunkter (Multiconsult).

(34)

8

3. Tilstandshjulet

Tilstandshjulet fremstiller prosessen fra kartlegging av dagens tilstand, evaluering mot vedtatt strategi, vedtatt budsjett, innhenting av anbud for gjennomføring av tiltak og tilbakeføring av erfaringer som er nyttige ved neste gjennomgang.

Tilstandshjulet er vist i Figur 1 under. Dette prosesskartet kan gjennomføres som en status med tiltaksbeskrivelse for kommende femårsperiode samt som grunnlag for oppdatering av femårsplanen hvert år.

Figur 1. Tilstandshjul som viser aktiviteter i tilstandsprosessen (Multiconsult).

Som utgangspunkt skal dagens tilstand sjekkes opp mot eiers vedlikeholdsstrategi.

Strategien skal være kvantifiserbar, for eksempel skal:

 ingen bygningsdeler ha dårlige tilstandsgrad (TG) enn 3,

 vektet tilstandsgrad for et bygg ikke være bedre enn 1,2 (TGv < 1,2)

3.1 Vedlikeholdsbehov de kommende fem år

Målet med tilstandsanalysen er til enhver tid å ha en oppdatert plan for de kommende fem år hvor hvert år fremkommer med et budsjettbehov basert på en sum av tiltak.

Derfor er det bygningsdeler / elementer / systemer som har TG 2 eller 3 (begrunnelse skal angis) som er av interesse. Plasseringen i femårsplanen avhenger av

konsekvensen og risikoen av tilstanden. TG 0 og 1 anses ikke å utløse behov innen femårsperioden.

Når den første femårsplanen foreligger må den ajourføres hvert år før

budsjettbehandling. Om det er ubalanse i tildelte midler må tiltak flyttes til neste år slik at endelig og vedtatt budsjett er en sum av definerte tiltak.

(35)

4. Innhenting av ekstern ekspertise for tilstandsanalyse

4.1 Ekstern ekspertise - innledning

Hvis egen organisasjon ikke har tilstrekkelig fagkompetanse til å gjennomføre analysen for femårs planen så skal det innhentes tilbud fra kompetent miljø iht.

prosedyre vist i figur 2.

Figur 2. Prosess for innhenting av ekstern ekspertise

I enkelte tilfelle der det allerede eksisterer rammeavtaler med en teknisk kvalifisert fagrådgiver kan denne benyttes, men det bør vurderes eventuell supplering eller i de aller fleste tilfellene innhenting av ny avtale.

For å kunne gjennomføre en tilstandsanalyse må den som skal utføre arbeidet ha kompetanse innenfor området siden konklusjoner som skal trekkes kan ha både store økonomiske og juridiske konsekvenser. Ettersom det finnes grovt sett fire

kirketypologier basert på hovedmateriale (tre-, stein-, murverk- og betongkirker) så må kompetansen omfatte oppbygging, materialbruk, typiske skader, svake punkter og utfordringer for de ulike typologiene. Videre er det viktig at de som registrerer tilstanden, reagerer riktig på indikasjoner og symptomer på nedbrytning og skadeutvikling (skjevheter, sprekker, riss, utslag, akkumulering av fukt etc.).

Det er viktig å engasjere uavhengige fagrådgivere eller bygningssakkyndige med nødvendig kompetanse som nevnt over, og ikke overlate tilstandsvurderingen til firmaer som har økonomiske interesser i en eventuell utbedringsjobb.

Tilstandsanalysen skal danne grunnlag for beskrivelse av nødvendige arbeider som en entreprenør så skal prissette vedlikeholdsarbeidene etter.

(36)

10 4.2 Hvordan finne en fagrådgiver?

KA anbefaler at fellesrådet ringer minst 3-5 lokale fagkonsulenter og etterspør om de har kunnskap og erfaring med gjennomføring av tilstandsanalyse av kirkebygg etter Norsk Standard NS-EN 16096:2012 Bevaring av kulturminner - Tilstandsanalyse av fredete og verneverdige byggverk og etter NS 3424 Tilstandsanalyse av byggverk.

Har fellesrådet ikke tilstrekkelig oversikt over lokale fagkonsulenter, så kan dere bruke bransjeregisteret StartBANK som KA for alle fellesrådene abonnerer på og som gir tilgang til et stort antall aktører innen eiendomsbransjen. Ta kontakt ([email protected]) for å få tildelt logginndata.

Anbudsinnbydelsen sendes ut til minst 3 fagkonsulenter som oppfyller kravene.

4.3 Kommentarer til hvert enkelt punkt i konkurransegrunnlaget Her finner dere kommentarer til hvert enkelt punkt i

«Konkurransegrunnlag_inkl_vedlegg_1_og_3»

Punkt 1.0 Bakgrunn og oppdrag

Her fylles ut fellesrådsnavnet og antall kirkebygg Punkt 1.1 Oppdragsgiver og kontaktperson Her fylles ut fellesrådets kontaktdata

Punkt 1.4 Delanalyser som ikke skal gjennomføres

Dersom det er enkelte punkter eller hele avsnitt i analysen som ikke skal gjennomføres så meddeles det her. Her et par eksempel

Følgende delanalyser skal ikke gjennomføres:

8.8 (50) Orgel og andre instrumenter 9.7 (60) Øvelser og driftsrutiner

10 (62-67) Bruksforhold (universell utforming, innemiljø og funksjonalitet) Fjern punkter etter behov i konkurransegrunnlaget.

Punktene i parentes (her 50, 60 og 62-67) refererer til punktene som er generert i Kirkebyggdatabasens kontroll-modul der fagrådgiver legger inn besvarelsen.

Punkt 1.7 Tidsplan

Her fylles ut kunngjøringsdato og frist for levering av tilbud.

Punkt 1.8 Pristilbud

Ved individuelle behov kan det foretas justeringer her.

Punkt 5. Tildelingskriterier

Ved vurdering av innkomne anbud må det ikke ukritisk velges laveste tilbud, men pris, oppgavebeskrivelse og dokumentert kompetanse må sees i sammenheng. Følger

(37)

Veileder for gjennomføring av tilstandsanalyse av kirkebygg 11 utlysningen Anskaffelsesforskriften del I (terskelverdi under 1,1 millioner kroner) er det ikke krav om prosentvis oppdeling av tildelingskriteriene. I kapittel 5 i

konkurransegrunnlaget har vi lagt følgende tildelingskriterier og vekting til grunn:

Tildelingskriterium Dokumentasjonskrav

Kompetanse, erfaring og relevans 30%

Gjennomføringsevne og oppgaveforståelse 20%

Pris 50%

Ut ifra «Anskaffelsesforskrift del I» kan dere fritt velge vekting, det er også mulig å ikke si noe om vektig i anbudsutlysningen, men kun skrive «Tilbud». Ved ikke å si noe om vektig, gir det dere større frihet til å vurdere innkommende tilbud. Det vil da se slikt ut i konkurransegrunnlaget:

Tildelingskriterium Dokumentasjonskrav

Kompetanse, erfaring og relevans Tilbud

Gjennomføringsevne og oppgaveforståelse Tilbud

Pris Tilbud

Det er utarbeidet et regneark «silingsmatrise» for å beregne tilbudenes vurderingspoeng innen de tre hovedområdene som er oppført i

konkurransegrunnlaget, se vedlegg

«Tilstandsanalyseverktøy_silingsmatris»

Silingsmatrisen skal være til hjelp ved beregning prispoeng og totalpoengsum. Er det flere enn fem leverandører som har innlevert tilbud, må det tilsvarende legges til linjer i matrisen.

Bruk av matrisen

Under faneark «Totalvurdering» legges følgende inn under øverste del A

 Leverandørenes navn i spalte B,

 Antall kirkebygg i spalte C og

 Tilbudsprisen eks. mva. inn i spalte D.

De ferdig utregnete poengene i spalte G, overføres automatisk til linje 14 i del B.

Under neste del B fylles videre ut:

 Vekting i spalte D.

 Din poengvurdering «Kompetanse, erfaring og relevans» for hver leverandør i spalte E og bortover til og med spalte I.

 Din poengvurdering «Gjennomføringsevne og oppgaveforståelse» for hver leverandør i spalte E og bortover til og med spalte I.

Summen i linje 17 beregnes automatisk. I matrise J17 settes manuelt inn den beste poengsummen. J17 viser vinneren.

(38)

12 Under faneark «Vurdering» legger dere ved behov fra spaltene B til K inn diverse informasjon om leverandørene og i spaltene M til V inn en vektig «0», «0,5» eller «1»

om kvalifikasjonskriteriene fra kapittel 3 i konkurransegrunnlaget er oppfylt.

Vanligvis legger dere inn en «0» eller en «1» her.

Punkt 6. Innlevering av tilbud

Her kan dere i tillegg be om et sladdet tilbud. Hvis dere ikke ønsker det, fjerner dere setningen «Det skal også innleveres et sladdet tilbud.»

Punkt 7. Evaluering av tilbud og tildeling

Her kan dere ved behov evt. fjerne setningen «sammen med en ekstern uavhengig person.»

Ved siling og evaluering av innkommende tilbud er første skritt å kontrollere a. Er tilbudet levert i henhold til innleveringsfristen som er satt.

b. Oppfyller tilbudet og rådgiver kvalifikasjonskriteriene som er omtalt i kapitel 3. Alle seks kvalifikasjonskriterier må være oppfylt for å gå videre i

evalueringen.

Alle leverandører som innleverer tilbud får beskjed om oppdragstildeling og anskaffelsesprotokoll.

Etter tildeling har alle leverandører en klagefrist på 10 dager. En kontrakt inngås først etter at denne klagefristen er omme og ingen klager er innkommet.

Leverandøren har vanligvis tilgang til online-avtaler og dere ber leverandøren fylle ut en standardavtale NS 8401:2010 Alminnelige kontraktsbestemmelser for

prosjekteringsoppdrag (fastprisoppdrag) og sende dere den per e-post.

(39)

5. Gjennomføring av tiltak

5.1 Prosessbeskrivelse for gjennomføring

Prosessen for gjennomføring av tiltak etter at tilstandsanalysen er gjennomført er beskrevet i figur 3.

Figur 3. Prosess for gjennomføring av tiltak.

I utgangspunktet må det utarbeides en beskrivelse av reparasjonsarbeidene eller tiltakene som ønskes utført som resultat av tilstandsanalysen og godkjent budsjett.

Legg gjerne inn en ekstra sum som skal dekke uspesifiserte arbeider, dvs. arbeider som ev. kan komme i tillegg til det som det bes tilbud på. Dette gir da tilbyderne en oversikt over totalt omfang som forventes. Anbudsbeskrivelse, -innhenting og vurdering av anbud anbefales utført av fagperson med kompetanse innenfor slike arbeider. Om man ikke har dette i egen organisasjon, så anbefales det å benytte ekstern kompetanse.

Pristilbud bør innhentes fra minimum tre konkurrerende entreprenører eller

håndverkere med erfaring fra tilsvarende arbeider. Med tilsvarende arbeider menes

(40)

14 håndverk på den av de fire nevnte typologier (tre-, stein-, murverk- og betongkirker) tiltaket gjelder.

Normale vedlikeholdsarbeider er ikke søknadspliktig iht. plan- og bygningsloven. Men arbeider som skal utføres, kan være byggemeldingspliktig, spesielt hvis kirken har vernestatus. Ved tvil så sjekk med Plan- og bygningsetaten i kommunen. Tekstboks 2 gir en oversikt over tiltak for kirker med vernestatus.

For endelig valg av entreprenør / håndverkere er det viktig å kontrollere at disse har erfaring med den spesielle typen tiltak som skal gjennomføres og at de har

kompetanse om byggemetoder og materialer.

5.2 Kulturminnet: Plan- og bygningslovens bestemmelser Kulturminnet er underlagt både Kulturminneloven og plan- og bygningsloven.

Vernet: Regulert til hensynssoner i henhold til plan- og bygningslovens § 11.8 og 12.6.

Hver hensynssone (tidl. spesialområde) gir reguleringsbestemmelser som fastsetter bruk og setter grenser for hva som tillates av endringer på bygninger.

Bevaringsverdig: Bygningen ansees som verneverdig selv om det ikke er fattet et formelt vernevedtak, dvs. det eksisterer ingen juridisk bindende bestemmelser. Vern er hjemlet i plan- og bygningslovens § 29-2 og 31-1.

5.3 Kulturminnet: Kirker og vernestatus

Kulturminnet er underlagt både Kulturminneloven og plan- og bygningsloven.

Fredet:

Ved ønske om inngrep på fredet kirke må tiltakshaver søke både Riksantikvaren og biskopen før det

gjennomføres tiltak.

Listeført:

Ved ønske om inngrep på listeført kirke må

tiltakshaver søke biskopen før det gjennomføres tiltak.

Biskopen oversender saken til Riksantikvaren for uttalelse

Verken fredet eller listeført:

Biskopen fatter vedtak uten uttalelse fra Riksantikvaren.

Tekstboks 2. Vernebestemmelser

5.4 Konkurransegrunnlag, dokument 1

Se Word-dokument «Konkurransegrunnlag_inkl_vedlegg_1_og_3».

I dokumentet setter kirkebyggforvalter inn egne data ved alle gule markeringer og supplerer nederst i dokumentet i Vedlegg 1 med informasjon over de kirkene som det skal gjennomføres tilstandsanalyse på, se eksempel på utfylling nederst i dette

kapittel. Etter at alle kirkebyggdata og andre data er ferdig utfylt, endres Word- dokumentet til et pdf-dokument.