DEN NORSKE KIRKE Sandnes kirkelige fellesråd

(1)

DEN NORSKE KIRKE

Sandnes kirkelige fellesråd

Storgata 48 4307 SANDNES Tlf.: 51974770

Sandnes 31.05.2018

Innkalling til møte i Sandnes kirkelige fellesråd

Du innkalles med dette til møte i Sandnes kirkelige fellesråd 06.06.2018 kl. 18:00 Storgata 48.

Meld fra om eventuelt forfall så snart som mulig til 51 97 47 70 eller [email protected].

Innkalte:

Rune Anda, Ludvig Bjerkreim, Tor Arvid Flokketvedt, Anne Gravdal, Einar Grindalen, Bjarte Ås Harbo, Sigrun Heskestad, Karin Røyseland Jordal, Geir Mykletun, Torhild Nødland, Liv Tone Olsen.

Fra administrasjonen: Andreas E. Eidsaa Jr. og Tore Henriksø

Sakliste Vedtakssaker

Sak 32/18 Godkjenning av innkalling og sakliste Sak 33/18 Godkjenning av møteprotokoll fra 4.4.18 Sak 34/18 Revisjonsberetning 2018

Sak 35/18 Ny dato for høstens første møte i fellesrådet Sak 36/18 Utbygging av Riska kirke

Orienteringssaker

Sak 37/18 Orientering om arbeidet i kirkelig fellesnemd Sak 38/18 Orientering etter møte med kommuneledelsen Sak 39/18 Orientering om arbeidet med GDPR

Sak 40/18 Orientering om arbeidet med Sandnes mot 2020 Sak 41/18 Regnskapsrapport for 1. tertial

Sak 42/18 Tiltak i Nærvær for å bedre den økonomiske situasjonen Sak 43/18 Orientering om undersøkelsene blant ansatte og menighetsråd Sak 44/18 Delerunde fra menighetene

Sak 45/18 Skriv og meldinger Sak 46/18 Eventuelt

Vel møtt!

Geir I. Mykletun Andreas E. Eidsaa Jr.

Leder Kirkeverge

(2)

Sandnes kirkelige fellesråd

32/18 Godkjenning av innkalling og sakliste

2018 - Sandnes kirkelige fellesråd Arkivsak: 18/00003

23.05.2018 Saksbehandler: Andreas E. Eidsaa Jr

Forslag til vedtak

Sandnes kirkelige fellesråd godkjenner innkalling og sakliste til møtet 6.6.2018.

Vedtak Vedtak:

(3)

33/18 Godkjenning av møteprotokoll fra 4.4.18

Møteprotokoll fra 4.4.18 er godkjent.

Vedtak Vedtak:

(4)

DEN NORSKE KIRKE

Sandnes Kirkelige Fellesråd

Storgata 48 4307 SANDNES Tlf.: 51974770

Sandnes 6.4.2018

Møtebok Sandnes kirkelige fellesråd Møtedato: 4.4.2018

Møtetid: kl. 18:00-20:30 Møtested: Storgata 48 Tilstede:

Geir Mykletun, Rune Anda, Karin Røyseland Jordal, Torhild Nødland, Einar Grindalen, Sigrun Heskestad, Liv Tone Olsen, Bjarte Ås Harbo, Tor Arvid Flokketvedt, Ludvig Bjerkreim, Anne Gravdal, Andreas Eidsaa jr., Tore Henriksø.

Saker

Sak 18/18 Godkjenning av innkalling og sakliste Vedtak:

Sandnes kirkelige fellesråd godkjenner innkalling og sakliste til møtet 4.4.2018.

Sak 19/18 Godkjenning fra møteprotokoll fra 7.2.18 Vedtak:

Møteprotokoll fra 7.2.18 er godkjent.

Sak 20/18 Årsregnskap 2018 Vedtak:

Årsregnskap for 2017 er godkjent.

Resultatet for 2017 disponeres på følgende måte:

332 889 kr overføres fra disposisjonsfond Nærvær.

47 748 kr overføres til disposisjonsfond Sykevakten.

216 890 kr overføres til disposisjonsfond fellesråd.

De udekkede investeringene på 265 423 kr til egenkapitalinnskudd i KLP i 2016 og 2017 dekkes inn over disposisjonsfond fellesråd.

Kirkevergen bes om å legge fram en sak som synliggjør tiltak for å bedre den økonomiske situasjonen for Nærvær.

(5)

Sak 21/18 Økonomiplan 2019 Vedtak:

Økonomiplan for Sandnes kirkelige fellesråd for perioden 2019 – 2022 godkjennes og oversendes Sandnes kommune. Jfr. vedlegg.

Sak 22/18 Søknad om omgjøring av prosjektstilling til fast stilling i Høyland Vedtak:

Sandnes kirkelige fellesråd godkjenner at 20% stilling som aktivitør knyttet til Austrått seniorsenter i Høyland sokn omgjøres til fast stilling med virkning fra 1.7.2018.

Sak 23/18 Endring av satser på utenbys vigsel Vedtak:

Det skal ikke faktureres for kirketjener og musiker ved utenbys vigsel som holdes etter Den norske kirkes ordning, og der minst en av dem er medlem. Sandnes kirkelige fellesråd vil da kun fakturere for leie av kirkebygg.

Sak 24/18 Orientering om arbeidet i kirkelig fellesnemd Vedtak:

Tatt til orientering.

Sak 25/18 Orientering om utfordringer i Soma kapell Vedtak:

Sak 26/18 Orientering om investeringsprosjekt i menighetene Vedtak:

Sak 27/18 Orientering om evaluering av "Sandnes mot 2020"

Vedtak:

Sak 28/18 Orientering om arbeidet med revisjon av gravferdsvirksomheten Vedtak:

(6)

Sak 29/18 Delerunde fra menighetene Vedtak:

Sak 30/18 Skriv og meldinger Vedtak:

03/18 Personalsaker

Sak 31/18 Eventuelt Vedtak:

Sandnes kirkelige fellesråd søker Stavanger bispedømmeråd om å få godkjent alternativ 2 som løsning på problemet med overvann på Soma gravlund, og det innsendte forslaget til løsning på problemet med overvann på Høyland kirkegård.

For Sandnes kirkelige fellesråd

Geir I. Mykletun Andreas E. Eidsaa Jr

Leder Kirkeverge

(7)

34/18 Revisjonsberetning 2017

Saksfremstilling

Idsø & Ravnås revisjon AS har revidert årsregnskapet for Sandnes kirkelige fellesråd i 2017, som viser et negativt netto driftsresultat på 489 346 kr, og et regnskapsmessig merforbruk på 68 251 kr. Det negative driftsresultatet og merforbruket skyldes i hovedsak en svikt i inntektene til Nærvær.

Konklusjonen til revisor er som følger:

«Etter vår mening er det medfølgende årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Sandnes kirkelige fellesråd per 31. desember 2017, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge.

Revisjonsberetning for 2017 er tatt til orientering.

Vedtak Vedtak:

(8)

(9)

(10)

35/18 Ny dato for høstens første møte i fellesrådet

Bispedømmet og kirkevergelaget har innkalt til et møte i forbindelse med høringen fra Kirkerådet den 5.

september kl. 1800 – samme tidspunkt som vi har avtalt møte i fellesrådet.

Forslaget er å benytte torsdag 6. september som alternativ dato for fellesrådsmøtet

Fellesrådets møte 5. september flyttes til dagen etter, torsdag 6. september kl. 1800.

Vedtak Vedtak:

(11)

36/18 Utbygging av Riska kirke

Riska menighet har vært i en prosess med å få lånefinansiert deler av tilbygget til Riska kirke. Det har vært kontakt med Kirkerådet/Opplysningsvesenets fond, KLP og Sandnes Sparebank for å finne de beste lånebetingelsene.

I denne prosessen er det blitt avklart at bankene ikke godkjenner Sandnes kirkelige fellesråd som garantist for lån til Riska menighet. Det trengtes en selvskyldner-garanti fra kommunen for å kunne oppta lån enten av Riska menighet eller av Sandnes kirkelige fellesråd på vegne av Riska menighet.

Fellesrådet har allerede satt tilskudd til tilbygg på Riska kirke på førsteplass i økonomiplanen blant

investeringstilskudd. I møte med kommunen fikk vi vite at vi ikke kunne både søke om tilskudd og samtidig søke om kommunal garanti. Lang historie kort, så valgte Riska menighet ikke å be om at saken om

selvskyldner-garanti fra kommunen skulle fremmes for Bystyret gjennom Kirkevergen for i stedet å satse på et tilskudd gjennom neste års budsjett.

I økonomiplanen har fellesrådet bedt om et beløp på 2 millioner kroner i investeringstilskudd. Vi har fått tilbakemelding om at det er bedre å sette inn beløpet for hva det vil koste å betale finansiere et lån over 25 år per år. Det var slik kommunen ga tilskuddet til investeringstiltak slik som nye søyler til Gand kirke, gjennom økt driftstilskudd i budsjettet for 2018.

Sandnes kirkelige fellesråd korrigerer beløpene for investeringstiltakene i Riska og Høyland til årlig driftstilskudd i økonomiplanen som sendes Sandnes kommune.

Vedtak Vedtak:

(12)

Den norske kirke

SANDNES KIRKELIGE FELLESRÅD Storgata 48, 4307 Sandnes

Økonomiplan for Sandnes kirkelige fellesråd 2019-2022

(13)

Utgangspunkt

Sandnes kirkelige fellesråd presenterer her sitt forslag til økonomiplan for den kommende 4-års periode.

Grunnloven sier at Den norske kirke: «forbliver Norges Folkekirke og understøttes som saadan av Staten.»

Dette ansvaret er i all hovedsak tillagt kommunen.

Mål med arbeidet

Den norske kirke i Sandnes ønsker å skape møtepunkt mellom himmel og jord, mellom Gud og vanlige folk, og mellom folk og folk. Vi vil være en kirke som er til stede i menneskers liv. På vanlige hverdager og på de store festdagene. I møte med sorg og død. Gjennom dåp, konfirmasjon, vielser og begravelser. Vi ønsker å være en trygg og sunn arena for barn og unge, med kirker og menighetshus hvor de kan være sprell levende i et mylder av aktiviteter.

Kirken er et sted for hele mennesket, for familier og single, for de som må bæres inn og for de som må bæres ut. I et moderne Norge hvor vi lever tett sammen i en multikulturell setting er kirken også med og skaper trygghet gjennom identitet i egen tro og kulturarv. Kirken i Sandnes gir tro og mening, og et håp for morgendagen.

Sandnes kirkelige fellesråds hovedoppgave er å legge forholdene best mulig til rette for et aktivt

engasjement og en stadig fornyelse i menighetene i Sandnes for alle de 50 500 medlemmene i byen, samt å ta godt vare på kirkene og de ansatte.

Entusiastisk aktivitet og stor dugnadsiver

Kirkene i Sandnes er viktige for veldig mange av innbyggerne. Siste telling viser at det legges ned 94 000 timer med dugnad i menighetene i DNK i kommunen i løpet av ett år, tilsvarende 48 heltids-stillinger.

Sandnes ligger i så måte i Norges-toppen når det gjelder engasjement og aktiviteter. Tall viser også at vi samlet inn ca. 12 millioner kr til eget arbeid og til støtte for andre frivillige organisasjoner i inn- og utland.

Det samlede deltakerantallet på gudstjenestene i 2017 var på 95 097 personer, noe som er tilnærmet identisk med 2016. Gudstjenestene og aktivitetene holdes i de 13 kirkene og menighetshusene, men også på skoler og i leide lokaler i områder uten kirkebygg. Prosjekt Nærvær med sine 3 byprester er tydelig til stede i livene til mennesker med rusproblemer, med samtaler, omsorg, praktisk hjelp og hverdagsmesser.

Kommunen gir driftstilskudd til en byprest, mens kirken selv samler inn ressursene til de to andre byprestene.

(14)

Drift

På grunn av et tiltagende vedlikeholdsbehov, hadde vi i 2017 en kraftig overskridelse på vedlikehold i kirkene i forhold til budsjett, på tross av streng kostnadskontroll.

Samtidig vet vi om den utfordrende økonomiske situasjonen som kommunen er i, og foreslår derfor forsiktige og nøkterne, men svært viktige, tiltak innen drift.

1. Opprettelse av nytt sokn og to nye stillinger Begrunnelse:

Ganddal er i vekst, ikke minst på grunn av Sørbø/Hove-utbyggingen. Gand sokn er i dag nesten dobbelt så stort som neste sokn i Sandnes, og Stavanger bispedømme ønsker en deling av dagens Gand sokn i Gand sokn og Ganddal sokn så snart det er midler til ny kirke. Begge soknene vil likevel være av de største i Sandnes etter delingen. Dette vil kunne gi en økt satsing på å bygge sosial infrastruktur i de nye

utbyggingsområdene. Vi ber derfor om at kommunen avsetter midler, slik de gjorde ved etableringen av Bogafjell sokn, med to stillinger til organist/daglig leder/barne- og ungdomsarbeider fra høsten 2019.

2. Det årlige vedlikeholdsbudsjettet økes med 430 000 kr til 1 000 000 kr årlig fra 2019.

Begrunnelse:

Vi i mange år hatt et budsjett for vedlikehold av de 13 kirkene og menighetshusene og 2 gravkapell på 570 000 kr. På grunn av at rehabiliteringsprogrammet med rentekompensasjon ligger omtrent 10 år tilbake i tid, så øker de nødvendige kostnadene med å ta vare på så mange store bygg. I de fleste menighetene er det vaktmester-team av frivillige som strekker ressursene betraktelig. Uten dem hadde vi hatt en umulig situasjon. I 2017 var det et merforbruk på 490 000 kroner som følge av flere vedlikeholds-utfordringer. I 2018 er det allerede dukket opp flere alvorlige og kostbare lekkasjer som må tas tak i.

(15)

Investering

Sandnes kommune er ikke bare en moderne kommune med en ung befolkning som tar mål av seg å ligge i forkant av utviklingen. Det er også en kommune i sterk vekst, med stadig flere innbyggere og et voksende antall barn og unge. Det gir et naturlig behov for nye kirker som kan dekke innbyggernes behov. Det er flere aktive menigheter innenfor Den norske kirke som er uten kirkebygg i sandnes: Ganddalen,

Austrått/Skaarlia, Figgjo, Smeaheia og Bymenigheten.

1. Kirkelig bygg i Ganddalen

Det har i mange år vært holdt gudstjenester på Lundehaugen skole i det som er gitt navnet Ganddalen menighet, som er plantet ut fra Gand menighet. Nå når soknet deles, er det ekstra naturlig å starte prosjekteringen av et kirkebygg på arealet som er regulert til kirkeformål på Sørbø/Hove. Ikke minst på bakgrunn av planene om videre utbygging i området. Kirken er en viktig nettverksbygger i nye

boligområder, i sammen med idretten.

Det er stor fleksibilitet fra både menighet og fellesråd sin side med tanke på utforming av bygget og eventuelt samarbeid for å dekke andre kommunale behov, gjennom bydelshus/idrettshall/barnehage eller det som måtte være relevant i dette området. Det foreslås å bruke samme ordning som i Bogafjell, at fellesrådet tar opp lån og får årlige tilskudd fra kommunen til å dekke låneutgiftene.

Presteboligen i Gand ble i sin tid bygget på dugnad med frivillige fra Gand menighet. En delegasjon fra Gand har samtalt med ordføreren om at denne merverdien på omtrent 1,5 millioner kroner etter 50 % av

overskuddet av salget kan legges inn i budsjettet for prosjekteringen av ny kirke.

2. Kirkelig bygg for Austrått/Skaarlia.

Austrått/Skaarlia rommer mange nye boliger, og enda flere er på trappene. Det ble allerede for flere år siden startet opp med menighetsarbeid i leide lokaler hos Sykkelklubben. Dette arbeidet har sterke behov for et kirkelig bygg. Høyland kirke fra 1841 er ikke et lokale som dekker behovene i et moderne

menighetsarbeid som retter seg mot barn og unge og barnefamilier, men det kan brukes som en vakker seremonikirke for hele Sandnes. Menighetsarbeidet til Høyland menighet kan samles i et nytt kirkelig bygg på Austrått, da dette er et geografisk midtpunkt for menigheten. Kirken har arvet en kirketomt etter Eli Lima på Riaren. Vi håper dette skal bli stadfestet i ny kommuneplan.

Høyland menighet eier sitt eget menighetshus og tomten ved Høyland kirke. De har allerede spilt inn et ønske om omregulering i kommuneplanen slik at dette området kan selges til boligformål, og beløpet kan så brukes som egenkapital til et nytt kirkebygg. Sammen med tomten som allerede ligger klar til kirken, så er det grunn til å tro at menigheten allerede kan ha en solid egenandel.

Menigheten ser også her for seg at man mer enn gjerne kan få til god sambruk av bygget med andre kommunale behov som måtte være i området. Det foreslås å bruke samme ordning som i Bogafjell, at fellesrådet tar opp lån og får årlige tilskudd fra kommunen til å dekke låneutgiftene.

(16)

1. Utbygging Riska kirke

Det skjer mye spennende arbeid i Riska kirke, og det er et sterkt behov for å utvide arealene for å kunne huse barn og unges aktiviteter i kirken. Det planlegges derfor å bygge inn atriet for å kunne gi mer plass, samt en andre etasje i all-aktivitetsrommet. Totalkostnaden er beregnet til 4 millioner kroner. Menigheten har samlet inn nær 2 millioner kroner og ber om at kommunen bidrar med 130 000 kr årlig i økt

driftstilskudd for å kunne finansiere opptak av et lån på 2 millioner kroner til dette formålet.

2. Bygging av universelt utformede toaletter til Høyland kirke

Høyland kirke står uten toalettfasiliteter for bevegelseshemmede. Ved begravelser, gudstjenester og andre seremonier som trekker titusener av mennesker hvert år, så står man dermed ofte overfor en uverdig situasjon. Bystyret ga i budsjett for 2018 midler til prosjektering av et nytt bygg med toaletter som er universelt utformet. Vi er nå i gang med dette arbeidet rundt prosjektering. Det er gitt tilsagn fra

Husbanken om støtte til rentekompensasjonstiltak for kirkebygg hvis toalettene vedtas bygget av bystyret.

Vi søker derfor om midler til å sette opp dette bygget i 2020.

3. Kontorbygg Hana kirke

Kirken har nettopp feiret 20 års jubileum. Det myldrer av aktiviteter i bygget, og det er flere ansatte enn før. Kontorforholdene er ikke tilfredsstillende, og man ønsker å planlegge et tilbygg. Vi ber om

prosjekteringsmidler til et slikt kontorbygg.

4. Utbedringer av 30 år gamle toaletter i Lura kirke

Det trengs en oppgradering av toalettene i Lura kirke. Tre i kjelleretasjen og to i hovedetasjen. Toalettene bærer preg av 30 års bruk. Kostnadsrammen er 300 000 kr.

Økonomisk oversikt

Ekstrautgifter i perioden 2019-2022:

2019 2020 2021 2022 Drift:

Opprettelse av Ganddalen sokn og to nye stillinger 600 1200 1200 1200

Økning av årlig vedlikeholdsbudsjett 430 430 430 430

Sum: 1030 1630 1630 1530

Investeringer:

Nye kirker:

Kirkelig bygg i Ganddalen – Prosjektering og låneutgifter 600 500 400 1000 Kirkelig bygg Austrått/Skaarlia – Prosjektering og låneutgifter 0 0 0 600 Andre prosjekt:

Utbygging Riska kirke 120 120 120 120

Universelt utformede toaletter Høyland kirke 130 130 130

Prosjektering kontorbygg Hana kirke 400

Utbedring av toaletter i Lura Kirke 300

Sum: 1020 740 1020 1840

(17)

Økonomiplan for Kirkens sykevakt 2019-2022

Kirkens sykevakt betyr mye for mange eldre og pleietrengende i Sandnes. Sykevakten er en

avlastningsordning for pårørende i hjem med pleietrengende, slik at pårørende kan få fri en dag, kveld eller natt. Ordningen er også en hjelp for enslige i perioder hvor de ikke klarer seg selv, eller venter på plass i institusjon. Dette er et tilbud til alle beboere i Sandnes kommune.

I 2017 hadde vi en økning i virksomheten på ca. 5%. Vi har over 400 på brukerlisten vår, og ca. 200 fikk hjelp fra oss dette året. Vi hadde til sammen 1082 oppdrag. Henvendelsene kommer fra brukerne selv,

pårørende, hjemmetjenesten i kommunen, eller fra ansatte ved institusjon/sykehjem. Egenbetalingen er kr.

30 kr pr. time, samt dekning av bilutgifter og parkering. Det er nå 6 damer og 5 menn som tar oppdrag for Sykevakten. De fleste er friske pensjonister, og de får såkalt «pensjonistlønn» for jobben de gjør.

Vi har også et viktig samtaletilbud på Lindrende enhet på Åseheimen for mennesker som er i siste livsfase.

Der har vi en person som er utdannet kreftsykepleier som har samtaler med innlagte. Hun jobber 2 dager i uken, og totalt 44 timer i måneden.

Tilbakemeldingene på Kirkens sykevaktordning er entydig positive fra brukerne. Mange av de eldre sier de ikke vet hvordan de skulle kommet seg til lege eller tannlege uten hjelpen fra Sykevakten, og at tilbudet gir en trygghet i hverdagen som er svært viktig for dem.

Samarbeid med hjemmetjenesten og institusjonene/sykehjemmene våre er meget godt, og de ansatte der er takknemlige for vårt tilbud. Vi jobber hele tiden med å gjøre Sykevakten kjent blant syke og eldre, og oppfordrer stadig de ansatte ved våre institusjoner til å bruke oss. Sandnes Helsesenter bruker oss også.

Slik blir mennesker kjent med oss, og vi kan være med å gjøre hverdagen lettere når de kommer hjem.

Tilbudet fra Kirkens sykevakt er et rimelig og fleksibelt tilbud til alle brukerne. Det er derfor en særdeles gunstig ordning for kommunen, som også er med å gjøre det mulig å kunne gi en del eldre opplevelsen av at de ikke trenger å flytte på institusjon. Om dette tilbudet skulle bety en person mindre på institusjon for kommunen, så er allerede driftsmidlene innspart. I tillegg kommer alle de andre gevinstene for de eldre selv, som er det viktigste, men også tryggheten det gir for de pårørende.

Sitat fra en av brukerne: «Det at dere finnes, gjør at det er godt å bli gammel i Sandnes.»

Økonomisk oversikt:

2019 2020 2021 2022 Tilskudd til sykevakten 40 90 140 200

(18)

37/18 Orientering om arbeidet i kirkelig fellesnemd

Leder av kirkelig fellesnemd vil orientere i møtet om arbeidet så langt i fellesnemda for Forsand og Sandnes.

Vedlagt er referat fra drøftingsmøte med tillitsvalgte 14. mai.

Forslag til vedtak Tatt til orientering.

Vedtak Vedtak:

(19)

Fossanvegen 380 4110 FORSAND Tlf: 51700170 Faks:

Tillitsvalte

Forsand 16.05.2018

Vår sakshandsamar: Siv Fossan Vår ref.: 17/00016-029 Arkivkode: 013

Vedr. drøftingsmøte med tillitsvalte

Måndag 14. mai var alle tillitsvalte i Forsand og Sandnes innkalt til drøftingsmøte om samanslåinga av fellesråda frå 01.01.20.

Desse var innkalt:

Presteforening: Øyvind Andersen

Kirkelig undervisning / Diakonforb: Marianne Kleppe-Chung Musikernes fellesorg: Bengt Norbakken

Undervisningsforbundet: Siv-Mari Halvorsen Delta Sandnes: Marit M Kvamsøe

Delta Forsand: Irene Idland Thu

Verneombod: Gunnlaug Hidle Sigmundsen Kyrkjeverge Sandnes: Andreas Eidsaa jr Ass kyrkjeverge Sandnes: Tore Henriksø Desse møtte:

Øyvind Andersen, Gunnlaug Hidle Sigmundsen, Irene I Thu, Andreas Eidsaa jr, Tore Henriksø og Siv Fossan Forfall:

Bengt Norbakken. For han skulle Bjarte Lending møta som vara. Bjarte kom i slutten av møtet.

Marit M Kvamsø

Marianne Kleppe-Chung Siv-Mari Halvorsen Saker:

• Kyrkjeleg fellesnemnd – partsamansett utval – arbeidet så langt

o Prosjektleiar orienterte om prosessen og arbeidet i nemnda. Mandat for fellesnemnda blei delt ut. Viktig å ha med dei tillitsvalte i dette. Det er oppretta partsamansett utval der Bengt Norbakken og Irene I Thu er med frå dei tillitsvalte.

o Bl.a. skal nemnda vedta felles organisering og retningslinjer. Det blei utdelt skriv som sa noko om kva som var likt og ulikt i dei to fellesrådsområda vedr. personalpolitiske

retningslinjer. Desse skal samordnast og saksbehandlast i partsamansett utval og kyrkjeleg fellesnemnd.

o Framdriftsplan for prosjektet blei utdelt i møtet

• Korleis få til god og nok informasjon til alle tilsette

o Ein diskuterte korleis informasjonen best kunne nå ut. Det vil bli laga eigen

informasjonsplan som blir vedtatt i kyrkjeleg fellesnemnd i juni. Bl.a. vil referata frå partsamansett utval og kyrkjeleg fellesnemnd bli sendt alle tillitsvalte og daglege leiarar.

(20)

o På http://www.sandnes.kirken.no og https://www.forsand.kyrkja.no/ er det eiga fane som heiter «nye Sandnes». Her blir innkallingar og referat til fellesnemnda lagt ut.

• Kulturbyggingstiltak i slutten av august

o Tysdag 28. august er alle tilsette invitert til å vera med på busstur til Forsand. Her blir det omvisning/orientering i Forsand kyrkje før ein tar turen til Øvre Espedal.

Siv Fossan prosjektleiar

(21)

38/18 Orientering etter møte med kommuneledelsen

14. mai ble det avholdt møte mellom Sandnes kommune og Sandnes kirkelige fellesråd. Kommunen møtte med ordfører, varaordfører og rådmann. Fra fellesrådets side møte rådsleder, prost, leder for Nærvær og kirkeverge.

Det ble gitt en presentasjon fra fellesrådets side rundt arbeidet som skjer i menighetene samt litt om vedlikeholds-situasjonen i kirkene, jfr. vedlegg.

Utover dette var det en samtale rundt arbeidet i kirkene, samt orientering om at det er ønskelig med et slikt årlig møte med kommuneledelsen hver vår. I tillegg er det et ønske å ha et årlig møte med

gruppelederne fra de forskjellige partiene i bystyret tidlig høst hvert år.

Vedtak Vedtak:

(22)

39/18 Orientering om arbeidet med GDPR

25.05.2018 Saksbehandler: Tore Henriksø

GDPR – General Data Protection Regulation – er et stort gode for forbrukere / enkeltpersoner /

privatpersoner over hele Europa som på en helt ny måte gir den enkelt eierskap til opplysninger om seg selv. Bakgrunnen er at det foregår en utstrakt bruk og misbruk av persondata. Først og fremst gjennom salg og fordekt påvirkning. Regulativet fra EU gjelder fra 25.5.2018.

GDPR er en kraftig innstramming som også har sine krevende sider. Alle virksomheter og all innsamling, bruk og lagring av persondata omfattes av regelverket, helt ned til menighetsnivå i Dnk. Regelverket tas inn i nytt lovverk i Norge. Dato er ikke fastsatt, men 1.7.2018 er siste sikre melding.

Persondata kan samles inn og oppbevares når dette er hjemlet i lov, berettiget ut fra en virksomhets rett til å dokumentere sin egen historie eller gjennom samtykke. Samtykke gis til konkrete formål og for en begrenset periode, normalt ett år.

Den norske kirke kan samle inn og oppbevare data om medlemskap og hendelser knyttet til dette gjennom forskrift om medlemsregister. Retten gjelder registrering i medlemsregisteret. Dette forstås også dit at det er legitimt å kontakte medlemmer gjennom registrert informasjon som er postadresse uten samtykke. Hva dette videre får av konsekvenser for kommunikasjon med medlemmer knyttet til markedsføring og

oppfølging er foreløpig uklart. Kirkerådet jobber med dette på vegne av hele Dnk og er i dialog med Datatilsynet. I hovedsak vil Sandnes kirkelige fellesråd avvente Kirkerådets rådgivning. Det arbeides likevel sammen med dataleverandører for å få på plass rutiner for sletting av overflødige data.

Et annet viktig område er Sandnes kirkelige fellesråd som arbeidsgiver. Her reguleres innsamling, oppbevaring og sletting av persondata av en rekke lover. Likevel er det krav i nytt regelverk som fører til rutineendringer knyttet til ansettelsessaker (sletting av opplysninger knyttet til søkere som ikke fikk jobb), arbeidsforholdet (sletting av data som er utløpt/foreldet), når arbeidsforholdet tar slutt (store deler av

«personalmappen»). Sandnes kirkelige fellesråd har ved hjelp av Kirkens arbeidsgiverorganisasjon opprettet rutiner for dette. Se vedlegg. Sandnes kirkelige fellesråd tar i tillegg sikte på at alle

personalmapper skal være digitalisert innen 1.8.2018. Dette gir sikrere oppbevaring av persondata og ikke minst sensitive persondata. Vi anser oss noenlunde i rute på dette området.

Lovverk som gir rett og plikt til oppbevaring av persondata er bl.a. Arbeidsmiljøloven, Arkivloven, Offentleglova, Forvaltningsloven, Kirkeloven, Regnskapsloven. Alle med tilhørende forskrifter.

Til sist skal opplevde avvik opp mot regelverket registreres og i noen tilfeller rapporteres til datatilsynet.

Rutine for dette vil være på plass innen 1.7.2018.

Sandnes kirkelige fellesråd tar saken til orientering.

Vedtak Vedtak:

Vedlegg

Rutiner for håndtering av persondata knyttet til arbeidsgiveransvaret.

(23)

Generelt om personopplysninger i virksomheten

Sandnes kirkelige fellesråd (SKF) anerkjenner og skal etter beste evne oppfylle gjeldende lovverk knyttet til personvern. Dette gjelder både for ansatte, folkevalgte, medlemmer, frivillig engasjerte og de som benytter våre tjenester som dåp, konfirmasjon, vigsel og gravferd. Dette gjelder både når SKF selv innhenter og oppbevarer personopplysninger, og når dette skjer helt eller delvis gjennom tredjepartsleverandører.

SKF vil bare samle inn og oppbevare personopplysninger når dette er nødvendig for å - ivareta og oppfylle forpliktelser som arbeidsgiver

- oppfylle gjeldende lovverk som regnskapslov, arbeidsmiljølov, offentlighetslov, forvaltningslov og arkivlov

- bedriftens behov for å kjenne sin historikk

- ivareta og oppfylle berettigede forhold knyttet til medlemskap i Den norske kirke som medlemsorganisasjon og trossamfunn

- sikre gjennomføring av frivillig innsats og deltakelse knyttet til arrangementer, herunder påmeldinger

SKF vil etter beste evne sikre at innsamlede personopplysninger ikke kommer på avveie gjennom - gode interne rutiner for å samle inn, oppbevare og slette personopplysninger

- at bruk av papirbaserte lister o.l. underlegges særlig oppmerksomhet og reduseres til et minimum - oppfølging av at leverandører av dataverktøy oppyller lovpålagte krav til datahåndtering

SKF vil sikre tilstrekkelig fokus på dette gjennom god intern informasjon og opplæring og bruk av

avvikshåndteringssystem for å mange opp, synliggjøre og lære av feil og uhell.

(24)

Håndtering av personopplysninger knyttet til søkere til ledige stillinger

I en rekrutteringsprosess innhentes berettiget mye personinformasjon knyttet til søkere for å sikre en forsvarlig utvelgelsesprosess. Gjennom å frivillig søke stilling, betror søkerne oss disse personopplysningene i den tro at de oppbevares og håndteres på en tillitsvekkende og forsvarlig måte. SKF skal vise seg denne tilliten verdig gjennom følgende rutiner:

Innhenting og håndtering av personopplysninger knyttet til ansettelsesprosesser

Tema Kandidat som er ansatt Kandidat som ikke ansettes Kommentar

8.1.1.a

Søknad CV Attester Vitnemål

Lagres i personalmappe under hele ansettelsestiden

Makuleres / slettes senest 3 mnd etter at de(n) ansatte har tiltrått stillingen

Sletterutiner i Webcruiter må etableres innen 31.12.2018

8.1.1.b

Referansesjekk Bakgrunnssjekk Intervjureferater

Kan oppbevares i sin helhet til endt prøvetid

Nøytral informasjon om at slike opplysninger er innhentet kan oppbevares under hele

ansettelsestiden.

Makuleres / slettes senest 3 mnd etter at de(n) ansatte har tiltrått stillingen

8.1.1.c Interne vurderinger Kan oppbevares i sin helhet til endt prøvetid

Makuleres / slettes senest 3 mnd etter at de(n) ansatte har tiltrått stillingen

Mulig unntak som må avklares innen 31.12.2018:

Nødvendige opplysninger som inngår i innkalling og vedtak fra menighetsråd, fellesråd, ansettelsesråd

8.1.1.d

Personlighets- og ferdighetstester Presentasjonsvideoer

Videoopptak av intervju

Kan oppbevares i sin helhet til endt prøvetid

Slettes etter ansettelsesvedtak Slettes etter ansettelsesvedtak

Makuleres / slettes etter ansettelsesvedtak

Dersom testresultater inngår som del av

utviklingsplan, oppbevares testresultater iht regler dor denne.

8.1.1.e Innstillinger og vedtak om ansettelse

Oppbevares iht regler for arkivering av innkalling og vedtak i menighetsråd, fellesråd og ansettelsesråd

Det vises til at Dnk er underlagt arkivloven.

Personopplysninger skal behandles og oppbevares

konfidensielt og ikke utleveres utenforstående med

henvisning til f.eks. offentlighetslov.

(25)

SKF returnerer ikke søknader m.m. til søkere som ikke ansettes. Slike makuleres eller slettes.

(26)

Håndtering av personopplysninger under ansettelsesforholdet

Sandnes kirkelige fellesråd vil oppbevare de opplysninger som er nødvendig for å oppfylle forpliktelsene som arbeidsgiver etter gjeldende lov- og avtaleverk. Herunder også for å kunne ivareta egne berettigede prosesser for å planlegge, kontrollere, fordele og evalurere arbeidsprosesser som ligger til arbeidsgivers styringsrett.

Tema I ansettelsesperioden Kommentarer

8.1.2.a Arbeidskontrakter Stillingsinstruks Omstillingsavtaler

Kan oppbevares i hele ansettelsesperioden

8.1.2.b Fagforeningsmedlemskap Kan oppbevares i hele ansettelsesperioden så lenge det kreves automatisk trekk i lønn

Kan også være berettiget ut fra representasjon i ansettelsesutvalg uavhengig av trekk i lønn 8.1.2.c Bistillinger og tillitsverv

utenfor ansettelsesforholdet

Opplysninger / godkjenning av fra arbeidsgiver oppbevares så lenge arbeidstaker innehar

disse. Slettes når arbeidstaker opplyser at stilling / verv er fratrått.

8.1.2.d Permisjoner Kan oppbevares i hele ansettelsesperioden 8.1.2.e Lønnshistorikk Kan oppbevares i hele ansettelsesperioden 8.1.2.f Lønnsforhandlinger Protokoll oppbevares i hele ansettelsesprosessen

Øvrige dokumenter fra prosessen med personopplysninger makuleres etter endt forhandling

Protokoll kan oppbevares i bedriftens levetid

8.1.2.g Skattetrekk Kan oppbevares i hele ansettelsesperioden Oppbevares i lønnssystem. Rutiner for sletting av

opplysninger i lønnssystem avklares innen 31.12.2018 og iverksettes snarest mulig i samarbeid med leverandør (Knif regnskap / Visma)

8.1.2.h Påleggstrekk Underliggende dokumentasjon oppbevares iht krav i regnskapslov

Rutiner for sletting av opplysninger i lønnssystem

avklares innen 31.12.2018 og iverksettes snarest mulig i

samarbeid med leverandør (Knif regnskap / Visma)

8.1.2.i Utbetaling av lønn Papirbaserte lønnsslipper makuleres etter bruk ved Rutiner for sletting av opplysninger i lønnssystem

(27)

f.eks. refusjonskrav avklares innen 31.12.2018 og iverksettes snarest mulig i samarbeid med leverandør (Knif regnskap / Visma) 8.1.2.j Lønnsbilag

Kjørebøker Reiseregninger

Iht Bokføringslov: Primærdokumenter som oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

Ny rutine iverksettes umiddelbart. Bilag fra før 2013 makuleres innen 31.7.2018

Rutiner for sletting av opplysninger i lønnssystem avklares innen 31.12.2018 og iverksettes snarest mulig i samarbeid med leverandør (Knif regnskap / Visma) 8.1.2.k Sykemeldinger Iht Bokføringslov: Sekundærdokumentasjon som

oppbevares i tre år og seks mnd.

Har vært oppbevart i inntil to år. Rutine endres slik at makulering først skjer iht lovpålegg.

8.1.2.l Timeføring Lagres på avtalt sted i filarkiv i arbeidsåret og forutgående år.

SKF benytter timeføring (i Excel) som et verktøy for å følge opp arbeidstaker med tanke på å unngå for stor arbeidsbelastning over tid. Timeføringen har ingen funksjon mot fakturering av kunder.

8.1.2.m Sykefravær Dokumentasjon på oppfølging av sykefravær kan oppbevares i hele ansettelsesperioden.

8.1.2.n AKAN Dokumentasjon på akan-tiltak kan oppbevares så lenge dette anses nødvendig for forsvarlig

oppfølging. Normalt slettes / makuleres opplysningene to år etter avsluttet oppfølging.

8.1.2.o AVVIK (HMS) Kan oppbevares så lenge bedriften eksisterer. Bør slettes når saken er avsluttet. Personopplysninger bør holdes på et minimumsnivå når saken oppbevares ut over dette.

8.1.2.p Oppfølging/granskning av avvik

Kan oppbevares så lenge bedriften eksisterer. Bør slettes når saken er avsluttet. Personopplysninger bør holdes på et minimumsnivå når saken oppbevares ut over dette.

8.1.2.q Varsling Kan oppbevares så lenge bedriften eksisterer. Bør slettes når saken er avsluttet. Personopplysninger bør holdes på et minimumsnivå når saken oppbevares ut over dette. Åpenbart grunnløse varsler slettes umiddelbart etter avklaring.

8.1.2.r Aktivitet utløst av varsling Kan oppbevares så lenge bedriften eksisterer. Bør slettes når saken er avsluttet. Personopplysninger bør

holdes på et minimumsnivå når saken oppbevares ut over

(28)

dette.

8.1.2.s Disiplinærtiltak Ordensstraff Advarsler Suspensjon

Oppbevares i inntil 5 år etter at vedtak/tiltak er iverksatt. Slettes deretter om ikke nye forhold tilsier forlenget oppbevaring.

8.1.2.t E-læringsrapporter Kursbevis

Kan oppbevares i hele ansettelsesperioden

(29)

8.1.2.u Utviklingsplaner Medarbeidersamtaler Medarbeiderevalueringer Lederevaluering

Kan oppbevares i hele ansettelsesperioden, men bør uansett slettes/makuleres etter 10 år.

8.1.2.v Medarbeiderundersøkelser (ps sos vernerunde)

Kan oppbevares så lenge bedriften eksisterer. Personopplysninger bør holdes på et minimumsnivå.

Psykososiale vernerunder: Selve undersøkelsen slettes / makuleres senest 6 mnd etter gjennomføring. Anonymisert rapport oppbevares som del av HMS-dokumentasjonen.

8.1.2.w Personalforsikringer Opplysninger nødvendig for å oppfylle

tariffavtalens bestemmelser og prsonalforsikringer kan gis samarbeidende forsikringsselskap for forespørsel.

Regler for oppbevaring og sletting av opplysninger ivaretas av forsikringsselskapet.

8.1.2.x Logger knyttet til adgangs- og IKT-systemer

Forsvarlig innhenting, oppbevaring og sletting sikres gjennom databehanlingsavtale med leverandører.

Gjennomgang og innhenting av dokumentasjon gjennomføres innen 31.12.2018

8.1.2.y Praksisplasser Ikke ansatt. Et minimum av opplysninger innhentes og

registreres. Etter endt praksisperiode slettes/makuleres opplysninger som ikke leveres

NAV/arbeidsmarkedsbedriften som står bak tiltaket.

8.1.2.z Bildebruk All bruk ut over adgangskort / id-kort skal være samtykkebasert

Nøytrale "situasjonsbilder" som ikke framhever en

bestemt ansatt kan benyttes på nettsider, brosjyrer o.l. uten

samtykke, men fjernes om arbeidstakeren ber om det.

(30)

Håndtering av personopplysninger etter endt arbeidsforhold.

SKF har som intensjon å vurdere og gjennomføre sletting av personopplysninger senest 3 mnd etter at en arbeidstaker har sluttet i virksomheten. I oversikten nedenfor er tatt med opplysninger det er anledning til å oppbevare ut fra hva som anses som berettighet ut fra virksomhetens egeninteresse og ut fra hva som er hjemlet i lov. Øvrige opplysninger / dokumenter o.l. skal slettes eller makuleres.

Hånderting av personopplysninger etter opphør av ansettelsesforhold.

Tema Oppbevaring Kommentar

8.1.3.a

Arbeidskontrak Stillingsinstruks Individuelle avtaler Omstillingsavtaler o.l.

Berettiget interesse for bedriften å kjenne sin egen historie gjør at dette kan oppbevares hele

bedriftens levetid.

8.1.3.b Permisjoner

Berettiget interesse for bedriften å kjenne sin egen historie gjør at dette kan oppbevares hele

bedriftens levetid.

8.1.3.c Lønnshistorikk

Berettiget interesse for bedriften å kjenne sin egen historie gjør at dette kan oppbevares hele

bedriftens levetid.

8.1.3.d Lønnsoppgjør

Berettiget interesse for bedriften å kjenne sin egen historie gjør at protokoller kan oppbevares hele bedriftens levetid.

Andre opplysninger rundt lønnsoppgjør slettes.

8.1.3.e Skattetrekk Oppbevares iht bokføringsloven i fem ut over inneværende år.

8.1.3.f

Påleggstrekk med underliggende dokumentasjon

Oppbevares iht bokføringsloven i fem ut over inneværende år.

8.1.3.g

Reiseregninger Kjørebøker

Lønnsbilag

Oppbevares iht bokføringsloven i fem ut over inneværende år.

8.1.3.h Sykemeldinger Oppbevares iht bokføringsloven i tre år og seks måneder.

8.1.3.i Sykefraværsoppfølging Konkret vurdering. Bør oppbevares dersom det konkret vurderes nødvendig ut

(31)

Hånderting av personopplysninger etter opphør av ansettelsesforhold.

Tema Oppbevaring Kommentar

fra fare for sak om yrkesskade/yrkessykdom.

8.1.3.j Avvik/Varsling Konkret vurdering

Oppbevares til saken er avsluttet. Berettiget interesse for bedriften å kjenne sin egen historie gjør at dette kan oppbevares hele bedriftens levetid.

8.1.3.k E-postkasse

Fraværsmelding med nytt kontaktpunkt kan stå i 1 mnd etter at vedkommende slutter. Deretter slettes hele e-postkontoen med innhold.

Innsyn kan være berettiget og skal da følge særskilte regler for innsyn til ansattes e-post.

8.1.3.l Bilder All videre bildebruk skal skje på bakgrunn av samtykke.

8.1.3.m Oppsigelse (fra arbeidsgiver/arbeidstaker)

Berettiget interesse for bedriften å kjenne sin egen historie gjør at dette kan oppbevares hele

bedriftens levetid.

8.1.3.n Avskjed

Berettiget interesse for bedriften å kjenne sin egen historie gjør at dette kan oppbevares hele

bedriftens levetid.

8.1.3.o Sluttavtaler

Berettiget interesse for bedriften å kjenne sin egen historie gjør at dette kan oppbevares hele

bedriftens levetid.

8.1.3.p Attest

Kan tas vare på i inntil fem år, bl.a. for å senere kunne dokumentere evt dokumentfalskneri. Den attesten utstedes til skal orienteres om slik oppbevaring.

8.1.3.q Sluttintervju Kan tas vare på i inntil fem år, bl.a. for intern læring. Den

som er intervjuet skal orienteres om slik oppbevaring.

8.1.3.r Andre ustrukturerte opplysninger

Sletting av E-poster av privat karakter, opprydding av filer på privat område, flytting av relevante filer for andre til felles filområde etc.

Vil normalt utføres av den ansatte selv iht rutine eller pålegg ved avslutning av arbeidsforhold.

Alle andre opplysninger skal slettes med mindre de forutsettes oppbevart i medhold av lov, f.eks. arkivlovgivning.

(32)

Må avklares og utføres

Tema Handling Ansvarlig / Frist

Etablering av skriftlige rutiner for håndtering av personopplysning

Lage rutiner i IKT-systemet Staminainteraktiv benyttes

Arbeidsgiversaker: Tore - 31.5.2018 Andre forhold: Andreas / Siv – 30.6.2018

Etablering av avvikshåndtering for personopplysninger

Lage rutiner i IKT-systemet Staminainteraktiv benyttes

Tore 31.5.2018

Sletting i Webcruiter

Slette søkere fra arkiverte ansettelsessaker Tore: 31.12.2018

Personopplysninger i rådssaker

Avklare problemstillingen Tore: 31.12.2018

Personopplysninger i lønnssystem

Avklare om og hva som må slettes av gamle

personopplysninger

Tore: 31.12.2018

Slette / makulere lønnsbilag eldre enn lovens krav om 5 år + inneværende år

Makulere bilag Tore: 30.6.2018

Digitalisere personalmapper

Gjennomgå innhold i mapper for ansatte og tidligere ansatte. Scanne det som skal tas vare på, makulere resten.

P360 benyttes

Tore: 31.7.2018

Databehandleravtale med IKT- leverandører

Bruke sentralt utarbeidet mal. Tore: 31.12.2018. I mellomtiden kontaktes

leverandører for skriftlig dokumentasjon på

deres rutiner og policy.

(33)

40/18 Orientering om arbeidet med Sammen mot 2020

Siden sist har det vært møte i ressursgruppe for ungdomsarbeid.

Vedlagt ligger referat fra siste møte.

Vedtak Vedtak:

(34)

Lederkonferanse for ungdom 2018

Tema: Fundament Sted: Gand kirke Dato: 28.-29.Sept Neste møte:

Grovriss av dagsorden:

Fredag kl. 1900-2400 1900 Kickoff

1945 Pause 2000 Møte 2115 Sosialt

• Burger-fest

• speeddating

• Trekning av Rush-billetter og sjokolade 2300 Hengetid

0000 Slutt

Lørdag kl. 1100-1600 11:00 Kick Off 12:00 12:00 Seminar

Møteleder: Astrid og Kristoffer 1300 Thai-party

1400 Sosialt 1500 Mass with me

• Karsten om sin nye bok Fundament.

• Nattverd 1600 Slutt

Ledergruppe for konferansen er ressursgruppen for ungdom i Samarbeid 2020 Eivind Kråvik

Cathrine Eide Karsten Degnes Astrid Mong

Kristoffer Hodne Haugen Bjarte Lending

Simon Wallem Dahl Ivar Håland Carlsen Kamilla Bøe Johnsen Thomas Mæland Andreas E. Eidsaa Jr.

Therese D. Olsen Jarle Stokka

Koordinering av underkomitéer

• Vi setter sammen underkomiteer med ungdommer.

Økonomi

• Utgifter må på bordet.

(35)

• Det bør lages et budsjett.

• Inntekter. Støtte fra bispedømmet. Støtte fra fellesrådet.

• Utgifter:

• Reise og honorar talere.

• Sjekke ut realisme i postkasser.

Media

• Ansvarlig: Simon

• Markedsføring

o Plakat, sosiale medier, introduksjonsfilm, nettside osv.

• Film og bilde underveis

• Ha talere klar til 19. april.

• Lage facebook-event som deles sammen med alle arrangører.

o Blir klart innen søndag 6.mai.

o Har alle gjort dette? Fundament ungdomslederkonferanse.

• Lage video-promo. Simon overtar drone fra fellesrådet. Han jobber kanskje med det i medie- permisjonen.

• Eivind lager en snap-bruker hvor man deler brukernavn og passord.

Oppfølging av talere og seminarholdere

• Ansvarlig: Karsten

• Kost, losji og transport.

• Kristian Sveinall Øgaard, leder i Acta Norge er hovedtaler sammen med Karsten..

• Sørge for en gave til talere og eksterne seminarholdere.

• Karsten sjekker honorar til ekstern foredragsholder. 4000 kr pluss reise.

• Astrid sjekker t-shirt.

Møteledelse

• Lovsang

o Ansvarlig: Bjarte

o Lovsangsskolen har sagt ja.

o Lovsang på møte fredagen kl 20.00 o Lovsang på Felles start lørdag kl 11.00

o Kort lovsangsseminar lørdag kl 12.00 (15 min) o Nattverd kl 15.00

• Teknikk

• Ansvarlig: Catti

• Andreas følger opp slik at det blir ordnet med skikkelig internett i Gand kirke i kirkerommet. Samt at det er kapasitet til en del teknisk utstyr på det elektriske anlegget.

• Vi må ha mulighet for å blokkere de benkeradene som ikke skal være i bruk for å samle folk.

• Bjarte spør Bratthammer om han kan stille med lys. Med et budsjett på 10.000 kr.

• Bjarte og Catti hører med Eirik Kongsvik om han kan stille som lydtekniker under konferansen.

Seminarer

• Ansvarlig: Kristoffer

• Teknikk, materiell og romfordeling Møteleder: Astrid og Kristoffer

1. Catti - viktigheten av smågrupper

2. Lovsangsseminar - Thomas på Lovsangsskolen - et kort fengende innlegg om fundamentet i lovsangen. Om de ulike elementene/temaer/stemninger i lovsangen. Et interaktivt innlegg med strofer fra ulike sanger.

3. Kristian Øgaard, Andre Birkeland, Morgan - 4. Videosnutter - The Bible project

(36)

Show

• Ansvarlig: Eivind

• KickOff

• Innhold, ledelse, teknikk og materiell

• 5min åpningshumor fellesmøter

o Innhold, ledelse, teknikk og materiell Fritid

• Ansvarlig: Astrid sammen med Catti

• Aktiviteter og aktive “minglere”

• Voksne i miljøet, i og rundt kirken Mat

• Ansvarlig: Thomas

• Lage mat

• Organisering av matutdeling

Vi inviterer innen fredag 11. mai:

Ålgård - Andreas - Ok

Frøyland Orstad - Karsten - Ok Nærbø - Catty

Klepp og Bore - Karsten - Ok Lovsangsskolen

Simon lager en liten invitasjon som må være klar til søndag 5. mai.

Vi inviterer følgende til stand:

Simon har laget skriv.

Karsten er kontaktperson De som er spurt står det OK på:

VID - Simon BiG - Andreas OK Acta/Impuls- Simon Bildøy - Eivind OK Hald - Karsten Ansgar - Simon MF - Astrid OK Krik - Astrid OK Ny Generasjon - Eivind Laget - Simon

Menighetene.

(37)

41/18 Regnskapsrapport for 1. tertial

Fellesrådets kjerneregnskap:

Regnskapsrapporten for kjerneregnskapet for Sandnes kirkelige fellesråd for 1. tertial viser at

vedlikeholdskostnadene øker sterkt. Dette skjer på tross av at vi har mange gode frivillige som strekker midlene maksimalt med sin tjeneste. Økningen skyldes ikke minst at det ble avdekket store mangler i fugene mellom elementer og rundt vinduer i Gand kirke. Dette er en tidkrevende og kostbar operasjon som enda pågår.

Se for øvrig andre kommentarer i regnskapene. Gaver fra andre ligger også langt etter budsjett og Nærvær

Regnskapet viser at man ikke ligger så langt unna budsjett etter 1. tertial. Hvis vi går inn på enkeltposter så ser vi likevel at det er grunn til å være bekymret. Provisjonen fra Asfalt sentralt er betraktelig lavere enn i fjor som følge av at det ikke ble bonus etter 2017 slik man har vært vant til.

Gaver fra privatpersoner og firma henger også etter både i forhold til budsjett og i forhold til 2017.

Her jobbes det nå med tiltak jfr. neste sak.

Sykevakten

Her er det lite å kommentere. Det meste ligger tett på budsjett, og arbeidet går bra.

Vedlikeholds-regnskap

Vedlagt finner du oversikten over vedlikeholdskostnadene for 1. tertial. Mye har gått til utgifter i forbindelse med Gand kirke.

Vedtak Vedtak:

(38)

Rapport generert

146. Driftsregnskap med opprinnelig og regulert budsjett

31.05.2018 08:41

Sandnes kirkelige fellesråd Periode: 201801 - 201804

Funksjon: 41:44

Ansvar: Kjerneregnskap

X Ikke i bruk R3: Alle

Opprinnelig

Regnskap budsjett I fjor Kommentarer til avvik

36000 Utleie av kirkebygg 24 800 53 312 19 700 Omtrent som i fjor. Lavere enn budsjett.

36200 Salg av varer og tj, geb, utenf a.omr 93 000 76 636 81 000 Tilsvarende over budsjett som foregående er under.

36230 Diverse inntekter 24 711 6 664 8 237

Brukerbetaling, salg, avgifter og leieinntekter 142 511 136 612 108 937

37100 Refusjon av sykepenger 304 562 221 520 126 961 Mer sykepenger enn forventet. Mye går til menighetene.

37101 Fødselspengerefusjon 356 044 262 132 35 360 Mer fødselspenger i første halvår enn i andre halvår.

37110 Tilretteleggingmidler 49 512 41 317 47 754

37280 MVA-kompensasjon, dr.regnsk. 699 514 516 770 518 844 Går i null mot betalt mva.

37500 Refusjon fra menighetsråd 5 756 709 5 567 080 5 275 728 Litt høyere enn budsjett. Går mot høyere lønn.

37502 Refusjon stillingsannonser 0 11 662 0

37503 Refusjon fra menighetsråd porto 22 944 18 500 18 586

37504 Refusjon fra menighetsråd, kopiering 19 435 15 000 17 309

37510 Ref. Gudstjenesteannonser 31 471 35 000 35 420

37511 Ref. menighetsråd - annet 0 0 297

37700 Refusjon fra andre 410 0 0

37706 Refusjon lederkurs 15 026 0 0

Refusjoner/overføringer * 7 255 627 6 688 980 6 076 258

38000 Tilskudd fra staten/statlige inst 2 423 000 2 351 129 0

38001 Tilskudd fra staten/undervisning 627 500 590 000 620 750 Litt høyere tilskudd fra bispedømmet enn forventet.

38002 Tilskudd fra staten/diakoni 471 000 466 500 466 500

Statlige tilskudd 3 521 500 3 407 629 1 087 250

38300 Tilskudd fra kommunen/komm tj.yting 10 482 021 10 482 200 9 689 742

Rammeoverføring/tilskudd fra egen kommune 10 482 021 10 482 200 9 689 742

SUM DRIFTSINNTEKTER 21 401 659 20 715 422 16 962 187

(39)

30100 Lønn 8 542 378 8 431 307 8 123 433 Noe høyere lønn til stillinger i menighetene.

30110 Vakttillegg 166 830 181 800 121 235

30200 Lønn til vikarer 79 296 163 620 18 729 Det kommer som regel i slutten av hvert semester.

30300 Lønn til ekstrahjelp 33 100 72 720 26 300 Ekstra hjelp i menighetene. Typisk engangshonorar til kirkemusikere.

30400 Overtidslønn 5 750 3 636 3 616

30500 Klesgodtgjørelse 5 182 5 818 4 802

30501 Telefon ansatte 110 499 94 536 86 360

30590 Motkonto andre godtgjørelser -44 800 -54 540 -50 227

30900 Pensjonsinnskudd 908 627 965 440 842 012 Så langt ligger vi bra an her.

30902 Motkto 30901/37750 0 -163 620 0

30940 Påløpne feriepenger 1 083 041 1 079 985 1 019 465

30950 Trekkpliktige forsikringsordninger 31 624 39 996 35 587

30990 Arbeidsgiveravgift 1 478 975 1 525 206 1 436 928

Lønn og sosiale utgifter 12 400 502 12 345 902 11 668 239

31000 Kontormateriell 2 835 3 998 3 208

31001 Litteratur/tidsskrifter 3 985 3 332 8 805

31150 Gaver 5 780 4 998 5 660

31198 Arr. kostnader 0 4 998 4 000

31199 Diverse utgifter 9 898 4 998 9 703

31200 Driftsutgifter 33 384 24 990 44 044

31201 Bevertning/representasjon 6 552 6 664 7 419

31202 Dåpsmateriell 6 966 4 998 5 029

31300 Tap på fordringer 0 1 666 250

31301 Porto 30 417 14 994 34 424

31302 Telefon 15 614 26 656 26 037 Ny telefonavtale har gitt besparelser.

31400 Gudstjenesteannonser 18 836 23 324 15 902

31402 Stillingsannonser 14 255 36 652 4 500 Færre stillingsannonser enn forventet. Lav turnover.

31500 Opplæring , kurs ansatte 33 839 61 642 12 364

31502 Lederutvikling 50 033 36 652 18 420

31505 Kurs folkevalgte 2 250 6 664 15 213

31506 Lederkurs 15 026 0 175 368 Går mot samme sum i inntekt.

31510 Bedriftshelsetjeneste 21 717 16 660 21 270

31550 Kilometergodtgjørelse 10 268 29 988 3 890

31551 Reiseutgifter, via lønn (etter regn.) 6 042 9 996 3 039

31552 Kilometergodtgjrøelse, pliktig del 1 727 3 665 619

31560 Reiseutgifter etter regning 8 832 4 998 6 940