4 Utvikling av metodeapparatet for diagnose
4.5 Informasjonskilde ReRI - diagnosebegreper
4.5.1 IRCRI - innhold
Ved IRCRI får vi avdekket et representativt utvalg av lederens informasjonskilder, hans begrepsapparat for vurdering av informasjonskildene og selve vurderingene oppfatningene -av de -avdekkede kildene.
Informasjonskilder
I første omgang må vi finne nyttige underbegreper for å klassifisere informasjonskildene (jfr, avsnitt 4.1.3), og her kan vi ikke utlede slike dimensjoner med utgangspunkt i modellen fordi den ikke er laget med henblikk på kartlegging av informasjonsomgivelser. Ved oppsetting av rollelisten (se avsnitt 3.2) tok vi imidlertid hensyn til følgende dimensjoner:
intern - ekstern
organisasjonsmessig - privat personlig - ikke-personlig skriftlig - edb-basert
hvor begrepet "skriftlig - edb-basert" er et underbegrep til den ikke-personlige polen av begrepet ovenfor.
Jeg er senere kommet til at begrepet "personlig - ikke-personlig" slik det ble brukt i HAU - og ved oppsettingen av rollelisten for avhandlingen - egentlig består av fire begreper: kildetype, spesifisitet, eksklusivitet og medium .. Kildetype går på hvorvidt kildene er personer, dokumen-ter eller edb-baserte systemer.
Med en personlig kilde menes ved diagnosen en kilde hvor lederen får informasjon som spesifikt kommuniseres til ham, mens en ikke-personlig kilde kommuniseres alment. Dette er samme innhold som El Sawy (1985) legger i begrepet. Dessuten vil jeg med en personlig kilde mene at kildetypen er en person - og ikke et edb-basert datasystem. Eksempler på personlige kilder er kolleger og forretningsforbindelser. Eksempler på ikke-personlige kilder er aviser og forskningsrapporter. Slik El Sawy bruker begrepet, vil et BSS som lederen bruker selv, være en personlig kilde, mens jeg vil karakterisere systemet som en ikke-personlig kilde' I mot-setning til El Sawy har jeg reservert begrepet personlig kilde for kilder som selv kan be-stemme hvilken informasjon som de ønsker å tilføre den enkelte leder.
Eksklusivitet går på i hvilken grad kilden er offentlig tilgjengelig eller ikke. En personlig kilde som f.eks. en mekler er alment tilgjengelig, mens Fred Olsen er en kilde av mer privat karakter.
En avis er et eksempel på en ikke-personlig kilde som er offentlig tilgjengelig, mens et BSS som lederen bruker selv, er en ikke-personlig kilde som kan være privat.
2. El Sawy har i silt datamateriale ingen edb-baserte kilder, såproblemet med kategorisering av disse kildene er ikke oppstått,
!NlHlDl1I Norges Handelshøyskole
BiblioteketMedium går på den måten informasjonen overføres. Her har Mintzberg (1973) klassifisert adgang til informasjonskilder i fem grupper: post, telefon, ikke planlagt møte, planlagt møte og turer. Keegan (1974) bruker tre kategorier: dokumenterte, menneskelige og fysiske media.
Daft et al. (1987) bruker fire mediakanaler: møte, telefon, adresserte dokumenter og ikke-adresserte dokumenter. El Sawy (1985) foreslår verbale versus skriftlige media. Dette bipolare begrep vil også bli benyttet her. Begrepet er da en "ren" dimensjon for informasjon som man får via en mediakanal - i motsetning til informasjon som man opplever selv, og begrepet omfatter kategoriene som er nevnt ovenfor, bortsett fra Mintzberg's "tours". Hvis det er behov for en særskilt dimensjon for synsinntrykk eller direkte opplevelse, kan man legge et persepsjonsbegrep over begrepet "verbal - skriftlig". Begrepet kan f.eks. betegnes "selv-opplevd - via mediakanal", og "verbal- skriftlig" er da et underbegrep for polen "via mediaka-nal".
Listen for kildedimensjoner for diagnose ser nu slik ut:
intern - ekstern
personlig - ikke-personlig offentlig tilgjengelig - privat verbal - skriftlig
vanlig skriftlig - edb-basert
hvor begrepet "skriftlig - edb-basert" er et underbegrep til den skriftlige polen av begrepet ovenfor.
Ved oppsettingen av rollelisten var vi opptatt av å få representert alle typer kilder som lederen bruker (beskrivelse). Ved analyse og diagnose er vi opptatt av hvorvidt dimensjonene karakteriserer kilder som ledere generelt bør ha. Før dimensjonene brukes for analyse og diagnose, bør det derfor vurderes hvorvidt dimensjonen som helhet hører hjemme under den normative polen for klassifisering av informasjonskilder, eller om den har en normativ retning (jfr. avsnitt 4.1.3).
At ledere trenger både interne og eksterne kilder, følger av at de både må overvåke omgi-velsene og følge opp internt, jfr. Mongstad-saken.
Begrepet medium er nært knyttet til spesifisiret (personlig - ikke-personlig). Daft et al. (1987) bruker begrepet medierikdom som er sammensatt av fire underbegreper: tilbakemelding, antall signaler ("multiple cues"), språklig mangfold og personlig fokus. Verbale media har høyere grad av medierikdom fordi de gir anledning til øyeblikkelig tilbakemelding og oppklaring av
misforståelser. Møtet er det rikeste medium fordi det i tillegg til stemmen omfatter mimikk og gestikulasjon til å formidle, modifisere og kontrollere kommunikasjon. Poenget her er at ledere ifølge Daft et al. trenger media med både høy og lav grad av medierikdom. De trenger rike media for å kommunisere meldinger som er tvetydige, f.eks. svake signaler som er vanskelige å gi en tolkning, og hvor det derfor kan være behov for å utveksle synspunkter. De trenger media med lav grad av medierikdom for å få objektiv og kvantitativ informasjon.
Resultatene av Daft et al.'s undersøkelse tyder dessuten på at "high performing managers" er mer sensitive overfor valg av riktig medium.
At ledere bør ha edb-baserte kilder - og bruke dem selv - er grunnleggende for beslut-ningsstøtte. Edb-teknologi kan øke ledernes kapasitet til å sammenstille data og dermed bli oppmerksomme på problemer/muligheter. Den øker mulighetene til å analysere usikkerhet og kompleksitet og kan dermed forbedre ledernes forståelse av sin beslutningssituasjon. Den øker videre kapasiteten til å studere og sammenlikne mulige løsningers fordeler og ulemper.
Private upersonlige kilder kan variere fra notisbøker til edb-baserte systemer. Innvendinger mot denne type kilder har gått på at informasjonskilder bør følge stillingen og ikke personen, og på kvaliteten i spesielt egen-utviklede edb-baserte system (Davis & Olson, 1984). Spørsmålet her er imidlertid om det er forhold som taler for at lederen også bør ha private systemer.
Parallelt med utvikling av mer brukervennlig programvare (f.eks. programpakker som Lotus og Excel) har det i de senere årene vært en utvikling mot at lederen - selv eller sammen med assistenter - bygger systemer som er mer eller mindre private for lederen. Det kan være private data-orienterte systemer som tar vare på ideer, strotanker og signaler om endringer i omgi-velsene. Det kan være modeller for analyse av ideer og signaler. Slike modeller kan være ad hoe modeller utviklet for analyse aven spesiell situasjon. De kan fremkomme ved endring av en grunnmodell. Det er åpenbart at slike informasjonskilder kan være nyttige for lederen som støtte for hukommelsen og ved tolkningen av informasjon. Det er også klart at denne formen for informasjonsbehandling ikke kan stoppes inn i organisasjonsmessige rammer. Datamaski-nen fungerer som en privat mellomstasjon for lagring og analyse av ideer, planer og prosjekter, hvor resultatene av analyser kan inngå i offisielle rapport med forutsetninger - som kan kontrolleres av andre organer.
Her kan det være nyttig å tenke tilbake på de krav som ble satt opp for diagnosebegreper - de skal være proposisjonelle (se tabe1l4.1). Ovenstående betyr ikke at enhver bruk av edb er bra, men at det kan være positivt at en leder både bruker organisasjonsmessige og private edb-baserte kilder. Et generelt problem er fortsatt at edb-teknologi kan ha en forsterkende effekt i feil retning. Dette er imidlertid ikke i første rekke et spørsmål om lederen selv har utviklet systemet, eller om det er utviklet aven system-analytiker som legger vekt på å formulere
systemkrav i overensstemmelse med brukers behov. Her er vi tilbake ved beslutningsforskning som tar som utgangspunkt at endring av beslutningsprosessen i normativ retning må skje gjennom lederen. Hensiktsmessig utformede BSS kan støtte prosessen (Stabell, 1983; Stabell
& Fuglseth, 1983).
Informasjonsbegreper
Når det gjelder kategorisering av ledernes informasjonsbegreper, brukte jeg i HAU følgende overordnede inndeling:
konkrete - abstrakte begreper evaluative - deskriptive begreper
Inndelingen har sammenheng med den strukturelle vurderingen av begrepsapparat, og begge dimensjonene har en normativ retning mot den abstrakte og deskriptive polen (se avsnitt 4.3.2 nedenfor). Fra en innholdsmessig synsvinkel trenger vi abstrakte begreper for å kunne sam-menlikne og vurdere informasjonskilder. Vi trenger deskriptive begreper for å gi innhold til våre vurderinger. Forholdet mellom dimensjonene "abstrakt konkret" og "evaluativ -deskriptiv" er for øvrig at alle evaluative begreper er abstrakte, mens deskriptive begreper kan være begge deler.
Ådanne begreper er i seg selv en abstraheringsprosess, og man kan si at alle begreper i en viss forstand er abstrakte. Når det gjelder dimensjonen "konkret - abstrakt" er derfor det første problemet - hva er et abstrakt begrep? Det viser seg at begreper som av noen blir oppfattet som abstrakte, av andre blir brukt som konkrete begreper (Kelly, 1955; Stabell, 1976). Ved kate-gorisering av begreper har jeg tatt utgangspunkt i et opplegg av Stabell (1976). Stabell definerer et begrep som konkret når det refererer direkte til en enkel, utvetydig og observerbar egenskap. Her kan imidlertid betegnelsen observerbar skape problemer ved kategoriseringen av begreper. En person er observerbar, men er det at personen er en medarbeider observerbart?
Jeg ville regne både begrepet "person - dokument" og begrepet "medarbeider - ikke medarbei-der" til konkrete begreper. I Aschehougs leksikon brukes begrepet håndgripelig som en egenskap ved konkret, men her får vi problemer med et begrep som "dokument - edb-basert system". Et edb-basert system er observerbart, men ikke håndgripelig. Ved kategoriseringen har jeg brukt følgende definisjon på et konkret begrep: enkel, utvetydig og observerbar eller håndgripelig. De begreper som ikke passer i kategorien konkret, defineres som abstrakte.
Kelly bruker ikke begrepet "konkret - abstrakt". I stedet innfører han et nytt begrep "permea-bility - impermea"permea-bility". Et begrep er "permeable if it will admit to its range of convenience new elements which are not yet construed within its framework" (Kelly, 1955 I s 79). Et begrep er altså "permeable" hvis det kan omfatte nye elementer. Jeg har ikke funnet noe godt norsk ord for "permeable" og bruker begrepet "abstrakt", men bruken av begrepet ved beskrivelse og diagnose av ledemes begrepsapparat vil være preget av Kellys begrep "permea-bility" (gjennomtrengelighet).
Når det gjelder dimensjonen "evaluativ - deskriptiv" har jeg lagt vekt på at egenskapen skal kunne konstateres objektivt. Om en medarbeider er erfaren eller ikke, kan konstateres ut fra hvor lenge han har vært beskjeftiget innenfor fagområdet. Om han er dyktig i stillingen, er en vurderingssak.
En tredje hovedinndeling av begreper som ble foretatt i HAU etter mønster fra Stabell (1978a) er dimensjonen "kilde - data". En rekke informasjonsbegreper vil være egnet for å beskrive først og fremst kilder, mens andre begreper mer karakteriserer data fra informasjonskildene enn kildene selv. Overgangen er glidende. Begreper for beskrivelse av kilder trenger vi for bevisst å kunne velge blant kilder, og en del av vurderingen av kildene vil være vurderingen av de data som kildene gir. Begreper for beskrivelse av data trenger vi for å kunne vurdere data som vi søker eller mottar fra forskjellige kilder. Få begreper for beskrivelse av data kan være et tegn på at lederen ikke er opptatt av kvantitative analyser (Fuglseth, 1983).
Når det gjelder mer operasjonelle begreper for beskrivelse av kilder og data, kan det være aktuelt å trekke inn Garry & Scott Mortons liste over informasjonsegenskaper (Garry & Scott Morton, 1971). Listen er basert på Anthonys planleggingshierarki (Anthony & Dearden, 1976). I diskusjonene rundt planleggingssystemer kommer Anthony inn på en del infor-masjonsegenskaper. Han diskuterer forskjeller mellom den informasjon som trenges på de forskjellige planleggingsnivåer, Gorry & Scott Mortons liste omfatter ikke alle de infor-masjonsegenskaper som Anthony er inne på, bl.a. formalisering og periodisitet - at masjonskilder på strategisk nivå er mindre formelle enn på operasjonelt nivå, og at infor-masjon på operasjonelt nivå er mer regelmessig. Egenskapen "formell - uformel" går på hvorvidt det er knyttet regler og prosedyrer til informasjonskildene, f.eks. hvorvidt edb-baserte systemer er dokumentert.
Jeg foreslår derfor følgende utvidede liste for informasjonsegenskaper, sortert slik at de egenskaper som først og fremst karakteriserer kildene kommer. først, og egenskapene som karakteriserer data, kommer sist:
IReRI -informasjonsegenskaper
Ved analyse og diagnose oppfatter vi listen som begrepsdimensjoner som er nyttige for ledere når de skal beskrive og vurdere informasjonskilder og data. Det er slike begreper som deres begrepsapparat bør inneholde.
I innledningen til dette avsnittet gjorde jeg generelt oppmerksom på problemer med å analogi-sere fra Kelly's bruk av metoden. Jeg vil her spesielt ta opp problemet med situasjonsmessige begreper. Når Kelly brukte metoden innenfor psykoanalyse, var han opptatt av å få avdekket
·begreper hvor elementene for vurdering av likhet og forskjell er personer. For Kelly var derfor situasjonsmessige begreper et tegn på at klienten enten hadde problemer med å forholde seg til personene, eller at han ikke var i stand til å kommunisere hvordan han oppfattet dem. Når Kellys metode brukes på et annet område enn forholdet til mennesker, kommer visse situa-sjonsmessige begreper i en annen stilling. Begreper som er knyttet til den rolle som kildene spiller i beslutningssituasjonen, er nyttige begreper for vurdering av kilder, og de vil ettermin mening nettopp være et tegn på at lederen har et bevisst forhold til sine informasjonsomgi-velser. Eksempler på ovenstående er at han vurderer bestemte kilder som nyttige i problemsøkingsfasen av prosessen, mens andre kilder anses nyttige i problemløsninsfasen. I oversikten nedenfor har jeg foreløpig kalt disse situasjonsmessigebegrepene for situasjonsrele-vante - i motsetning til situasjonsmessige begreper som ikke er relesituasjonsrele-vante, f.eks. at to kilder er like på den måte at de utgis av samme meklerfirma (se avsnitt 3.2).
Oppfatninger
Lederens oppfatninger av sine informasjonskilder kommer til uttrykk i vurderingen av infor-masjonskildene langs begrepene. Den normative tolkningen av oppfatningene inngår spesielt i strukturelle analyser av begrepsapparatet - se nedenfor. På innholdssiden er vi opptatt av hvorvidt oppfatningene kan gi hint om behov for informasjonskilder som ikke er dekket av nåværende informasjonsomgivelser, hvilke egenskaper ved informasjonskildene som lederen anser som nyttige, hvilke kilder han anser som nyttige, hvilke kilder han bruker.
4.5.2 IReRI -struktur
ReRIhar en strukturell norm knyttet til seg i og med at det ligger noe positivt i det å ha et velutviklet begrepsapparat. Hva er et velutviklet begrepsapparat? Hva er et velutviklet begrepsapparat for informasjonsomgivelser? Hvordan gir utviklingen i begrepsapparatet seg utslag i vurdering og valg av informasjonskilder?
Utvikling i begrepsapparat for informasjonsomgivelser
Innenfor kognitiv kompleksitetsteori er det etablert tre målbare egenskaper som hver for seg sier noe om utviklingen av individers begrepsapparat innenfor et bestemt område:
- differensiering - diskrimasjon - integrasjon
Differensiering: Problemet er her å bestemme det antall dimensjoner som en person genererer når han oppfatter (perceives) en rekke stimuli. En dimensjon defineres som en entydig ordning av stimuli. Ved IReRIer stimuli de informasjonskilder som lederen genererer når han fyller ut rollelisten, og en dimensjon er en entydig ordning av informasjonskildene langs de bipolare begreper som lederen genererer i sorteringsfasen av intervjuet (se avsnitt 3.3.3). Differensie-ring er ikke nødvendigvis relatert til kompleksitet i begrepsapparatet (se nedenfor), men jo større antall dimensjoner, jo mer sannsynlig er utviklingen av integrativt komplekse regler i begrepsapparatet, jfr. avsnitt 3.2.2.
M åling av differensiering ved ReRI: Slik dimensjonen er definert ovenfor, vil antall begreper som avdekkes under intervjuet være et mål på differensiering. Forutsetningen er at
infor-masjonskildene er entydig ordnet på alle begreper, noe vi forsøker å sikre under intervjuet. Et annet mål på differensiering er DIFF (Stabell, 1978a). DIFF er det antall faktorer som fremkommer ved alpha faktoranalyse av RCRI-matrisen. Jo større verdi på DIFF, jo høyere grad av differensiering. Slik jeg oppfatter forskjellene mellom de to målene, vil DIFF måle i hvilken grad lederen greier å bruke begrepene til å differensiere mellom kildene. På den annen side virker DIFF veldig mekanisk. DIFF innebærer ikke tolkning av faktorene som avdekkes.
Diskriminasjon: Begrepsapparatets kapasitet til å skjelne mellom stimuli kalles diskrimi-nasjon. Diskriminasjon omfatter igjen fire egenskaper:
a) evne til å vurdere mange stimuli langs en dimensjon (kategoribredde)
b) evne til å oppfatte mange fint atskilte kategorier på en dimensjon (artikulasjon) c) evne til å utsette endelige beslutninger vedrørende stimulus
d) evne til å fleksibel reorganisering av stimulus
Måling av diskriminasjon med RCRJ: Av disse fire egenskapene ved diskriminasjon kan vi måle de to førstnevnte ut fra den måten IRCRI gjennomføres på ifølge avsnitt 3.3.3:
Et mål på kategoribredde (punkt a ovenfor) er sentralitet, dvs. antall stimuli som ordnes på en dimensjon. Stabell (1978a) har definert gjennomsnittlig sentralitet - CENTR:
M N
CENTR =.l.. .l..
I I
h(a,) M N j=I i=I hvorh(a,)
=
l hvis aij er vurdering på skalaen
o
hvis aij er på linjen for "vanskelig å vurdere på skalaen"a,j vurderingen av den i'te informasjonskilde på j'te begrep,
j
=
1, ,MM antall begreper N antall kilder
Sentralitet er egentlig ment å angi hvor vesentlig et begrep er for lederen ved definisjon av objekter (Scott, 1969), men sett fra en annen synsvinkel vil sentralitet også angi i hvilken grad .lederen kan vurdere mange stimuli langs en dimensjon, dvs. hvor abstrakt han kan bruke sine begreper (jfr. Schroder et al., 1967, s 175, hvor det antas at" '" abstract schemata would allow subjects to encompass many more stimuli per dimension than would concrete schemata.").
Et mål på artikulasjon er antall distinksjoner mellom objekter som gjøres på et begrep (punkt b ovenfor). Stabell (1978a) har definert et mål på gjennomsnittlig artikulasjon av alle begreper for en person. Målet har han kalt ARTCL:
M K
ARTCL =_L _L
L L
gk(<\) K M j=l i=I hvorgk(ai)
o
hvis aij k, i=1, , N1 ellers
a..'J vurderingen av den i 'te informasjonskilde på j'te begrep,
j
=
1, ,MK antall skalaintervall (her er K=5)
M antall begreper
N antall kilder
Lederen vil da skåre høyere på ARTCL jo flere distinksjoner han gjør mellom informasjons-kildene for hvert begrep. Høye verdier på ARTCL antas å være positivt korrelert med diskriminasjon.
Integrasjon: Integrasjon i atferd måler i hvilken grad informasjon på forskjellige dimensjoner kan relateres til hverandre på forskjellige måter for å generere nye og motstridende perspek-tiver på stimuli.
Måling av integrasjon ved ReRl: For integrativ kompleksitet har man generelt ennå ikke funnet noe godt mål, og RCRl er antakelig heller ikke et godt utgangspunkt for å måle integrativ kompleksitet. Dette skyldes at vurderingsopplegget for kilder langs begreper ikke tillater at lederne plasserer kildene flere ganger på samme skala, jfr. avsnitt 3.3.3. Plassering av et stimulus flere ganger på en skala er det første trinn mot utvikling av mer komplekse begrepsstrukturer, jfr. avsnitt 4.4.2. RCRI kan derfor ikke fange opp, f.eks. at en kilde er god!
4·NHH
relativt god på visse områder, men dårlig/relativt dårlig på andre. Lederens evne til å integrere skjules i diskriminasjonsmålet?
ALPHIC er et mål på integrering som går på hvor jevnt dimensjonene i begrepsapparatet er veiet - ALPHIC. ALPHIC måler den absolutte forskjellen mellom eigenvalues for de faktorer som fremkommer ved alpha faktoranalyse av RCRI-matrisen.
F-I F
ALPHIC = l
I I
ei - ejI(M-F) CF-l) i= l j=i+I hvor
ei eigenvalue for den i 'te faktor M antall begreper
N antall kilder
ALPHIC er normalisert for å få et mål som er uavhengig av antall dimensjoner i begreps-apparatet. Jevn veiing av dimensjonene antas å være et tegn på høy grad av integrering av begrepene (Stabell, 1978a; Schroder et al., 1967, s 26).
Under innhold la vi opp til kategorisering av begrepene som "konkrete - abstrakte" og
"evaluative - deskriptive". Her skal vi begrunne denne grupperingen fra et strukturelt syns-punkt. Den dimensjon i begrepsapparatet som utvikles først, er den evaluative (Kelly, 1955;
Osgood et al., 1957). I de tilfeller hvor den evaluative dimensjonen totalt dominerer andre dimensjoner, vil det være en tendens til at lederne bare oppfatter sine kilder langs denne dimensjonen - en kilde er enten god eller dårlig. Begrepsapparatet er ikke tilstrekkelig utviklet med hensyn til diskriminasjon på andre dimensjoner slik at det er frihetsgrader tilen mer nyansert og balansert vurdering. Et tegn på et velutviklet begrepsapparat kan derfor være andelen av deskriptive, abstrakte begreper.
Ved ovennevnte sorteringer er det systemutformerens oppfatninger av begrepene som legges til grunn for grupperingene. Problemet med slike grupperinger er at en del begreper som systemutformeren oppfatter som konkrete, brukes abstrakt av lederen - og omvendt Det avgjørende er hvordan lederen bruker begrepene. Sentralitetsmålet CENTR som ble brukt under diskriminasjon ovenfor, er et mål som sier noe om i hvilken grad lederne bruker sine begrep abstrakt.
Etter IRCRI sitter vi igjen med en rekke ordinalskalerte data som egner seg for statistisk analyse - for måling av utvikling i begrepsstrukturer. Sett i relasjon til formålet med analyse og
tilbakemelding innenfor beslutningsstøtte, nemlig forbedring av den enkelte leders
tilbakemelding innenfor beslutningsstøtte, nemlig forbedring av den enkelte leders