Hvordan øke modenheten og styrke evnen til gjennomføring?

For å hente ut gevinstene vi har pekt på i kapittel 2 til 9 i denne rapporten må alle etatene ta nødvendige grep for å sikre at gevinstene faktisk realiseres. For hver enkelt etat er dette viktig både for å sikre gevinster fra lokale tiltak og for å sikre at tiltakene innen de øvrige gevinst-områdene faktisk gjennomføres.

Hvilke grep den enkelte etat må ta, må de se opp mot hvilke typer tiltak de skal gjennomføre og innenfor hvilke områder de er svake eller sterke på i dag. I dag har etatene ulik modenhet som følge av ulike ambisjoner og ulik tilnærming til arbeidet med forbedring og effektivisering.

Denne rapporten har pekt på et betydelig omstillingsbehov innen alle disse tre etatene. Dersom de skal realisere de store kvalitative og kvantitative gevinstene vi har pekt på, må modenheten heves.

Rapporten gir etatene et godt grunnlag innen planlegging, siden så mye av kartleggingsarbeidet allerede er gjort. Etatene må likevel rigge seg for å kunne kartlegge potensielle lokale tiltak, slik beskrevet i kapittel 9. Vi mener at alle etatene nå må ta store skritt innenfor gjennomføring og oppfølging for å kunne realisere gevinstene denne rapporten peker på. Dette kapittelet beskriver relative styrker og svakheter innen gjennomføring og oppfølging. Ut fra den beskrivelsen er det klart at alle etatene har behov for å løfte seg innen disse dimensjonene.

For Forsvaret er det ikke gitt at den enkelte DIF skal ha en like høy modenhet på alle de ni områdene vi undersøker som Forsvarsbygg og Forsvarsmateriell. Forsvarsstaben må styrkes betydelig innen gjennomføring og oppfølging, og til en viss grad kompensere for at DIF-ene ikke har sterke miljøer innen disse områdene.

I mange tilfeller må etatene ta sentrale grep for å ha den systematiske tilnærmingen til området som kreves. Eksempler på denne type grep er sentrale ressurser og verktøy som vil bidra i gjennomføringen, som innføringen av Corporater i Forsvaret, der produktivitetsmålinger skal implementeres.³⁸¹ I andre tilfeller er det grep som også kan gjøres lokalt i etatene, som å avsette ressurser eller dokumentere gevinster. Det viktigste for etatene er likevel å sørge for at den

381 Se kapittel 7 om styrkeproduksjon for ytterligere detaljer.

totale modenheten for å planlegge, gjennomføre og følge opp tiltak er høy nok i forhold til det ambisjonsnivået som settes for neste langtidsperiode.

11 Oppsummering

Denne rapporten har hatt til formål å identifisere potensialet for forbedring og effektivisering i forsvarssektoren i perioden 2021–2024. Vi har gjort rede for til sammen 28 gevinstområder over 8 kapitler. Et sentralt funn er at forsvarssektoren allerede har tatt viktige steg i retning av profesjonalisering og modernisering. Materiellinvesteringer, drifts-anskaffelser, personell og kompetanse, HR, utdanning og EBA er eksempler på dette. I tillegg er det allerede igangsatt en rekke initiativer for å forbedre og effektivisere sektoren. Strategisk samarbeid innen IKT, automatisering av rapporteringsfunksjoner, samling av HR-funksjoner og effektivisering av vedlikehold er gevinstområder sektoren selv har tatt fram.

FFI har identifisert et potensial utover disse allerede igangsatte initiativene. De 28 gevinst-områdene vil gi store forbedringer i kvaliteten på sektorens leveranser. Disse forbedringene vil oppleves i hele verdikjeden, fra byggene som huser oss, materiellet vi benytter, treningen vi mottar og til støttetjenestene vi lener oss på. I tillegg vil gevinstområdene frigjøre betydelige økonomiske summer, gevinster som kan brukes til viktige satsingsområder i Forsvaret eller i sektoren for øvrig.

Innledningsvis i denne rapporten pekte vi på en usikkerhet knyttet til om det fortsatt er betydelige kvalitative og kvantitative gevinster å hente etter all omstillingen i inneværende langtidsplanperiode. Denne bekymringen har vist seg ikke å være berettiget. Det er fortsatt mye som kan bli enda bedre, og profesjonaliseringen og moderniseringen av sektoren kan og bør videreføres.

Over de siste tolv månedene har KOSTER³⁸² lagt ned en betydelig innsats knyttet til datainn-samling, intervjuer, analyse og dialog med de involverte etatene. En rekke aktører har bidratt i arbeidet, og FFI har samlet alle innspillene i denne rapporten. Sett samlet utgjør rapporten et veikart for videre forbedring og effektivisering for forsvarssektoren. Denne veien vil være krevende. Forsvarssektoren må gjennomføre flere store investeringer i ny teknologi og ny kompetanse. I tillegg må flere komplekse prosesser internt i sektoren restruktureres for at de skal gi bedre effekt. Sivile partnere må trekkes inn i sektorens virksomhet på måter som tidligere ikke har vært forsøkt. Figur 11.1 illustrerer disse fire virkemidlene som muliggjør den videre forbedringen og effektiviseringen. En slik satsing vil kunne gi både store kvalitative gevinster i form av økt forsvarsevne, og økonomiske gevinster i form av reduserte kostnader.

FFI anbefaler derfor at forsvarssektoren går videre med å konkretisere tiltak og planer for å realisere gevinster innen de ulike gevinstområdene beskrevet i denne rapporten.

Dette vil sikre at de tildelte midlene utnyttes på en effektiv måte og samtidig sikre best mulig operativ evne.

382 FFI-prosjekt «Kostnadseffektiv drift av Forsvaret»

Figur 11.1 Virkemidler for forbedring og effektivisering i forsvarssektoren 2021–2024.

Vi går nedenfor inn på de kvalitative gevinstene vi forventer fra satsningen på forbedring og effektivisering framover.

11.1 Kvalitative gevinster

Innen de fleste av gevinstområdene utgjør de kvalitative forbedringene den absolutt største gevinsten fra de anbefalte tiltakene. Disse er tydelig beskrevet innen hvert gevinstområde gjennom rapporten. For noen gevinstområder har vi utelukkende identifisert kvalitative gevinster. Dette gjelder blant annet for gevinstområdene 1A) utfordre kravstillingen og 1B) driftskonsekvenser.

Innen andre gevinstområder er forbedringene innen kvalitet og leveranse langt viktigere enn de rene økonomiske besparelsene. Dette gjelder blant annet for gevinstområder som 1C) hyllevare-kjøp og utnyttelse av sivil teknologi, 1D) profesjonalisering av investeringsvirksomheten, 2A) optimalisert vedlikehold sjømateriell og 2B) optimalisert vedlikehold landmateriell. De økonomiske besparelsene innenfor eksempel materiellinvesteringer utgjør under 1 prosent av de forventede kostnadene på dette området, mens forbedringene i evnen til å gjennomføre investeringene til rett tid og til rett ytelse, og evnen til bedre å kunne prioritere mellom prosjekter og bruke midlene riktig, vil gi betydelige bidrag til forsvarsevnen i tiårene som kommer. Materiellvedlikeholdet koster likeledes betydelige summer hvert år, og de avgrensede økonomiske gevinstene vi har identifisert er relativt sett små sett i forhold til den økte tilgjengeligheten på materiellet, redusert nedetid og tidligere varslinger før systemer bryter sammen. Dette vil bidra til økt operativ evne i Sjøforsvaret og Hæren.

Innen andre gevinstområder forventer vi både tellende økonomiske gevinster og viktige kvalitative forbedringer. Gevinstområde 3B) digitale verktøy innen EBA-investeringer er et godt eksempel på et område hvor vi forventer viktige forbedringer av kvalitet samtidig som kostnadene skal gå ned. Satsingen på digital tvilling og digital byggeplass vil gi betydelige gevinster både i planleggings- og byggefasen og i driftsfasen. Brukeren får bedre kontroll og innsyn i prosessen og det blir færre feil og forsinkelser i byggeprosessen.

IKT og digitalisering

Sivile aktører

Større interne reformer

Styrke kompetanse

På den samme måten vil 5A) strategisk samarbeid med sivile innen IKT og 5C) Innføring av data og analyseverktøy for bedre virksomhetsstyring både ha økonomiske besparelser og gi viktige kvalitetsforbedringer. De sivile aktørene vil kunne drifte systemer med høyere oppetid, bedre ytelse og med høyere funksjonalitet enn hva Forsvaret kunne klart selv. Likeledes vil automatisering av rapporteringen internt i Forsvaret bidra til færre feil i datagrunnlaget, høyere kvalitet i styringen og mer oppmerksomhet rettet mot det reelle innholdet i hva som rapporteres.

Samlet sett er kvalitets- og ytelsesforbedringene betydelige fra de identifiserte gevinstområdene.

All erfaring tilsier imidlertid at slike gevinster ikke kommer uten god planlegging av tiltakene, tett oppfølging og riktig rapportering og dokumentasjon.³⁸³ Etatene må derfor inkludere disse gevinstene eksplisitt i gevinstrealiseringsplaner, i nullpunkts-målinger og i rapporteringen internt og til FD.