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Já o Facilitador Organizacional, ‘flexibilidade da estrutura de Governação’, tem a ver com a forma e com os diferentes meios utilizados para comunicar e é incluído no pilar regulativo. A palavra comunicação vem do latim “communicare”, que significa pôr em comum, conviver. No que concerne à comunicação organizacional, esta comporta consigo diversas abordagens teóricas e compreende as diferentes formas de comunicação interna ou externa que podem existir numa organização. Trata-se de uma componente fundamental para a eficácia (capacidade de um indivíduo produzir resultados responsavelmente) e a eficiência (capacidade potencial que os sistemas têm para produzir resultados) (Ribeiro, 2008). Para o bom funcionamento de qualquer organização é fundamental a existência de uma boa comunicação (Berlo, 1970) e, por isso, esta revela-se como uma ferramenta essencial para o desempenho global de uma organização (Devesa, 2016). A organização formada pela parceria entre a Bosch e a UMinho não é diferente, mais especificamente, uma boa comunicação é também um fator fundamental para uma boa Governação, visto que, para além doutros motivos, esta envolve um número muito elevado de pessoas.

Assim, a comunicação externa refere-se à comunicação entre elementos que fazem parte do programa IC-HMI com pessoas externas ao programa, enquanto a comunicação interna acontece apenas entre elementos que integram o programa IC-HMI.

A comunicação interna, numa organização, flui através de duas grandes redes, uma rede formal e outra informal. A comunicação formal é o caminho oficial pelo qual as informações são enviadas (Lima, 2007), seguindo a hierarquia da empresa e retratando a cadeia de autoridade (Berlo, 1970). Esta divide-se em diferentes canais, que são: comunicação ascendente, comunicação descendente e comunicação horizontal. A comunicação ascendente diz respeito à comunicação que se procede de níveis mais baixos para níveis mais altos na hierarquia da organização, sendo que esta apresenta obstáculos pelos níveis intermediários. Contrariamente, a comunicação descendente é aquela que se efetua dos níveis mais altos da hierarquia para os níveis mais baixos, ou seja, refere-se a mensagens e informações enviadas dos gestores de topo aos subordinados, sendo o fluxo de informação mais óbvio da

124 comunicação formal. Por fim, a comunicação horizontal diz respeito à troca de informações entre órgãos do mesmo nível hierárquico.

No que concerne à comunicação informal, esta pode fluir em qualquer direção, passando, frequentemente, por cima dos níveis de autoridade (Berlo, 1970). Surge fora dos canais oficiais de comunicação estabelecidos pelo organigrama, independentemente da estrutura formal e consiste num contacto mais pessoal e direto entre os colaboradores e chefia (Baptista, 2009). A comunicação informal tem como propósito atender às necessidades pessoais, como a interação com os outros, influenciar o comportamento dos outros e ser um meio de passar informações referentes ao trabalho, que pelos canais formais não seria possível. É vista como uma rede de comunicação não oficial que complementa os canais formais (Lima, 2007). Apresenta um conjunto de vantagens como agilidade de execução e comunicação sustentada pela confiança entre os elementos, podendo até agregar valores de tempo ao projeto. Apesar disto, é importante referir que a comunicação informal não pode substituir a comunicação formal, pois esta é fundamental em diversas situações durante todo o ciclo de vida do programa (Alves, 2008).

Uma comunicação eficaz deve possuir ambas as redes de comunicação.

No que concerne à comunicação formal existente no programa IC-HMI, esta é efetuada conforme as relações hierárquicas presentes no organigrama da estrutura de Governação (Figura 14). Assim, basicamente a comunicação é feita de forma descendente entre um órgão superior e os outros órgãos que se encontram imediatamente hierarquicamente abaixo, para implementar estratégias, objetivos, políticas e procedimentos, dar instruções de trabalho e dar feedback de desempenho. De forma ascendente a comunicação é realizada dos órgãos mais abaixo para os órgãos que se encontram imediatamente mais acima, para informar problemas, críticas, relatórios de desempenho, questões, queixas, disputas e dar sugestões de melhoria e necessidades. Ou seja, normalmente se, por exemplo, um elemento da equipa de projeto quiser passar uma informação para um dos órgãos com um grau hierárquico mais elevado (por exemplo para o Steering Committee), essa mensagem será passada através da comunicação formal, desde o nível da equipa de projeto, até ao nível do receptor, passando sucessivamente pelos órgãos que se encontram no meio destes até chegar ao destino final. Assim, a comunicação vertical ascendente inclui a comunicação entre a Equipa do Programa, sendo fundamentalmente da responsabilidade dos PMO Officers garantir a eficiência e a eficácia dessa comunicação. Um exemplo concreto deste estilo de comunicação é por exemplo no caso

125 da monitorização de cada projeto, que é realizada pelo respetivo Responsável de Projeto e pela sua Equipa, juntamente com o PMO Officer, através dos Relatórios de Acompanhamento do Projeto, que posteriormente serão todos compilados (os Relatórios de Acompanhamento de todos os Projetos) no Relatório de Desempenho do Programa para ser reportado aos Gestores de Programa. Para além destes dois canais (ascendente e descendente) existe ainda o canal horizontal que corresponde, por exemplo, à troca de informações entre diferentes Equipas de Projeto, para solução de problemas intradepartamentais, coordenação interdepartamental, conselhos e feedback.

Figura 14: Comunicação Formal

Relativamente à comunicação informal do programa IC-HMI, encontra-se representada na Figura 15, sendo que esta pode realizar-se basicamente entre qualquer um dos elementos incluídos no organigrama do programa. Esta pode ocorrer através de vários meios, como por exemplo através de redes sociais, contacto telefónico, pessoalmente por exemplo no evento de team building, etc. Pode ser uma maneira de um elemento de um nível hierárquico baixo conseguir falar com outro elemento de um nível hierárquico mais elevado.

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Figura 15: Comunicação Informal

6.7 FO: ‘Existência de Diferentes Meios de Comunicação e Formas de