Storparten av offentlig sektor står overfor utfordringene med å komme seg fra passiv informasjonsformidling og enkle elektroniske tjenester til å kunne tilby mer avanserte tjenester. Dette fordrer effektiv informasjonsutveksling på tvers av etats- og sektorgrenser, men også vertikalt mellom etat og kommune.
5.3.1 Betydelig gevinstpotensial
Gevinstene ved at offentlig sektor effektivt bruker IKT, er store. For det første vil det legge grunnlaget for effektivisering av offentlig sektor, med omlegging og forenkling av arbeidsrutiner, ny fordeling av roller og oppgaver, og frigjøring av ressurser. For det andre vil avanserte offentlige tjenester mot næringslivet bidra til å øke produktiviteten i denne sektoren. Skatteetaten har vært pionerer i så måte og tilbyr i dag avanserte elektroniske tjenester for innrapportering fra næringslivet til det offentlige. Antall års-verk i næringslivet er redusert som følge av dette. For det tredje vil gode publikums-tjenester bidra til kortere saksbehandlingstid og reduserte transaksjonskostnader (byggsøknader, barnehageplass). I tillegg vil IKT bidra til å fremme demokratiet, ved at innbyggerne får økt innsyn i forvaltningen, ved for eksempel at postjournalen blir elektronisk tilgjengelig, sakskartet og sakspapirer i Stortinget og i kommunene blir elektronisk tilgjengelige, og møter og debatter sendes direkte.
OECD18 påpeker i sin landgjennomgang av e-Forvaltning i Norge i 2005 at investeringer og bruk av IKT i offentlig sektor i Norge i hovedsak har vært knyttet til behovet for å oppnå intern effektivisering gjennom automatisering av tjeneste-produksjon og administrative prosesser, og gjennom mer brukerrettede tjenester. Fra slutten av 80-tallet til i dag har det vært en relativt jevn og klar utvikling i forvaltningen, og mye konsensus om de store reformene i offentlig sektor. Av viktige tiltak for bruk av IKT i offentlig forvaltning er etablering av statens konsernkontoordning i 1992 og fastsetting av nytt økonomiregelverk i 1996. Kontoordningen krevde bruk av elektroniske økonomisystemer med elektronisk overføring av betalingsoppdrag fra virksomhet til bank. Økonomiregelverket forutsetter bruk av elektroniske regnskaps- og økonomisystemer i statlig økonomistyring. Av større reformer i den senere tid der IKT har spilt en viktig rolle i gjennomføringen, kan blant annet sykehusreformen, pensjons-reformen og ny arbeids- og velferdsforvaltning (NAV) nevnes.
5.3.2 Variert intern bruk av IKT-systemer
Kommunene og fylkeskommunene brukte til sammen 1,67 milliarder kroner på anskaffelse av datautstyr, programvare og relaterte konsulenttjenester i 2005.
Det foregår mye elektronisk samhandling i offentlig sektor, både horisontalt og på tvers av forvaltningsnivå (stat/kommune). Kompleksiteten i denne samhandlingen er stor. De mange organisatoriske enhetene har et stort antall oppgaver og tjenester som skal utføres ved hjelp av et utall forskjellige IKT-systemer. SSB opplyser at i 2005 hadde 341 statlige etater et selvstendig avgjørelsesansvar på IKT-området. I kommunesektoren tar hver enkelt kommune og fylkeskommune selvstendige avgjørelser på IKT-området (431 kommuner og 19 fylkeskommuner). Som figuren under viser har de fleste offentlige virksomheter/etater sine egne fagsystemer for søknadsbehandling og
18 OECD, e-Government Studies, Norway, 2005
66
beslutningsstøtte. Disse er ofte blitt utviklet og forbedret over lang tid og utgjør selve livsnerven i virksomhetene. Ifølge SSB anvendte 93 prosent av kommunene og 83 prosent av statlige virksomheter fagsystem i 2005. Ifølge KS finnes det i gjennomsnitt 80–100 forskjellige fagsystemer, inklusive innrapporteringsløsninger mot statlige virksomheter. For staten foreligger det ikke slike tall, men også i staten har hver virksomhet en god del slike systemer.
Figur 5.6 viser hvilke systemer kommunene og statlige etater har investert i og tatt i bruk. I kommunene er det stor utbredelse av elektroniske journalsystemer og dokument-håndteringssystemer, geografiske informasjonssystemer og virksomhetsspesifikke fagsystemer. Kommunene har i svært liten grad investert i løsninger for økonomisystem med integrert løsning for e-innkjøp, samt løsninger for system for elektronisk saksstyring.
Når det gjelder statlige etater er bildet mye det samme. Etatene har i stor grad investert i løsninger for elektronisk journalsystem, Intranett og elektronisk saks- og dokument-håndteringssystem. I liten grad er det investert i økonomisystem med integrert løsning for e-innkjøp.
67
Figur 5.6 Bruk av IT-systemer i offentlig forvalting
Kommuner Statlige etater
Kilde: SSB, Informasjonssamfunnet 2005
5.3.3 Ulik grad av elektroniske tjenester til innbyggere og næringsliv
For å illustrere hvor langt offentlige virksomheter har kommet i bruk av IKT, benyttes ofte tjenestetrappen, jamfør Figur 5.7. Figuren viser at høyere service og brukerorientering innebærer en markant økning i kompleksitet. De to søylene til venstre omhandler enkle elektroniske tjenester, mens de to søylene til høyre representerer mer avanserte/interaktive elektroniske tjenester. For å komme til trinn 4 i tjenestetrappen, må virksomhetene ha fag- og støttesystemer som kan samhandle både internt og med andre virksomheter som bidrar med data/funksjoner i den aktuelle tjenesten.
68
Figur 5.7 Tjenestetrappen
Kilde: St meld. nr. 17 (2006-2007) Eit informasjonssamfunn for alle
Tabell 5.3 viser i hvilken grad offentlige virksomheter innenfor kommune og stat i Norge tilbyr elektroniske tjenester.
Tabell 5.3 Fordeling av offentlige tjenester i tjenestetrappen, 2005
Offentlige virksomheter i
Publisering.«Brosjyre på nettet»(Trinn 1)
Målgrupperettet kommunikasjon. Enkel
interaktivitet(Trinn 2)
Individuelt tilpasset kommunikasjon. Vertikal
integrasjon(Trinn 3)
Samhandling med andre virksomheter. Horisontal integrasjon(Trinn 4)
Kommunal sektor 100 80 40 < 5
Staten 100 70 40 < 10
Kilde: SSB 2006, Informasjonssamfunnet 2005
Innenfor enkle tjenester (jf. trinn 1 og 2 i tabellen) orienterer cirka 80 prosent av kommunene om kommune- og lokalplaner, annonserer kommunestyremøte og gjengir referat fra disse møtene på sine hjemmesider. Muligheten for nedlasting av skjema/blanketter er godt utbredt, 81 prosent av kommunene og 71 prosent statlige etater tilbyr dette. Mer avanserte tjenester (jf. trinn 3 og 4) som innsending av data til bruk i administrative systemer og selvbetjente tjenester, er langt mindre utbredt.
Selvbetjente tjenester med elektronisk tilbakemelding og innsending av opplysninger i et webskjema med delvis pre-utfylte data, tilbys fra om lag hver tredje statlige virksomhet. Det er videre et skille mellom store og små kommuner. Store kommuner tilbyr mer av både avanserte og enkle elektroniske tjenester enn små kommuner.
5.3.4 Norsk offentlig sektor langt framme
Konsulentselskapet Cap Gemini har siden år 2000, etter oppdrag fra EU-kommisjonen19, målt utbredelsen for 20 utvalgte offentlige basistjenester i ulike land, rettet både mot publikum og næringsliv, jamfør figuren under. Utgangspunktet for valg av tjenestene er at de kan gjøres interaktive, i prinsippet kunne tilbys alle, og i tillegg ha muligheten til å kunne tilbys over bredbånd og andre kommunikasjonsinfrastrukturer. I tillegg er det målt hvor avanserte disse tjenestene er (på hvilket nivå i tjenestetrappen).
19 Cap Gemini, Online availability of public services (2006)
69
Målingene viser at det elektroniske tjenestetilbudet i offentlig sektor i Norge ligger i toppsjiktet i Europa, både når det gjelder utbredelse av elektroniske basistjenester og andelen tjenester som befinner seg på et høyt nivå i tjenestetrappen.
Brutt ned på de enkelte tjenester, viser undersøkelsen at for publikumstjenester kommer Norge svært godt ut når det gjelder selvangivelse, sosiale støttetjenester (trygdeut-betalinger, barnetrygd), byggesaksbehandling, opptak til høyere studier og flyttemelding. Norge kommer middels ut med hensyn til personlige dokumenter som omfatter pass og førerkort.
Når det gjelder tjenester rettet mot næringslivet kommer Norge godt ut for selskapsskatt, merverdiavgift, registrering av nytt selskap og innrapportering av data til SSB.
5.3.5 Bedre tjenester, liten grad av frigjøring av ressurser
SSB har kartlagt effekten av IKT-prosjekter i kommuner og statlige etater og spurt i hvilken grad disse investeringene har lagt til rette for økt kvalitet på tjeneste-produksjonen, omlegging og forenkling av arbeidsrutiner, og frigjøring av ressurser.
Figur 5.8 viser resultatene fra kartleggingen.
Figur 5.8 Endringer som følge av IKT-prosjekter på utvalgte områder, 2005
Kommuner Statlige etater
Kilde: SSB, Informasjonssamfunnet 2005
Erfaringer fra store statlige etater og enkeltkommuner som har satset bevisst på elektroniske selvbetjeningsløsninger, viser flere fornøyde brukere. Samtidig oppnår etaten effektiviseringsgevinster i form av frigjort kapasitet som kan nyttes på andre prioriterte områder. Skatteetaten er et eksempel på en etat som har tatt steget oppover i tjenestetrappen og tilbyr sine brukere selvbetjeningstjenester over Internett. I 2006 leverte over to millioner personlige skatteytere selvmeldingen elektronisk. Dette betyr at vel 62 prosent leverte selvmeldingen elektronisk i 2006, mot 55 prosent forrige år. Figur 5.9 viser at brukerne er vesentlig mer fornøyd med etaten i 2004 sammenlignet med 1999. Det er grunn til å tro at skatteetatens elektroniske selvbetjeningsløsninger er en av faktorene som har bidratt til denne utviklingen.
70
Figur 5.9 Brukerundersøkelse, skatteetaten
Kilde: St meld. nr. 17 (2006-2007) Eit informasjonssamfunn for alle