As Fundações de Apoio às Instituições Federais de Ensino Superior são entidades do Terceiro Setor que prestam enorme contribuição à sociedade em termos de viabilização da execução de projetos de pesquisa e extensão no âmbito do desenvolvimento científico e tecnológico junto à comunidade acadêmica.
Verificou-se que essas entidades, embora não possuam fins lucrativos, possuem uma alta visibilidade em termos de fiscalização e prestação de contas, visto que recebem recursos públicos a serem administrados para a execução dos projetos firmados através de Contratos, Convênios ou Termos de Cooperação com órgãos financiadores, necessitando assim de um sistema de controle eficaz e seguro para a tomada de decisões estratégicas, que poderia ser viabilizado, conforme a literatura especializada, através da aplicação de um modelo de Controladoria adequado à estrutura administrativa e porte de uma Fundação de Apoio.
O estudo delimitou-se à Fundação de Apoio a Serviços Técnicos, Ensino e Fomento a Pesquisas (Fundação ASTEF), que atua junto à Universidade Federal do Ceará (UFC) desde o ano de 2007, porém não apresenta em seu quadro de colaboradores um controller, encarregado pela execução das atividades de Controladoria.
Assim, esta pesquisa teve como objetivo geral analisar a implantação de um modelo adequado de Controladoria para a Fundação ASTEF. Para tanto, foram traçados objetivos específicos, com a aplicação da metodologia de análise do conteúdo colhido em análise documental e por meio de entrevista aplicada à Gerente Executiva da Fundação ASTEF.
Obteve-se êxito quanto ao primeiro objetivo específico, que visava verificar o tamanho e o volume dos recursos financeiros administrados pela Fundação ASTEF no curso de suas atividades de gestão de projetos de pesquisa e extensão, visto que, através da análise dos documentos, verificou-se que no ano de 2014 a Fundação administrou 49 projetos, responsáveis pelo ingresso de recursos no valor de R$ 21.544.816, 08.
Obteve-se a materialização do segundo objetivo específico, que buscou observar o fluxo das atividades, bem como as necessidades de implantação de medidas de controle, pois por meio das respostas obtidas com a aplicação da entrevista, foi possível identificar que os procedimentos de controle adotados pela Fundação ASTEF ainda não estão sendo satisfatórios, havendo por parte da gerência a necessidade de um maior apoio no sentido de controlar as informações pertinentes à Fundação, mantendo-a informada, com subsídios para antecipar-se aos problemas. Observou-se ainda que, dentre as principais dificuldades
enfrentadas pela gerência, destacam-se a dificuldade de obtenção de relatórios precisos em tempo hábil para a tomada de decisões, assimetria informacional entre os diversos setores, as pressões em termos de fiscalização e prestações de contas às quais as Fundações de Apoio são submetidas e dificuldades financeiras em decorrência de períodos de baixa captação de projetos.
Quanto ao terceiro objetivo específico, propor um modelo de Controladoria para a Fundação ASTEF, seu alcance se deu na medida em que se procedeu à sugestão de um modelo de Controladoria com base nos aspectos relacionados ao porte, estrutura e dificuldades inerentes à Fundação ASTEF, de modo que foram apresentadas atividades que devem ser executadas pelo controller, que deve ocupar uma posição de staff, prestando assessoria direta à Gerência Executiva, bem como às supervisões das outras áreas da Fundação.
Nesse sentido, respondendo ao problema da pesquisa, o modelo sugerido buscou atender às necessidades verificadas, por meio do qual o controller exerceria um cargo de staff e desenvolveria um trabalho voltado ao controle interno paralelo com o auditor interno, possibilitando que as ações sejam mais transparentes em termos de probidade administrativa, assim como seria responsável por toda a gestão do sistema de informações da entidade, prestaria assessoria à Gerência e aos demais gestores de áreas da Fundação e exerceria as funções de ouvidoria, que ainda não são direcionadas por nenhum colaborador da Fundação e representam fonte de informações estratégicas.
Assim, conclui-se que com a implantação de um modelo de Controladoria a Fundação ASTEF pode obter um apoio mais célere no dia a dia no que se refere ao processo de tomada de decisões, tendo como base informações tempestivas e fidedignas.
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APÊNDICE A – ROTEIRO DA ENTREVISTA APLICADA À GERENTE EXECUTIVA DA FUNDAÇÃO ASTEF
ROTEIRO DA ENTREVISTA APLICADA À GERENTE EXECUTIVA DA FUNDAÇÃO ASTEF
1. A estrutura administrativa apresentada pela Fundação ASTEF atualmente é a mesma estrutura de quando iniciou suas atividades?
2. A que principais fatores você atribuiu a necessidade de mudança de estrutura administrativa? Os fatores que mais se sobressaíram foram fatores externos ou internos? 3. Como a Fundação ASTEF encontra-se dividida hoje em termos setoriais?
4. Como gerente, você acredita que a atual estrutura está atendendo de modo adequado às reais necessidades de uma entidade do Terceiro Setor?
5. Quais as maiores dificuldades enfrentadas atualmente pela Fundação ASTEF? Você acredita que essas dificuldades estejam relacionadas com a estrutura administrativa adotada pela empresa?
6. Você acredita que detém todo o controle necessário sobre a empresa, seus funcionários, bem como sobre todos os fatores internos e externos de relevância no processo de tomada de decisões?
7. Você consegue dispor prontamente de informações operacionais, financeiras e econômicas