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Com base nos dados obtidos por meio da análise documental e da entrevista realizada com a Gerente Executiva da Fundação ASTEF, observou-se que, por caracterizar-se como uma Fundação de Apoio, a Fundação ASTEF é submetida a uma grande pressão em termos de fiscalização, inclusive por parte do Ministério Público, tendo como foco a probidade administrativa da entidade.

Diante disso, verificou-se a necessidade de implantação da Controladoria na empresa, visto que “a Controladoria poderá oferecer alternativas de melhoria de desempenho do setor e da Administração como um todo, propiciando elementos para a busca da qualidade, modernidade, da transparência e da probidade administrativa” (SANTOS; PESSOA; MACIEL, 2009, p.36).

Nesse sentido, buscou-se apresentar a sugestão de um modelo básico, que se adapte à estrutura da Fundação e possa corresponder às expectativas da Gerência em termos de auxílio no processo de tomada de decisões.

A sugestão do modelo referenciou-se na base conceitual a respeito de Controladoria, abrangendo suas definições enquanto área do conhecimento e órgão administrativo, bem como suas funções e as atribuições do responsável pela Controladoria nas empresas.

Além de observar a literatura especializada no assunto, procurou-se respeitar os seguintes fatores:

a) a estrutura organizacional vigente, que é composta apenas por setores básicos e indispensáveis ao funcionamento da Fundação ASTEF;

b) a existência de um Auditor Interno na estrutura organizacional, de modo que as atribuições do controller e do auditor interno sejam claras e bem delimitadas;

c) as proporções da empresa em termos financeiros, visto que se trata de uma organização do Terceiro Setor, que não visa o lucro e tem como fonte de recursos as Taxas Administrativas e Operacionais dos projetos que administra.

A respeito da posição hierárquica ocupada pela Controladoria em uma organização, percebeu-se que a literatura especializada apresenta duas possibilidades: a Controladoria como órgão de linha e como órgão de staff (OLIVEIRA, 1998; NASCIMENTO; REGINATO, 2010).

Observou-se que as duas visões a respeito do tema encontram-se corretas e fundamentadas pelos respectivos autores que as defendem, cabendo a cada organização decidir o modelo mais adequado à sua concepção, estrutura, finalidade e setor da sociedade no qual está inserida.

Verificou-se a visão de Kanitz (1976), segundo a qual a Controladoria consiste em um órgão de staff, pois considera que o controlador, ou controller, tem a atribuição de prestar assessoria na tarefa de controlar a empresa e assessorar os gerentes de linha e a alta administração, tendo sua autoridade limitada às atividades de sua jurisdição.

Dessa forma, com a implantação da Controladoria na Fundação ASTEF, seu organograma passaria a apresentar-se conforme a figura 2:

Figura 2 – Sugestão de Estrutura Organizacional para Fundação ASTEF após a implantação da Controladoria

Verifica-se que o organograma da Fundação ASTEF foi respeitado em relação a sua atual estrutura, havendo apenas a inclusão da Controladoria como órgão de staff. Considerando o fato de que a Fundação ASTEF é composta atualmente apenas por setores básicos ao seu funcionamento em razão de motivos econômicos e financeiros, conforme exposto através da entrevista, não se considera viável a implantação da Controladoria como órgão de linha, visto que seria necessária a criação de uma nova unidade de comando, optando-se assim pela posição hierárquica como órgão de staff, compartilhando, dessa forma, da visão de Nascimento e Reginato (2010), que afirmam que a Controladoria não deve controlar as demais áreas, e sim prestar assessoria, informando aos gestores sobre os resultados.

Conforme o organograma sugerido, a Controladoria e a Auditoria Interna passariam a ocupar o mesmo nível, não havendo relação de hierarquia entre as duas unidades, seguindo-se assim a visão de Gallardo e Platero (2005), que defendem essa independência hierárquica pelo fato de que a Controladoria também deve ser auditada, pois acreditam que, caso houvesse relação de dependência hierárquica entre os dois órgãos, haveria a probabilidade de comprometimento do trabalho de auditoria interna, fornecendo informações questionáveis e sem credibilidade.

Foi observado o fato de que, por tratar-se de uma Fundação de Apoio, a Fundação ASTEF está sob constante monitoramento de órgãos de fiscalização, como o Ministério Público, devendo primar por uma administração transparente, livre de qualquer risco que possa prejudicá-la diante das fiscalizações constantes as quais é submetida, de modo que se considera adequado que a Auditoria Interna seja independente para fazer as análises necessárias, submetendo toda a estrutura administrativa sob um processo constante de auditoria, inclusive a Controladoria, devendo examinar suas funções de execução e manutenção do sistema de controle interno e de utilização do sistema de informações para assessorar a administração da Fundação.

Ressalta-se ainda que as funções do auditor interno não se confundem com as funções a serem exercidas pelo controller, visto que, conforme Attie (1986), o trabalho do auditor interno deve centralizar-se no exame das diversas funções organizacionais para verificar a aderência às políticas, à legislação, à eficiência operacional e aos aspectos de controle, ou seja, o auditor interno não se responsabiliza por trabalhos de execução de controle, e sim de exame e avaliação destes, assim como é responsável pela análise da observância de todos os aspectos legislativos e normativos relacionados às políticas e aos procedimentos aos quais uma entidade, no caso, a Fundação ASTEF, está submetida, interna e externamente.

Os trabalhos exercidos pelo controller e pelo auditor interno devem se complementar, a fim de garantir a eficácia da gestão administrativa, financeira e econômica da Fundação ASTEF. Nesse sentido, apresenta-se como sugestão as seguintes funções a serem exercidas pelo controller na Fundação ASTEF:

a) assessorar a Gerente Executiva diante das tomadas de decisões da Fundação ASTEF;

b) apoiar a Gerência Executiva no fornecimento de informações estratégicas à Diretoria Executiva e aos Conselhos Curador e Fiscal;

c) utilizar as informações e conhecimentos a seus dispor para apoiar as supervisões administrativa e financeira, bem como a coordenadoria de projetos em suas demandas, quando lhe for solicitado;

d) atuar no estabelecimento e manutenção do controle interno referente aos pagamentos de despesas associadas aos projetos, bem como às transferências realizadas entre projetos para as contas mútuas da administração da Fundação ASTEF; e) elaborar relatórios de controle das atividades que estão sendo exercidas pelos setores da empresa, repassando as informações obtidas e analisadas às Supervisões Financeira e Administrativa e à Coordenação de Projetos, de modo que possam averiguar se estão obtendo completo domínio de suas áreas, bem como ao auditor interno, a fim de possa proceder à análise comparativa da execução das atividades com os procedimentos internos da empresa;

f) elaborar relatórios referentes às informações de controle patrimonial dos bens adquiridos por meio dos projetos, realizando uma análise comparativa com as informações disponibilizadas pela Contabilidade;

g) observar junto à Coordenação de Projetos a elaboração e assinatura dos Termos de Doações de Bens à Universidade Federal do Ceará, exigidos por órgãos financiadores, como a FINEP, ao fim da vigência dos convênios;

h) acompanhar e auxiliar a Coordenação de Projetos na área de Contratos e Convênios, observando as questões referentes aos prazos dos processos de assinatura de aditivos e reformulações financeiras junto à Universidade Federal do Ceará;

i) averiguar periodicamente as informações referentes à validade das certidões da Fundação ASTEF;

j) verificar a pronta disponibilização de cópias autenticadas de documentos constantemente exigidos nas transações da Fundação ASTEF, como as documentações

referentes à Diretoria Executiva, comprovantes de endereço autenticados e atualizados dos diretores da Fundação, Estatuto da Fundação ASTEF, Atas de Reuniões do Conselho Fiscal e do Conselho Curador e Termos de Posse dos Diretores;

k) acompanhar a Coordenação de Projetos no que se refere aos prazos de envio de prestações de contas e regularizações exigidas pelos órgãos financiadores, mantendo a Gerência devidamente informada, como medida de prevenir possíveis penalizações, como processos de tomada de contas;

l) auxiliar a Coordenação de Projetos em relação às pendências associadas a documentos necessários para a comprovação de despesas na ocasião da elaboração de prestações de contas, atuando junto ao arquivo e demais setores responsáveis pela tramitação de processos de compras, licitações, contratações e pagamentos, e elaborando relatórios que auxiliem na gestão do fluxo de documentos na Fundação; m) gerir o fluxo de informações internas e externas pertinentes à Fundação ASTEF, classificando as informações conforme o grau de relevância;

n) minimizar a existência de assimetria informacional entre a Diretoria, Gerência Executiva, Supervisões, Coordenação de Projetos e Colaboradores da Fundação ASTEF;

o) realizar um acompanhamento de ouvidoria junto aos coordenadores de projetos em relação a suas principais reclamações, elogios e sugestões em relação aos serviços prestados pela Fundação ASTEF, elaborando respectivos relatórios que visem auxiliar no processo de planejamento da Fundação em termos da melhoria da qualidade de seus serviços de gestão de projetos; e

p) captar informações junto aos colaboradores da Fundação ASTEF relativas a suas sugestões, dúvidas, reclamações, necessidades, elogios e expectativas, elaborando relatórios que devem ser repassados às Supervisões, Coordenação de Projetos e Gerência Executiva, a fim de que elaborem estratégias, junto ao Setor de Recursos Humanos, que visem à satisfação de seus colaboradores.

Com isso, tem-se uma síntese das funções que podem ser atribuídas ao controller, tendo em vista o embasamento nos conceitos apresentados no decorrer da pesquisa. No entanto, devido à multidisciplinaridade inerente ao profissional de Controladoria, outras atribuições podem ser inseridas, conforme a necessidade da Fundação ASTEF, bem como, dependendo da demanda e da adaptabilidade do órgão, pode haver sua expansão futuramente, consolidando a Controladoria como uma unidade administrativa de linha, composta por outros

colaboradores que possam compartilhar as atividades e torná-las ainda mais detalhadas e abrangentes.

Esta pesquisa apresentou uma possibilidade, à luz da bibliografia especializada no assunto, que possa atender às expectativas apresentadas pela Gerente Executiva da Fundação ASTEF na entrevista realizada e que seja, em um primeiro momento, acessível à Fundação em termos de estrutura administrativa, operacional e financeira, pois seria inviável apresentar uma sugestão que fugisse aos padrões reais da entidade.