Fremtidens infanteribataljon – Soldatens helhetssystem

A utilização da entrevista na forma semi-estruturada como instrumento de coleta de dados permitiu uma maior proximidade com o objeto de estudo e forneceu uma visão gerencial acerca da estrutura e funcionamento da Fundação ASTEF de forma mais prática, permitindo que fosse analisada a relação entre os dados disponíveis em documentos da entidade e as informações relatadas pela Gerente Executiva da Fundação ASTEF.

A escolha da entrevistada teve como critério a experiência e o conhecimento que a mesma detém sobre todos os setores da Fundação, bem como pelo fato de que a gerente integra o quadro de colaboradores da entidade há oito anos, desde o seu surgimento, tendo sido anteriormente estagiária e funcionária da ASTEF, entidade que instituiu a Fundação ASTEF, de modo que conhece todas as transformações pelas quais a empresa passou.

A entrevista foi direcionada por um roteiro contendo dez perguntas relacionadas às mudanças ocorridas na estrutura administrativa da Fundação ASTEF, às dificuldades enfrentadas atualmente, sobre a possibilidade e necessidade de implantação de um setor ou de um profissional de Controladoria na entidade, bem como a respeito das perspectivas para a Fundação no futuro.

Primeiramente foi questionado à Gerente se a estrutura administrativa apresentada pela Fundação ASTEF atualmente é a mesma de quando iniciou suas atividades, no entanto foi informado que muitas transformações ocorreram desde que a fundação foi instituída pela Associação Técnico - Científica Engenheiro Paulo de Frontin (ASTEF), no ano de 2007.

No princípio havia uma dependência acentuada da Fundação ASTEF em relação a sua instituidora em termos operacionais. O quadro de funcionários era praticamente dividido, de modo que, formalmente, a Fundação ASTEF contava apenas com uma Contadora em seu quadro de funcionários. À medida que foram sendo captados novos projetos, a fundação foi conseguindo se estruturar e contratar novos funcionários, mas apenas para desempenhar funções básicas, não sendo adotada ainda uma estrutura administrativa organizada.

A Gerente declarou que algumas das mudanças mais relevantes surgiram no ano início do ano de 2013, quando foram criadas a Supervisão Administrativa e a Supervisão Contábil-Financeira, com o objetivo de auxiliar a Gerência em suas atribuições. Em 2014 se

deu início um processo de reestruturação da entidade, com a contratação de um Auditor Interno, ao qual foi atribuída a tarefa de elaborar em conjunto com a Gerência e as Supervisões um manual de procedimentos para cada cargo atualmente existente na fundação, com a finalidade de padronizar a execução das operações. Conforme a entrevistada, o processo de definição de procedimentos ainda está sendo finalizado, faltando alguns ajustes.

Em seguida foi perguntado à entrevistada a que principais fatores a mesma atribui a necessidade de mudança da estrutura administrativa da Fundação ASTEF, bem como lhe foi solicitado que indicasse se os fatores que mais se sobressaíram foram fatores internos ou externos. Conforme sua resposta, as mudanças foram impulsionadas pela ação conjunta das duas espécies de fatores, no entanto é enfatizado que os fatores externos tiveram um peso maior, principalmente no que se refere às exigências da Legislação aplicada às Fundações de Apoio, que prevê a existência de uma equipe mínima necessária, de modo que a fundação precisou se adaptar a essa realidade.

A Gerente ressalta que a entidade precisou se adequar até atingir um ponto de equilíbrio e afirma que com uma equipe menor do que a que a fundação dispõe atualmente, o funcionamento da empresa seria inviável e fora do padrão estabelecido para as Fundações de Apoio.

Foi solicitado à entrevistada que apresentasse a atual estrutura administrativa da Fundação ASTEF em termos setoriais. Conforme relatado, a empresa trabalha atualmente com os seguintes setores: Supervisão Administrativa; Recepção e Protocolo; Arquivo; Setor de Controle de Projetos e Prestação de Contas; Setor de Compras e Licitação; Supervisão Financeira; Setor Financeiro de Contas a Pagar e de Contas a Receber; Contabilidade; Setor Pessoal; Setor de Tecnologia da Informação; Auditoria Interna e Setor Jurídico. Conforme a informante, em decorrência da atual capacidade de investimento financeiro, existem setores e funções que fazem falta hoje na gestão Fundação ASTEF, dentre as quais foram citados a Controladoria, Setor de Marketing/Comunicação e a efetivação do Setor de Recursos Humanos, cuja implementação encontra-se em fase de teste.

Dando sequência à entrevista, a quarta pergunta realizada teve como objetivo verificar se a atual estrutura está sendo capaz de atender adequadamente as necessidades de uma entidade do Terceiro Setor. Com base na resposta fornecida, foi detectado que a atual estrutura organizacional, apesar das mudanças já efetuadas, ainda não é a ideal para a empresa enquanto Fundação de Apoio, existindo um déficit nos setores que já existem, tanto do ponto de vista quantitativo de pessoal, como no que se refere à qualidade, transparência e nível de detalhamento das informações necessárias.

Buscou-se ainda por meio da entrevista identificar quais as maiores dificuldades enfrentadas atualmente pela Fundação ASTEF, de modo a constatar se a atual estrutura organizacional exerce alguma influência nesse cenário. Verificou-se que as maiores dificuldades enfrentadas atualmente pela Fundação ASTEF estão relacionadas a processos e à necessidade de encontrar um ponto de equilíbrio entre a quantidade de pessoal necessário e o fluxo financeiro. Conforme a entrevistada é necessário aumentar a captação de projetos para a obtenção de recursos que possibilitem a ampliação da equipe e o investimento em novos cargos e funções. No entanto, para efetuar tal investimento seria essencial a captação de um volume maior de projetos, ou seja, a grande dificuldade e desafio é equilibrar, manter a equipe e ao mesmo tempo investir na captação de novos projetos que possam contribuir para a ampliação da equipe da Fundação ASTEF.

A entrevistada foi questionada em relação ao controle que exerce, em função de seu cargo, sobre a Fundação ASTEF, visando identificar se em sua visão a mesma está detendo todo o controle sobre as atividades realizadas pela entidade, sobre os funcionários, bem como sobre todos os fatores internos e externos à organização e relevantes para o processo de tomada de decisão. Obteve-se como resposta que não se pode afirmar que há um controle total e absoluto, porém, a gerência possui uma ampla noção de onde precisa chegar, quais resultados devem ser alcançados e quais os processos devem ser enfrentados. Há por parte da gerência executiva uma percepção de que a Fundação ASTEF conta com uma equipe comprometida, mas que precisa ser muito bem treinada ainda para assimilar os desafios pertinentes a uma Fundação de Apoio.

Foi evidenciado na entrevista que a fundação está tentando contornar esse aspecto negativo e investir em treinamento, pois os colaboradores precisam entender que as fundações possuem características bastante peculiares no mercado, sendo o trabalho a ser desempenhado bem diferente do trabalho administrativo realizado em uma indústria ou no comércio, onde o funcionário sabe exatamente o que produz, enquanto nas Fundações de Apoio existe uma dificuldade por parte dos funcionários de identificar propriamente o produto que está sendo desenvolvido e as reais necessidades da empresa, o fluxo, a Legislação e toda a pressão que existe por parte dos órgãos fiscalizadores. A Fundação ASTEF acredita que não apenas a gerência deve dominar o processo como um todo, mas cada setor deve exercer domínio não apenas sobre suas atividades, mas do conjunto de procedimentos pertinentes às operações da entidade.

Foi questionado ainda se a entrevistada, enquanto Gerente Executiva da empresa, consegue dispor prontamente de informações operacionais, financeiras, econômicas e

contábeis relevantes diante de situações inusitadas que exigem que as decisões sejam tomadas rapidamente. Foi identificado através da resposta fornecida que não há essa disponibilização imediata e eficaz de informações relevantes quando se faz urgentemente necessário. A Fundação ASTEF está em fase de experimentação e implantação de um novo sistema, que vem sendo utilizado por grandes Fundações de Apoio do país, porém a entidade ainda não consegue dispor através dessa ferramenta de relatórios que contemplem de forma eficaz as informações necessárias e de forma tempestiva.

Em seguida procedeu-se ao questionamento da visão da entrevistada a respeito do significado que teria para a mesma, enquanto gerente, poder contar com a assessoria de um profissional que detivesse o controle sobre todo o fluxo de informações relevantes à Fundação ASTEF e lhe fornecesse apoio nos processos de tomada de decisões, com o intuito de verificar se a gerente acredita que esse apoio poderia auxiliar na atenuação dos problemas atualmente vivenciados na empresa. Sua resposta mostrou-se favorável em relação à necessidade de um profissional com esse perfil. A entrevistada revelou que seria importante para a Fundação ASTEF contar hoje com a atuação de um controller em seu quadro de funcionários com a função de auxiliá-la nesse processo de tomada de decisões rápidas, pois atualmente cabe à própria gerente desempenhar, além de suas atribuições gerenciais, a função de controller da entidade, e está sendo complicado conciliar as atribuições, pois conforme sua visão, o controller precisa ter uma visão macro de todos os setores para efetuar um diagnóstico, e o gerente necessita ter esse referido diagnóstico a seu dispor para deter controle sobre a empresa e tomar decisões eficazes, de modo que a gerente se sente sobrecarregada atualmente.

A entrevistada revelou que como gerente sente muito a falta desse suporte, principalmente no sentido de dar agilidade aos processos, pois atualmente a Fundação ASTEF encontra-se sempre caminhando atrás dos problemas, e a meta é que a fundação chegue ao ponto de estar sempre à frente dos problemas, se antecipando aos fatos.

Diante desse contexto no qual foi revelado pela Gerente Executiva da Fundação ASTEF que seria muito importante contar com o trabalho de um controller para agilizar os processos e antecipar-se aos problemas, buscou-se abordar de forma mais ampla a visão da gerente em relação aos benefícios que a Controladoria poderia trazer para a entidade, bem como buscou-se identificar se existe por parte da fundação o interesse de realmente vir a implantar um setor de Controladoria ou contratar um controller. A empresa mostrou-se novamente favorável à ideia de adotar um setor de Controladoria e contratar um profissional para exercer essas atribuições, visto que a Gerente Executiva considera o cargo de controller

como de extrema importância e se faz necessário hoje na Fundação ASTEF a existência de um profissional que lhe forneça um real diagnóstico da situação dos setores em termos de desempenho, da situação financeira atual, bem como da expectativa de gastos nos próximos seis meses, por exemplo, como se encontra o desempenho e a satisfação dos colaboradores, dentre outras informações fundamentais.

Foi afirmado que a implantação da Controladoria seria muito bem vinda na Fundação ASTEF, no entanto atualmente a empresa não dispõe de recursos suficientes para sua implementação, de modo que a Fundação vive um dilema: para contratar um controller a empresa precisa de mais recursos financeiros, e para dispor de mais recursos financeiros a Gerente precisa de alguém que lhe forneça um suporte, de maneira que atualmente não está sendo possível proceder a essa implementação, mas é uma meta da Fundação ASTEF “quebrar” esse ciclo e adotar a Controladoria em sua estrutura organizacional.

Por fim, a Gerente Executiva foi questionada em relação a sua visão para o futuro da Fundação ASTEF. Verificou-se que há uma preocupação com o fato de que hoje as Fundações de Apoio, de modo geral, estão sofrendo muita pressão por parte dos órgãos fiscalizadores. Infelizmente existem muitas críticas em relação ao desempenho das fundações e julgamentos relacionados a irregularidades e desvios de verbas, o que impõe às Fundações de Apoio não apenas dificuldades em níveis internos, sendo necessário provar constantemente que a fundação constitui-se em uma empresa séria e idônea. As fundações enfrentam o desafio de apresentar uma estrutura de órgão público sem de fato serem órgãos públicos.

A gerente ainda ressalta que, mesmo diante desse cenário de muitas pressões, dificuldades e desafios, a Fundação ASTEF acredita que tem um futuro promissor, tanto pela importância que as Fundações de Apoio têm para as Instituições Federais de Ensino Superior no país, como pelo fato de primar pela idoneidade e transparência em todas as suas ações, de modo que esses órgãos não poderão vencer a Fundação ASTEF, bem como nenhuma fundação que seja séria e realize seu trabalho dentro dos parâmetros exigidos.

Há uma expectativa de ampliação na captação de novos projetos, embora a Fundação ASTEF acredite que 2015 será um ano complicado para as Fundações de Apoio às Instituições Federais de Ensino Superior em termos de captação de projetos e recursos financeiros, devido aos escândalos envolvendo corrupção em todo o país, de modo que as verbas que venham a ser destinadas ao Terceiro Setor já serão “vistas com outros olhos”, mas esse cenário não desanima a Fundação ASTEF, que acredita em sua evolução e no alcance de suas metas.

Observou-se, com base na entrevista, que a adoção de um profissional de Controladoria poderia fornecer maior agilidade no processo de tomada de decisões na Fundação ASTEF e auxiliar a Gerência no que se refere aos fluxos internos, atuando no fornecimento de dados como avaliação de desempenho de cada setor, mostrando suas respectivas evoluções quantitativas e qualitativas, tanto na área administrativa como na contábil e financeira.

Retomando os dados apresentados na análise documental em relação ao volume de recursos administrados pela Fundação ASTEF, em conjunto com as informações obtidas por meio da entrevista, verifica-se a importância da existência de um sistema de controle interno eficaz, capaz de detectar imediatamente todas as falhas que possam prejudicar a Fundação na captação de novos projetos, no recredenciamento junto ao Ministério da Educação, na relação com a Universidade Federal do Ceará, bem como perante o Ministério Público e demais órgãos fiscalizadores.