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Visando obter dados com caráter oficial referentes à estrutura organizacional da Fundação ASTEF, foi realizada uma coleta de dados a partir da análise de documentos da entidade relacionados à sua organização, políticas, normas e sua atuação em relação à Universidade Federal do Ceará (UFC). A coleta de dados teve como fontes o Estatuto da Fundação ASTEF, seu Regimento Interno e o Relatório Anual de Gestão do ano de 2014.

O Relatório Anual de Gestão do ano de 2014 trata-se de um documento elaborado recentemente pela Fundação ASTEF e aprovado pelo Conselho Curador com a finalidade de prestar contas à Universidade Federal do Ceará e renovar seu credenciamento junto ao Ministério da Educação (MEC), e constituiu-se no documento que forneceu um embasamento mais completo no que se refere aos dados colhidos através de análise documental, pois contém dados referentes: às Demonstrações Contábeis e Notas Explicativas do exercício; Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido; desempenho financeiro dos projetos; dados institucionais; estrutura organizacional; dentre outros relacionados aos aspectos específicos da gestão dos projetos vigentes no ano de 2014.

A missão da Fundação ASTEF consiste em apoiar a Universidade Federal do Ceará (UFC) na realização de projetos de Pesquisa, Ensino e Extensão, bem como atuar no desenvolvimento e transferência de tecnologia através do estabelecimento de parcerias com instituições públicas e privadas, visando o crescimento da universidade e a consequente melhoria da sociedade (FUNDAÇÃO ASTEF, 2015).

A Fundação apresenta como visão o intuito de tornar-se referência na gestão administrativa e financeira de projetos executados pela UFC, elevando o grau de satisfação dos pesquisadores e confiabilidade dos órgãos financiadores através de colaboradores

qualificados, tornando-se reconhecida e respeitada pela universidade. A Fundação ASTEF apresenta ainda como valores a organização, ética, dinamismo, criatividade, harmonia, credibilidade, respeito a seus parceiros, responsabilidade e transparência na gestão dos recursos públicos, respeito ao meio ambiente e responsabilidade social (FUNDAÇÃO ASTEF, 2015).

Assim como a missão e a visão da Fundação ASTEF, as finalidades da entidade também se encontram diretamente associadas à UFC, dentre as quais, conforme definido no 4º artigo de seu Estatuto (FUNDAÇÃO ASTEF, 2007), estão:

a) apoiar a Universidade Federal do Ceará em projetos de desenvolvimento da extensão, da pesquisa, do ensino universitário, do desenvolvimento institucional científico, cultural e tecnológico, mediante a celebração de contratos, convênios, acordos, planos de trabalhos, parcerias, seja por prazo determinado ou mediante outras ações compatíveis com as finalidades e com as normas da Universidade Federal do Ceará (UFC);

b) realizar prestação de serviços técnicos ou científicos a pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, seja de modo direto ou através de intermediação;

c) desenvolver atividades relacionadas à consultoria, assessoria e auditoria;

d) contribuir para a integração da UFC à comunidade atual e potencialmente beneficiária de suas atividades, mediante ações públicas e privadas de interesse da sociedade civil;

e) atuar em conjunto ou articuladamente com instituições congêneres.

O Relatório Anual de Gestão do exercício de 2014 informa que a Fundação ASTEF gerenciou 49 projetos, dentre os quais, 47 contavam com a participação da UFC, e dois com a Secretaria de Ciência e Tecnologia do Estado do Ceará (SECITECE). Tais projetos foram responsáveis pelo ingresso de recursos a serem administrados pela Fundação ASTEF no valor de R$ 21.544.816, 08 (FUNDAÇÃO ASTEF, 2015).

Conforme o parágrafo único do Artigo 4º do Regimento Interno da Fundação ASTEF (2008), para concretizar a consecução de suas finalidades, a Fundação deverá estabelecer a cobrança de despesas operacionais e administrativas para a administração de convênios e contratos, de modo que o montante seja suficiente para a manutenção de suas atividades operacionais, bem como para a formação de um fundo de fomento a pesquisas.

Ressalta-se que em razão do fato de constituir-se como uma organização do Terceiro Setor, a Fundação ASTEF não apresenta a finalidade lucrativa, devendo o valor referente às

despesas operacionais e administrativas representar um percentual mínimo em relação ao montante do valor aplicado aos projetos. Em média o valor corresponde a 5% do recurso total destinado a um projeto.

Conforme o Relatório Anual de Gestão do exercício de 2014, no referido período, as Despesas Operacionais e Administrativas (DOA) dos projetos vigentes no ano esteve representada, em relação ao valor total dos recursos recebidos para aplicação nos projetos, da seguinte forma:

Gráfico 1 – Despesas Operacionais e Administrativas (DOA)

Fonte: Fundação ASTEF (2015, p. 58)

Por se tratar de uma entidade que lida com recursos públicos, a Fundação ASTEF requer uma estrutura que garanta o máximo de transparência a sua gestão, apresentando, conforme seu Relatório Anual de Gestão (Fundação ASTEF, 2015), a seguinte composição:

a) Conselho Curador: consiste no órgão máximo de deliberação da Fundação ASTEF, sendo composto por cinco Conselheiros com mandato de quatro anos, dentre os quais um Presidente e um Vice-Presidente, que devem ser respectivamente o Presidente e o Vice-Presidente da entidade instituidora, no caso, a Associação Técnico - Científica Engenheiro Paulo de Frontin (ASTEF), sendo os demais membros indicados pelo órgão máximo da entidade apoiada e pelo Conselho Universitário;

b) Conselho Fiscal: órgão fiscalizador da administração e da movimentação contábil e financeira da Fundação ASTEF, sendo integrado por três membros efetivos e três respectivos suplentes, membros estes escolhidos pelo Conselho Curador para um mandato de quatro anos, sendo permitida uma única recondução para um mandato subsequente;

c) Diretoria Executiva: órgão de administração e execução da Fundação ASTEF, composto por seis membros: Diretor Presidente e seu Vice, Diretor Administrativo/Financeiro e seu Vice, Diretor Científico e seu Vice. A escolha também é efetuada pelo órgão deliberativo, Conselho Curador.

O Estatuto da Fundação ASTEF (2007) determina que os membros dos conselhos Curador, Fiscal e da Diretoria Executiva não poderão ser remunerados, bem como lhes é vedada a obtenção, de forma coletiva ou individual, de benefícios ou vantagens pessoais.

Em relação à Diretoria Executiva, o Estatuto da Fundação ASTEF (2007) define que seus membros serão escolhidos, nomeados e empossados pelo Conselho Curador em sua primeira reunião do primeiro ano de mandato. Dentre as atribuições da Diretoria Executiva, o Estatuto destaca a gestão das atividades administrativas, financeiras e patrimoniais; a elaboração do Plano Anual de Atividades, do planejamento e da proposta de orçamento; elaboração do Plano de Cargos e Salários da Fundação ASTEF, dentre outras competências.

A execução e monitoramento diário das operações ficam a cargo da Gerência Executiva, cujo representante é escolhido conjuntamente pela Presidência da Fundação ASTEF e de sua instituidora, a ASTEF.

A Gerência da Fundação ASTEF é responsável pela gestão, coordenação, supervisão e controle das atividades operacionais da Fundação, sendo subordinada diretamente à Diretoria Executiva, a quem deve assessorar e apoiar nas tomadas de decisão. Ficam a cargo da Gerência Executiva a análise de risco dos projetos a serem captados e o atendimento personalizado aos coordenadores de projetos (FUNDAÇÃO ASTEF, 2015).

Conforme o Relatório Anual de Gestão do ano de 2014, a Estrutura Organizacional da Fundação ASTEF apresenta-se da seguinte forma:

Figura 1 – Estrutura Organizacional da Fundação ASTEF no ano de 2014

Observa-se que o Conselho Curador ocupa o ponto mais alto na hierarquia da organização, seguido do Conselho Fiscal e da Diretoria Executiva, à qual está diretamente subordinado à Gerência Executiva da Fundação ASTEF.

Conforme descrito no Relatório Anual de Atividades da Fundação ASTEF (2015), no plano operacional, a empresa conta com um quadro composto por 35 colaboradores, dispostos nos seguintes setores, conforme ordem hierárquica decrescente:

a) Tecnologia da Informação (TI): atua na gestão do banco de dados, implantação e acompanhamento do sistema de gestão integrado e responsabiliza-se pelo desenvolvimento e manutenção do site institucional da empresa, bem como pelos servidores de e-mail e equipamentos de informática;

b) Auditoria Interna: trata-se do setor mais novo da Fundação ASTEF, tendo sido criado no ano de 2014 com a finalidade de avaliar os processos internos e o atendimento às Normas Legais pertinentes às Fundações de Apoio;

c) Assessoria Jurídica: encarrega-se da avaliação prévia de todos os vínculos jurídicos nos quais a Fundação é partícipe, promovendo o acompanhamento e a divulgação das legislações vigentes relacionadas às Fundações de Apoio, fornecendo amparo jurídico para as decisões da Diretoria Executiva e da Gerência;

d) Supervisão Administrativa: responsabiliza-se pelas questões administrativas pertinentes à Fundação ASTEF e supervisiona diretamente os setores de Compras, Licitações, Recepção, Protocolo e Arquivo;

e) Supervisão Financeira: supervisiona diretamente os setores de Contabilidade, Financeiro e Departamento Pessoal;

f) Coordenação de Projetos: responsável pela coordenação dos colaboradores envolvidos com a elaboração e envio de Prestações de Contas aos órgãos financiadores, acompanhamento da execução orçamentária dos projetos, bem como encarregados dos processos de implantação de novos projetos, aditivos e reformulações.

A Fundação ASTEF apresentou no Relatório Anual de Gestão de 2014, conforme suas considerações finais, uma significativa melhoria em relação aos anos anteriores no que diz respeito à implantação e formalização de procedimentos, estruturação de setores, organização e controle de informações. No entanto observa-se que a Fundação não apresenta um setor ou um colaborador específico ao qual seja atribuída a função de controlar os fluxos de

informações internas e externas relevantes ao processo de tomada de decisões gerenciais, o que poderia ser solucionado com a implantação de um setor de Controladoria.