Min egen posisjon og møte med det ukjente

Segundo Colangelo Filho (2001), em muitos projetos, esta é a fase de maior duração, que envolve os maiores riscos gerenciais e a que consome o maior volume de recursos.

4.5.3.1 Frente de Gerenciamento do Projeto

As principais tarefas da Frente de Gerenciamento do Projeto nesta etapa são: - planejamento e obtenção de recursos necessários para o projeto;

- gerenciamento da integração entre as cinco frentes de trabalho e entre os diversos grupos que compõem a Frente de Redesenho de Processos;

- acompanhamento dos fatores de risco identificados; - acompanhamento do estudo de viabilidade;

- revisão dos planos das etapas subseqüentes.

4.5.3.2 Frente de Redesenho de Processos

A Frente de Redesenho de Processos na Fase de Construção do sistema concentra-se em quatro atividades: configuração detalhada, fechamento de gaps, estabelecimento de autorizações e avaliação dos dados.

a) Configuração detalhada

Os sistemas ERP são desenvolvidos para dar suporte aos processos de negócios das organizações.

Ao método utilizado para definir como o sistema ERP suportará os processos de negócios é chamado de configuração ou de ‘customização’.

Ao final da configuração de cada função, deverá ser elaborado um teste das funcionalidades do sistema para verificar o funcionamento do processo ou função isoladamente.

b) Fechamento de gaps

Existem basicamente duas abordagens para fechar os gaps: reduzir a demanda ou aumentar a oferta.

Em conformidade com Colangelo Filho (2001) reduzir a demanda corresponde a eliminar ou reduzir as exigências de negócio, enquanto aumentar a oferta corresponde a prover mais recursos de tecnologia, isto é, de sistemas, para atender à exigência.

c) Autorizações

O pacote ERP deverá ter mecanismos de segurança das informações. As autorizações estabelecem o nível de utilização que cada usuário tem em cada um dos sistemas que compõem o pacote ERP. Essas autorizações são implantadas para garantir a confiabilidade, integridade e confidencialidade das informações para a continuidade dos negócios da organização.

Busca-se, com isso, que os dados sejam somente criados, consultados, alterados ou eliminados por indivíduos ou aplicações devidamente autorizadas.

d) Avaliação da qualidade dos dados

A qualidade dos dados é algo de fundamental importância. Dentro dos Sistemas de Informações Gerenciais este fator torna-se premissa básica, tendo em vista, o elevado grau de integração entre os sistemas. Dados não mais utilizados e dados

inseridos de forma errônea em um sistema são alguns dos vários outros exemplos que podem ser intitulados ‘dados ruins’ que não são importantes para serem migrados para o ERP. Estes tipos de dados podem comprometer seriamente tomadas de decisões importantes dos dirigentes da organização e causar excessivas horas de retrabalho.

Sendo assim a implantação de um sistema ERP é, também, uma oportunidade bastante interessante para avaliar a qualidade dos dados existentes na empresa e, se necessário, planejar sua ‘limpeza’.

Este processo inicia-se com uma análise dos dados existentes, a qual deverá gerar um plano de dados que indique:

- dados que existem nos sistemas atuais e que não serão utilizados no novo sistema, como exemplo: clientes e fornecedores inativos;

- dados ‘problemáticos’, como exemplos: dados redundantes e incompletos. 4.5.3.3 Frente de Tecnologia de Informação

Neste estágio, as atividades da Frente de TI são: - operação do ambiente de desenvolvimento;

- desenvolvimento de interfaces, conversões e complementos ao sistema; - planejamento de funções de archiving e help desk.

a) Operação do ambiente de desenvolvimento

Na etapa de Construção, haverá um elevado grau de utilização do sistema. A Frente de Tecnologia de Informação é responsável por mantê-lo disponível e seguro para os trabalhos de parametrização e bateria de testes.

Nesse período, a equipe de TI da empresa tem uma oportunidade importante para familiarizar-se com as características do sistema e seus detalhes operacionais, em um ambiente que é pouco crítico e cujo grau de exigência é relativamente pequeno.

b) Desenvolvimento de interfaces

Envolve o desenvolvimento e testes das interfaces que foram identificadas na etapa de desenho.

c) Conversões

Envolve o processo de conversão de dados que estejam fora do padrão do sistema.

d) Complementos / adições

Os complementos ou adições inevitavelmente terão de ser feitos para que se eliminem potenciais falhas nos sistemas. Isto é, serão utilizados a fim de se fechar os

gaps do ERP.

É interessante que sejam evitados esses complementos ou adições em virtude dos altos custos de desenvolvimento e das possíveis dificuldades futuras para manutenção do sistema após sua implantação e para execução de atualizações (upgrades).

e) Planejamento do archiving

À medida que sistema é utilizado, muitos dados são registrados e, com isso, a base de dados cresce. Archiving é procedimento que extrai desta base, os dados que não são mais necessários.

f) Planejamento do help-desk

Help-desk refere-se ao conjunto de pessoas e equipamentos que se dedica a dar

suporte aos usuários do sistema.

Além desta função, o help desk pode, por exemplo:

- compilar dados estatísticos sobre problemas apontados pelos usuários, de forma que possibilite a identificação daqueles que ocorrem com maior freqüência;

- enviar mensagens periódicas a todos os usuários, com dicas e/ou informações sobre o ERP.

4.5.3.4 Frente de Gerenciamento de Mudanças

Durante o estágio de Construção, as principais atividades da Frente de Gerenciamento de Mudanças são:

- execução do programa de comunicação;

- obtenção do compromisso de todas as lideranças;

- identificação de necessidades de mudanças organizacionais e seu desenho.

4.5.3.5 Frente de Treinamento

Os treinamentos devem capacitar os indivíduos a conduzir processos de negócios diferentes, baseados no novo sistema ERP.

Ele deverá ser iniciado com uma avaliação das necessidades dos futuros usuários que utilizarão o sistema.

Após identificação das necessidades de treinamento, deverão ser definidos os cursos que serão ministrados, juntamente com o seu conteúdo, programa, pré-requisitos e audiência.

Além disso, esta frente deve coordenar e controlar o desenvolvimento da primeira versão dos materiais de treinamento, a cargo da Frente de Redesenho de Processos.