3 To moskeer og deres medlemmer
3.1 Rabita: en bygård i sentrum
3.1.1 Medlemssammensetning
Colangelo Filho (2001, p.117) expõe que “o aspecto fundamental dessa fase é que será testado e implantado não apenas um sistema, mas toda uma forma nova de fazer negócios”.
4.5.4.1 Frente de Gerenciamento do Projeto
As principais atividades da Frente de Gerenciamento do Projeto na Etapa de Testes e Implantação são:
- planejar e gerenciar a execução de todos os testes; - gerenciar os treinamentos feitos;
- planejar e controlar o início do sistema em produção: esse é o evento que encerra a fase de implantação.
4.5.4.2 Frente de Redesenho de Processos
A principal atividade desta Frente nesse estágio é a de planejamento e execução dos testes finais do sistema. “Teste é o procedimento formal que visa demonstrar que o sistema funciona conforme definido em suas especificações” (COLANGELO FILHO, 2001, p.118).
A condução de um programa de testes envolve: - desenvolvimento de estratégia de testes;
- elaboração de um plano de testes; - execução dos testes e correções.
a) Estratégia de testes
A estratégia de testes é um conjunto de diretrizes que define aspectos como: - quais indivíduos planejam e quais executam os testes;
- quais são os critérios para correção de problemas encontrados após os testes e a forma de refazê-los para avaliar os resultados das correções.
b) Plano de Testes
O autor define Plano de Testes como sendo “um documento minucioso que deve ser desenvolvido especificamente para o sistema ou subsistema que será testado. O Plano deve ser o guia usado por todos os envolvidos no teste” (COLANGELO FILHO, 2001, p.119).
c) Execução de testes e correções
Esta atividade envolve a execução dos testes para que o início de operação do sistema aconteça sem sérios problemas.
Algumas das recomendações dadas para a execução dessa atividade são: - executar os testes em conformidade com o Plano de Testes;
- iniciar os testes formais somente quando o sistema estiver completamente configurado e os testes unitários já concluídos;
- recomenda-se que todos os procedimentos dos testes sejam, previamente preparados e utilizados para dirigir as atividades de testes e registro dos resultados.
d) Limpeza de dados
Nesta fase ocorre a eliminação dos dados desnecessários e a correção daqueles apontados como ‘problemáticos’ que foram identificados na fase de avaliação da qualidade dos dados.
4.5.4.3 Frente de Tecnologia de Informação
Neste momento a infra-estrutura tecnológica passa a ser utilizada. Algumas das atividades da Frente de TI, nesse período, são: - preparar a estrutura para treinamento dos usuários;
- ampliar a infra-estrutura, em alinhamento com aquilo que será exigido para o sistema entrar em produção;
- desenvolver procedimentos operacionais que deverão ser executados quando o sistema entrar em produção;
- executar testes técnicos no sistema; - estruturar o help desk:
- apoiar no processo de limpeza de dados, desenvolvendo, testando e executando os programas necessários.
4.5.4.4 Frente de Gerenciamento de Mudanças
No estágio de Testes e Implantação, as principais atividades da Frente de Gerenciamento de Mudanças são:
- manter o engajamento das lideranças envolvidas no projeto; - preparar as mudanças organizacionais necessárias;
- desenvolver um plano de transição para a equipe de projeto. 4.5.4.5 Frente de Treinamento
Nesta etapa os futuros usuários do ERP receberão os treinamentos visando a construção dos conhecimentos necessários aos novos processos e ao uso do sistema.
a) Materiais de treinamento
Desenvolvimento dos materiais que serão utilizados nos treinamentos. Usualmente, incluem os procedimentos passo a passo, atividades a serem desenvolvidas, exercícios feitos. Seria importante que os exercícios elaborados para os treinamentos incluíssem, também, casos e experiências reais.
b) Treinamento dos treinadores
Tendo em vista, que, normalmente, os treinamentos de usuários finais são conduzidos por integrantes da equipe do projeto ou por indivíduos que recebem o treinamento antecipadamente, uma outra possibilidade é utilizar instrutores profissionais ou consultores para desenvolver os treinamentos.
c) Treinamento de usuários
Por ser uma atividade crítica do projeto, alguns elementos devem ser considerados, tais como:
- recursos para treinamento;
- coordenação da logística do treinamento: viagens, refeições; - avaliação dos resultados do treinamento.
4.5.4.6 Início da produção
Ao processo de interrupção total ou parcial de sistemas antigos e início da operação do novo sistema ERP é dado o nome de cut-over, é torna-se um dos marcos- chave, senão o principal, do projeto.
O início da operação tem como principais atividades: - carregar os dados;
- fechar os sistemas legados;
- iniciar a produção do sistema ERP. a) Planejamento
Um dos grandes desafios de todo o planejamento do início de operação é o de fazer com que as atividades sejam realizadas com segurança no menor tempo possível, a fim de minimizar o impacto sobre as operações da empresa.
Alguns dos critérios que devem ser levados em consideração são: - preferência por períodos de menores níveis de atividades;
- coincidência do início da produção com início do ano fiscal. b) Carga de dados
É o processo de carregar os dados no novo sistema. Esta atividade pode ser automática ou manual, quando os dados ainda não existem nos sistemas atuais.
c) Início de produção e planejamento de contingências
Colangelo Filho (2001) recomenda iniciar a produção do novo sistema paulatinamente, de forma organizada e planejada. Porém, alerta que há riscos de ser necessário voltar a utilizar o sistema anterior, em decorrência de problemas que não foram previstos ou que não possam ser resolvidos rapidamente.
Desta forma, torna-se importante o desenvolvimento de um plano de contingências que possibilite abortar o início da produção do ERP e voltar ao uso do sistema anterior, caso alguma ocorrência muito séria impeça o uso continuado do novo sistema.
A operação dos dois sistemas paralelamente durante o período inicial de produção pode ser uma das táticas.
4.5.4.7 Outras considerações importantes
Existem muitos outros aspectos que devem ser considerados no cut-over, especialmente naqueles que envolvem entidades externas, como clientes, fornecedores e instituições financeiras. Devido às particularidades de um projeto para outro, torna-se extremamente complexo definir todos os pontos que deverão ser considerados.
Como apresentado no Quadro 14, Colangelo Filho (2001) expõe alguns elementos a serem tratados no cut-over.
Parceiro /
Acionista
Mudança Ação
Clientes
Os clientes serão atendidos por meio de um novo sistema de entrada de pedidos que pode ter mudanças radicais em relação ao anterior. Novos critérios para aprovação de crédito, confirmação da ordem ou preparação da entrega poderão ser utilizados.
Os clientes devem ser comunicados com alguma antecedência.
Fornecedores
Novas formas de emitir ordens de compra podem entrar em vigor, métodos alternativos de avaliação de desempenho podem ser ativados.
Os fornecedores devem ser comunicados previamente dessas mudanças. Bancos
Muitos detalhes no relacionamento com os bancos (como por exemplo forma e endereços virtuais de intercâmbio de arquivos e mensagens) podem mudar.
As datas e o conteúdo das alterações devem
ser bem definidos e acordados. Agências de
informações
A forma de contato para obtenção de informações pode ser modificada (por exemplo, de consulta telefônica para consulta on-line).
Definir regras de uso das novas formas e
suas datas de efetividade. QUADRO 14 – Alguns pontos a serem considerados no cut-over.
Fonte: COLANGELO FILHO (2001, p.127-128).
4.6 Síntese do Capítulo
Buscou-se apresentar o ciclo de vida de desenvolvimento de Sistemas de Informação e vários modelos para a implantação de Sistemas de Informações Gerenciais, constituindo-se, então, no terceiro e último capítulo de revisão bibliográfica desta pesquisa.
Com o objetivo de proporcionar maior e melhor compreensão do trabalho, adotou e detalhou-se o modelo elaborado por Colangelo Filho (2001).