Meklingsprosessen

Os destaques das entrevistas na busca de identificar as percepções a respeito dos condicionantes relevantes à inserção de GC nos processos e práticas de controle são aqui sinteticamente apresentados. O interesse específico foi de explorar pontos críticos relacionados às possibilidades e expertise da infraestrutura de TI e para outras atividades, diferenças de perspectiva e conflitos entre as distintas categorias de atores, incluindo os aspectos jurídicos, e percepções em relação ao potencial de inserção de processos de GC, além da identificação das competências atuais e necessárias à inserção de processos de GC nas práticas de controle.

Com esses propósitos foram elaborados roteiros distintos para cada categoria de atores (ver anexos). A todos foi assegurada a não identificação.

Em relação à infraestrutura de TI (condicionante essencial para o apoio aos processos de GC), os entrevistados apontaram os seguintes problemas:

 Saturação e não completude dos Bancos de Dados existentes e baixa integração (unanimidade entre os entrevistados)

 Elevados tempos de respostas;

 Conflitos e inconsistência de dados contidos nos diferentes bancos;

 Inexistência de Manuais de orientação para os usuários, internos e externos, ao sistema de acompanhamento dos processos de fomento (desde a entrada até o resultado final no caso de aprovação e repasse dos recursos)8;

 A existência do sistema de acompanhamento é um condicionante positivo e que tem sido muito acessado por usuários internos e externos. Este tem sido um diferencial positivo quando comparado com outras agências;

 Há um sistema de Contabilidade, Financeiro e Orçamentário (CONFIO) concebido como instrumento gerencial – gerando relatórios específicos com dados financeiros confiáveis para apoiar as tomadas de decisões na Coordenação Financeira;

 Há também o sistema de Protocolo da Coordenação, o SIAFI, SCDP, SICONV e o SIASG. Esses dois últimos sistemas não estão integrados ao CONFIO – os lançamentos são feitos diretamente nos sistemas e depois alimentados manualmente no CONFIO. “Quando o CONFIO foi implantado, havia um manual que ajudou, no começo, a usar o sistema, porém este agora não é mais usado”, segundo um dos entrevistados;

 Antes de serem lançados os dados nos sistemas de controle interno, o setor se utiliza de planilhas de Excel ou inscritas manualmente para facilitar os lançamentos, seja no CONFIO, no SIASG ou no SICONV. Poucas pessoas têm acesso aos dados e informações, o que sugere uma oportunidade de treinamento para uso adequado desses sistemas;

 Não há um sistema próprio para emitir relatórios, o que reduz a confiabilidade na gestão dos parcelamentos de débitos dos bolsistas; e

 O pessoal da área de TI não conhece a Agência por dentro porque os servidores são na maioria terceirizados. Não conhecem os procedimentos e normas internas que darão suporte a uma possível auditoria operacional.

3.1.1 Relacionamentos e conflitos entre áreas

Alguns aspectos ganham relevo no debate relativo aos conflitos existentes na agência:

 A Presidência e as Diretorias não têm acesso direto aos processos de controle;

 Alta rotatividade de pessoal, o que requer muitas atividades de treinamento em serviço;

 As atribuições de competências não são claras, criando conflitos e situações de duplicação de tarefas;

 Desconhecimento dos ritos dos processos de tomadas de contas especiais (TCE);

 Medo quanto ao relacionamento com as instâncias de auditoria (insegurança jurídica);

 As recentes substituições dos procuradores lotados na Agência, além da organização atual de trabalho, têm dificultado o fluxo natural dos processos –

por ex., a forma de cálculo utilizada pela Agência para atualizar os valores de débitos tem sido questionada pela Procuradoria Jurídica;

 Há conflitos de interpretação e de aplicação dos normativos expedidos pela Agência, gerando insegurança jurídica. A forma como os normativos são dispostos não é eficiente (na Intranet, os normativos não são organizados por assunto, ou seja, as consultas são desnecessariamente demoradas e ineficientes);

 Necessidade de revisão dos processos e atribuição de competências;

 A maioria dos processos da TCE não está disponível on line. Alguns processos antigos encontram-se sem microfilmagem. Os processos, atualmente, são divididos em duas ou mais pastas (financeira, técnica e administrativa);

 Não há interação entre o pessoal de controle interno e as coordenações fins em relação às atividades administrativas. E em relação às atividades de fomento a interação é limitada ao atendimento das demandas pontuais por informações técnicas em relação aos processos de parcelamento do débito ou em tomadas de contas especiais.

3.1.2 Gestão do Conhecimento

No que diz respeito especificamente à GC cumpre considerar:

 Não há repositório para registrar as soluções de cada processo de tomada de contas especial (TCE);

 Atualmente, não se pode fazer/efetuar uma pesquisa por assunto referente a qualquer processo de TCE, pois não existe nada escrito em lugar algum – há somente o sistema/banco de dados;

 As finalizações e conclusões dos processos de TCE não são registradas;  Não há uma preparação dos técnicos novatos concursados recentemente

para análise de projetos e instrução para emissão de pareceres. O conhecimento é repassado de pessoa a pessoa. Não há registros de nenhum procedimento sistemático de aprendizagem;

 Foi institucionalizado um prêmio “Boa Idéia” para desenvolver uma rede wiki9 para servir de suporte às perguntas e trocas de experiências dentro da agência;

 Há necessidade de abertura de mais espaço para o compartilhamento do conhecimento e o intercâmbio de informações;

 A característica da organização do trabalho na agência tem sido a centralização. Recentemente, uma coordenação “enfrentou uma situação muito delicada - um dos colaboradores saiu do setor e não compartilhou seus conhecimentos com os colegas que ficaram”, disse um entrevistado;  Dificuldade para demonstrar como é a execução das atividades dentro do

setor, já que não existe nenhum processo sistemático ou normatização que ajude na aprendizagem para inclusão de novos colaboradores e aperfeiçoamento das atuais. Necessidade de elaboração de manuais de procedimentos;

 Não há relacionamento com a CGU;

 Há um instrumento (Plano Anual de Auditoria), obrigatório para apresentação à CGU até o dia 31/10 de cada ano, para aprovação e aplicação no ano seguinte. Nesse planejamento está previsto um relatório para as áreas administrativas, em que é feita a verificação dos controles nessas áreas, em relação a patrimônio, passagens, orçamento, finanças, diárias e transportes. Esse relatório é encaminhado às áreas. Na elaboração desse relatório, os técnicos interagem um pouco com as outras unidades, mas o processo pode ser mais intensificado;

 Não há interação com o pessoal de TI. Os colaboradores não estão familiarizados com os sistemas utilizados pela Agência. Atribui-se essa falta de familiaridade ao fato de inexistir um quadro de profissionais próprio da área. Essa é uma oportunidade excelente para inserção de processos de GC em toda a Agência;

 As limitações de competências do quadro de profissionais da Agência são graves segundo a percepção de um dos entrevistados, havendo três motivos que contribuem para esse quadro: Inadequação Funcional à distribuição de colaboradores por setor, que não leva em conta a vontade

e as suas competências; Necessidade de Treinamento - não há um plano de capacitação; Alta Rotatividade Pessoal; Serviços Terceirizados, pessoal sem vinculo com a instituição. “Não há tempo para treinar essas pessoas”; e

 É iminente a perda de pessoal por aposentadoria na Agência. A população de servidores está envelhecendo sem GC e sem possibilidades de reposição na mesma velocidade.

Da comparação dos resultados da consulta com as posições declaradas nas entrevistas, pode-se resumir os condicionantes favoráveis e as dificuldades para desenvolvimento e inserção de processos de GC na agência.

A partir das entrevistas e da consulta os seguintes condicionantes, possibilidades e necessidades de GC nos processos de controle interno puderam ser identificadas, conforme demonstrado nas tabelas 5 e 6.

Tabela 5 – Pontos de Identificação na Consulta Prévia – Necessidade e Possibilidade

Necessidade e Possibilidade Identificação

Disposição para compartilhar

conhecimentos

Há uma rede de TI bastante diversificada com vários

Infra-estrutura de TI bancos de dados, que não estão integrados. Há intranet que pode apoiar iniciativas de redes

de compartilhamento de conhecimento Existência de expertise A atividade de TI é basicamente

em TIC terceirizada na agência

Existência de expertise em Precária Gestão do Conhecimento

Disponibilidade de Há razoável infra-estrutura de TI com infraestrutura de TI para vários aplicativos específicos apoiar processos de GC

Incentivo à Aprendizagem Foi iniciada a atividade sistemática de Organizacional Educação Corporativa

Necessidade e Possibilidade Identificação

Iminência de Aposentadorias nos próximos cinco anos de grande número de servidores

Apoio da Alta Administração Aparentemente há indiferença e desconhecimento, pelo menos da área de

Pessoal, que já realizou levantamento de Competências

Fonte: Elaboração Própria

Tabela 6 – Pontos de Identificação na Consulta Prévia – Dificuldade

Dificuldades

Rigidez Hierárquica Disponibilidade de tempo Competição para promoções Novidade no ambiente da agência

Processo decisório

Predominância de Atividades Operacionais

Fonte: Elaboração Própria