5.3 Foreldresamarbeidet i tiden etter brudd
5.3.1 Foreldresamarbeidets uttrykk - ulike samarbeidsmønstre
1. Relacionar a comunicação com o trabalho em equipe agregando a disseminação do conhecimento.
2. Analisar as barreiras e facilitadores em relação ao processo de comunicação entre as equipes e sugerir mudanças aplicações dessas sugestões no ambiente organizacional
3. Abranger o escopo da pesquisa, analisar, por exemplo, toda a área de TI e outra área de empresa e não somente, equipes da área.
4. Analisar o modelo de gestão do conhecimento segundo Teixeira Filho (2001) incluindo o elemento da comunicação.
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APÊNDICES
APÊNDICE A - CARACTERIZAÇÃO E HISTÓRICO DO PROJETO DE AUTOMAÇÃO
O projeto de automação refere-se à automação do processo de aquisição de materiais e serviços, e foi realizado por meio de um aplicativo ou sistema desenvolvido pela área de TI. O projeto tem como objetivo automatizar as atividades operacionais de todas as etapas de licitação e contratação, reduzindo prazos de execução, integrando-se aos diversos sistemas internos e externos da empresa, promovendo a coesão dos dados em uma única interface personalizada, de fácil uso, e interatividade com diversos perfis de usuários. Para automatizar o processo a área cliente solicitou a TI o desenvolvimento do sistema. Trata-se de um grande projeto, pois envolve várias outras integrações com sistemas internos e externos da empresa.
O mapeamento do processo do projeto ocorreu em 2009. Em 2010 iniciou-se o processo de automação, que foi dividido em seis módulos para facilitar o desenvolvimento. Inicialmente o previsto era a entrega de todos os módulos em 2010. No entanto, ocorreu um atraso e em 2010 foi entregue o primeiro módulo do sistema, sendo que em 2011 foi prevista a entrega dos demais. Uma nova alteração no cronograma de entregas foi informada pela equipe de TI à área cliente, sendo que entregará o módulo dois em 2011, e os demais os restantes em 2012.
O primeiro módulo foi implementado e disponibilizado para as áreas executoras do processo, no entanto, até o presente momento ainda são realizadas correções na implementação que deveriam ter ocorrido na fase de teste e que, no entanto, não ocorreram devido à urgência e atraso no cronograma de entrega. Tais circunstâncias podem afetar consideravelmente a implementação dos módulos seguintes que serão responsáveis por processar os dados referentes às integrações com outros sistemas da empresa e integrações com órgãos externos.
O primeiro módulo implementado em 2010 corresponde à elaboração da fase de licitação que possui as seguintes etapas do Processo de Licitação e Contratação
• Elaborar Termo de Referência – TR5;
• Elaborar e publicar edital no Diário Oficial da União; • Iniciar licitação (Licitação em disputa);
• Aguardar vencedor;
• Homologar/Revogar ou Anular a licitação; e • Encerrar a licitação.
Fase de Contratação • Elaborar contrato; • Gerar contrato; e • Assinar contrato.
A utilização da comunicação de forma eficaz no relacionamento de equipes de TI com seus clientes no desenvolvimento de projetos é um desafio e nas organizações apesar de possuírem estruturas que apoiam na disseminação e na gestão conhecimento, enfrentam dificuldade para transmitir o conhecimento, devido às barreiras de comunicação ocasionadas no processo de comunicação, que podem ser desde diferentes percepções sobre o mesmo assunto, dificuldade em ouvir e entender o próximo até falta de confiança no colega em que a pessoa está interagindo.
Em relação a projetos foi analisada somente a fase de execução (implantação). De acordo com o Project Management Institute - PMI (2008) um projeto percorre as seguintes fases ou ciclo de vida que são: início do projeto; organização e preparação; execução do trabalho do projeto e encerramento do projeto. A Figura 1 representa como ocorre o processo no âmbito do desenvolvimento de um projeto de TI, envolvendo equipe e TI e a área cliente, conforme foi descrito. Infere-se também que o processo de comunicação está presente nas fases executadas fase de elaboração e automação do projeto da organização a ser estudada.
5 Documento que deverá conter elementos capazes de propiciar a avaliação do custo pela organização, diante de orçamento detalhado, considerando os preços praticados no mercado, a definição dos métodos, a estratégia de suprimento e o prazo de execução do contrato.
Figura 1: Processo de desenvolvimento de um Projeto de TI da organização-alvo.
Na empresa a comunicação é gerenciada pelo manual de processo de software da organização por meio do plano de comunicação e sua matriz de comunicação. Diante disso, subentende-se que a comunicação no processo de software da organização permeia também nas fases citadas da Figura 1, ou seja, a comunicação não é apenas uma apoiadora do processo de sistematização do projeto, mas sim um elemento-chave.
Por meio da identificação do significado da linguagem verbal e escrita, nos processos de comunicação e do grau de compartilhamento do significado da linguagem entre a equipe de TI e a área demandante para a automação de projetos, analisando suas barreiras conversacionais e como o conhecimento disseminado entre as áreas envolvidas. Pois, a comunicação assim como os projetos fazem parte do dia-a-dia da organização. Segundo Luftman (2004, p.329) uma comunicação eficaz é um fator importante para o sucesso da organização. Contudo, quando os ruídos provocados no processo de comunicação não são solucionados, surgem às barreiras à comunicação, que pode gerar problemas, por exemplo, no desenvolvimento e na automação de projetos.
Planejamento Implantação Acompanhament
Cliente Equipe TI Equipe TI
e Cliente
APÊNDICE B – QUESTÕES ELABORADAS PARA APLICAÇÃO DA ENTREVISTA
Tabela 1: Questões elaboradas para aplicação da entrevista
Processo de comunicação Papel da comunicação Compartilhamento do conhecimento [1] Na sua opinião os
meios de comunicação usados pelas equipes podem interferir no processo e na eficiência do processo de automação de projetos? Por quê? (entende-(por exemplo, e- mail, comunicação interna, telefone) como e-mail,
telefone, reunião, relatório).
[2] De maneira geral, qual a sua forma predileta de se comunicar com a sua equipe para: a. Realizar levantamento de requisitos (mapeamento do fluxo e das funcionalidades de um sistema. É realizado entre a equipe de TI e cliente). b. Acompanhar o andamento do projeto. c. Realizar testes.
[3] O que você acha da forma definida da comunicação no modelo adotado pela empresa (baseado no PSPO) em relação a: a. Canais usados. b. Periodicidade. c. Acompanhamento. d. Relatórios produzidos. [4] Na sua opinião, as pessoas com diferentes perfis profissionais podem ter diferentes visões sobre
a comunicação? (Compreende-se como perfis profissionais as atividades exercida pelo empregado, por exemplo, o empregado é estatístico e desempenha a atividade de analista de auditoria.). [9] Qual a sua opinião sobre a comunicação entre a área cliente e a área de tecnologia?
[10] De que forma a experiência profissional das pessoas envolvidas no projeto contribui para o processo de comunicação entre as equipes que estão atuando no projeto?
[14] Como você caracteriza a comunicação entre as equipes de TI e as áreas clientes? [18] Como a organização poderia facilitar a comunicação entre as diferentes equipes envolvidas no processo de automação do projeto? [19] Como as pessoas das diferentes equipes (TI e
[5] Como você acha que a comunicação pode ser usada para compartilhar o conhecimento das pessoas no processo de automação de projeto. (Compartilha conhecimento neste contexto, significa trocar ideias, experiências de forma que você absorva essas informações e passa a utilizá-las sem problemas.).
[8] Você acha que a comunicação formal (CI, reuniões, etc.) da organização contribui para a disseminação do conhecimento entre as equipes envolvidas no processo de desenvolvimento do
projeto? Por quê? **disseminação do conhecimento pode ser entendida como o conhecimento é divulgado, disseminado,
ou seja, a empresa tem mecanismos ou meios de
comunicação para divulgar o conhecimento
adquirido pelos seus empregados.
[13] A empresa permite/possibilita que a troca de informações entre as pessoas de
[6] Na sua opinião, como a comunicação informal () da organização entre as equipes envolvidas no processo de automação contribuiu para o desenvolvimento do projeto? (comunicação informal: é caracterizada pela conversa do dia-a-dia entre empregados, que podem ser desde questionamentos, elogios, desabafos, etc. e que ocorre nos corredores, bate-papo do cafezinho).
[7] Na sua opinião como a empresa poderia melhorar o processo formal de comunicação (CI, reuniões, etc.) entre as equipes e suas áreas?
[11] Quais as ferramentas
utilizadas no acompanhamento do
projeto que você considera
úteis? (exemplo: audioconferência, reunião,
relatórios, planilhas, etc.) [12] Na sua opinião qual a (s) características (s) que um profissional deve ter para ser um “bom” comunicador de suas ideias?
[15] A linguagem técnica usada pelos membros da equipe de TI com membros de outras equipes pode ser facilmente compreendida? Comente/Justifique.
[16] A (s) solicitação (ões) de ajustes no sistema em processo de automação feita pelas equipes
demandante) poderiam facilitar o desenvolvimento do projeto? [21] Como você vê a importância da comunicação interpessoal para as equipes? (comunicação interpessoal é considerada uma comunicação do tipo informal.). [22] Como você vê a importância da comunicação interpessoal para a empresa?
[23] Qual o papel que você acha que o processo de comunicação representa para a organização como um todo?
[25] Como entender a natureza do projeto a ser automatizado
(desenvolvimento) pode auxiliar na comunicação entre as equipes?
[27] Como os líderes se comunicam com as equipes de TI?
[28] Como os membros da equipe de TI se comunicam entre no dia-a-dia quando estão envolvidos no desenvolvimento de um projeto?
[34] Como os gestores podem apoiar o processo
de automação (desenvolvimento)?
diferentes equipes seja feita livremente quando trabalham em um mesmo projeto? Comente.
[17] Na sua opinião como a troca de informações relevantes a automação do projeto pode ser compartilhada entre as diferentes equipes?
[31] Na sua empresa existe um vocabulário próprio cujo significado
seja plenamente entendido quando se trata
do projeto de automação (desenvolvimento de software)? Comente.
demandantes pode ser facilmente entendida pelas pessoas da equipe de TI? Comente
[20] Como você imagina que deveria ser o fluxo de comunicação ideal para as pessoas das equipes (TI e demandante) atuarem para a automação do projeto? [24] Para você... Complete a frase: a. Saber comunicar é... b. Saber ouvir é... c. Compartilhar informação é.... d. Produzir conhecimento é...
[26] Na sua opinião quais os fatores mais importantes que podem impactar no processo de automação (desenvolvimento) de um sistema na organização? [29] Na empresa existe algo que possa facilitar a comunicação interpessoal entre
equipes?(exemplifique) (comunicação interpessoal é a comunicação entre duas pessoas indivíduos ou mais, ou dentro de um pequeno grupo informal). [30] Na empresa existe algo que possa dificultar a comunicação interpessoal entre equipes? (exemplifique) [32] Como a estratégia organizacional da empresa trata o processo de comunicação?
[33] Qual a sua opinião sobre os processos de comunicação que a empresa desenvolve como seus funcionários?
[35] Como ocorre o processo de comunicação entre as equipes envolvidas no processo de automação? [36] Na sua opinião quais os principais gargalos existentes no processo de comunicação entre as equipes envolvidas no projeto?
A tabela foi criada da seguinte forma:
• Foram criados três blocos de questões com base nos conceito-chave (processo de automação de projetos e papel da comunicação dos profissionais envolvidos na automação de projetos de TI, compartilhamento do conhecimento,).
• Fonte de dados documental para mapear o fluxo de comunicação: foi utilizado o manual do processo de software da organização baseado no PMI que normatiza todo o processo de desenvolvimento e automação de software, bem os canais de comunicação necessários e utilizados pelos envolvidos para o desenvolvimento do sistema.
APÊNDICE C - ANÁLISE POR JUÍZES
ANÁLISE POR JUÍZES
Gostaríamos que analisasse os itens a seguir, no que se refere à clareza e relação com a definição abaixo proposta. Estamos tentando explorar a comunicação entre equipes para o processo de automação (implementação) do projeto e identificar como a comunicação está inserida no contexto do conhecimento e tecnologia no ambiente organizacional.
DEFINIÇÃO OPERACIONAL
• O processo de comunicação entre a equipe de TI e a área cliente (PSC): caracteriza como a informação ou o conhecimento são transmitidos pelos meios de comunicação (por exemplo, e-mail, comunicação interna, telefone). Esses canais permitem que processo de comunicação de seja percorrido na organização, permitindo que as informações possam ser transmitidas e compartilhadas.
• Papel da comunicação dos profissionais envolvidos no na automação projetos de TI (PpC): será considerada a forma de como as pessoas envolvidas no projeto (área cliente e equipe de TI) conseguem visualizar como a comunicação atua nessa atividade de automação de projetos.
• Compartilhamento do conhecimento (CoC): compartilhar conhecimento neste contexto significa trocar ideias, experiências de forma que você absorva essas informações e passa a utilizá-las sem problemas.
Pedimos que você avalie e escreva entre parênteses se o item se refere a PSC (Processo de comunicação), PpC (Papel da comunicação) e CoC (Compartilhamento do conhecimento).
1. Na sua opinião os meios de comunicação usados pelas equipes podem interferir no processo e na eficiência do processo de automação de projetos? Por quê? (por exemplo, e-mail, comunicação interna, telefone, etc.) ( )
2. De maneira geral, qual a sua forma predileta de se comunicar com a sua equipe para: ( )
a. Realizar levantamento de requisitos (mapeamento do fluxo e das funcionalidades de um sistema. É realizado entre a equipe de TI e cliente). b. Acompanhar o andamento do projeto.