Durante a pesquisa, foram acessados os Relatórios de Gestão referentes aos últimos cinco anos, de 2008 a 2012, que estão disponíveis no sítio da internet do TCU9. Os relatórios sofreram alterações com o passar dos anos sendo incluídas informações para aumentar a transparência das prestações de contas e melhorar a forma de apresentação dos resultados das atividades realizadas pela PF, com a exigência de desenvolvimento e preenchimento de indicadores de desempenho. Em resumo, quanto mais recente o relatório de gestão, mais dados relacionados à responsabilidade de prestar conta estão disponibilizados.
O relatório de gestão mais recente é o documento referente ao exercício de 2012, apresentado ao TCU como forma de prestação anual de contas ordinárias a que a PF está obrigada nos termos do art. 70 da Constituição Federal. Foi elaborado de acordo com as disposições da IN TCU nº 63/2010, das Decisões Normativas TCU nº 119 e nº 121/2012 e da Portaria TCU nº 150/2012 e da Portaria CGU-PR nº 133/2013.
A IN TCU nº 63/2010 estabelece normas de organização e de apresentação dos relatórios de gestão e das peças complementares que constituem os processos de contas da administração pública federal, para julgamento do próprio TCU, nos termos do art. 7º da Lei nº 8.443/1992.
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A Decisão Normativa TCU Nº 119/2012 dispõe acerca da UJ cujo responsável deve apresentar relatório de gestão referente ao exercício de 2012, especificando a organização, a forma, os conteúdos e os prazos de apresentação, nos termos do art. 3º da IN TCU nº 63/2010.
A Portaria TCU nº 150/2012 dispõe sobre orientações à UJ quanto à elaboração do conteúdo do relatório de gestão referente ao exercício de 2012, nos termos do art. 4º, § 7º da Decisão Normativa TCU nº 119/2012.
O relatório de gestão anual inicia-se com as informações de identificação da UJ e das unidades agregadas. Em seguida são discriminadas a finalidade e as competências institucionais da unidade, o organograma funcional, os macroprocessos finalísticos e de apoio, os principais parceiros, principais informações retiradas do planejamento estratégico, incluindo plano de metas, objetivos institucionais e indicadores.
Logo após é apresentada a estrutura de governança e de autocontrole da gestão, cuja avaliação do Sistema de Controles Internos da unidade pode ser vista no quadro abaixo:
Tabela 9 - Elementos do sistema de controles internos a serem avaliados.
Ambiente de Controle VALORES
1 2 3 4 5 1. A alta administração percebe os controles internos como
essenciais à consecução dos objetivos da unidade e dão suporte adequado ao seu funcionamento.
X
2. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UJ são percebidos por todos os servidores e funcionários nos diversos níveis da estrutura da unidade.
X
3. A comunicação dentro da UJ é adequada e eficiente. X
4. Existe código formalizado de ética ou de conduta. X
5. Os procedimentos e as instruções operacionais são
padronizados e estão postos em documentos formais.
X
6. Há mecanismos que garantem ou incentivam a participação dos funcionários e servidores dos diversos níveis da estrutura da UJ na elaboração dos procedimentos, das instruções operacionais ou código de ética ou conduta.
X
7. As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de definições claras das responsabilidades.
X
8. Existe adequada segregação de funções nos processos e atividades da competência da UJ.
X
9. Os controles internos adotados contribuem para a consecução dos resultados planejados pela UJ.
Avaliação de Risco 1 2 3 4 5 10. Os objetivos e metas da unidade jurisdicionada estão
formalizados.
X
11. Há clara identificação dos processos críticos para a consecução dos objetivos e metas da unidade.
X
12. É prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou externa) envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente adoção de medidas para mitigá- los.
X
13. É prática da unidade a definição de níveis de riscos operacionais, de informações e de conformidade que podem ser assumidos pelos diversos níveis da gestão.
X
14. A avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar mudanças no perfil de risco da UJ ocasionadas por transformações nos ambientes interno e externo.
X
15. Os riscos identificados são mensurados e classificados de modo a serem tratados em uma escala de prioridades e a gerar informações úteis à tomada de decisão.
X
16. Não há ocorrência de fraudes e perdas que sejam
decorrentes de fragilidades nos processos internos da unidade.
X
17. Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos.
X
18. Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e inventário de bens e valores de responsabilidade da unidade.
X
Procedimentos de Controle 1 2 3 4 5
19. Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de detecção, para diminuir os riscos e alcançar os objetivos da UJ, claramente estabelecidas.
X
20. As atividades de controle adotadas pela UJ são apropriadas e funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo prazo.
X
21. As atividades de controle adotadas pela UJ possuem custo apropriado ao nível de benefícios que possam derivar de sua aplicação.
X
22. As atividades de controle adotadas pela UJ são abrangentes e razoáveis e estão diretamente relacionadas com os objetivos de controle.
X
Informação e Comunicação 1 2 3 4 5
23. A informação relevante para UJ é devidamente
identificada, documentada, armazenada e comunicada
tempestivamente às pessoas adequadas.
24. As informações consideradas relevantes pela UJ são dotadas de qualidade suficiente para permitir ao gestor tomar as decisões apropriadas.
X
25. A informação disponível para as unidades internas e pessoas da UJ é apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível.
X
26. A Informação divulgada internamente atende às
expectativas dos diversos grupos e indivíduos da UJ, contribuindo para a execução das responsabilidades de forma eficaz.
X
27. A comunicação das informações perpassa todos os níveis hierárquicos da UJ, em todas as direções, por todos os seus componentes e por toda a sua estrutura.
X
Monitoramento 1 2 3 4 5
28. O sistema de controle interno da UJ é constantemente monitorado para avaliar sua validade e qualidade ao longo do tempo.
X
29. O sistema de controle interno da UJ tem sido considerado adequado e efetivo pelas avaliações sofridas.
X
30. O sistema de controle interno da UJ tem contribuído para a melhoria de seu desempenho.
X
Fonte: Relatório de Gestão da Polícia Federal de 2012. Análise Crítica:
As atividades de controle interno se desenvolvem em todos os níveis da estrutura do órgão e em todas as áreas de atuação, seja nas ações relacionadas às atividades finalísticas, em especial controladas pela Corregedoria-Geral e pelas Diretorias, seja nas atividades de apoio com o acompanhamento dos conformistas, orientações técnicas realizadas pela Diretoria de Administração e Logística Policial, em especial pelo Serviço de Contabilidade, e com as orientações do Assessor de Controle Interno.
Escala de valores da Avaliação:
(1) Totalmente inválida: Significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente não observado no contexto da UJ.
(2) Parcialmente inválida: Significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente observado no contexto da UJ, porém, em sua minoria.
(3) Neutra: Significa que não há como avaliar se o conteúdo da afirmativa é ou não observado no contexto da UJ.
(4) Parcialmente válida: Significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente observado no contexto da UJ, porém, em sua maioria.
(5) Totalmente válido. Significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente observado no contexto da UJ.
Na sequência são evidenciadas a estrutura e as atividades do sistema de correição, além do cumprimento da Portaria nº 1.043/2007 – CGU que estabelece a obrigatoriedade de uso do Sistema de Gestão de Processos Disciplinares (CGU-PAD) para o gerenciamento das informações sobre processos disciplinares no âmbito do Sistema de Correição do Poder Executivo Federal.
A próxima parte do relatório trata da programação e execução da despesa orçamentária e financeira, incluindo informações sobre os programas do PPA de responsabilidade da unidade (informações sobre programas temáticos; objetivos, iniciativas e ações vinculadas a programas temáticos; programas de gestão; manutenção e serviço ao estado; e ações vinculadas a programas de gestão, manutenção e serviço ao estado). Em 2012, foram previstos para a Polícia Federal R$ 4.016.338.000,00 no PPA e R$ 689.960.348,00 fixados na LOA (fonte de recurso Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social).
Após, é apresentada a programação de despesas correntes, de despesas de capital, de despesas e reserva de contingência, além da execução da despesa com créditos originários (por modalidade de contratação e por grupo e elemento de despesa), da execução de despesas com créditos recebidos por movimentação, e da análise crítica da execução orçamentária e dos indicadores de desempenho orçamentário e financeiro.
O relatório também elenca os pagamentos e cancelamentos de Restos a Pagar de exercícios anteriores, as despesas realizadas por meio de suprimento de fundos e cartão de crédito.
Também fazem parte as informações sobre contratos de terceirização de mão de obra empregada e contratação de estagiários, um capítulo que trata da gestão do patrimônio mobiliário e imobiliário, outro que demonstra a avaliação da gestão de TI e gestão do conhecimento, e mais um que discorre sobre a gestão do uso dos recursos renováveis e sustentabilidade ambiental.
São apresentadas as informações sobre as providências adotadas para atender às deliberações exaradas em acórdão do TCU ou em relatórios de auditoria do órgão de controle interno ou as justificativas para o não cumprimento, bem como as providências adotadas sobre as recomendações da CGU e sobre as recomendações feitas pela unidade de controle interno. Consta ainda o demonstrativo do cumprimento da obrigação de entregar a Declaração de Bens e Rendas, estabelecidas na Lei nº 8.730/93, por autoridades e servidores da unidade.
É parte integrante do relatório a declaração do responsável pela atualização de dados no SIASG e SICONV, as informações sobre a adoção de critérios e procedimentos estabelecidos pelas Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas ao setor público, declaração do contador atestando a conformidade das demonstrações contábeis (e ressalvas).