Identificadas e elencadas são seis as funções que se podem chamar de gerenciais, por revelarem a competência do administrador na gestão intrínseca da organização que dirige. É certo que é tênue, muitas vezes, a distinção entre funções políticas e funções gerenciais e as demais indicadas neste estudo. A distribuição e a distinção têm tão-somente uma finalidade didática. Tudo, porém, é uma questão de gradação, de interpretação e de reflexão que o administrador fará no exercício de seu mister. Afinal, um dos objetivos deste estudo é o de proporcionar ao administrador uma avaliação do trabalho que vem desenvolvendo ou a desenvolver.
3.7.6.1. O responsável pela supervisão das instalações físicas, estruturais e equipamentos da organização.
Os colaboradores (internos e externos) sentem prazer em contar com condições adequadas para o labor. Assim, as instalações e equipamentos em bom estado de funcionamento são considerados essenciais à boa aceitação dos colaboradores e ao trabalho a ser desenvolvido. Colaboradores diretos ou indiretos requerem boas condições de trabalho. Portanto, supervisionar sistematicamente as instalações e os equipamentos disponíveis para o funcionamento da organização é tarefa essencial de gerência da qual não pode descuidar o administrador. No entanto, ele precisará testar, ou mandar que o façam, tudo antecipadamente, providenciando a solução de eventuais pendências constatadas. Às vezes, um simples ranger de um ventilador num escritório é suficiente para dificultar a concentração dos colaboradores. Todavia, é possível, pela supervisão sistemática, promover a melhor ocupação dos espaços e a melhor utilização dos equipamentos e materiais de trabalho. Já se conhecem inúmeras instituições que têm sofisticado as condições de trabalho, proporcionando, por exemplo, disponibilidade de uso da internet e outros. Em termos de instalações e equipamentos, a falta de um adequado serviço de manutenção na instituição poderá prejudicar a atuação do administrador. Daí que se evidencia como sua função gerencial estar absolutamente atento em relação às condições ambientais e técnicas do funcionamento da organização.
3.7.6.2. O responsável pela indicação da aquisição equipamentos, serviços e contratações necessárias ao desenvolvimento da organização.
Neste aspecto, não há o que duvidar. A ciência da administração como centro de aprendizagem, tal como se a entende, pode auxiliar o administrador nas indicações que devam ser feitas para aquisição de equipamentos, materiais e capital humano. Todavia, é da responsabilidade do administrador recrutar novos colaboradores, equipamentos e materiais, selecioná-los nos limites dos recursos disponíveis e cuidar para que ocorram, em realidade, as aquisições pretendidas, devidamente planejadas e programadas. Ao fazer as indicações para as aquisições, deverá cuidar o administrador para que elas sejam absolutamente explícitas e sigam as normas técnicas vigentes da organização. Caso contrário, tais indicações resultarão em maior desperdício de recursos (tempo, financeiro, material e humano) por parte da organização.
Estar conectado com as novidades do mercado é função do administrador e, tanto quanto possível, deverá ele prover os colaboradores com informações que venha a receber.
Deverá atentar o administrador para que a instituição defina, anualmente, recursos orçamentários com a qual deve ser contemplada sua área de atuação ou a própria organização, visando à ampliação e à atualização da mesma no ambiente em que esta inserida. Não é o administrador que contrata, adquire materiais e serviços. É a organização com a qual o administrador mantém o vínculo empregatício. Entretanto, a contratação, tal como a demissão, a aquisição de materiais e equipamentos devem constituir passos importantes na história da organização. Com o intuito de tornar realidade essa função, seria oportuno, na contratação de qualquer novo colaborador, procurar incutir, de início, como são desejáveis o desenvolvimento das atividades. As questões mais significativa neste aspecto são a do recrutamento e da seleção de novos colaboradores, bem como da apresentação da organização, sua adaptação, além da explicitação dos ganhos a que terão direito ao serem contratados. Cabe ao administrador orientar sobre a documentação completa para efeito da contratação; apresentar o novo colaborador aos outros.
3.7.6.3. O responsável pelo estímulo e controle da frequência dos colaboradores. Costuma-se imaginar ser essa uma função muito menos gerencial e mais política. Tal fato não acontece. Ela é gerencial no estrito sentido, pois que, não se pode oferecer “dezena de nove” na concretização de uma organização, ou seja, há que se cumprir – inclusive mediante reposições – a totalidade das cargas horárias previstas para o desenvolvimento de uma tarefa. Caso contrário, o colaborador é passível de punição regimental (trabalhista, até) a
qual poderá culminar, inclusive, com a pena de demissão. A atenção, o estímulo e o controle da freqüência são de responsabilidade do administrador. Negociar antecipações de possíveis faltas ao trabalho é tarefa do administrador, assim como negociar reposições, também. Nesta matéria, o administrador não pode deformar, desvirtuar.
Esta é, pois, uma tarefa de supervisão, exercida pelo administrador, o qual necessitará contar com frequência dos colaboradores, estimulando-os total assiduidade a cada mês e a cada ano. A presença dos colaboradores, deste modo, é uma tarefa gerencial, ao passo que a qualidade das atividades realizadas resulta de tarefa política, típica da supervisão realizada pelo administrador. A empregabilidade é uma esfinge a ser decifrada, posto que sua redução resulta do próprio processo de automação e de globalização34reinante.
Conforme Mota, globalização é
Em termos gerais, pode-se descrever globalização como a integração dos mercados sob o controle das grandes empresas transnacionais. Os Estados nacionais acabam com as barreiras tarifárias que protegiam suas indústrias da concorrência externa, abrem-se ao comércio e aos capitais internacionais. As grandes corporações transnacionais pulverizam sua produção. Auxiliadas pela facilidade de transportes e comunicações, as empresas buscam mão-de-obra e matérias-primas onde elas são mais baratas, transferindo empregos para os países onde salário são baixos, a legislação é frouxa e os incentivos fiscais são abundantes. Isso provoca ondas de desemprego nos países ricos, onde os trabalhadores ganham salários melhores e a legislação trabalhista lhes garante benefícios e segurança. (MOTA, 1997, p.45)
É preciso estabelecer metas anuais a serem cumpridas em relação à frequência dos colaboradores. A tarefa, para todos os efeitos, é sem dúvida, o “horário nobre” de serviço da organização devido a sociedade. Claro está que a simples presença do colaborador não induz a que se tenha certeza da qualidade das tarefas. A averiguação dessa qualidade já é, por coerência, uma função administrativa, objeto de outras considerações específicas, neste estudo.
3.7.6.4. O responsável pelo processo decisório.
Ao expressar assim esta função, o intuito é de que o administrador tome a si a responsabilidade do despacho célere dos processos que lhe chegarem às mãos, discutindo com seu diretor ou colaboradores, se for o caso, ou outro superior existente na instituição, quanto às dúvidas que os pleitos apresentarem. Toda decisão deve ser explicitada e quando a autorização final dever ser efetuada no nível superior ao do administrador, maior explicitação
34 Não há uma data que se possa apontar como a do início da globalização. Não há um dia, um mês, um ano, nem
sequer uma década. A globalização é um processo, um conjunto de transformações na ordem política e econômica mundial cujos sintomas se fizeram sentir mais fortemente nas últimas duas décadas, mas que a precedem em muito.
da proposta de decisão deverá ser feita para não haver dúvidas por parte da autoridade superior. Há muitas vezes receio de bem informar, porém, a informação adequada embasará a boa decisão. Costuma-se falar muito, em diversas organizações, a respeito da vasta burocracia, envolvendo as ações do administrador. Isso, entretanto, não parece ser verdadeiro, à medida que a distribuição de encargos e funções no âmbito da organização tenha sido adotada de modo adequado.
A simplificação burocrática é necessária. O que não deve ocorrer é o desconhecimento por parte do administrador sobre o que acontece na organização e no ambiente em que está inserida. Daí a necessidade de um bom sistema de comunicação (informatizado ou não) na organização, de tal sorte que todos aproveitem a informação.
3.7.6.5. O responsável pelo sucesso dos colaboradores e da organização perante a sociedade.
Sabe-se, também, que o sucesso de uma organização, depende dos resultados por ela obtidos. É coerente que todos os colaboradores sejam responsáveis pelo sucesso da organização. Essa responsabilidade coletiva precisa encontrar no administrador a função catalisadora para o sucesso. Daí que analisar, acompanhar as atividades e relatórios institucionais apresentados pelos colaboradores é de significativa importância para o administrador, levando-o, por certo, a propor alterações e modificações no projeto ou projetos a realizar, na prática. Haverá de ocorrer uma ação conjunta, planejada e continuada para que os colaboradores hajam da melhor maneira.
3.7.6.6.O responsável pelo vínculo da regionalidade da organização.
É impossível definir a regionalidade de uma organização sem o conhecimento da própria região. Tal definição não se faz somente pelo fato da inclusão do tipo cultura. Ela se faz pela consciência que se inocula nos colaboradores ao seu compromisso profissional para com a região em que atuarão, buscando soluções para os problemas existentes na organização. Nenhum projeto poderá estar dissociado da realidade regional.