Erfaringer og oppfølging etter tilsyn med Lov om kommunale helse- og
omsorgstjenester § 3-2 første ledd nr. 4 og nr. 6 bokstav a-b i Bydel Søndre
Nordstrand 2016
Ved enhetsleder
Britt Hilde Anderson og spesial konsulent Martine Sandtrø Berg - Enhet Boliger med bemanning Bydel Søndre
Nordstrand
Tilsyn i Bydel Søndre Nordstrand
Bydelen ble varslet om tilsyn av Fylkesmannen i Oslo og Akershus og tilsynet ble gjennomført i perioden 12.02.16- 17.06.16 Tilsynet omfatte Lov om kommunale helse- og
omsorgstjenester § 3-2 første ledd nr. 4 og nr. 6 bokstav a-b. Det ble varslet om to tilsynsområder.
Tilsynsområde 1 – Om Oslo kommune ved Bydel Søndre Nordstrand sikrer forsvarlig gjennomføring av personlig assistanse, med at mennesker med utviklingshemming;
- Får tilsyn og bistand til og ivareta egenomsorg - Får bistand til aktivisering
- Får opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg.
Fylkesmannen rapporterte 18 funn på dette området.
Tilsynsområde 2 – Oslo kommune ved Bydel Søndre
Nordstrand, sikrer at voksene personer med utviklingshemning får forsvarlige helsetjenester i hjemmet.
Fylkesmannen rapporterte 10 funn på dette området.
Det gjennomført tilsyn på to områder og det ble avdekket avvik på begge tilsynsområdene.
Enhetsleders perspektiv/erfaring
• Tilsynet viste ukjente mangler i enheten.
• Under gjennomføring ble to tjenestesteder valgt ut for dypere revisjon. På ett av disse var det mange og alvorlige funn.
• Tilsynet åpenbarte at enhetsleder ikke hadde kontroll på de faglige systemene ute på tjenestestedene.
• De overordnede systemene var ikke implementert godt nok på
tjenestestedene. Rapporteringene enhetsleder har mottatt stemte ikke med realiteten.
• Mangelfullt kvalitetssystem og internkontroll
Hva skjedde når endelig rapport forelå?
• Gjennomgang av rapport
• Systematisere funn – hva er generelle funn som omhandler alle
tjenestestedene i enheten og hva er knyttet til ett konkret tjenestested.
• Tiltak på overordnet nivå ble iverksatt omgående
• Det ble opprettet arbeidsgrupper som arbeidet med hvert sitt tilsynsområde.
• Enhetsleder og arbeidsgrupper avholdt jevnlige møter.
• Det ble utarbeidet en felles tiltaksplan for lukking av avvik.
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Avdekkede avvik og funn under landsomfattende tilsyn 2016 omfattet disse områdene
- Kvalitetssystem og interkontroll - Journalføring
- Kompetanse og benyttelse av lovverk – Helse og
omsorgstjenesteloven kapittel 9 og pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4a.
- Avvikssystem – oppfølging av avvik/mangelfull rapportering av avvik
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Internkontroll
Fellesnevner under tilsynet – mangelfull implementering av systemet, mangelfull kontroll på egen drift.
Det ble startet arbeid med å implementere interkontroll.
Enheten har utarbeidet månedlig og halvårlig interkontroll.
Interkontrollen er nå implementert i tjenesteledergruppen, den benyttes som et opplæringsverktøy av nye tjenesteledere.
Videre arbeid
Oppfølging av rapporteringene
- Tydeligere rutiner der hvor det blir rapportert rødt - Innføring av utarbeidelse av handlingsplan fra
tjenesteleder på «rød» områder
- Gjennomgang av rapporteringer på enhetsmøter
- Interkontroll skal være et levende verktøy i daglig drift
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Internkontroll - halvårlig
Internkontrollen ser slik ut:
Internkontrollen omfatter disse områdene Internrevisjon for administrative prosedyrer
Helse, miljø og sikkerhet Administrative oppgaver
Annet administrativt Budsjett
Anskaffelser Tjenestekvalitet
Rundskriv og felleskriv i Oslo kommune Internrevisjon for fagadministrative prosedyrer
Gerica Opplæring Prosedyrer og rutiner
Fagadministrasjon
Område 1 2 3 Tiltak / kommentar
Helse, miljø og sikkerhet
Medarbeiderundersøkelsen er gjennomgått og tiltak utarbeidet.
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Internkontroll - halvårlig
Internrevisjon fagadministrative systemer fortsetter Individuell plan og ansvarsgruppemøte
Ernæring Møtevirksomhet Avvikshåndtering Internrevisjon Hol Kap 9
Helse- og omsorgstjeneste loven, kap. 9 Internrevisjon for legemiddelhåndtering
Nøkkelrutiner Lagringsforhold Riktig oppbevaring A-preparater og regnskap B -preparater og regnskap Istandgjøring og utlevering Fullmakt i legemiddelhåndtering
Registrering av feil og avvik
Retningslinjer for legemiddelhåndtering Legemiddelhåndtering i Gerica
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Internkontroll – månedlig
Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember
Ansvarlig for rapportering er
Avvik legemiddel 5 4 4 0 4 1 3 2
Avvik kvalitet 0 1 1 0 0 1 0 0
HMS‐avvik
vold/trusler 0 0 3 0 0 0 0 0
Hendelser av
vold/trusler 6 2 3 3 1 5 2 6
Antall HMS‐avvik 1 1 1 1 1 1 0 0
Antall AML‐brudd (skal kommenteres i
Gat) 11 14 18 26 37 36 28 27
Overtidstimer 65 30 58 65 95,88 84 121,5 35
Korttidsfravær %(Gat) 14,08 % 7,82 % 7,28 % 3,00 % 3,52 4,8 2,43 4,22
Langtidsfravær %(Gat) 0,00 % 9,05 % 13,41 % 10,32 % 5,86 0 3,75 4 %
Beregnet tid 1197 1122 1139 1231 1172
Arbeidstimer (Gat) 1370 1393 1591 1685 1779
Direkte brukertid #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 87 % 81 % 72 % 73 % 66 % #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0!
Vedtakstid 2106 2737 2243
Antall brukere 14 14 14 14 13 13 14 13
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Internkontroll – månedlig
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Kvalitetssystem
Fellesnevner – mangelfull implementering
Enheten har mange og fine skriftlige prosedyrer, men disse var ikke implementert. De ansatte hadde ikke noe
forhold til systemet eller prosedyrene. Det ble avdekket avvik på prosedyrer som enheten selv ikke hadde meldt som avvik.
Tjenestelederne hadde ikke kontroll på egen virksomhet.
Arbeid med kvalitetssystem for å lukke avvik og funn.
Alle kvalitetsprosedyrer i enheten er revidert med mål om:
Prosedyrer som er anvennlig i praksis. Det ble utarbeidet
Kvalitetsindikatorer, som tydeliggjør når har vi en god praksis og når har vi avvik.
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Kvalitetssystem
Videre arbeid
Februar 2018 – kvalitetsuker med mål om at alle ansatte
skal kjenne til kvalitetsprosedyrene i enheten og ta de aktivt i bruk. Det er opprettet en arbeidsgruppe i enheten som skal arrangere disse ukene.
Det utarbeides kvalitetsquiz med konkurranse mellom tjenestestedene.
Planlagte tema uker i 2018, med temaer hentet ut i fra prosedyrene
(ernæring, tannhelse, Hol Kap 9, samtykkekompetanse) hvor det arbeides med å utarbeide eller innhente kompetanse til miniforelesninger for de ansatte.
.
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Journalføring
Fellesnevner – Fragmentert, mangelfull journalføring med
dobbelføringer, flere journalsystemer hvor viktig informasjon blir borte.
Ansatte med liten kunnskap og dårlig opplæring i Gerica
For å arbeide med avdekkede avvik og funn ble det nedsatt en arbeidsgruppe med mandat: arbeide med enhetens systemer for
journalføring. Gruppen bestod av tjenesteledere, systemkoordinator for Gerica i bydelen og ledende miljøterapeut.
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Journalføring fortsetter
• Det er nå utarbeidet en felles standarder for journalføring i enheten.
• Det er utarbeidet en oversikt over hvilke maler som skal benyttes i Gerica, når de skal benyttes og hvorfor.
• Det har i 2017 vært arrangert kurs for alle ansatte i enheten i journalføring og dokumentasjon av jurist og systemkoordinator.
Kurset er evaluert og vil videreføres til 2018, med mål om kurs en gang pr år.
• Det avholdes Gericaforum for tjenesteledere og ledende
miljøterapeuter. Forumet har som agenda: enhetsleder har kontroll, mulighet for å avdekke mangler i enhetens system for journalføring.
Gjennomgang av tiltaksplaner
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Journalføring fortsetter
Journalføring har fått et eget punkt i internkontroll skjemaet som skal sikre at ansatte har tilganger, opplæring, og at journaler kontrolleres jevnlig.
Det er utarbeidet en rutine på hvordan nye maler skal legges inn i Gerica.
Der tjenestestedene opplever at funksjonene i Gerica er mangelfulle og de ønsker å benytte egne skjemaer skal dette legges inn i Gerica i
samarbeid med bydelenes systemkoordinator og Prosit.
Videre arbeid:
Fortsette arbeidet med implementering på alle tjenestesteder.
Arbeidsgruppe som ble opprettet etter tilsyn, møtes fortsatt for å jobbe med utfordringer med journalføring i enheten.
Ta i bruk alle funksjoner Gerica har, med mål om å ikke ha noe journalføring på papir.
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Journalføring fortsetter
- Forum for ledende miljøterapeuter arbeider med
utarbeidelse av en ny kvalitetsprosedyre som skal sikre at
boligene jobber likt med Gerica.
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Kompetanse
Fellesnevner – mangelfull kompetanse på når aktuelle lovverk skal tas i bruk
Etter å ha mottatt endelig tilsynsrapport startet arbeidsgruppene med å se på faktorer som gjør at lovverket ikke benyttes når det skal.
Flere tiltak ble iverksatt
• Det ble utarbeidet en prosedyre på vurdering av brukers samtykke kompetanse, som beskriver hvordan tjenesteutøver skal agere når bruker motsetter seg nødvendige helsetjenester.
• Bydelens jurist har holdt kurs for enheten i pasient- og brukerrettighetsloven
• Det ble besluttet at enheten skulle satse på å kurse ansatte i håndtering av vold og aggressiv atferd, da dette ble oppgitt som begrunnelse for å ikke benytte aktuelt lovverk i situasjoner hvor bruker utsetter seg selv eller andre for fare for vesentlig skade.
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn 2016
Kompetanse fortsetter
• I 2017 har flere ansatte i Enhet boliger med bemanning fått grunnkurs i HAVA, og enheten har nå to sertifiserte HAVA-trenere som holder jevnlig trening for ansatte med grunnkurs.
Videre arbeid basert på erfaringer og oppfølging av tilsyn 2016
• Et pågående arbeid, hvor tiltak stadig må evalueres.
• Ved å starte arbeidet avdekkes stadig nye områder vi ønsker å forbedre.
• Tiltaksplanen som ble utarbeidet for å lukke avvik som ble avdekket under landsomfattende tilsyn 2016, er et arbeidsredskap som vi må ha med oss i det daglige arbeidet ute på hvert tjenestested.
Videre arbeid basert på erfaringer og oppfølging av tilsyn 2016
• Oppfølging og kontroll fra tjenesteleder til enhetsleder. Rapporterer på mnd. tall og halvårstall.
• Tjenestelederne har en trygghet og en kontroll – tydelige forventninger fra ledelse.
• Sikrer at alle ansatte vet hva som er avvik – avvik blir rapportert.
• Fokus på samarbeid mellom tjenestesteder og generelt i hele enheten.
• Internkontrollsystemet gir enhetsleder en større mulighet til å se mangler.
• På bakgrunn av endelig rapport fra tilsyn er det opprettet en stilling i stab med enhetsleder.
