Samarbeid

Nelson e Winter (1982, p. 97) apresentam uma definição de rotina, como uma “forma altamente flexível, tanto quanto ‘programa’ (ou, na verdade, ‘de rotina’) que é usado na discussão de programação de computadores”. Refere-se a um “padrão repetitivo de atividade em toda a organização, para uma habilidade individual, ou como um adjetivo, para uma

eficácia harmoniosa sem intercorrências de desempenho organizacional ou individual” (NELSON; WINTER, 1982, p. 97).

Para Burns e Scapens (2000), em vários tipos de atividade organizacional rotinas podem surgir, por se desviarem das regras originais ou porque nunca foram explicitamente definidas na forma de regras. Nesses casos, pode ser decidido formalizar as rotinas estabelecidas em um conjunto de regras, por exemplo, em um manual de procedimentos. Isso pode ser feito para evitar que o conhecimento seja perdido quando o pessoal-chave sair, possibilitando a formação de novos funcionários, ou para exercer controle sobre outras modificações. Assim, move-se de rotinas para regras, podendo haver, dessa forma, uma relação de correspondência entre as regras e as rotinas.

Burns e Scapens (2000, p. 6) afirmam que as “regras são a declaração formal de procedimentos, enquanto rotinas são os procedimentos atualmente em uso”. As regras são normalmente alteradas apenas em intervalos discretos; mas rotinas têm o potencial de estarem em um processo cumulativo de mudança à medida que continuam a ser reproduzidas. No entanto, na medida em que as rotinas específicas são modificadas podem vir a depender de outras regras e rotinas, incluindo procedimentos de controle.

No estudo de Nelson e Winter (1982, p. 104) encontra-se a afirmação de que “habilidades, organização e tecnologia estão intimamente entrelaçadas em um funcionamento de rotina”, muitas vezes não se consegue identificar exatamente onde termina um e começa o outro aspecto. Além disso, “as rotinas são as habilidades de uma organização” (NELSON; WINTER, 1982, p. 124). Assim, pode-se concluir que as empresas se comportarão no futuro da mesma forma que seguem as rotinas de comportamentos realizados no passado.

Burns e Scapens (2000) consideram que as regras e as rotinas são baseadas em seu contexto histórico específico; as instituições são dissociadas de suas circunstâncias históricas específicas e, como tal, existem apenas na memória e no conhecimento expressado pelos indivíduos. Ainda segundo os autores, “o caminho de como as coisas são” (BURNS; SCAPENS, 2000, p. 7). As rotinas representam “os padrões de pensamento e ação que são habitualmente aprovadas por grupos de indivíduos. Rotinas organizacionais desempenham um papel importante na relação entre as ações e instituições” (BURNS; SCAPENS, 2000, p. 7).

Dessa forma, para Nelson e Winter (1982) a rotinização da atividade em uma organização pode ser constituída como a forma mais importante de armazenamento de conhecimento operacional específico, sendo considerada como a memória da organização. Ou ainda, “o conhecimento reside na memória da organização” (NELSON; WINTER, 1982, p.

96). A ideia de que as organizações lembram uma rotina em grande parte através do exercício é muito parecido com a noção de que um indivíduo lembra as competências exercidas.

Continuando a discussão, os autores dizem que a lembrança se dá em grande parte através do exercício, e não poderia ser totalmente assegurada por registros escritos ou outros dispositivos formalmente arquivados. Não se nega que formalmente as empresas guardam lembranças e memórias que desempenham um papel importante. Mas deve haver muito mais da memória do que os registros organizacionais formais (NELSON; WINTER, 1982).

As regras seguidas, no que tange ao comportamento, podem se tornar programadas e baseadas cada vez mais no conhecimento tácito que o indivíduo adquire através de monitorização reflexiva do comportamento no dia a dia. Tais comportamentos baseados em regras programadas podem ser descritos como rotinas e elas representam os hábitos do grupo (SCAPENS, 1994).

O Velho Institucionalismo analisa a natureza da ação humana, com base no conceito de hábito. Hábitos e regras são vistas como necessárias para a ação humana. Em uma visão institucionalista, o conceito de hábito crucialmente se conecta com a análise das instituições. O núcleo de Institucionalismo está relacionado às instituições, pensamentos, hábitos, regras e sua evolução (HODGSON, 1998, p. 168).

Hodgson (1998, p. 180) afirma que “o hábito é considerado fundamental para a formação e manutenção de instituições. Os hábitos formam parte das habilidades cognitivas. Estruturas cognitivas são emuladas dentro das estruturas aprendidas e institucionalizadas”. Isso leva à compreensão de que o indivíduo confia na aquisição de tais hábitos cognitivos, antes que a razão, a comunicação, a escolha, ou a ação aconteçam. Dessa forma, as habilidades aprendidas são incorporadas aos hábitos.

Hodgson (1998, p. 184) observa que hábitos podem ter uma qualidade diferente: “seguem regras que podem ser conscientes e deliberativas, considerando que a ação habitual, caracteristicamente, não é examinada. [...]” Regras não têm necessariamente um auto acionamento ou qualidade autônoma, mas se dá pela aplicação repetida, fazendo com que “uma regra [possa] se tornar um hábito”. Muitas vezes é mais fácil quebrar uma regra do que mudar um hábito, porque “a consciência dos próprios hábitos pode ser incompleta; eles possuem um caráter de autoacionamento sendo estabelecido em áreas subliminares do sistema nervoso” (HODGSON, 1998, p. 168).

Pode-se depreender do estudo de Burns e Scapens (2000) que a ênfase em hábitos e rotinas está nas razões que os indivíduos têm para fazer as coisas. Embora atores individuais

não possam sempre seguir suas escolhas racionais, geralmente, eles podem ter razões para suas ações. Essas razões, muitas vezes, incluem regras estabelecidas de comportamento que são aceitos. No entanto, “ao passo que os hábitos são pessoais, rotinas podem abranger grupos de indivíduos” (BURNS; SCAPENS, 2000, p. 6).

As “instituições são complexos formados como duráveis e integrados de costumes e rotinas” (HODGSON, 1998, p. 180). Portanto, os hábitos e as rotinas preservam o conhecimento tácito em relação às competências e às instituições que são a forma ou o resultado desse processo, agindo ao longo do tempo como uma correia de transmissão.

A seguir, no Quadro 3, apresenta-se a relação entre as ações sociais e as instituições.

Quadro 3 - Relação entre as ações sociais e as instituições

INSTITUIÇÕES AÇÕES

- Compreendem as premissas tomadas como certas, que informam e formam as ações dos atores individuais.

- As suposições tomadas como certas são os próprios resultantes de ações sociais, isto é, são socialmente construídas.

- São as propriedades estruturais que definem as relações entre as atividades e os membros de determinados grupos sociais ou comunidades.

- Ações sociais devem ser interpretadas como os pressupostos tomados como certos sobre as atividades e relações apropriadas para as diferentes classes de indivíduos.

- Relação entre as ações e instituições é semelhante à relação entre o discurso (atos) e a linguagem. Para uma comunicação eficaz, cada expressão deve estar em cumprimento com a base subjacente, tacitamente entendida, a estrutura da língua.

- As alterações de linguagem evoluem ao longo do tempo pelos atos da fala da comunidade de falantes.

- São o resultado dos comportamentos do grupo social ou comunidade - característica importante é o caráter aparentemente normativo e objetivo. Eles definem os padrões de comportamento que são esperados no grupo social particular.

- Os membros do grupo simplesmente tomam como certo que "esta é a forma como as coisas são".

- Nem todos os padrões de comportamento são institucionalizados à mesma medida. Pode haver variações na duração do tempo, pois as instituições particulares estão em vigor na medida em que são aceitas pelos membros de uma coletividade (tais como um grupo ou uma organização).

- Instituições que são relativamente de curta duração e /ou que não ganharam ampla aceitação são mais vulneráveis e menos propensas a influenciar a ação.

Fonte: Adaptado de Burns e Scapens (2000, p. 8).

Nesse sentido, “as rotinas representam os padrões de pensamento e ação que são habitualmente adotadas por grupos de indivíduos. Rotinas organizacionais desempenham um papel importante na relação entre as ações e instituições” (BURNS; SCAPENS, 2000, p. 6).

No contexto da contabilidade gerencial, regras compreendem a administração formal de sistemas de contabilidade, como são definidos nos manuais de procedimentos; enquanto rotinas são as práticas contábeis realmente em uso. Sempre haverá uma relação entre as regras e as rotinas, mas não se devem confundir regras com rotinas. Práticas de contabilidade gerencial em uso podem não replicar os sistemas estabelecidos nos manuais de procedimentos

(BURNS; SCAPENS, 2000). Assim, continuando a discussão sobre conceitos de instituições, regras formais e regras informais, rotinas, hábitos e ações, relacionados à Teoria Institucional, na próxima subseção, tem-se a contabilidade, sendo identificada como uma rotina institucionalizada.