As organizações necessitam de proceder a mudanças organizacionais por forma a responderem mais adequadamente às tendências e solicitações dos mercados, ao desenvolvimento tecnológico e a satisfazerem um conjunto cada vez mais exigente de requisitos.
Agile representa uma abordagem muito interessante no desenvolvimento de vantagens competitivas face à atual competitividade dos mercados. As organizações necessitam de responder com eficiência e rapidez às necessidades dos clientes. Uma empresa ágil estará numa melhor posição para tirar proveito das oportunidades e responder às rápidas exigências dos clientes. Atualmente, a agilidade é um dos fatores críticos de sucesso no plano estratégico.
Na indústria da produção, a agilidade é uma estratégia eficaz na resposta a clientes cada vez mais exigentes e inconstantes, nomeadamente em países com mercados grandes, bem desenvolvidos e onde os custos de produção são elevados. Nestes casos, as empresas necessitam de corresponder com agilidade e tirar partido dessa vantagem competitiva, em relação a outros concorrentes, fornecendo o mercado com produtos de nível inigualável.
A expressão Agile Manufacturing teve origem nos Estados Unidos e resultou de estudos de investigação acerca do desempenho dos sistemas de produção e da competitividade das empresas num mercado global.
A agilidade requer a integração de vários fatores, tais como, tecnologia flexível, equipas de trabalho competentes, conhecimento e estruturas organizacionais de gestão que promovam e estimulem iniciativas cooperativas entre as empresas.
Ser ágil significa literalmente mover-se com facilidade. No contexto de Agile Manufacturing, ser ágil é responder rapidamente aos requisitos de um mercado em constante mudança. Assim, para a empresa ser ágil tem de ter:
• Capacidade para desenvolver estratégias;
• Ser capaz de dar resposta ao mercado e aos clientes;
• Operar com um sistema produtivo reconfigurável e adaptável à mudança e dinâmica do mercado;
• Responder com qualidade total;
• Cumprir requisitos normativos e regras de segurança.
Para que uma organização responda ao mercado de forma ágil e garantir vantagem competitiva, pressupõe que todos os seus processos detenham agilidade. Inclusivamente, o processo de manutenção, que deve assegurar o funcionamento eficiente de todo o sistema produtivo ou para a prestação de serviços. Esses mercados exigem respostas inovadoras por parte dos sistemas produtivos, nomeadamente, a redução dos prazos de entrega, a redução do ciclo de vida, a entrega pontual, a qualidade e o preço, entre outros. A manutenção é uma função essencial dentro da empresa, para assegurar a sobrevivência e para garantir o seu sucesso no mercado.
Luxhoj et al. (1997) referem que é vital que a gestão da manutenção seja integrada com estratégia corporativa para assegurar a disponibilidade dos equipamentos, a qualidade dos produtos, as entregas no prazo correto e a preços competitivos. Estes autores apontam Agile Manufacturing como um conceito inovador que requer o melhor desempenho da gestão da manutenção e também a contribuição de uma manutenção ágil para alcançar as principais vantagens em termos de custo e de serviços. Além disso, a melhoria contínua de uma manutenção ágil permite tempos de resposta rápidos e disponibilidade dos equipamentos.
Baptista et al., (2011) referem ser fundamental não descurar aspetos como a agilidade da equipa de manutenção, de forma a obter uma resposta rápida e eficiente face a alterações inesperadas do sistema produtivo ou naturalmente de um serviço.
As equipas de manutenção ágeis terão de ter a capacidade de se adaptar a circunstâncias imprevisíveis. A capacidade para responder rapidamente pode ser conseguida através de processos de cooperação, quer internos, quer externos aos serviços de manutenção ou à própria empresa. Essa cooperação pressupõe a partilha de informação e conhecimento.
Uma estrutura Agile é capaz de responder adequadamente às solicitações de trabalho que possam surgir de forma imprevisível ou inesperada. Uma manutenção com capacidade técnica e dotada de informação e conhecimento terá, sem dúvida, melhores faculdades para atuar com agilidade e assegurar o processo de manutenção numa organização que pretenda permanecer competitiva no mercado.
O paradigma Agile fornece o conceito de reação rápida e hábil de “atores” prevenidos com conhecimento, detentores de capacidade técnica e experiência em práticas e métodos adequados para dar respostas eficientes às ocorrências, sendo adaptáveis e flexíveis a alterações imprevistas.
A gestão da manutenção deve contribuir de forma ágil na integração das práticas adequadas para o melhor desempenho das operações de manutenção, no sentido de assegurar o melhor estado e funcionamento dos edifícios, potenciando uma boa imagem, conforto aos seus residentes e/ou utentes, com o mínimo custo possível.
Constata-se também que os processos na base de uma filosofia Lean, para além de contribuírem para a redução de desperdícios e custos, dão também mais agilidade às organizações, nomeadamente no processo de tomada de decisão. A manutenção Agile deve recorrer a metodologias para apoio na tomada de decisões estratégicas que permitam a melhor aptidão dos ativos físicos para o alcance dos objetivos de negócio das organizações. Neste âmbito, também a filosofia Lean e as práticas TPM contribuem para a agilidade da manutenção e da gestão das suas atividades.
O termo Lean é geralmente considerado como um percursor para o Agile. As práticas Lean são também facilitadoras na obtenção de processos Agile. Por exemplo, a eliminação de desperdícios e tempos de retrabalho, a otimização de tarefas e processos, e uma cultura de melhoria contínua, são bases que potenciam a agilidade. Basicamente, o conceito Agile enfatiza a ideia de rapidez, habilidade e adequação face a uma alteração de estado. Por seu lado, o conceito de Lean enfatiza a ideia de estabilidade, previsibilidade e eficiência.
O conceito Lean está, em certo sentido, associado à eficiência de toda a estrutura da manutenção e o conceito Agile à responsabilidade da mesma. Os dois conceitos não são portanto antagónicos mas antes e fundamentalmente complementares. A adoção de procedimentos ou técnicas de trabalho inadequadas nas tarefas de manutenção dos ativos provocam desperdícios de recursos, de tempo e consequentemente custos. Os tempos de espera devido à organização ineficiente das atividades da manutenção a efetuar correspondem a desperdícios. As movimentações desnecessárias em ações de manutenção que não foram programadas devidamente são desperdícios de tempo e de esforço das equipas de trabalho. As atividades de manutenção preventiva, que não são devidamente planeadas e programadas, contribuem normalmente para a ineficiência das equipas de manutenção e consequentemente com desperdícios de tempo e recursos. Além disso, somam-se todos os desperdícios da produção, devidos à não prontidão e/ou causados pela ineficiência da manutenção. Portanto, a manutenção deve ser ágil dando resposta e evitando todas estas penalizações de desperdício. A agilidade na gestão da manutenção contribui para a eficácia das equipas, para a redução de custos nas operações e permitirá uma maior disponibilidade e fiabilidade dos ativos.
A agilidade detida pela manutenção proporciona mais qualidade dos serviços prestados por uma instalação, nomeadamente se a rapidez for conciliada com a eficácia com que os trabalhadores da manutenção executam as suas tarefas. A não otimização das operações de manutenção, que normalmente conjuga o planeamento e a calendarização das atividades, prejudica a eficiência do processo dessa manutenção. Neste contexto, a organização deve empenhar-se na implementação de modelos e metodologias de trabalho que apoiem a gestão na otimização, e dirigir esforços focados na componente operacional para análise de condições de melhoria no processo de
manutenção. A adoção de uma filosofia Agile Maintenance pressupõe a implementação de práticas e medidas, também num processo de melhoria contínua, cujo sucesso depende do empenho de toda a organização, desde o pessoal da manutenção até à gestão de topo.
A manutenção deve ter uma visão estratégica na implementação de medidas que potenciem a agilidade, caso contrário, todo o esforço pode ser considerado um desperdício. A agilidade da manutenção deve, também, ir ao encontro dos objetivos do negócio da organização.
A manutenção ágil é também aquela que gere as oportunidades para intervenções de melhoria, alteração, substituição, remodelação total de sistemas ou instalações em função das vagas (janelas temporais) por forma a proporcionar maior disponibilidade e melhor qualidade dos meios de produção. Neste âmbito, a manutenção oportunista é um conceito que deve ser adotado como forma de agilizar as operações da sua responsabilidade ou nas quais, pelas suas competências, tem que participar.
Devem ser promovidas ações de formação com o objetivo de habilitar os colaboradores com os conhecimentos técnicos adequados ao tipo de equipamentos e tecnologia com que a manutenção do edifício se envolve. O pessoal da manutenção tem de ter formação adequada na área das suas intervenções e dominar as práticas para poderem ser rápidos nas operações.
Uma manutenção Agile deve ter capacidade de rapidamente conduzir as suas atividades e operações para responder a ocorrências e alterações nos equipamentos e sistemas de modo a satisfazer as necessidades dos clientes. Em termos gerais, pretende-se uma manutenção Agile, que habilite as equipas de manutenção para uma rápida e eficiente resposta face às ocorrências ou alterações de sistemas ou de utilizações.
Atualmente, uma manutenção Agile tem um forte impacto na competitividade nos negócios, pois permite a mobilização dos seus recursos para acompanhar a alteração e evolução da tecnologia, dos materiais, dos mercados e das expectativas dos clientes, face ao serviço prestado.
Machado e Duarte (2010) referem que os principais componentes chave da capacidade Agile têm de ser considerados para se ter rapidez, qualidade, flexibilidade e capacidade de resposta.
O principal interesse na manutenção Agile é a capacidade e habilidade de uma rápida resposta a uma nova solicitação. O serviço de Manutenção de uma organização deverá ser adaptável às alterações futuras e responder apropriadamente às solicitações.
Para uma manutenção Agile, terá de existir uma integração das equipas de trabalho entre parceiros do negócio para permitir novas competências, de modo a responder a rápidas alterações. As parcerias e partilhas de conhecimento, numa base de benchmarking, podem proporcionar agilidade e rapidez das atuações, e consecutivamente a rápida satisfação do cliente. A integração do pessoal da manutenção em diferentes planos de atuação pode contribuir para a polivalência e conhecimento alargado das instalações, dos equipamentos e das técnicas de
manutenção. A ideia subjacente é a de formação de campo, potenciada no decorrer das tarefas diárias e nos distintos tipos de atividades.
A manutenção mune-se de documentos e informação técnica para deter o conhecimento, as provas, as soluções e a técnica que dão sustentabilidade ao seu trabalho. Neste contexto, as fichas técnicas, os históricos, os registos e/ou relatórios de atuações anteriores, entre outros, são documentos cuja fácil consulta e rigor técnico são um contributo à agilidade das equipas de manutenção em atuações futuras.
A gestão de manutenção Agile requer organização para manter a coordenação das suas tarefas, atuações, práticas e um controlo dos serviços prestados e assegurados pelos fornecedores de serviços de manutenção exteriores. Para conferir agilidade, será necessário envolver a coordenação e integração de diferentes aspetos e funções através de conjuntos de competências operacionais, de gestão e de tecnologias de informação.
Os serviços de manutenção são em muito semelhantes às cadeias de abastecimento, com principal atenção para a sua eficiência e eficácia de modo a satisfazer o que é requerido. Ou seja, pretende-se que sejam serviços de excelência, sem falhas e nas quantidades exatas. Deste modo, o que Carvalho e Machado (2009) apontam relativamente às cadeias de abastecimento, poderá ser adaptado à realidade da manutenção. Assim, a manutenção Agile depende da satisfação do cliente, da melhoria da qualidade, da minimização do custo, da rapidez ou prontidão para o trabalho, da introdução de novos equipamentos ou tecnologias, do nível de melhoria do serviço, e da redução dos tempos de atuação ou resolução dos problemas.
A globalização da economia impõe aumentos de produtividade e qualidade. O nível competitivo dos mercados atuais exige o incremento de agilidade nas organizações. A imagem e a qualidade do serviço prestado pelos edifícios ao cliente dependem fortemente do desempenho da gestão dos processos de manutenção que lhes é próprio. Cada vez mais, é exigida uma manutenção hábil e competente para assegurar esse desempenho atendendo à crescente complexidade, dimensão tecnológica e exigências funcionais dos edifícios.
O sucesso da manutenção nas organizações depende da sua capacidade de interpretar os problemas e responder com agilidade. Contudo, na procura de agilidade, a manutenção terá sempre de lidar com dificuldades e limitações.