Legger virksomheten til rette for gruppelæring?

A primeira questão levantada foi quanto à classificação dos projetos de TI nas empresas. Ela é importante a fim de identificar como os projetos são classificados e, com isso, espera-se verificar que tipos de benefícios são desejados, uma vez que, normalmente, as classificações apresentam relações diretas com esses benefícios. Ainda que isso não ocorra necessariamente nos elementos da amostra, o referencial teórico evidencia algumas classificações que confirmam tal expectativa de associação entre tipos de projetos e de benefícios, o que permite levantar esta hipótese. Decorrente disso, diferentes classes de projetos podem também implicar em diferentes métodos de avaliação, dadas suas características peculiares de retornos esperados.

As respostas coletadas não demonstraram uma forte convergência entre as classificações. Duas das empresas (2 e 4) não classificam formalmente os projetos de TI. Segundo o executivo da empresa 4, há uma certa “informalidade na estrutura decisória”, tornando desnecessária esta classificação. Mesmo assim, foi ressaltado por ele que, de fato, há projetos com naturezas bastante distintas que poderiam ter algum tipo de segmentação.

A empresa 9 classifica os projetos de TI em infra-estrutura e softwares. Segundo os entrevistados, esta segmentação é derivada das destinações que os recursos financeiros terão. A categoria de infra-estrutura abrange todos os projetos voltados à formação de uma base tecnológica sobre a qual a empresa poderá investir em softwares.

Não houve, no entanto, um destaque claro para uma possível separação entre softwares considerados como de infra-estrutura ou aplicados ao negócio principal. A eventual divisão poderia ser útil no contexto de classificação dos projetos, até porque seus objetivos e retornos esperados podem variar significativamente.

Duas outras empresas também utilizam infra-estrutura e software em suas classificações. Porém, uma delas (5) acrescenta uma categoria de suporte aos clientes internos e externos. Segundo o executivo dessa empresa, há necessidade de contemplar e investir em projetos que auxiliem os clientes internos e externos que utilizam TI, a fim de garantir sua adoção plena. Portanto, apesar desta classificação não produzir ativos tais como hardware e software, este esforço, consumidor de recursos financeiros e tempo de pessoal, objetiva aumentar a efetividade dos demais investimentos em TI.

A outra empresa (7) segue esta mesma classificação. No entanto, seu foco de suporte é direcionado exclusivamente para o treinamento de clientes internos. Segundo o executivo entrevistado, treinamento é fundamental para o sucesso das iniciativas de TI e possui características próprias, merecendo, por isto, uma categoria isolada.

Uma empresa (8) classifica os projetos ligados à TI em função de suas dimensões. Basicamente, segundo o executivo, há os projetos de pequeno porte e os de grande porte. Apesar de não haver uma definição clara quanto ao ponto exato que divide estes dois tipos de projetos, ela identifica, em termos práticos, aqueles projetos que podem ser analisados pelo setor específico ou necessitam a participação da diretoria e/ou da presidência. Como exemplo, o executivo relatou o caso do maior projeto até então avaliado pela empresa que foi a adoção de um ERP,

ainda em fase de implantação. Em função do valor envolvido e da ampla abrangência do projeto, todas as diretorias participaram da decisão, sob a coordenação da diretoria de finanças e controle, responsável direta pelo projeto.

A empresa de número 6, por sua vez, adota uma classificação que não encontra pares na literatura consultada. Ela é dividida em projetos necessários e desejáveis. Segundo o executivo entrevistado, tal classificação é uma forma de permitir que se priorizem os projetos mais importantes, cujo abandono ou postergação são mais difíceis.

Esta hierarquização de prioridades favorece a determinação de quais projetos receberão primeiramente os recursos financeiros. Por outro lado, aqueles classificados como desejáveis são normalmente menos críticos para o negócio e, dessa forma, podem ser postergados com mais facilidade, sem grandes impactos nos resultados.

A empresa 1 segmenta os projetos em três tipos. São eles: redução de custos, determinação legal e outros tipos, cuja classificação também tem características de estabelecimento de prioridades. Os projetos mais importantes são os que proporcionam algum tipo de redução de custos, ou seja, têm um retorno financeiro mensurável objetivamente. Os projetos que são determinados legalmente, apesar de não gerarem necessariamente algum tipo de retorno, devem ser realizados a fim de cumprir as respectivas exigências. Como exemplo desse tipo de projeto, foi citada a necessidade de adequação ao SPED (sistema público de escrituração digital). Os demais projetos englobam uma miríade de possibilidades, que, em comum, não têm uma categorização muito clara, tampouco retornos objetivamente determinados ou mensuráveis. Portanto, nessa categoria podem ser citados projetos ligados à infra-estrutura, à conectividade e à segurança de informação, por exemplo.

A última empresa pesquisada (3) apresentou uma classificação segmentando os projetos de TI em quatro tipos: aumento de receita, redução de custos, life cycle management e experimentação. Tal organização é baseada fundamentalmente no que se espera de cada projeto.

As duas primeiras objetivam gerar retornos financeiros diretos e com prazo mais imediato. A terceira implica na manutenção da capacidade produtiva e de gerenciamento da empresa, através do gerenciamento do ciclo de vida dos elementos de infra-estrutura de TI. A última é voltada para retornos com prazos mais longos, ultrapassando, inclusive, resultados em termos financeiros. Nesta última situação, os resultados apresentam uma amplitude bem mais abrangente.

Para algumas destas categorias, o executivo citou exemplos que as ilustraram. Um projeto de micro-crédito para pequenos clientes, suportado por aplicações em sistemas de informações, permitiu auferir diretamente um aumento de receitas.

O projeto de rastreamento das frotas de caminhões foi categorizado como redução de custos, pois permitiu utilizar estes recursos com menor nível de desembolso em decorrência de otimização da operação.

A categoria de life cycle management teve como exemplo a renovação do parque de hardwares da empresa (servidores, computadores, dispositivos móveis, etc.).

Os projetos de experimentação, por suas características próprias, envolvem elementos estratégicos da empresa e, dessa forma, não podem ser divulgados, inibindo a apresentação de exemplos.

Tais características tipicamente impactam no nível de dificuldade de avaliar cada tipo de projeto. Os dois primeiros tipos de projetos normalmente são avaliados de forma direta e objetiva, através de medidas financeiras calculadas sobre os fluxos de caixa incrementais.

Os projetos relacionados à manutenção do ciclo de vida dos ativos de infra-estrutura também são avaliados com certa facilidade, uma vez que a verificação da vida útil dos elementos é relativamente clara.

Os projetos de experimentação, por sua vez, tendo em vista suas possíveis características de longo prazo e variedade de retornos, incorporam um grau maior de dificuldade para serem avaliados.

O quadro 17, a seguir, apresenta de maneira resumida as respostas dadas pelos executivos quanto à classificação dos projetos de TI. Através desse quadro, pode-se verificar que não foi identificada uma convergência muito forte entre as classificações usadas em cada empresa participante da pesquisa.

Empresas Classificações de Projetos

(1)

Redução de custos Determinação legal Não definido (outros) (2) Não há classificação formal (3)

Aumento de receitas Redução de custos Estratégico

Life cycle management (4) Não há classificação formal (5)

Software Infra-estrutura Suporte ao cliente (6)

Classificação baseada no nível de necessidade do projeto

(projetos necessários e desejáveis) (7)

Hardware Software Treinamento

(8) Classificação baseada no tamanho dos projetos (9) Software

Infra-estrutura

Quadro 17 - Benefícios Relatados pelos Entrevistados Fonte: Elaborado pelo autor