Para Oliveira (2006) uma das formas de se evitar que uma ação de formação ocorra com incidentes ou falhas, passa por haver uma organização cuidada através de um plano de formação adequado e sistematizado.
O autor define plano de formação como sendo “um documento, cuja elaboração é feita normalmente pelo responsável da formação da empresa/instituição e contempla especificamente os seguintes aspectos: os resultados esperados da formação; o que se fará para os obter; como avaliar esses resultados” (Oliveira, 2006, p. 6).
Os resultados esperados dependem do perfil final que se pretende obter tendo em conta as necessidades da empresa e os objetivos da formação. No aspeto “O que fazer para os obter” são selecionadas as atividades pedagógicas e os meios para a concretização da formação. Por fim, na avaliação da formação devem ser elaborados instrumentos de avaliação como testes, escalas de observação, etc. tendo em conta os objetivos traçados para a formação (Oliveira, 2006).
Na Lei nº 7/2009 de 12 de Fevereiro, no capítulo IV, artigo 13.º na alínea 2 é mencionado que o plano de formação deve especificar os objetivos, as entidades formadoras, as ações de formação, o local e o horário de realização.
O autor indica oito etapas fundamentais para a elaboração de um plano de formação, sendo elas: política de formação; análise da situação inicial; análise das funções e atividades profissionais; análise das necessidades de formação; especificação dos objetivos; seleção e elaboração dos suportes didáticos; avaliação do plano de formação; e organização dos recursos.
A primeira etapa, designada de política de formação, contempla as orientações que determinam a política de formação seguida ou a ser seguida na empresa focando alguns pontos essenciais como “as razões que justificam a formação (Porquê formar?); Que tipo de pessoa se quer conseguir através da
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formação? (Quem formar?); Que mudança se espera no meio (Para quê formar?)” (Oliveira, 2006, p. 7). Nesta primeira etapa são ainda definidos, segundo o autor, os meios globais a atribuir à formação; quais as prioridades; os valores a preservar e as estratégias a serem seguidas.
É da responsabilidade dos responsáveis pela empresa darem resposta a esta primeira etapa, assim como quando se inicia o ciclo de formação.
A segunda etapa, designada de análise da situação inicial, tem em conta quatro aspetos:
condições de admissão; população visada; recursos disponíveis; e condicionalismo. Ou seja, é necessário conhecer a população que se vai formar, quais as condições de admissão à formação e a quem se dirige a formação. É também necessário definir os recursos materiais, físicos e humanos e saber “quais os fundos, tempo, pessoal, local e materiais disponíveis para realizar a formação” (Oliveira, 2006, p. 8).
A terceira etapa, análise das funções e atividades profissionais, está relacionada com a análise ao posto de trabalho que vai servir de modelo para definir o desempenho que satisfaz o perfil final que é pretendido “em função dos resultados que se esperam obter com a formação, que dependem, como sabemos, dos objectivos e das necessidades da empresa/instituição” (Oliveira, 2006, p. 9).
O autor enumera um conjunto de questões que auxiliam a obter a informação necessária para a análise das funções e das atividades profissionais, sendo elas: “Quais as principais funções que o titular do posto de trabalho ou profissão assume e ou vai assumir?; Quais as situações que encontra no exercício das suas funções?; Quais as principais tarefas e operações que realiza?; Quais os conhecimentos teóricos necessários?” (Oliveira, 2006, p. 9).
Estas questões podem ser respondidas obtendo informação através de técnicas como a observação, entrevista ao titular da função e ao superior hierárquico, através de consulta de literatura que especifique a profissão. Uma outra forma de obter informação é através da análise de funções, caso a empresa a tenha realizada para cada posto de trabalho.
No que concerne à análise das necessidades de formação, que é a quarta etapa do plano de formação, esta análise dá-nos a indicação das necessidades ao nível dos trabalhadores da empresa, ou seja, são as necessidades específicas da população a formar, uma vez que na política de formação já foram identificadas as necessidades de formação em termos globais.
É identificada a situação do trabalhador no momento da análise, tendo em conta os pré-requisitos para a função, o ponto de partida e define-se o ponto de chegada, ou seja, qual o perfil final pretendido.
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Para Oliveira (2006) a análise de necessidades é feita através da análise qualitativa e da análise quantitativa. A análise qualitativa “tem por finalidade a determinação das necessidades de formação (saber, saber-fazer, saber-estar)” (p. 10). Na análise quantitativa é determinado o número de pessoas a serem formadas.
Na etapa especificação dos objetivos, é necessário que se defina de forma objetiva e clara os objetivos operacionais, ou seja, os comportamentos esperados no fim da formação, e que sejam observáveis, para que no fim da formação se possa avaliar e referir em que medida eles foram ou não atingidos. Estes objetivos “derivam das necessidades de formação e do perfil final que se pretende atingir, isto é, do comportamento que se espera que os formandos alcancem” (Oliveira, 2006, p. 11).
Ao se detalhar de forma precisa os objetivos operacionais, pretende-se ter uma lista dos saberes- fazer e saberes-estar que devem constituir o objeto da formação.
Depois de todos os objetivos traçados, chega o momento de se definir como se irá desenvolver a formação; qual a situação de ensino/aprendizagem a ser criada, que meios serão precisos e que se devem utilizar. Estes pontos dizem respeito à etapa seleção e elaboração dos suportes didáticos.
A escolha dos métodos a ser utilizados, a construção do programa de formação e a determinação dos meios a serem utilizados, são bastante importantes para que a formação seja bem-sucedida. Assim, os métodos devem estar de acordo com os objetivos traçados para a formação, com o público-alvo e com os meios a serem utilizados. Também a construção do programa de formação deve estar adaptado ao público-alvo, aos objetivos da formação e aos condicionalismos (Oliveira, 2006).
No fim da execução do plano de formação é necessário avaliá-lo, que corresponde à sétima
etapa: avaliação do plano de formação, de forma a se perceber quais foram os pontos que correram
bem e os pontos que poderiam ter corrido melhor, assim como a sua eficácia. Mas para isso é necessário que estejam especificados de forma precisa quais os níveis de desempenho que se pretendem atingir; definir meios e técnicas para avaliar; criar os instrumentos de avaliação; fazer uma previsão da forma de explorar os resultados obtidos; e prever o que se fará com os formandos que não conseguiram atingir os objetivos de forma satisfatória. Desta forma, Oliveira (2006, p. 13) refere que se deve ter em conta que “a principal finalidade da avaliação é apreciar em que grau os objectivos foram atingidos, não devemos proceder a juízos de valor (só) sobre as pessoas formadas, mas saber se foi o que se pretendia e as medidas a tomar em função desse resultado”.
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A última etapa diz respeito à organização dos recursos onde o trabalho consiste em organizar os recursos de que se dispõem para a execução do plano de formação, ou seja, se é necessário recrutar formadores, qual a duração da formação, a sala onde irá decorrer, entre outros aspetos. Assim, para Oliveira (2006, p. 14) a organização dos recursos consiste em prever “pessoal: qualificação, número, formação; fundos: aquisição, repartição, gestão; locais: equipamentos, áreas e disponibilidade; materiais: aquisição e disponibilidade; acolhimento: prever como acolher as pessoas a formar”.
Figura 3: As oito etapas do plano de formação. Fonte: Oliveira, 2006, p. 15.
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