Oppsummering

De sentrale aktørene i Norge er UDI og PU. PUs oppgaver er særlig knyttet til an- komstregistrering og identifisering. UDIs oppgaver er knyttet til innledende saksbe- handling og vedtaksfatting. Dette er et system med en klar rolle for politiet. Norsk asylsaksbehandling er videre under politisk styring i den forstand at departementet må avklare praksis og kan gi instrukser og direktiver, politiske signaler til UDI. Sys- temet er imidlertid ikke slik at man går inn i enkeltsaker. Det er UDI som avgjør sa- kene. Når det gjelder prosedyrer, har Norge et system som i stor grad likner de andre landene. I Norge er de langt fleste sakene innfor dublinsaker og såkalte normale sa- ker. Oxford Research vurderer derfor at det er store gevinster ved å få en bedre saks- flyt, saksstyring og differensiering innenfor normale saker.

De organisatoriske barrierene i norsk saksbehandling knytter seg i særlig grad til saks- flyt, saksstyring/differensiering og oppgavefordeling mellom PU og UDI. Når det gjelder saksbehandlingstid og tidsbruk, er det en positiv utvikling når det gjelder dublinsaker og normale saker. Studien viser imidlertid at det er et stort potensial for en mer effektiv saksbehandling. Dette knytter seg særlig til å få en bedre saksflyt. Det hevdes at saksbehandlingen til dels har vært styrt av de kompliserte sakene.

Når det gjelder oppgavefordelingen mellom PU og UDI, er det viktig å understreke at Oxford Researchs undersøkelse bekrefter hovedfunnene i Førstelinjeprosjektets rapport når det gjelder dobbeltarbeid og potensial for bedre samordning mellom PU og UDI. Oxford Research undersøkelse utdyper og presiserer i noen grad synspunk- tene og funnene i Førstelinjeprosjektets sluttrapport:

 Det fremkommer at det er noe dobbeltarbeid mellom PU og UDI

 Samhandlingen på enkeltsaksnivå beskrives som tilfredsstillende i mange til- feller, men samarbeidet på mer overordnet nivå kan bli bedre²¹.

PU fremhever:

 Utgangspunktet for oppgavefordelingen bør være å utnytte de komparative fordeler. PU legger til grunn de prinsipper som ble lagt til grunn i SVAR- prosjektet og Førstelinjeprosjektet.

 Identitetsundersøkelser og bruk av politimessige tvangsmidler er i en del til- feller hensiktsmessig og nødvendig for å oppklare identiteten. Hvis denne

69 oppgaven overføres til UDI eller sivile myndigheter, blir det problematisk å ivareta de undersøkelser som krever politimessige tvangsmidler som ransa- king.

I intervjuene med PU, er følgende understreket som utfordringer i forhold til en tett og helhetlig asylsaksbehandling.

 PU blir i liten grad involvert. PU opplever i liten grad å bli involvert i rele- vante og viktige spørsmål som gjelder PU og oppgavefordelingen i utlen- dingsforvaltningen.

 Liten kunnskap om PUs rolle i den innledende asylsaksbehandlingen.

For å sikre en mer helhetlig og effektiv asylsaksbehandling, påpeker PU i gruppeintervjuet at det kan synes som kunnskapen og innsikten i forhold til politiets oppgaver er for liten i UDI og også i departementet.

 Det må være en klar forståelse for sammenhengen mellom registre- ring, identitetsarbeid og den øvrige asylsaksbehandlingen. I gruppein- tervjuet med PU stilles det spørsmål til om asylsaksbehandlingen ses nok i et helhetsperspektiv. PU fremhever særlig betydningen av fokus på identitets- fastsettelse ved registreringen som avgjørende for god oppfølgning og videre saksbehandling av sakene.

Oxford Researchs helhetlige inntrykk basert på intervjuer, dokumenter og statistikk, er at det er et betydelig potensial for bedre samhandling mellom UDI og PU både på overordet nivå og operativt nivå i enkeltsaker.

Median saksbehandlingstid for normale saker var i 2009 233 dager. Overordnet er den viktigste forklaringen på lang saksbehandlingstid, liggetid og oppbygging av res- tanser. Det pekes i intervjuene på at hovedårsakene til dette igjen er svært fluktue- rende asylankomster kombinert med en noe lite fleksibel finansieringsmodell.

I intervjuene har det fremkommet at man i prinsippet ikke trenger mer enn 2-3 dager med aktiv saksbehandling (vedtaksfatting) i UDI i en normal sak der en ikke behøver å innhente ytterligere informasjon. Asylintervjuet kan ta fra 2 til 6 timer. Informante- ne²² hevder at asylintervjuet typisk tar 4-5 timer. Dette er i tråd med tiden som asylin- tervjuet antas å ta i Danmark og Sverige. Tiden som anslås med 2-3 dager med aktiv saksbehandling, er ideell aktiv, direkte saksbehandlingstid som forutsetter optimal saksflyt og ikke restanser. Den ideelle realistiske saksbehandlingstiden på normale saker er anslått til ca. 60 dager i mediantid i intervjuer. Dette er basert på erfaringer fra Sveri- ge. Forutsetningen er imidlertid at det ikke er restanser, at det er nok ressurser, rask praksisavklaring og en enda mer fleksibel finansieringsmodell.

Hovedproblemet når det gjelder kvalitet, er lang saksbehandlingstid. Dette under- strekes av både myndigheter og NOAS. I forhold til kvalitet, peker informanter i UDI på en utfordring knyttet til hva som er godt nok. NOAS hevder at det kan være kvalitetsutfordringer i relasjon til advokatordningen og også kvalitetsutfordringer i forhold til bruk av politiets avhør i den senere realitetsbehandlingen.

Når det gjelder fleksibilitet, er hovedutfordringene knyttet til varierende og uforut- sigbare asylankomster kombinert med en noe lite fleksibel finansieringsmodell. Det er også blitt pekt på noen utfordringer i forhold til intern fleksibilitet i organisasjonen.

En fleksibilitetsutfordring ligger også i at asylsaksbehandlingen er delt mellom to

22 Uttrykt av fire informanter på strategisk nivå i fire ulike enkeltintervjuer.

70

organisasjoner, PU og UDI. Endelig foreligger det en fleksibilitetsutfordring i for- hold til at behandling av asylsaker er krevende kompetansemessig.

Mulige tiltak

Rent generelt, bør det vurderes modeller som:

 Sikrer en effektiv differensiering av normale saker, basert på kompleksitet.

 Det må samtidig legges vekt på arbeidsorganisering som sikrer både en effek- tiv og kvalitativ god oppfølgning av saksflyten og saksbehandlingsarbeidet.

 Videre må det vurderes en modell for organiseringen av arbeidet som er hen- siktsmessig i forhold til valg av organisasjonsmodell og saksflyt.

 Endelig må det sikres verktøy og systemer for mål- og resultatstyring av asyl- saksbehandlingen.

I forhold til å sikre en bedre differensiering av normale saker, anbefaler vi at elemen- ter med en egen enhet med differensieringsfunksjon tidlig i prosessen vurderes. Dette er ordningen i Danmark fra 15.04.2010. En annen modell kan være at særlig erfarne medarbeidere har ansvar for saksdifferensieringen uten at dette organisasjonsmessig knyttes til en egen enhet. Dette er ordningen i Sverige. Detaljene i en differensie- ringsmodell kan variere. Kjernen er at denne må forankres i hele asylsaksbehandling- en. Differensieringen må skje tidlig og må gjøres av meget erfarne medarbeidere. Vi diskuterer ulike modeller og mulige løsninger for bedre differensiering basert på komparative erfaringer i kapittelet om komparativ analyse.

For å sikre en kontinuerlig saksflyt, effektivitet og kvalitet må det sikres en mer tyde- lig og løpende ledelse. Det må brukes mer tid på løpende veiledning og input på ope- rativt nivå. I praksis krever dette mye tid og tilgjengelighet. Oxford Research vurderer at arbeidsorganiseringen i Sverige og Storbritannia gir interessante komparative ek- sempler på mulige tiltak.

Myndighetene i Norge og UDI har gode dataregistreringer i forhold til mange av de andre landene. Det er viktig at dataene brukes systematisk i forhold til både å styre effektivitet og kvalitet i asylsaksbehandlingen.

En mer effektiv organisering og Leanmetodikk vil ikke fungere optimalt uten at den økonomiske fleksibiliteten økes. Dette kommer også klart frem i Oxford Researchs undersøkelse av asylsaksbehandlingen i Sverige og Danmark. Oxford Research anbe- faler følgelig at finansieringsmodellen vurderes i forhold til om den er fleksibel nok.

71