SKOLENS ARBEID MED ELEVENES PSYKOSOSIALE MILJØ TILSYNSRAPPORT

(1)

FYLKESMANNEN I OSLO OG AKERSHUS Barnehage- og utdanningsavdelingen

Postadresse:

Postboks 8111 Dep 0032 OSLO

Besøksadresse:

Tordenskiolds gt 12

Inngang sjøsiden

Telefon: 22 00 35 00 Telefaks: 22 00 38 90 Internett:

www.fylkesmannen.no/OsloOgAkershus

Saksbehandler: Jan Petter Nielsen Direkte telefon: 22 00 38 14

E-post: [email protected] Org.nummer: NO 974 761 319

TILSYNSRAPPORT

Felles nasjonalt tilsyn 2013

SKOLENS ARBEID MED ELEVENES PSYKOSOSIALE MILJØ

Ås kommune – Ås ungdomsskole

(2)

2 Innhold

1. Tema for tilsynet – skolens arbeid med elevenes psykososiale miljø side 3

2. Gjennomføring av tilsynet side 5

3. Kontrollområde for tilsynet side 6

3.1 Forebyggende arbeid og internkontroll side 6

3.2 Individuelt rettet arbeid side 16

3.3 Brukermedvirkning side 24

4. Oppsummering side 28

5. Oppfølging av tilsynet side 29

Vedlegg 1: Oversikt over innsendt dokumentasjon side 30 Vedlegg 2: Oversikt over de som er intervjuet side 31

Vedlegg 3: Rettslige krav side 32

(3)

3 1. Tema for tilsynet – skolens arbeid med elevenes psykososiale skolemiljø

Det blir gjennomført felles nasjonalt tilsyn i 2010-2013 med temaet skolenes arbeid med elevenes psykososiale miljø, jf. opplæringsloven kapittel 9a. Hovedbestemmelsen for tilsynet er § 9a-1 og de andre reglene som kontrolleres må sees i sammenheng med denne.

Det rettslige utgangspunktet for tilsynet er delt inn i tre hovedkategorier:

 Forebyggende arbeid og internkontroll - § 9a-4 og § 9a-3 første ledd.

 Individuelt rettet arbeid - § 9a-3 andre og tredje ledd.

 Brukermedvirkning (skolens plikt til samhandling og involvering med ulike råd og utvalg) - § 9a-5 og § 9a-6, samt § 11-1 og § 11-1a.

Opplæringsloven § 13-10 om forsvarlig system og § 9a-4 om internkontroll

Det er ikke ført særskilt tilsyn med opplæringsloven § 13-10 andre ledd i dette tilsynet.

Opplæringsloven § 13-10 andre ledd er en overordnet regel som pålegger skoleeier å ha et forsvarlig system for oppfølgning av alle lovkrav. I tidligere tilsyn har det vært stort fokus på internkontrollsystemet til kommunene. I det felles nasjonale tilsynet 2010-2013 er det internkontrollen ved den enkelte skoen vedrørende elevenes psykososiale miljø som er kontrollert. Kravet til internkontroll i forbindelse med dette er særskilt regulert i opplæringsloven § 9a-4, jf. § 9a-3 første ledd.

Kommunens ansvar

Selv om opplæringsloven legger ansvaret på skoleledelsen for den daglige

gjennomføringen og etterlevelsen av de kontrollerte reglene, er det kommunen som har det overordnede ansvaret. Det er kommunen som skoleeier som må sørge for at

skoleledelsen ved hver enkelt skole oppfyller kravene og pliktene i loven, og at de tilbyr de tjenester og aktiviteter som loven omhandler.

Oppfyllelsen av elevenes rett til et godt psykososialt miljø skjer på skolen. Det er skoleledelsen og de ansatte som i det daglige må arbeide for et godt skolemiljø.

Kommunen som skoleeier er likevel øverste ansvarlige for at pliktene i kapittel 9a blir oppfylt. Dette innebærer at selv om det i tilsynet har vært undersøkt handlinger som skjer i skolen, så er det kommunen som er ansvarlig for oppfyllelse av elevenes rettigheter og som derfor er adressat for eventuelle pålegg om retting i samsvar med kommuneloven § 60d.

Formålet med tilsynet

Det overordnede målet med tilsynet er å rette fokus mot og styrke arbeidet med det psykososiale miljøet ved skolene og skolenes evne til å forebygge og håndtere krenkende adferd. Gjennom kontroll med om skolene følger lovkravene på dette området, skal eventuell lovstridig praksis avdekkes. Gjennom pålegg om endring skal slike forhold rettes opp.

Et godt skolemiljø er en viktig innsatsfaktor for en god skole og for realisering av formålsparagrafen i opplæringsloven § 1-1. Mangler ved skolemiljøet kan føre til mistrivsel blant elevene, og det vil kunne ha direkte betydning for læringsutbytte.

Det psykososiale miljøet handler om mellommenneskelige forhold og er en positiv eller negativ følge av samhandling og kommunikasjon mellom alle de som er på skolen.

Et godt psykososialt miljø er grunnleggende for at den enkelte eleven skal kunne utvikle seg positivt. Skolen er en av de mest sentrale arenaer i barn og ungdommers liv. Skolen er stedet for læring og utvikling, men uten en grunnleggende følelse av trygghet,

tilhørighet og inkludering hos den enkelte elev, vil ikke læring få det riktige fokus.

(4)

4 De overordnede formål med det felles nasjonale tilsynet 2010-2013 er å:

 Sikre at skoleeiere og skoleledere driver et aktivt og forebyggende arbeid for å sikre elevene et godt psykososialt miljø.

 Sikre at skoleeiere og skoleledere sørger for at de tilsatte på en tilfredsstillende måte håndterer krenkende adferd som de får kunnskap eller mistanke om.

 Sikre at skoleeiere og skoleledere sørger for at elever, foreldre, råd og utvalg blir involvert og engasjert i skolemiljøarbeidet.

Det presiseres at tilsynsrapporten ikke gir en helhetsvurdering av skoleeier og skolen. Rapporten omhandler kun resultatet fra tilsynet som er gjennomført på det temaet som er valgt for det felles nasjonale tilsynet 2010-2013.

(5)

5 2. Gjennomføring av tilsynet

Etter opplæringsloven § 14-1 har Fylkesmannen hjemmel til å føre tilsyn med at kommunene og fylkeskommune oppfyller de pliktene de er pålagt i eller i medhold av opplæringsloven kapittel 1-16 (kommunepliktene).

Tilsynet er gjennomført ved å hente inn og vurdere dokumentasjon, herunder rektors egenvurdering, samt muntlige opplysninger.

Det er skolen som etter loven plikter å sikre at den enkelte eleven får oppfylt sin rett til et godt psykososialt miljø, jf. § 9a-1 og § 9a-3 første ledd. Skolen vil i denne sammenheng være: skoleeier, skoleledelsen og de ansatte ved skolen.

Gangen i tilsynet

 Varsel om tilsyn med krav om å sende inn egenvurdering og dokumentasjon fra Ås ungdomsskole, datert 20. juni 2013.

 Mottak av dokumentasjon fra Ås ungdomsskole/Ås kommune, datert 26. august 2013.

 Åpningsmøte og intervjuer med elever, lærere, miljøarbeider og rektor på Ås ungdomsskole, 19. september 2013.

 Intervju med foreldre på Ås ungdomsskole, 27. september 2013.

 Foreløpig tilsynsrapport og forhåndsvarsel om pålegg, datert 10. oktober 2013.

 Sluttmøte 15. oktober 2013.

 Frist for tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport og forhåndsvarsel om pålegg, 29. oktober 2013.

 Tilsynsrapport, datert 2. desember 2013.

 Frist for Ås kommune til å sende Fylkesmannen redegjørelse/dokumentasjon og erklæring om at retting er utført er satt til 10. februar 2014.

(6)

6 3. Kontrollområde for tilsynet

3.1 Forebyggende arbeid og internkontroll

For å oppnå et godt psykososialt miljø er det en nødvendig forutsetning at det blir utført et forebyggende arbeid som skal forhindre uønsket/ krenkende adferd. Dette innebærer at skoleledelsen må ha en ”føre – var” holdning til eventuelle situasjoner og utfordringer som kan oppstå i skolehverdagen, og som kan ha negativ innvirkning på elevenes skolemiljø.

Rettslige krav

Det rettslige utgangspunktet for tilsynets kontroll med det forebyggende arbeidet ved skolen finnes i opplæringsloven § 9a-4, jf. § 9a-3 første ledd. Skoleledelsen og skoleeier skal arbeide forebyggende for å forhindre at uønsket adferd oppstår. Det forebyggende arbeidet skal være aktivt, systematisk og kontinuerlig.

Reglene presiserer plikten skolen har til å sikre at elevenes rett etter § 9a-1 blir oppfylt.

De rettslige kravene var vedlagt tilsynsvarselet, og både på åpnings- og sluttmøtet informerte Fylkesmannen nærmere om hva de innebærer. De rettslige kravene fremgår ellers av instruks for tilsynet¹, og de er omtalt i vedlegg 3 til denne rapporten. Det vises også til rundskriv Udir-2-2010 fra Utdanningsdirektoratet om elevenes rett til et godt psykososialt miljø.²

Dokumentasjon og informasjon, samt Fylkesmannens vurderinger

Har skolen satt seg skriftlige mål for skolemiljøet?

Ås ungdomsskoles ”Helhetlig plan for elevenes psykososiale miljø” inneholder under overskriften ”Mål” følgende formulering:

 Målet er et godt psykososialt miljø som gir utslag i gode score på elevundersøkelsen.

Resultatene fra elevundersøkelsen presenteres for foreldrene gjennom FAU.

Den helhetlige planen inneholder også en aktivitetsplan som følger hele skoleåret.

Aktivitetsplanens venstre kolonne har tittelen ”Mål, oppgave, praksis”, og det fremkommer her flere målformuleringer, som for eksempel:

 Skape et godt arbeidsmiljø preget av engasjement, kreativitet, omsorg og trygghet

 Styrke samholdet innad i klassen

 Unngå mobbing

 ”Riste sammen” de nye 8. klassene

Ut ifra ovennevnte vurderer Fylkesmannen at Ås ungdomsskole har satt seg skriftlige mål for skolemiljøet.

1 Jr. http://www.utdanningsdirektoratet.no/Artikler/Lov / Instruks-for-felles-nasjonalt-tilsyn-2010-og-2011/

2 Jf. http://www.utdanningsdirektoratet.no/Rundskriv/Rundskriv-201/Udir-2-2010---Retten -til-et-godt- psykososialt-miljø-etter-opplæringsloven-kapittel9a/

(7)

7

Har skolen planer og tiltak for å nå disse målene?

Ås ungdomsskole har en rekke dokumenter som på ulike måter understøtter det forebyggende arbeidet, og som dermed benyttes for å nå skolens mål for det psykososiale miljøet.

Fylkesmannen vil gi følgende eksempler:

 Handlingsplan mot mobbing

 Helhetlig plan for elevenes psykososiale miljø, med aktivitetsplan

 Plan for arbeid for et bedre skolemiljø, med årshjul

 Ordens- og oppførselsregler ved Ås ungdomsskole 13/14

 Ås-standarden

 Manifest mot mobbing 2013

Fylkesmannen vil spesielt fremheve aktivitetsplanen i ”Helhetlig plan for elevenes

psykososiale miljø”. Den inneholder en rekke aktiviteter og tiltak, med tidsangivelser, som er egnet for å skape et godt psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring.

Fylkesmannen vurderer på denne bakgrunn at ovennevnte eksempler dokumenterer at Ås ungdomsskole har planer og tiltak for å nå skolens mål for det psykososiale miljøet.

Har skolen definert hva de anser som krenkende adferd?

Skolen må vise til en felles prosess som har ledet frem til og/eller bearbeidet en felles forståelse/definisjon av hva skolen anser som krenkende adferd. Prosessen må inkludere hele personalet, både lærere, miljøarbeidere, assistenter og øvrige ansatte. Det er ikke tilstrekkelig med kun trinnvise/avdelingsvise prosesser; da kan skolen få flere og ulike definisjoner. Den enkelte skole må derfor ha nedfelt skriftlig hva de anser som

krenkende adferd. Dette gjelder både elevenes adferd overfor hverandre og de voksnes adferd overfor elevene.

Hva skolen anser som krenkende adferd, må ses i sammenheng med de ansattes plikt til å undersøke, varsle og eventuelt gripe inn (handlingsplikten), og at de ansatte må ha en felles forståelse av hva de skal varsle skoleledelsen om.

Skolens ordensreglement er et viktig redskap for å oppfylle elevenes rett til et godt

psykososialt miljø. Det følger av opplæringsloven § 2-9 at kommunen skal gi forskrifter om ordensreglement for den enkelte grunnskole. Reglementet skal blant annet inneholde regler om adferd. En felles forståelse av krenkende adferd vil ha betydning for forutsigbarhet og likebehandling for elevene ved eventuelle sanksjoner for brudd på ordensreglementet.

Rektor skriver i sin egenvurdering at Ås ungdomsskole forholder seg til pålegg gitt av kommunen i ”Prosess for Grunnskolen”, punkt 3.8. Der fastslås det:

”(…) Den enkelte skole har selv en prosess der krenkende adferd konkretiseres, til for eksempel kallenavn, banning eller dytting. Dette skal stå i skolens ordensreglement/

klasseregler. (…)”

Rektor skriver videre at krenkende adferd er definert i skolens reglement, skolens manifest mot mobbing, foruten i dokumentet ”Ås-standarden”. Han skriver dessuten at skolens ulike plandokumenter ”blir jevnlig tatt opp som tema i fellestiden for lærerne og diskutert der”.

Både lærerne og miljøarbeideren bekreftet i intervju at denne prosessen foregår på Ås ungdomsskole. De opplyste at ”krenkende adferd” diskuteres mye, både på samrådings- møtene og teammøtene som begge avholdes ukentlig. Selv om assistenter og miljøarbeidere ikke alltid møter i samrådingstiden, er de med på diskusjonene i sine respektive team.

Det enkelte team møtes i plenum i samrådingstimen.

(8)

8

Lærerne viste til ”Ås-standarden” og sa at denne er et godt verktøy for felles forståelse.

Rektor og lærerne sa at den er ”blitt til over tid”, og både tidligere elever og lærere har vært med i denne prosessen. Miljøarbeideren opplyste at alle lærerne er enige om hva som er krenkende adferd, og hun har ikke opplevd i diskusjoner at lærerne er uenige.

Når det gjelder det rettslige kravet om at voksnes adferd overfor elever også skal være en del av skolens prosess, omtales rutiner for dette i ”Handlingsplan mot mobbing”, kap. 16.

Det gis dessuten konkrete eksempler i ”Prosess for Grunnskolen”, i prosedyren ”Klager fra elev/foreldre – retningslinjer for elev- og foreldreklager”, punkt 3.3.3 ”Læreradferd og elever”.

Etter Fylkesmannens vurdering har Ås ungdomsskole en pågående prosess med å definere hva de anser som krenkende adferd som ivaretar de rettslige kravene nevnt ovenfor.

Kan skolen dokumentere et internkontrollsystem?

Kravet til internkontroll fremgår direkte av overskriften i opplæringsloven § 9a-4.

Utdanningsdirektoratets rundskriv Udir-2-2010, punkt 6.2 ”Krav til dokumentasjonen”

fastslår i andre avsnitt hvilke dokumentasjonskrav som stilles til internkontrollen:

”(…) Det viktigste er at den viser hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres, hvem som skal gjøre det, når det skal gjøres, og hva som faktisk blir gjort. (…)

Ås kommune skriver i brev av 26.08.2013:

”Den 01.01.2012 tok skolene Ås kommune i bruk et skriftlig, forsvarlig system for lovlighetskontroll. Dette programmet heter 1310.no (…) I systemet er det lagt inn et årshjul med gjøremål lenket opp mot aktuelle paragrafer i opplæringsloven. (…) Dette sikrer at administrasjonen har kontroll over at pålagte oppgaver blir

gjennomført. Dersom ikke skolen har ”krysset” av gjøremålet innen fristen tar administrasjonen kontakt med skolen det gjelder. Skolen blir tett fulgt opp inntil gjøremålet er fullført. (…)

Fylkesmannen fikk gjennom intervjuene bekreftet at rektor på skolenivå følger opp

kommunens rutiner i 1310-systemet. Det står ”Enhetsleder” som ansvarlig for den enkelte 1310-rutine, og rektor opplyste i intervju at han delegerer aktuelle oppgaver til lærerne.

I systemet kan rektor se hvem som har gjennomført de ulike aktivitetene, og han sender ut påminnelser til ansatte som ikke har kvittert for at de ulike gjøremålene de har ansvaret for, er utført. Fylkesmannen har mottatt et eksempel på en slik påminnelse.

Det rettslige kravet om å dokumentere et internkontrollsystem inneholder flere delkrav.

For å få en oversikt over helheten lister Fylkesmannen her opp alle kravene før vi tar vurderingen av hvert enkelt delkrav:

1) Kan skolen dokumentere hvordan ansatte, elever og foreldre gjøres kjent med hva skolen anser som krenkende adferd?

2) Kan skolen dokumentere hvordan elever og foreldre gjøres kjent med ordensreglementet?

3) Kan skolen dokumentere hvordan skolen skaffer seg kjennskap til og følger opp den enkelte elevs opplevelse av skolemiljøet gjennom:

a) Inspeksjon?

b) Elev- og utviklingssamtaler?

c) Elevundersøkelsen, ev. andre trivselsundersøkelser?

4) Kan skolen dokumentere hvordan de evaluerer planer og rutiner?

5) Kan skolen dokumentere at de etterlever planer og rutiner i praksis?

I den grad Fylkesmannen har vurdert at skolen har mangler innenfor de ulike kravene 1-5 nedenfor, skyldes dette at enkelte gjøremål pr. i dag ikke er en del av 1310-systemet slik vi har fått det presentert i tilsynet.

(9)

9

1) Kan skolen dokumentere hvordan ansatte, elever og foreldre gjøres kjent med hva skolen anser som krenkende adferd?

2) Kan skolen dokumentere hvordan elever og foreldre gjøres kjent med ordensreglementet?

Ås ungdomsskole har spesielt tre dokumenter som på ulike måter konkretiserer hva som er krenkende adferd:

 Ordens- og oppførselsregler ved Ås ungdomsskole 13/14

 Ås-standarden

 Manifest mot mobbing 2013

Siden ”Manifest mot mobbing” ikke er utarbeidet lokalt på skolen, omhandler Fylkesmannens vurdering de to førstnevnte dokumentene.

Både ordensreglementet og ”Ås-standarden” gir konkrete eksempler på hva Ås ungdomsskole anser som krenkende adferd. Eksemplene er ulike, men de gir ingen motstridende

informasjon. Fylkesmannen anser derfor at de to dokumentene samlet utgjør skolens syn på hva krenkende adferd er. Dette ble også bekreftet gjennom intervjuer med både lærere og rektor.

Kravet til internkontroll innebærer at skolen må dokumentere hvordan dette gjøres kjent for ansatte, elever og foreldre. Formidling av ordensreglementet overfor elever og foreldre følger for øvrig direkte av lovteksten i opplæringsloven § 2-9 andre ledd.

Ås ungdomsskole følger Ås kommunes 1310-rutine ”Skolens ordensreglement er

gjennomgått for elever, foresatte og personalet”. Der fastslås det at skolens gjeldende ordensreglement er gjennomgått i personalet, og at det er gjort kjent for elever og foresatte, med frist 01.09.2013.

I tillegg inneholder ”Ordens- og oppførselsregler ved Ås ungdomsskole 13/14“ en svarslipp som skal underskrives av både elever og foreldre. Der står det følgende:

Jeg/vi har lest gjeldende ordens- og oppførselsreglement for Ås ungdomsskole, slik at vi er kjent med innholdet av det.”

Rektor skriver i egenvurderingen at ordensreglene sendes hjem på 8. trinn til underskrift.

Det ble bekreftet av både lærere og foreldre i intervjuer at ordensreglene skrives under når elevene begynner i 8. klasse.

Årshjulet i ”Plan for arbeid for et bedre skolemiljø” inneholder dessuten gjøremålet

”Gjennomgang av ordensreglene” for alle elevene i august måned.

Når det gjelder ”Ås-standarden”, står det på side 60 i ”Håndbok for Ås ungdomsskole 2013/2014” at den skal ”gjennomgås med elevene 1. dag”. Fylkesmannen konkluderer senere i denne rapporten med at skolen ikke kan dokumentere hvorvidt gjøremål som ikke inngår i 1310-systemet, er utført eller ikke. Kravet til internkontroll når det gjelder

formidling av ”Ås-standarden” til elevene, er derfor kun delvis ivaretatt.

For foreldrene kan Fylkesmannen ikke se at det foreligger noen rutine som sier noe om når og hvordan ”Ås-standarden” skal formidles. Dokumentet står ikke i informasjonsheftet til foreldre, ”Velkommen til Ås ungdomsskole”. Ut ifra innsendt dokumentasjon kan

Fylkesmannen heller ikke se at formidling av ”Ås-standarden” fremgår, verken for elever eller foreldre.

(10)

10

Det ble bekreftet i intervjuer med både rektor og lærere at ”Ås-standarden” er et aktivt dokument og et godt verktøy for felles forståelse. Intervjuene med elever og foreldre viste imidlertid at begrepet og innholdet i ”Ås-standarden” er mindre kjent. På Fylkesmannens spørsmål om ”Ås-standarden” og om hva som er krenkende adferd på Ås ungdomsskole, svarte foreldrene følgende:

”(…), men det er ikke noe aktivt dokument som foreldrene kjenner. Usikker på om og hvordan dette er gjort kjent for foreldrene. Mulig deler av innholdet er informert om uten at navnet ”Ås-standarden” er brukt. (…)”

”Om vi har diskutert begrepet krenkende adferd, er usikkert, men vi har diskutert hva som er akseptabel adferd eller ikke. Vi som sitter i styrer, vet nok mer om meningen bak disse begrepene enn foreldrene generelt. Ser ikke dette som en del av skolens visjon. Savner at dette er synligere for elever og foreldre.”

Når skolens ansatte fremhever ”Ås-standarden” som et aktivt dokument for å tilstrebe likebehandling av elevene, er det etter Fylkesmannens vurdering viktig at elever og foreldre kjenner til dokumentet. Svarene Fylkesmannen fikk i intervjuene med elever og spesielt foreldre tilsier imidlertid at skolen har en utfordring med tanke på å gjøre

”Ås-standarden” bedre kjent.

Ut ifra ovennevnte vurderer Fylkesmannen at skolen kan dokumentere hvordan ansatte, elever og foreldre gjøres kjent med ordensreglementet. Fylkesmannen kan imidlertid ikke se at skolens internkontrollsystem viser hvordan elever og foreldre gjøres kjent med

”Ås-standarden”.

Etter en samlet vurdering anser Fylkesmannen at Ås ungdomsskole ikke kan dokumentere hvordan ansatte, elever og foreldre gjøres kjent med hva skolen anser som krenkende adferd.

Ås kommune har gitt følgende tilbakemelding på forhåndsvarsel om pålegg og foreløpig rapport:

”Ås ungdomsskole ønsker å gjøre oppmerksom på at selv om «Manifest mot mobbing» er en nasjonal kampanje er dette i tillegg også lokalt utviklet og tilpasset. Det er blant annet en årlig gjennomgang og markering av «Manifest mot mobbing» på skolen i januar/februar.

(…)

«Ås-standarden» vil fra og med skoleåret 2014/2015 være en del av «Velkommen til Ås ungdomsskole.» «Ås-standarden» og hva som er krenkende adferd på Ås ungdomsskole skal også tas opp i alle klasser ved skolen gjennom hele skoleåret. Tidspunkter for dette innarbeides i 1310-systemet fra 1. august 2014. «Ås-standarden» og hva skolen oppfatter som krenkende adferd skal i tillegg hver høst være tema på alle foreldremøter på skolen.

Vedlegg nr. 32 i oversendelse 13/1725-2, datert 26.08. 2013 fra Ås kommune viser at

«Gjennomgang av skolens ordensregler og trinnets klasseregler, knyttet opp til opplærings- lovens generelle krav, § 9a-1» skal være en del av temaet på foreldremøtene i Ås kommune gjennomført innen 27.09. hvert skoleår. Kommunen har imidlertid også nå innarbeidet i gjøremålet at begrepet «krenkende adferd» skal gjennomgås. Dette for å sikre at alle skoler i kommunen har en gjennomgang av begrepet slik den felles oppfattelsen av dette er ved den enkelte skole i kommunen. Se vedlegg nr. 1

(11)

11

For inneværende skoleår er informasjonsheftet «Ås-standarden» nå sendt ut pr e-post til alle foresatte ved Ås ungdomsskole. Se vedlegg nr. 2a. Dette vil også bli tema på foreldre- møtene våren 2014. Se vedlegg nr. 2. «Ås-standarden», som inneholder skolens oppfattelse av hva krenkende handlinger er, vil bli tatt opp som tema i alle klasser på skolen. Det skal være et gjennomgangstema gjennom hele skoleåret. Skolens ledelse mener at de på denne måten vil kunne sikre seg om at alle elevene ved skolen har en felles forståelse av hva begreper «Ås-standarden» betyr.

Frister for når «Ås-standarden» skal være gjennomgått og diskutert i alle klasser skoleåret 2013/2014 er nå lagt inn lokalt i 1310-systemet. Se vedlegg nr. 3.”

Fylkesmannens vurdering

På bakgrunn av kommunens redegjørelse og tilsendt dokumentasjon vurderer

Fylkesmannen at Ås ungdomsskole kan dokumentere hvordan ansatte, elever og foreldre gjøres kjent med hva skolen anser som krenkende adferd.

Korreksjonspunktet fra foreløpig rapport utgår.

3) Kan skolen dokumentere hvordan skolen skaffer seg kjennskap til og følger opp den enkelte elevs opplevelse av skolemiljøet gjennom:

a) Inspeksjon?

b) Elev- og utviklingssamtaler?

c) Elevundersøkelsen, ev. andre trivselsundersøkelser?

Forskrift til opplæringsloven inneholder bestemmelser som pålegger skolen/skoleeier å gjennomføre ovennevnte oppgaver:

• Inspeksjon *): § 12-1

• Elevsamtaler **): § 3-11 tredje ledd

• Foreldresamtaler **): § 20-3 tredje ledd

• Elevundersøkelsen: § 2-3

*) Begrepet ”inspeksjon” benyttes ikke i forskriften, men bestemmelsen heter

”Tryggleik for elevane”.

**) Forskriften benytter formuleringen ”(…) samtale med kontaktlærar”; skolene benytter Foreldresamtaler, alternativt utviklingssamtaler.

Når det gjelder oppfølging av den informasjonen de får gjennom disse ulike kartleggingene, legger Fylkesmannen til grunn at de ansatte benytter rutinene i ”Handlingsplan mot

mobbing”. Disse rutinene er omtalt nedenfor i kapitlet ”Individuelt rettet arbeid”.

(12)

12

a) Inspeksjon

Rektor skriver i egenvurderingen at de ansatte snakker med elevene og observerer om det skjer hendelser som ikke skal skje i friminuttene. Skolen benytter seks inspiserende lærere og to miljøarbeidere i friminuttene.

Dokumentet ”Inspeksjonsplan” inneholder både konkrete forhold de voksne skal passe spesielt på, hvilke områder inspeksjonen skal foregå, samt hvordan de voksne skal forholde seg ved fravær. Selve inspeksjonsplanen viser hvem som inspiserer, i tillegg når og hvor inspeksjonen foregår. Det understrekes dessuten at alle inspiserende lærere skal bruke vest.

Fylkesmannen anser etter dette at Ås ungdomsskole kan dokumentere hvordan de gjennomfører inspeksjon.

b) Elev- og utviklingssamtaler

Ås ungdomsskole følger Ås kommunes 1310-rutiner ”Elevsamtaler er gjennomført for alle elever” og ”Utviklingssamtaler for alle elever er gjennomført”. I førstnevnte rutine fastslås det at minst én elevsamtale skal være dokumentert hvert halvår, med frister 29.10.2013 og 01.05.2014. Blant de aktuelle temaene for samtalen er ”Hvordan har jeg det på skolen” og ”sosial kompetanse”.

I den (nesten) likelydende rutinen som omhandler utviklingssamtalen, står det ikke eksplisitt at samtalene skal avvikles hvert halvår, men dette fremgår likevel av de to

fastsatte fristene 15.11.2013 og 01.05.2014. Aktivitetsplanen i ”Helhetlig plan for elevenes psykososiale miljø” inneholder dessuten tiltaket ”Utviklingssamtaler” tidfestet i november og mars/april. Blant de aktuelle temaene for utviklingssamtalen fastslår 1310-rutinen er

”trivsel, kapittel 9a”, ”sosial kompetanse” og ”oppfølging av forrige samtale”. Flere av de samme punktene listes for øvrig også opp dokumentet ”Utviklingssamtaler på Ås

ungdomsskole”.

På denne bakgrunn vurderer Fylkesmannen at Ås ungdomsskole kan dokumentere hvordan de gjennomfører og følger opp elev- og utviklingssamtaler.

c) Elevundersøkelsen, ev. andre trivselsundersøkelser

Ås ungdomsskole følger Ås kommunes 1310-rutine ”Elevundersøkelsen”, som fastslår:

”Det er obligatorisk å gjennomføre Elevundersøkelsen på 7. og 10. trinn. Høsten 2013 vil den obligatoriske gjennomføringen skje i perioden 1. oktober til 13. desember.

Rektor har ansvaret for at resultatene skal legges fram i alle klasser som har deltatt i undersøkelsen og at oppfølging av resultatene drøftes.”

Det er fastsatt en frist til 06.12.2013 for å gjennomføre Elevundersøkelsen.

Det fremgår ikke av rutinen at resultatene og oppfølging av disse skal tas opp i de ulike brukerorganene, heller ikke når eller hvordan dette skal gjøres. Fylkesmannen vurderer at oppfølging av Elevundersøkelsen er av vesentlig betydning for skolemiljøet, jf.

opplæringsloven § 9a-6, og at skolens rutine derfor må omfatte alle brukerorganene.

Kun skolens årshjul inneholder noe om dette, men bare for skolemiljøutvalget, under gjøremålet ”Hva kan gjøres bedre? Oppfølging av elevundersøkelsen.”

På grunnlag av ovennevnte vurderer Fylkesmannen at Ås ungdomsskole kan dokumentere et internkontrollsystem som viser når Elevundersøkelsen skal gjennomføres, og at det sjekkes at den faktisk er gjennomført. Skolens rutiner viser imidlertid ikke når og hvordan resultatene og oppfølging av disse skal tas opp i elevrådet, FAU og samarbeidsutvalget.

(13)

13

”I oversendelsen fra Ås kommune datert 26.08. 2013 står det i vedlegg nr. 27 at «Rektor har ansvaret for at resultatene legges fram i alle klasser som har deltatt i undersøkelsen og at oppfølgingen av resultatene drøftes.» Ås kommune har nå i tillegg tilført til gjøremålet:

«Rektor har også ansvaret for at resultatet av elevundersøkelsen skal presenteres i elevrådet, FAU, Samarbeidsutvalget og skolemiljøutvalget innen 01.03 påfølgende år.

Se vedlegg nr. 4.”

På bakgrunn av kommunens redegjørelse og tilsendt dokumentasjon vurderer Fylkesmannen at Ås ungdomsskole kan dokumentere når og hvordan resultatene og oppfølging av Elevundersøkelsen skal tas opp i elevrådet, FAU, samarbeidsutvalget og skolemiljøutvalget.

4) Kan skolen dokumentere hvordan de evaluerer planer og rutiner?

Krav til internkontroll innebærer at skolens planer og rutiner må evalueres og vedlikeholdes.

Fylkesmannen viser til rundskriv Udir-2-2010 punkt 6.2 ”Krav til dokumentasjonen”, andre avsnitt:

”(…) Det viktigste er at den viser hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres, hvem som skal gjøre det, når det skal gjøres, og hva som faktisk blir gjort. Skolen må kunne legge frem skriftlig dokumentasjon for (…)

- hvordan rutinene blir gjennomgått for å sikre at de fungerer og er tjenlige for å nå de målene som er satt (Evaluering av skolemiljøarbeidet) (siste kulepunkt)”

Rektor skriver i egenvurderingen:

”Årlig revisjon av håndboka ved nye regler og etter behov (angående det som har med det psykososiale miljøet å gjøre) og revisjon av forsvarlig system, 1310. (Gjøres av rådgiver i kommunen.)”

Fylkesmannen ser at enkelte av Ås ungdomsskoles dokumenter er justert/omdatert, og dette fremkommer blant annet ved:

 ”Helhetlig plan for elevenes psykososiale miljø” er datert 04.05.2011, og det står på forsiden at ”Planen videreføres skoleåret 13 14”.

 ”Handlingsplan mot mobbing” er datert oktober 2010.

 ”Plan for arbeid for et bedre psykososialt miljø” er ikke datert, men det fremgår av årshjulet at det er revidert/justert flere ganger, senest i august 2013.

 ”Inspeksjonsplan” gjelder fra 19.08.2013. Ut ifra de tre utgavene Fylkesmannen har mottatt, ser det ut som om inspeksjonsplanen revideres hvert halvår.

Når det gjelder skolens ordensreglement, står det på forsiden at det er vedtatt

30.04.2012. Fylkesmannen kan imidlertid ikke se at det foreligger rutiner som fastslår om reglene skal evalueres/vurderes, og viser i den forbindelse til de rettslige kravene i vedlegg 3:

”Ordensreglementet ved skolen er et sentralt virkemiddel i arbeidet med skolemiljøet, og skolen må sørge for at dette er integrert i skolemiljøarbeidet/internkontrollen.

Et system for skolemiljøet som ikke blir sett i sammenheng med ordensreglement er ikke helhetlig nok.”

(14)

14

Årshjulets gjøremål i april inneholder noe om evaluering i april måned, ved formuleringene

”Forslag kan fremmes” og ”(…) forslag til innhold i planen”. Etter Fylkesmannens vurdering er likevel formuleringen for generell og ikke konkret nok når det gjelder hva som skal evalueres. Dette ikke minst med tanke på at skolen har tre ulike planer som omhandler elevenes psykososiale miljø, og i tillegg både ordensreglement og ”Ås-standarden”, samt aktivitetsplan og årshjul.

Ovennevnte krav til internkontroll forutsetter at skolen må ha rutiner som fastslår hvem som skal involveres i evalueringen av de ulike planene, samt hvordan og når arbeidet skal foregå.

Fylkesmannen kan ikke se at noen av Ås ungdomsskoles planer, rutiner eller årshjul oppfyller disse kravene.

På denne bakgrunn vurderer Fylkesmannen at Ås ungdomsskole ikke kan dokumentere hvordan de evaluerer planer og rutiner.

”Ordensreqlement

Fylkesmannen viser til at Ås ungdomsskole ikke har rutiner for evaluering av ordens- reglementet. Vi viser til oversendelse fra Ås kommune, sak nr. 13/1725 –

datert 26.08. 2013, vedlegg nr. 26. Her står det «Godkjenning av ordensreglementet skal utføres på første møte i SU, medio oktober.» Ås kommune ønsker imidlertid også

å skriftliggjøre at det skal orienteres om ordensreglementet i FAU og SMU hver høst på alle skoler i kommunen. Dette er derfor nå lagt inn i 1310-systemet. Se vedlegg nr. 5.

Ås ungdomsskoles lokale planer

Med hensyn til evaluering av Ås ungdomsskoles lokale planer er dette nå innarbeidet lokalt i 1310-systemet. Dette gjelder for

 Helhetlig plan for elevenes psykososiale miljø

 Handlingsplan mot mobbing

 Plan for arbeid for et bedre psykososialt miljø

Alle ansatte ved skolen skal delta på teammøter der en gjennomgang og evaluering av planene skal være gjennomgått før 01.03. hvert skoleår. Det skal være gjennomgang og evaluering av planene i fellestiden på skolen før 01.05. Dette ledes av rektor. Når skolens ansatte har hatt en grundig evaluering av planene, skal dette opp i SMU til diskusjon og evaluering før 01.06 hvert skoleår. På denne måten mener skolens ledelse at alle planene er gjennomgått og evaluert før kommende skoleår. Det vil da være helt oppdaterte planer som sendes ut til nye 8. trinnsforesatte og elever i «Velkommen til Ås ungdomsskole»

informasjonsheftet. Se vedlegg nr. 6.”

Fylkesmannen at Ås ungdomsskole kan dokumentere hvordan de evaluerer planer og rutiner.

(15)

15

5) Kan skolen dokumentere at de etterlever planer og rutiner i praksis?

Rektor svarer slik i egenvurderingen:

”Tema på teamledermøter, teammøter og i samlet personale.”

En viktig del av et internkontrollsystem er at skolen skriftlig kan dokumentere at planer og rutiner etterleves i praksis. Kravet omtales i Udirs rundskriv i punkt 6.2 ”Krav til dokumentasjonen”, hvor tredje avsnitt innledes med følgende ordlyd:

”I tillegg til det som dokumenteres skriftlig, må skolen kunne dokumentere at

”- tiltakene blir satt i verk og planer og rutiner blir fulgt i praksis (nest siste kulepunkt)

Ås ungdomsskoles dokumenter inneholder en rekke tiltak og aktiviteter som utgjør en

vesentlig del av skolens arbeid med elevenes psykososiale miljø. Fylkesmannen har tidligere trukket frem spesielt aktivitetsplanen (i den helhetlige planen) og årshjulet i ”Plan for arbeid for et bedre skolemiljø”. I tillegg kommer Ås kommunes 1310-system, med en rekke lovpålagte aktiviteter.

Fylkesmannen fikk gjennom intervjuene bekreftet at rektor på skolenivå følger opp

kommunens rutiner i 1310-systemet. Rektor sender ut påminnelser til ansatte som ikke har kvittert for at de ulike gjøremålene de har ansvaret for, er utført.

Når det gjelder de ulike gjøremål og aktiviteter som ikke inngår i 1310-systemet, kan Fylkesmannen imidlertid ikke se at skolen kan dokumentere hvorvidt de er utført eller ikke.

Fylkesmannen spurte på denne bakgrunn rektor om dette i intervjuet, og han bekreftet at de lokale gjøremålene i skolens årshjul ikke er lagt inn i 1310-systemet.

Opplæringsloven § 9a-4 gir skolen et direkte ansvar for å ha et internkontrollsystem som omfatter alle bestemmelsene i kapittel 9a. Fylkesmannen som tilsynsmyndighet legger derfor til grunn at skolen skal ha et internkontrollsystem som omfatter det kommunens 1310-system ikke dekker.

Ås ungdomsskole kan delvis dokumentere at planer og rutiner etterleves i praksis. Dette gjelder de aktivitetene som fremgår av Ås kommunes 1310-system. Etter Fylkesmannens vurdering kan skolen imidlertid ikke dokumentere at gjøremålene i årshjulet og aktivitetsplanen er utført, med mindre de også fremgår av 1310-systemet.

Fylkesmannen anser ut ifra ovennevnte at Ås ungdomsskole ikke kan dokumentere at planer og rutiner etterleves i praksis.

Fylkesmannens konklusjon – forebyggende arbeid og internkontroll

Ås kommune – Ås ungdomsskole har ikke oppfylt opplæringslovens krav til systematisk arbeid når det gjelder forebyggende arbeid og internkontroll, jf. § 9a-4 og § 9a-3 første ledd.

Ås kommune må i denne forbindelse se til at Ås ungdomsskole:

Dokumenterer at de gjøremål som ikke fremgår av 1310-systemet, etterleves i praksis.

(16)

16 3.2 Individuelt rettet arbeid

Det forebyggende arbeidet må sees i sammenheng med det individuelt rettede arbeidet ved skolen. Det er viktig for oppfyllelsen av kravet i opplæringsloven at de forebyggende tiltakene som blir planlagt, også etterleves i praksis.

Skolens plikt til å gripe inn når det oppstår forhold som er krenkende for en eller flere elever følger hovedsakelig av § 9a-3 andre og tredje ledd. Opplæringsloven oppstiller særskilte plikter for skolen tilknyttet det psykososiale miljøet og gir eleven/foreldrene særskilte rettigheter i tilknytning til saksbehandlingen ved skolen. Ved å kontrollere hvordan skolene etterlever de konkrete pliktene i § 9a-3 andre og tredje ledd, vil tilsynet kunne bidra til å sikre at skolene i praksis arbeider for å fremme elevenes helse, trivsel og læring.

Rettslige krav

Skoleeier, skolen, skoleledelsen og alle de ansatte plikter å sikre elevenes individuelle rett etter § 9a-1 gjennom individuelt rettet arbeid. Det individuelt rettede arbeidet ved skolen er regulert i § 9a-3 andre og tredje ledd i opplæringsloven. Reglene presiserer at alle som er ansatt ved skolen, har en handlingsplikt som innebærer å gjøre

undersøkelser, plikt til å varsle skoleledelsen og plikt til å gripe inn når det er nødvendig og mulig. Videre er skolen pålagt å behandle anmodninger fra elever eller foreldre som omhandler det psykososiale miljøet etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven.

Se for øvrig vedlegg 3 til denne rapporten for mer om de rettslige kravene under dette temaet.

Dokumentasjon og informasjon, samt Fylkesmannens vurderinger

Individuelt rettet arbeid - § 9a-3 andre ledd

Har skolen rutiner for hva de skal gjøre når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger, herunder varsling til skoleledelsen?

Skolen må ha rutiner som sikrer at skolens ansatte vet hva de skal gjøre når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger.

Dersom de ansatte har undersøkt saken og kommet til at det er forhold som bør følges opp, skal skolens ledelse informeres. Varslingen kan gjøres både skriftlig og muntlig, dette avgjøres av skolen. Skolen må imidlertid ha skriftlige rutiner for varsling som en del av internkontrollen, jf. § 9a-4. Dette henger sammen med skolens plikt til å arbeide systematisk med det psykososiale miljøet jf. opplæringsloven § 9a-4.

Ås ungdomsskole har to rutinebeskrivelser for hva de ansatte skal gjøre når elever blir utsatt for krenkende ord eller handlinger. For det første ”Handlingsplan mot mobbing”.

Denne planen har under kapittel 15 et punkt om ”Mistanke om eller melding om mobbing fra medelev” og under kapittel 16 ”Framgangsmåte ved mistanke om mobbing fra ansatt”.

I handlingsplanen uttales at ansatte ved ”kunnskap eller mistanke” om mobbing - fra medelev eller fra en ansatt - snarest skal varsle skoleledelsen, og ”selv gripe direkte inn”

dersom det er nødvendig.

For det andre ”Helhetlig plan for Elevenes psykososiale miljø”. Denne planen inneholder et punkt om ”Ansattes plikt til å gripe inn”. Her beskrives at ansatte skal være kjent med § 9a-3 andre ledd og personalet skal være kjent med ovennevnte handlingsplan.

Handlingsplanen er med andre ord en del av den helhetlige planen.

(17)

17

I intervju var lærerne litt uklare på hvorvidt de hadde kjennskap til denne konkrete rutinen, men de var klare på at de mente skolen hadde skriftlige rutiner. Det ble videre opplyst at de mente det stod ”noe om handlingsplikten i den helhetlige planen”, og at de sa fra til ledelsen ved krenkende handlinger.

På grunnlag av ovennevnte vurderer Fylkesmannen at Ås ungdomsskole har rutiner for hva de skal gjøre når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger, herunder varsling til skoleledelsen.

Kan skolen dokumentere hvordan de ansatte gjøres kjent med sin handlingsplikt?

Skolen må dokumentere og vise til en aktiv handling som sikrer at skolens ansatte kjenner til handlingsplikten, og hva denne innebærer. Dette henger sammen med skolens plikt til å arbeide systematisk med det psykososiale miljøet jf. opplæringsloven § 9a-4.

I ”Plan for arbeid for et bedre skolemiljø” står det i årshjulet at skolen skal gjennomgå

handlingsplikten etter kap. 9a i september hvert år. I ”Helhetlig plan for Elevenes psykososiale miljø” følger at de ansatte har plikt til å kjenne til handlingsplikten.

Det fremgår av e-post som rektor sendte ut til alle ansatte 21.08.2012, at alle har mottatt en link til Utdanningsdirektoratets rundskriv Udir-2-2010.

I Ås kommunes 1310-system følger at det skal holdes informasjonsmøte om kap. 9a for alle ansatte innen 1. september hvert år.

På denne bakgrunn anser Fylkesmannen at skolen kan dokumentere hvordan de ansatte gjøres kjent med sin handlingsplikt.

Kjenner skolens ansatte til innholdet i handlingsplikten?

Handlingsplikten er knyttet til § 9a-3 andre ledd og innebærer en plikt for alle ansatte til å undersøke og varsle skoleledelsen, samt å gripe direkte inn hvis det er nødvendig og mulig. Denne plikten gjelder dersom de ansatte har mistanke eller kunnskap om at en elev er utsatt for krenkende adferd, altså tilfeller som skolen selv oppdager.

I intervju med rektor ble det opplyst at det skolen legger i begrepet handlingsplikt er:

” … at lærerne har en plikt til å gjøre noe aktivt. Essensen i dette er at lærere må observere og eventuelt gripe inn. De skal varsle skoleledelsen og det skjer primært muntlig.”

I intervju med lærerne ble det opplyst at begrepet handlingsplikt betyr:

”… at lærerne har plikt til umiddelbart å gjøre noe med saken. Som kontaktlærer må man undersøke hva dette handler om med elev og foreldre, og ev. andre

lærere. Etter dette må det vurderes (…) Ved mistanke om mobbing/noe alvorlig sier de fra til ledelsen.”

Rektor skriver i sin egenvurdering at ”er man i tvil om det er mobbing tar man det opp med dem det gjelder umiddelbart. Tvil = handling”.

På bakgrunn av ovennevnte uttalelser anser Fylkesmannen at de ansatte kjenner til innholdet i handlingsplikten.

(18)

18

Undersøker, varsler og griper de ansatte inn når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger?

De ansattes handlingsplikt inntrer ved kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger. Om de ansatte skal gripe inn, må vurderes konkret i den enkelte situasjon. Etter at en ansatt har undersøkt saken og kommet frem til at dette er forhold som bør følges opp, skal skoleledelsen varsles.

Det ble opplyst i intervjuer med lærerne at de undersøker og griper inn overfor krenkende adferd når de har mistanke eller kunnskap om det. Dette gjøres ved for eksempel å arrangere et meklingsmøte. Lærerne melder også ifra til de aktuelle kontaktlærerne dersom det ikke gjelder ”egne” elever.

Det fremkom også i intervjuene at både lærerne og miljøarbeideren er kjent med skolens rutiner om varsling til ledelsen.

Fylkesmannen vurderer på denne bakgrunn at de ansatte ved Ås ungdomsskole

undersøker, varsler og griper de ansatte inn når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger.

Har skolens ansatte en felles forståelse av hva det skal varsles om?

For å sikre at alle hendelser som burde vært varslet, skal nå frem til skoleledelsen, må de ansatte på skolen ha en felles forståelse for hva det skal varsles om. Hvorvidt de ansatte har en felles forståelse, må ses i sammenheng med om skolen har definert hva de anser som krenkende adferd. Fylkesmannen viser i denne forbindelse til de rettslige kravene i vedlegg 3, som blant annet fastslår:

”Skolen med alle sine ansatte må ha en felles forståelse av når det skal varsles, og hvordan varslingen skal skje … Disse avklaringene og rutinene for dette må

innarbeides i internkontrollen etter § 9a-4.”

Fylkesmannen har tidligere i rapporten konkludert med at Ås ungdomsskole har definert hva de anser som krenkende adferd. Rektor uttaler i sin egenerklæring at skolens plandokumenter jevnlig blir tatt opp som tema i fellestiden for lærerne og diskutert der.

Skolen har med andre ord en pågående prosess hvor dette begrepet blir bearbeidet av alle ansatte ved skolen.

På Fylkesmannens spørsmål om lærerne reagerer likt på krenkende atferd, bekreftet elevene i intervju langt på vei en slik felles forståelse:

”Ja, ganske likt. Lærerne er strenge med kallenavn. Det kan være vanskelig for lærerne å skille mellom hva som er tøys og hva som er mobbing.

Lærerne er flinke til å gå rundt og se hva som skjer, og snakker med de som ikke har det bra”.

Foreldrene er av samme oppfatning:

”Opplever ikke at ordensreglene praktiseres forskjellig fra lærer til lærer. Opplever at lærerne er like strenge.”

Som følge av dette anser Fylkesmannen at de ansatte har en felles forståelse av hva det skal varsles om.

(19)

19

Har skoleledelsen rutiner for hvordan varsling skal følges opp?

Skolens ledelse må ha rutiner for hvordan varsling skal følges opp på en egnet måte slik at en elev som har vært utsatt for krenkende ord eller handlinger, får oppfylt retten til et godt psykososialt miljø. Det må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle om det er behov for å iverksette tiltak og hvilke tiltak som er egnede. Det er ikke formulert noe krav om at skolen må fatte et enkeltvedtak når skolen selv har mistanke eller kunnskap om krenkende adferd.

Ås ungdomsskole har som tidligere nevnt ”Handlingsplan mot mobbing”. Både kapittel 15 og 16 inneholder rutiner for oppfølging av varsling.

Rektor opplyste i intervju at der er han som ”bruker denne planen”, men at lærerne har

”fått i lekse å lese gjennom planen”.

Ut ifra dette vurderer Fylkesmannen at skoleledelsen har rutiner for hvordan varsling skal følges opp.

Har skolen rutiner for å vurdere om det skal fattes enkeltvedtak når de

iverksetter tiltak som er av inngripende karakter og bestemmende for elevens rettigheter og plikter?

I de situasjoner hvor skolen selv oppdager at en elev har vært utsatt for krenkende adferd og på bakgrunn av dette iverksetter tiltak, må skolen vurdere om disse tiltakene krever et enkeltvedtak. Dette vil være i de tilfeller der tiltakene som skolen beslutter å iverksette, er av en slik art at de må anses å være av inngripende karakter og bestemmende for elevens rettigheter og plikter. Tiltakene må være hjemlet i skolens ordensreglement og være i tråd med opplæringsloven.

Fylkesmannen kan ikke se at Ås ungdomsskole har noen skriftlige rutiner for å fatte enkeltvedtak når de iverksetter tiltak som er av inngripende karakter og er

bestemmende for elevens rettigheter og plikter.

På dette spørsmålet svarer rektor i egenvurderingen følgende:

”Vår rutine: Enhver hendelse hvor foresatte eller elever melder mobbesaker skal følges opp med enkeltvedtak.”

Rektor skiller her ikke mellom opplæringsloven § 9a-3 andre og tredje ledd. Det synes for Fylkesmannen som om rektor ikke er kjent med at det også skal vurderes

enkeltvedtak med hjemmel i § 9a andre ledd. Se mer om bestemmelsens tredje ledd nedenfor.

På denne bakgrunn er det Fylkesmannens vurdering at skolen ikke har rutiner for å vurdere om det skal fattes enkeltvedtak når de iverksetter tiltak som er av inngripende karakter og bestemmende for elevens rettigheter og plikter.

”§ 9a-3 andre ledd

I dokumentet «Helhetlig plan for elevenes psykososiale miljø», vedlegg nr. 5 i oversendelse fra Ås kommune datert 28.08. 2013 sier kulepunkt under Ansattes plikt til å gripe inn at det skal vurderes om «Tiltakene krever enkeltvedtak». I tillegg til dette er det nå

innarbeidet en presisering under kulepunktet. Se vedlegg nr. 7, 8 og 9.”

(20)

20

Fylkesmannen at Ås ungdomsskole har rutiner for å vurdere om det skal fattes enkeltvedtak når de iverksetter tiltak som er av inngripende karakter og bestemmende for elevens

rettigheter og plikter.

(21)

21

Individuelt rettet arbeid - § 9a-3 tredje ledd

Har skolen rutiner for hva de skal gjøre når elever/foreldre ber om tiltak knyttet til skolemiljøet?

Fylkesmannen kan ikke se at noen av skolens egne planer inneholder noe om plikten til å fatte enkeltvedtak etter henstilling fra elever/foreldre.

Punkt 3.8 i Ås kommunes dokument ”Prosess for Grunnskolen” har tittelen ”Elevenes fysiske og psykososiale miljø”. Der går det frem at skolen plikter å fatte enkeltvedtak etter henstillinger fra elever/foreldre, og det vises til § 9a-3 tredje ledd.

På denne bakgrunn er det Fylkesmannens vurdering at skolen har rutiner for hva de skal gjøre når elever/foreldre ber om tiltak knyttet til skolemiljøet.

Informeres elever/foreldre om sin rett til å få enkeltvedtak:

- Generelt, slik at alle får denne informasjonen?

- Konkret, når den enkelte gjør en slik henstilling til skolen?

Ås ungdomsskole gir generell informasjon til elever/foreldre på skolens hjemmeside om at henvendelser vedrørende elevens skolemiljø ”skal behandles som et enkeltvedtak i henhold til forvaltningsloven”.

Rektor har i egenvurderingen opplyst at det er informert om retten til enkeltvedtak på SMU-møter og FAU-møter, samt at han viser til link til opplæringsloven § 9a på skolens hjemmeside.

Foreldrene Fylkesmannen intervjuet, hadde likevel ikke kjennskap til retten til å få enkeltvedtak. De sa blant annet følgende:

”Informasjonen om dette må være lett tilgjengelig og ikke gjemt i store dokumenter.

Kan ikke huske at dette er informert om på foreldremøter (...) Kan ikke si vi er blitt informert om denne rettigheten.”

Rektor opplyste i intervju at informasjon om retten til enkeltvedtak i konkrete tilfeller gis av rektor.

På bakgrunn av informasjon på hjemmesiden og intervju med rektor vurderer Fylkesmannen at elever/foreldre informeres om retten til å få enkeltvedtak, både generelt til alle og når de gjør en konkret henstilling til skolen.

Fattes det enkeltvedtak i alle tilfeller når elever/foreldre ber om tiltak knyttet til skolemiljøet?

Dersom elever/foreldre ber om tiltak som vedrører det psykososiale miljøet, har skolen plikt til å behandle en slik henstilling etter reglene i forvaltningsloven. Skolen må fatte et

enkeltvedtak uansett om de anser at elevens rett til et godt psykososialt miljø etter § 9a-1 er oppfylt eller ikke.

Rektor har i egenvurderingen uttalt at ”enhver hendelse hvor foresatte eller elever melder mobbesaker skal følges opp med enkeltvedtak.” I intervju opplyste rektor at det fattes enkeltvedtak ved henstillinger, også når skolen anser at elevens rett til et godt psykososialt miljø ikke er brutt.

(22)

22

Fylkesmannen har mottatt ett eksempel på vedtak fattet med hjemmel i opplæringsloven

§ 9a-3 tredje ledd. Vedtaket er fattet på bakgrunn av henstilling fra elev.

I ”Prosess for Grunnskolen” punkt 3.8 går det frem at skolen plikter å fatte enkeltvedtak etter henstillinger fra elever eller foresatte.

På denne bakgrunn vurderer Fylkesmannen at Ås ungdomsskole fatter enkeltvedtak i alle tilfeller når elever/foreldre ber om tiltak knyttet til skolemiljøet.

Tar skolen i vedtakene stilling til den enkelte elevs rett etter § 9a-1, er det skissert tiltak, og blir det opplyst om forvaltningslovens klageregler?

Skolen må i enkeltvedtaket gi en vurdering av om elevens rett til et godt psykososialt miljø er oppfylt eller ikke.

I det ene vedtaket Fylkesmannen har mottatt fra skolen, vises det til og siteres kun fra

§ 9a -3, ikke § 9a -1. Ved å konkludere med at det skal iverksettes tiltak for å bedre det psykososiale miljøet, er det underforstått at elevens rett til et godt psykososialt ikke er oppfylt, men det er ikke eksplisitt uttalt i vedtaket.

Det mottatte vedtaket viser at det skisseres tre tiltak, fordi skolen konkluderer med at det psykososiale miljøet til eleven ikke er tilfredsstillende. Tiltakene omtales for øvrig som vedtak 1, 2 og 3. Det er opplyst om forvaltningslovens klageregler.

Ut ifra ovennevnte anser Fylkesmannen at Ås ungdomsskole ikke tar stilling til den enkelte elevs rett etter § 9a-1 i vedtaket sitt. Skolen skisserer imidlertid tiltak og opplyser om forvaltningslovens klageregler i vedtaket.

Fylkesmannen kan ikke se at Ås kommune har kommentert dette korreksjonspunktet i sin tilbakemelding av 23.10.2013. Fylkesmannen har imidlertid sett at kommunen har sendt inn maler for enkeltvedtak i vedlegg 8a, 8b og 9. Vi oppfatter de to sistnevnte malene til å være ment for den som blir utsatt for krenkende adferd. Malene er tilpasset

§ 9a-3 og refererer lovteksten i henholdsvis andre og tredje ledd.

I begge vedtaksmalene står det at rektor skal ta stilling til om eleven har fått oppfylt sin rett etter § 9a-1 eller ikke. Det er for øvrig kun vedlegg 8b som refererer selve

lovteksten i § 9a-1; det gjør ikke vedlegg 9.

På denne bakgrunn anser Fylkesmannens at skolen heretter vil ta stilling til den enkelte elevs rett etter § 9a-1 i vedtaket sitt. Skolen skisserer også tiltak og opplyser om forvaltningslovens klageregler i vedtaket.

(23)

23 Fylkesmannens konklusjon – individuelt rettet arbeid

§ 9a-3 andre ledd

Ås kommune – Ås ungdomsskole har oppfylt opplæringslovens krav når det gjelder det individuelt rettede arbeidet, jf. § 9a-3 andre ledd, jf. § 9a-4.

§ 9a-3 tredje ledd

Ås kommune – Ås ungdomsskole har oppfylt opplæringslovens krav når det gjelder det individuelt rettede arbeidet, jf. § 9a-3 tredje ledd.

(24)

24 3.3 Brukermedvirkning

Opplæringsloven inneholder krav om at elevene og foreldrene skal gis mulighet til å involvere og engasjere seg i arbeidet for et godt psykososialt miljø ved skolen. Et av virkemidlene fra lovgiver for å sikre brukermedvirkning har vært å stille krav til

opprettelse av diverse råd og utvalg og å gi disse rådene og utvalgene muligheten til å uttale seg før endelig avgjørelse blir tatt.

Brukermedvirkning er ikke en statisk tilstand som kan oppnås en gang for alle i skolen, det er tvert imot noe det må arbeides kontinuerlig med. Tilhørighet i et sosialt og faglig fellesskap gjennom verdier og virkemiddel som verdsettelse, aktiv deltaking og

medvirkning er noe som må gjennomføres kontinuerlig i hverdagen.

Det er ”skolen” som skal sørge for at elevene blir engasjert i skolemiljøarbeidet. Skolen i denne sammenheng vil si skoleledelsen, men det er skoleeier som blir ansvarliggjort dersom ikke det er tilrettelagt for at elevene eller deres foreldre blir involvert og engasjert i skolemiljøarbeidet.

Rettslige krav

§ 9a-5 fastslår at elevene skal engasjeres i det systematiske skolemiljøarbeidet, både i planleggingen og i gjennomføringen av det. Ellers er det gitt regler for ulike organ for brukermedvirkning både i § 9a-6 og i kapittel 11. Det fremgår blant annet at rådene og utvalgene skal gis relevant informasjon og gis en reell mulighet til å uttale seg. Rutiner for å sikre informasjon og varsling til de ulike rådene og utvalgene må innarbeides i internkontrollen ved skolen etter § 9a-4.

Se for øvrig vedlegg 3 til denne rapporten for mer om de rettslige kravene under dette temaet.

Dokumentasjon og informasjon, samt Fylkesmannens vurderinger

Har skolen rutiner for å involvere alle elevene i skolemiljøarbeidet?

Ved Ås ungdomsskole involveres elevene i arbeidet med skolemiljøet på ulike måter.

I årshjulet fremgår at det blir informert om rutiner for alle elever knyttet til det psykososiale miljøet, manifest mot mobbing, klargjøring av begrepet mobbing og ordensreglementet.

Rektor og/eller kontaktlærer har ansvaret for at dette blir gjennomført i løpet av året.

Aktivitetsplanen inneholder en rekke oppgaver og tiltak som skal bidra til et godt psykososialt miljø. Eksempler på dette er å styrke samholdet innad i klassen, unngå mobbing, samt ”riste sammen” de nye 8. klassene.

Fylkesmannen har for øvrig merket seg at "Manifest mot mobbing" skal gjennomgås og gjøres kjent for alle elever på skolen. I referat fra elevrådsmøte datert 03.09.2013 fremgår at det er viktig at alle elevene har et godt psykososialt miljø, samt at ingen blir utsatt for det som er nevnt i manifestet.

Fylkesmannen vurderer på denne bakgrunn at Ås ungdomsskole har rutiner for å involvere alle elevene i skolemiljøarbeidet.

(25)

25

Har skolen rutiner for å opprette de råd og utvalg som opplæringsloven krever?

Ås ungdomsskole følger Ås kommunes 1310-rutiner:

 "Konstituering av Elevråd", med fastsatt frist 06.09.2013.

 "Konstituering av FAU", med fastsatt frist 20.09.2013.

 "Konstituering av Samarbeidsutvalget”, med fastsatt frist, 15.10.2013.

 "Konstituering av Skolemiljøutvalg", med fastsatt frist 15.10.2013.

Ut ifra dette vurderer Fylkesmannen at Ås ungdomsskole har rutiner for å opprette de råd og utvalg som opplæringsloven krever.

Er det opprettet et samarbeidsutvalg med lovmessig sammensetning?

Det følger av opplæringsloven § 11-1 at hver grunnskole skal ha samarbeidsutvalg (SU), med to representanter fra undervisningspersonalet, én for andre ansatte, to for

foreldrerådet, to for elevene og to fra kommunen. Den ene av representantene for kommunen skal være rektor.

Det fremkommer av mottatte referater og en møteinnkalling at det var opprettet SU ved Ås ungdomsskole for skoleåret 2012/2013. Oversikten over møtedeltakere viser at undervisningsinspektør Svendby er oppført som ”lærerrepresentant”; den ene av to.

I telefonsamtale med undervisningsinspektøren har Fylkesmannen fått opplyst at han ikke har faste, timeplanlagte undervisningstimer, kun sporadiske vikartimer ved for eksempel sykdom. Fylkesmannen tolker bestemmelsen slik at de to representantene for undervisningspersonalet skal være ansatte som har faste, timeplanlagte undervisningstimer. Svendby kan dermed ikke være representant for undervisningspersonalet i skolens SU.

Oversikten over møtedeltakere viser i tillegg at SU ikke har noen representant for andre ansatte.

På denne bakgrunn vurderer Fylkesmannen at det er opprettet SU ved Ås ungdomsskole, men at sammensetningen ikke er lovmessig. Skolen må sørge for at de to

representantene for undervisningspersonalet må ha faste, timeplanlagte undervisningstimer. I tillegg må skolen sørge for at én representant for ”andre ansatte” tiltrer SU.

”Ås ungdomsskole har etter Fylkesmannens vurdering ikke et lovmessig sammensatt samarbeidsutvalg, SU. Det er oppnevnt to nye representanter til SU.

 For undervisningspersonalet: lærer Anne Wøien

 For andre ansatte: miljøarbeider Therese Mikkelsen

Inspektør Arne Johan Svendby går ut av SU. Ås kommune mener derfor at sammen- setningen av SU ved Ås ungdomsskole nå oppfyller lovens krav. Jf. vedlegg nr. 17 i oversendelse fra Ås kommune 28.08. 2013.”

På bakgrunn av kommunens redegjørelse vurderer Fylkesmannen at Ås ungdomsskole nå har et samarbeidsutvalg med lovmessig sammensetning.

(26)

26

Er det opprettet et skolemiljøutvalg med lovmessig sammensetning?

Det følger av opplæringsloven § 11-1a at hver grunnskole skal ha et skolemiljøutvalg (SMU).

SMU skal ha representanter for elevene, foreldrerådet, de ansatte, skoleledelsen og kommunen. Bestemmelsen andre ledd fastslår at SU selv kan være SMU. Det må da opprettes tilleggsrepresentanter for elever og foreldre slik at de til sammen har flertall.

Det fremkommer av mottatte referater at det var opprettet SMU ved Ås ungdomsskole for skoleåret 2012/2013. Oversikten over møtedeltakere viser at undervisningsinspektør Svendby også i SMU er oppført som ”lærerrepresentant”. Fylkesmannen kan ikke se at skoleledelsen er representert i SMU slik sammensetningen fremstår i referatet.

Dersom Svendby i stedet møter som undervisningsinspektør i SMU, vil han kunne ivareta kravet om at skoleledelsen skal være representert i utvalget. På bakgrunn av den øvrige sammensetningen vurderer Fylkesmannen at SMU da vil være i samsvar med § 11-1a, fordi elever og foreldre fortsatt vil være i flertall.

På denne bakgrunn vurderer Fylkesmannen at det er opprettet SMU ved Ås ungdomsskole, men at sammensetningen ikke er lovmessig. Skolen må sørge for at skoleledelsen er representert i SMU, samtidig med at elever og foreldre fortsatt er i flertall.

”Ås ungdomsskole har etter Fylkesmannens vurdering ikke et lovmessig sammensatt

skolemiljøutvalg, SMU. Dette er nå endret. Inspektør Arne Johansen representerer ledelsen.

Det er da to foreldrerepresentanter, to elever, en lærer, en fra ledelsen og en fra kommunen.”

På bakgrunn av kommunens redegjørelse vurderer Fylkesmannen at Ås ungdomsskole nå har et skolemiljøutvalg med lovmessig sammensetning.

(27)

27

Avholdes det jevnlige møter i de respektive brukerorganene?

Fylkesmannen ser av mottatte møtereferater fra både SU, SMU, FAU og elevråd at det i skoleåret 2012/2013 ble avholdt møter med jevne mellomrom i disse brukerorganene.

Fylkesmannen vurderer derfor at det avholdes jevnlige møter i de respektive brukerorganene ved Ås ungdomsskole.

Blir skolemiljøsaker tatt opp i de respektive råd og utvalg?

Referater fra SU og SMU viser at skolemiljøsaker er tema i disse utvalgene. Også når det gjelder FAU, viser referater at "Manifest mot mobbing" og "Helhetlig plan for skolens psykososiale miljø" blir tatt opp. Fylkesmannen ser i tillegg at det i elevrådsreferatene fremgår at "Manifest mot mobbing" og elevens psykososiale miljø blir gjennomgått.

I årshjulet fremgår det for øvrig at SMU, elevråd og FAU er med i flere av gjøremålene som har med det psykososiale miljøet å gjøre.

Fylkesmannen vurderer på denne bakgrunn at skolemiljøsaker tas opp i de respektive råd og utvalg ved Ås ungdomsskole.

Fylkesmannens konklusjon – brukermedvirkning:

Ås kommune – Ås ungdomsskole har oppfylt opplæringslovens krav når det gjelder brukermedvirkning, jf. § 9a-5 og § 9a-6, samt § 11-1 og § 11-1a.

(28)

28 4. Oppsummering

På bakgrunn av det som fremgår av punktene 3.1. til 3.3. i denne tilsynsrapporten, har Fylkesmannen funnet følgende lovbrudd:

Forebyggende arbeid og internkontroll - § 9a-4 og § 9a-3 første ledd

1. Ås kommune skal sørge for at Ås ungdomsskole arbeider aktivt, systematisk og kontinuerlig for å fremme et godt psykososialt miljø og forhindre at krenkende adferd oppstår. Ås kommune må i denne forbindelse se til at Ås ungdomsskole:

Dokumenterer at de gjøremål som ikke fremgår av 1310-systemet, etterleves i praksis.

(29)

29 5. Oppfølging av tilsynet

Kommuneloven § 60d fastslår at Fylkesmannen kan gi kommunen pålegg om å rette forhold som er i strid med de bestemmelser fylkesmannen fører tilsyn med. Før pålegg benyttes, skal kommunen gis en rimelig frist til å rette de lovstridige forholdene.

På denne bakgrunn gir Fylkesmannen Ås kommune en frist til 10. februar 2014 for å rette det lovbruddet/korreksjonspunktet som fremgår av tilsynsrapportens kapittel 4, jf. kap. 3.1.

Ås kommune skal innen denne fristen gi en skriftlig erklæring om at lovbruddet er rettet.

Kommunen skal sammen med erklæringen gi en kort redegjørelse for hvordan kommunen har rettet det lovstridige forholdet.

Oslo 2. desember 2013

Jan Petter Nielsen Marit Kanutte Aarflot Martine Wille-Sveum

(30)

30 Vedlegg 1 Oversikt over innsendt dokumentasjon

Dokumentasjon fra Ås ungdomsskole:

1. Egenvurdering og dokumentasjon – Ås ungdomsskole

2. Ordens- og oppførselsreglement ved Ås ungdomsskole 2013/2014 3. Manifest mot mobbing 2009, 2010, 2011, 2012 og 2013

4. Ås-standarden

5. Helhetlig plan for elevenes psykososiale miljø – Ås ungdomsskole mai 2011 6. Plan for arbeid mot et bedre skolemiljø

7. Handlingsplan mot mobbing, 2010 Personalomsorg 8. «Det er mitt valg»

9. «Bruk hue»

10. «Fri»

11. Informasjonshefte: Velkommen til Ås ungdomsskole 12. Inspeksjonsplaner for høsten 2013, vår 2013 og høst 2012 13. utviklingssamtaler på Ås ungdomsskole

14. E-poster fra rektor til skolens ansatte

15. Eksempler på enkeltvedtak etter § 9a-3 tredje ledd 16. Referater fra FAU-møter

17. Referater fra SU-møter 18. Referater fra SMU-møter

19. Elevrådet ved Ås ungdomsskole 2012/2013 20. Referater elevråd

21. Håndbok for Ås ungdomsskole 2013/2014

Dokumentasjon fra Ås kommune:

22. Kommunalt manifest 2011 – 2014 23. Prosess for grunnskole, punkt 3.8

Disse vedleggende ligger i prosessen for grunnskole:

- Sjekkliste for skolens uteområde/ skolegård

- Klage på elev / foreldre – retningslinje for elev foreldreklage - Retningslinjer for klasseledelse

- Vedtaksveileder, utforming av enkeltvedtak knyttet til § 9a-3 tredje ledd 24. 1310: Informasjonshefte fra skolen er gitt til foreldrene

25. 1310: Informasjonshefte for alle ansatte Undervedlegg:

- Opplæringsloven kapittel 9a

- Serviceerklæringen for grunnskolen

- Plan for overgang barneskole – ungdomsskole

26. 1310: Skolens ordensreglement er gjennomgått for elever, foresatte og personalet 27. 1310: Elevundersøkelsen

28. 1310: Konstituering av elevråd

29. 1310: Konstituering av Foreldrenes arbeidsutvalg, FUA 30. 1310: Konstituering av Samarbeidsutvalget, SU

31. 1310: Konstituering av Skolemiljøutvalget, SMU 32. 1310: Foreldremøter er gjennomført på alle trinn 33. 1310: Elevsamtaler er gjennomført for alle elever 34. 1310: Utviklingssamtaler for alle elever er gjennomført 35. 1310: Revisjon av forsvarlig system

Dokumenter mottatt etter intervjudagen:

Eksempel på bruk av Ås kommunes 1310-system på Ås ungdomsskole Referat fra elevrådsmøte 03.09.2013

Ås kommunes brev av 23.10.2013; tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport

(31)

31 Vedlegg 2 Oversikt over de som er intervjuet

Følgende personer ble intervjuet:

Navn Funksjon

Steinar Roti Rektor, Ås ungdomsskole Ingun Steen Andersen

Frank Robert Blindheim Kontaktlærere

Therese Mikkelsen Miljøarbeider/sosionom Ann Kristin Almås

Torben Lai

Siv Korshavn Vestøl

Foreldrerepresentanter fra FAU, SU og SMU

I tillegg avholdt Fylkesmannen intervju med fire elever som representerte elevrådet, samarbeidsutvalget og/eller skolemiljøutvalget ved Ås ungdomsskole.