2 Theoretical framework
2.2 The necessary conditions for becoming sophisticated
A análise dos dados segue por meio da sequência de tabelas criadas para cada tema (questão). A análise se deu a partir da síntese das falas dos Gestores e Não Gestores para cada categoria, sendo que, no tema número cinco (sugestões para a comunicação interna) todas as categorias foram aglutinadas na mesma tabela, com o objetivo de oferecer melhor visualização das propostas sugeridas.
TEMA 1
Tabela 1: Categoria: Sistema de Tecnologia da Informação
CATEGORIA: SISTEMA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
TEMA FREQUÊNCIA EXEMPLOS GESTOR NÃO GESTOR Como ocorre a disseminação, a criação e o compartilhamento de informação a partir da utilização das ferramentas da área de TI.
1 Possuem sistemas de TI que englobam banco de informações e sistemas corporativos para disseminar e compartilhar informações como normativos e decisões da empresa.
1 Dados para pesquisa e informações.
1 Sistema de comunicação para avisos e outras informações dispostos na área de trabalho do computador.
1 E-mail corporativo utilizado para disseminar informação.
1 Sistema corporativo é organizado por unidade e assunto por competência. 1 Sistema de atendimento ao cliente aberto a consultas, para disseminação e
compartilhamento da informação.
1 Nem todos os sistemas permitem acesso de todos os empregados. 1 Ferramentas de TI oferecem facilidade na disseminação da informação. 1 Sistema de TI é passivo, depende do interesse de cada funcionário e do
preparo daquele funcionário.
Continuação da Tabela 1
1 TI não trata nem resolve problemas de regra de negócio.
1 TI é fundamental para a questão da comunicação para a disponibilização de informações.
1 Portal corporativo não tem conteúdo e identidade histórica
1 Os sistemas de TI avançaram e a empresa continuou compartimentada, não se adaptou.
1 Poderia ter um sistema corporativo que atualizasse as normativas, avisasse se determinada pessoa não respondeu despacho, enviando uma cobrança automaticamente (up flow), que controlasse diversas tarefas.
1 Relatórios nem sempre são rotineiros.
1 TI aprimorando sistema para ter relatórios de forma automática e interativa à sala de reuniões.
1 Ferramentas criadas para dar mais agilidade e rapidez na obtenção da informação.
1 A empresa possui vários sistemas com a mesma informação.
1 Problema não são as ferramentas de TI, mas a forma como são utilizadas. 1 Não se faz nada na empresa sem a TI.
1 Coordenação de Informática – CODIN, desenvolve sistemas para compartilhar informação
1 Informação disponibilizada na área de trabalho do computador. 1 E-mail corporativo facilita a disseminação da informação
1 Sistema corporativo é desenvolvido por unidade e assunto por competência. 1 Sistema de atendimento ao cliente aberto a consultas, disseminação e
compartilhamento da informação.
1 Nem todos os sistemas são abertos, mas deveriam ser assim, para todos os empregados acessarem.
1 Ferramentas de TI oferecem disseminação da informação fácil. Fonte: Dados da pesquisa (2013)
Percebe-se nesta categoria o conhecimento dos participantes a respeito da relevância do papel da TI para a disseminação, a criação e o compartilhamento de informação no meio organizacional. Apontam as ferramentas de TI como formas de antecipar a obtenção de informação, indo ao encontro com o que destacam Bukowitz; Williams (2002), no tocante às tecnologias da informação e da comunicação, ou seja, elas criam condições para que as pessoas possam compartilhar informações sem as restrições dos limites geográficos e temporais. No entanto, ressaltam que embora a empresa disponibilize as ferramentas, elas não são utilizadas. (A gente tem ferramentas para isso, nós não usamos, então não é o problema da TI, é na utilização da ferramenta).
É possível perceber que, em relação à infraestrutura tecnológica oferecida pela empresa em estudo, a visão é positiva. Uma das barreiras identificada está relacionada a não integração dos sistemas. Cada unidade administrativa tem acesso apenas à informação de sua competência. Outra barreira identificada está relacionada à falta de preparo dos usuários, tanto na utilização como na alimentação dos sistemas. “[...] a Terracap tem uma das melhores estruturas do GDF [...] longe de alcançar o que é ideal [...] muitos gestores não entendem isso, a TI vem para dar suporte, ela não vem para tratar do seu negócio [...]. Tanto que as grandes corporações hoje já possuem um diretor de TI, para que ele esteja ao nível da diretoria para tomar decisões [...] eu acho que a TI nesse ponto é fundamental em relação à questão da comunicação, da disponibilização de informações, mas para isso precisa ter a participação dos usuários [...]”.
A respeito da infraestrutura tecnológica, Laurindo et al. (2001), ressaltam que não basta investir em tecnologia para desfrutar de todo potencial da TI. Os sistemas de informação devem contar com a criação conjunta da direção do negócio e da direção de TI. Para tanto, é necessário que haja alinhamento estratégico entre a área de negócio e a área de TI. Esse comportamento pressupõe comunicação efetiva entre usuários e desenvolvedores de sistemas. Outro aspecto relevante é o fato de que, embora se registre a presença de infraestrutura tecnológica e a conscientização da relevância do seu papel, há resistência para a utilização dessas ferramentas, tanto para captura como para alimentação e atualização do sistema com informações relevantes para a realização das atividades diárias da empresa. É
dos empregados como responsáveis principais pelo uso da informação. No entanto, embora os sistemas estejam presentes, as departamentalizações se constituem como barreiras ao fluxo da informação (... Eu tenho toda a informação que está lá no cadastro disponível, mas eu não posso utilizar aquela informação porque eu tenho que mandar para um núcleo via papel, tanto que ele me cobra aquilo que eu já sei. A burocracia é muito maior. [...] a gente tem muitos sistemas, a gente tem uma gama enorme de sistemas, mas não tem liberdade de passar a informação adiante. Então esse é o grande problema [...] é a estrutura da organização da empresa que não permite. Hoje acho que o problema não é a ferramenta em si, mas como a gente usa essa ferramenta aqui). Há evidências de disponibilização de informações rotineiras, normativas e prescritivas, no entanto, há necessidade de implantação de um sistema que organize, integre e disponibilize as informações por meio de ferramentas que possibilitem agilidade no acesso e na disseminação, além de treinamento dos envolvidos no processo de captura, armazenamento, compartilhamento e disseminação de informação estratégica para a empresa.
Os Não Gestores também concordam que as ferramentas de TI facilitam a disseminação das informações, como também que o sistema corporativo é formatado por assuntos de competência de cada unidade e, não permite o acesso de outras unidades às informações que deveriam estar disponíveis para toda a empresa. Embora já exista no sistema da Gerência de Atendimento – GEATE, inaugurada em 2013, um sistema que consolida toda a informação prestada ao cliente, não foi divulgado para a empresa, de forma efetiva, a existência desse sistema e as possibilidades que ele oferece. A área de trabalho do computador foi apontada pelos Não Gestores como um dos canais que funciona como disseminador de informações. No entanto, este canal é utilizado pela empresa para informar e convidar para eventos e atividades diversas realizadas na empresa. (... Eu acho que é assim que vai disseminando as informações. Às vezes não chama tanto a atenção naquela hora da leitura, mas você passa para o colega, você chama a atenção do colega e isso vai meio que automático. Quando uma coisa realmente interessa, como por exemplo, um ponto facultativo). Percebe-se que as informações de interesse pessoal são disseminadas com rapidez (condicionadas ao interesse do empregado). O mesmo não ocorre com as informações de interesse da empresa, embora o canal utilizado seja o mesmo (área de trabalho do computador). (Eu
informação mais pontual, daquilo que é obvio daquelas informações curtas, rápidas, mas talvez informações mais complexas não tenham essa mesma disseminação, essa mesma divulgação com todos os empregados. A informação mais complexa não segue esses ritos, isso serve só para informações curtas, as informações informativas). Outro fator identificado é que, na visão dos Gestores e dos Não Gestores, a informação está disponível, bastando para tanto, atitude das pessoas em acessá-las e compartilhá-las.
Tabela 2: Categoria: Informação CATEGORIA: INFORMAÇÃO TEMA FREQUÊNCIA EXEMPLOS GESTOR NÃO GESTOR Como ocorre a disseminação, a criação e o compartilhamento de informação a partir da utilização das ferramentas da área de TI.
1 1 Assessoria da presidência se dedica a disponibilizar decisões, atas, tudo que é produzido no setor de forma ampla.
1 Quando uma informação é solicitada demora para ser repassada.
1 Pessoas se envolverem mais com as informações de suas competências.. 1 Pessoas disponibilizarem informações interna e externamente.
1 Usuário precisa disponibilizar as informações.
1 Há os donos da informação que não a compartilham.
1 Dificuldade de obter informações, detentores de informações colocam muitas exigências para disponibilizá-las e possuem obrigações legais para disponibilizá-las.
1 Informação é poder se for compartilhada.
1 Dificuldade para repassar a informação, só quem a gera pode fornecer aos clientes da empresa.
1 Disseminação é feita pelas pessoas, não pelo sistema.
Continuação da tabela 2
1 Informações estão on line, todos tem acesso.
1 Portal da Estratégia com informações de Planejamento Estratégico, indicadores e projetos, em reformulação e sem atualização atualmente.
1 Portal do Servidor não tem conteúdo e identidade histórica. 1 Disseminação da informação é automática.
1 Informações curtas e informativas possuem disseminação, divulgação e acesso amplo.
1 Informações mais complexas não possuem disseminação a todos os empregados.
1 Informação mais detalhada tem que se dirigir ao setor responsável.
1 Processos de trabalho, ações e projetos são menos conhecidos, disseminados e compartilhados..
1 A empresa possui vários sistemas com a mesma informação.
1 Uniformizar informações sobre as unidades por meio de seminários, experiência da explanação da DIPRE.
Há necessidade de informação para o desenvolvimento do trabalho diário na organização, no entanto, são perceptíveis as barreiras ocasionadas pela retenção das informações. (... nós temos a questão dos donos da informação, se sentem donos da informação e não podem compartilhar [...] você pede uma informação, às vezes demora semanas para receber ...).
A esse respeito, Kunsch (2009); Torquato (2010) pontuam que um dos maiores entraves do sistema de comunicação é a retenção das informações, seu uso como forma de poder, “[...] os chefes, em nível de gerência, não gostam de passar informações para os subordinados, pois, assim o fazendo estariam compartilhando poder com eles” (TORQUATO, 2010, p. 7). Há indícios deste comportamento na empresa em estudo.
Kunsch (2003) aponta os fatores que se constituem como barreiras ao processo comunicativo: no âmbito organizacional as barreiras mais comuns são as pessoais – as pessoas podem facilitar ou dificultar essa dinâmica, depende da personalidade de cada um, do estado de espírito, das emoções, dos valores e da forma como cada indivíduo se comporta no âmbito de determinados contextos; administrativas/burocráticas – decorrem das formas como as organizações atuam e processam suas informações; o excesso e a sobrecarga de informações – a falta de seleção e de prioridades confunde o público, em vez de propiciar uma comunicação eficaz; e, as informações incompletas e parciais.
Essas características encontram-se presentes na empresa em estudo se analisada a seguinte resposta: (...O assunto está sempre desembocando para o lado humano, a interação entre as pessoas [...] Essas pessoas que se debruçam para fazer esse relatório de administração ficam mendigando informações para essas pessoas [...] botam um monte de exigência para uma situação que é lei, elas tem obrigação legal de fazer isso e as pessoas ficam segurando informações [...]. Então, o sistema é necessário? É necessário sim, mas mais do que o sistema é esse comportamento que precisa ser questionado). A fala dos gestores ratifica a compreensão de que a disseminação é feita pelas pessoas, por meio dos sistemas de TI. O que se percebe também nesta categoria é a barreira encontrada quando da necessidade de utilização da informação que está disponível para consulta. Ainda que uma unidade de mesma diretoria tenha acesso à informação de outra unidade,
responsável por aquela informação.
Há convergência nas respostas dos Gestores e Não Gestores, em relação ao compartilhamento de informação que ocorre a partir da demanda das unidades e ao sistema corporativo da empresa que não é integrado e não possibilita acesso irrestrito às informações do seu banco de dados. Em muitos casos, há necessidade de deslocamento até à unidade gestora do sistema para a obtenção de informações. Alguns sistemas disponibilizam a informação para todos os usuários, outros não. Por exemplo: o sistema de Gestão de Reserva de Auditório – GRA, e o sistema de Gestão de Pesquisa Textual – GPT – repositório de documentos oficiais (normas setoriais, gerenciais, regimento interno, acordo coletivo de trabalho, formulários de solicitações diversas, entre outros) permitem a visualização de usuários de todos as unidades da empresa. O sistema de Gestão de Programas e Projetos - GPP restringe o acesso ao gestor do sistema, a alta direção, gerentes, chefes de unidades e gerentes de projetos. Ou seja, as informações a respeito dos programas e projetos desenvolvidos pela empresa não são disseminados para todos os empregados.
O portal da estratégia, criado como repositório das informações de planejamento estratégico está em fase de reformulação. Conclui-se que as barreiras informacionais são de caráter tecnológico
Tabela 3: Categoria: Empregados CATEGORIA: EMPREGADOS TEMA FREQUÊNCIA EXEMPLOS GESTOR NÃO GESTOR Como ocorre a disseminação, a criação e o compartilhamento de informação a partir da utilização das ferramentas da área de TI.
1 Depende do interesse do empregado para acessar os sistemas.
1 Preparo desigual dos empregados para acessar os sistemas, ocasionando dificuldades para dimensionar os sistemas de TI.
1 Pessoas não disponibilizam informação dificultando a comunicação interna. 1 Alguns empregados acham que outros defendem interesses de pessoas de
fora da empresa.
1 Falta de humanidade e comprometimento por parte de alguns empregados. 1 Problema não é humanização é interação.
1 Comportamento humano, interação entre as pessoas precisa ser questionado. 1 O interesse do empregado em relação à informação disseminada é subjetivo. 1 Pessoas não acessam E-mail, a informação circula no "boca a boca".
1 O acesso à informação depende do interesse dos empregados.
1 Os empregados desconhecem os processos de licitação, evento mais importante na empresa.
Nesta categoria o comportamento dos empregados em relação à informação foi distorcido. É possível o entendimento de que cabe ao empregado a responsabilidade pelo acesso dos sistemas disponíveis. Na visão dos gestores, os aspectos que envolvem a comunicação entre as unidades, ou seja, o fator identificado como barreira nessa modalidade de comunicação é a falta de interação, de entrosamento entre os empregados. A esse respeito, Torquato (2010) informa que no ambiente organizacional, o nível de entrosamento entre a equipe é um dos fatores determinante para a qualidade da comunicação. Quanto maior a integração entre as unidades administrativas, melhor será o processo comunicacional. Esse entrosamento gera confiança mútua.
Na visão dos Não Gestores não há como mensurar o interesse do empregado em relação à informação disseminada. No entanto, é consenso entre os Gestores e Não Gestores que o acesso à informação depende da postura individual de cada empregado que compõe o ambiente organizacional, (... quem não quer se informar é porque não quer, porque a informação está disponível, acho que tem várias formas aí, eu já conheço gente que não acessa email, então essas pessoas é no boca a boca [...]. A falta de acesso às informações provoca o desconhecimento de eventos importantes para a empresa, como exemplo, o processo de licitação. (... o processo mais importante aqui da Terracap que é a licitação, você pode notar que 60% dos funcionários da Terracap não sabem que dia que é a licitação...)
Tabela 4: Categoria - Gestores CATEGORIA: GESTORES TEMA FREQUÊNCIA EXEMPLOS GESTOR NÃO GESTOR Como ocorre a disseminação, a criação e o compartilhamento de informação a partir da utilização das ferramentas da área de TI.
1 Gestores não entendem que a TI é para dar suporte, não para tratar os negócios da empresa.
1 Cada diretoria na empresa parece ser uma empresa diferente. 1 Descontinuidade e planos diferenciados de gestão.
1 Melhorar muito para fazer uma administração transparente.
1 Visão de futuro da empresa: ser reconhecida pela sociedade como a mais importante do complexo administrativo do GDF até 2014.
1 Sistema de TI avançou, mas empresa continua compartimentada, não se adaptou.
É perceptível, na visão dos gestores, a importância do papel das pessoas que compõem o ambiente organizacional na dinâmica de disseminação, criação e compartilhamento de informação. Embora os sistemas de TI tenham avançado, esses recursos são passivos. Os avanços da tecnologia da informação apenas facilitam os processos que envolvem a informação e a geração do conhecimento individual e organizacional. Isoladamente, a TI não alcança resultados, cabe ao usuário a gestão dos processos de trabalho e, consequentemente, das informações pertinentes as suas atividades e conhecimentos que utilizam, a partir da estruturação, captação das informações relevantes, utilização e integração dessas informações nos processos de trabalho.
A departamentalização da estrutura reforça a existência de subculturas, descrita por Robbins (2002), como miniaturas dentro da organização, as quais, normalmente, são definidas por designações de departamentos e separações geográficas. Há indícios de conflitos entre as subculturas e a cultura maior, pois cada diretoria trata, utiliza e compartilha a informação baseada na relação de poder que a informação proporciona (... nós temos várias empresas aqui dentro, é como se a diretoria fosse a sua empresa, tivesse a sua ilha, nos temos a questão dos donos da informação, se sentem donos da informação e não podem compartilhar...)
Tabela 5: Categoria - Empresa CATEGORIA: EMPRESA TEMA FREQUÊNCIA EXEMPLOS GESTOR NÃO GESTOR Como ocorre a disseminação, a criação e o compartilhamento de informação a partir da utilização das ferramentas da área de TI.
1 1 Empresa privilegiada pela disponibilidade de sistemas de informação. 1 Dentro das diretorias os setores se comunicam.
1 De uma diretoria para outra há dificuldades de comunicação. 1 Cada diretoria parece ser uma empresa diferente.
A visão dos Não Gestores converge com a dos gestores no tocante à sensação de que existem várias diretorias numa mesma estrutura organizacional. No entanto, percebe-se que para este grupo, embora a empresa possua sistemas de informação satisfatórios, a comunicação intradepartamental é boa, mas, a comunicação interdepartamental enfrenta barreiras. (... dentro da diretoria tem uns setores que conversam se comunicam, mas de uma diretoria para outra tem essa dificuldade, cada diretoria aqui parece ser uma empresa...).
TEMA 2
Tabela 1: Categoria: Sistema de Tecnologia da Informação
CATEGORIA: SISTEMA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
TEMA
FREQUÊNCIA
EXEMPLOS
GESTOR NÃO
GESTOR Qual a efetividade das
ferramentas de TI na
Terracap na
comunicação entre as unidades
1 Cada unidade tem a sua ferramenta ocorre uma divisão chamada de departamentalização, isto é um problema muito grande.
1 Ao solicitar um compartilhamento de dados para um só sistema as pessoas se fecham, querem usar somente os seus.
1 E-mail corporativo é o único que funciona 100% para disseminar as informações
2 Ferramenta é boa, a empresa é o problema.
1 GDOC utilizado a partir do Gmail, meio informal utilizado por algumas pessoas na empresa.
1 Gmail já foi bloqueado em algumas oportunidades.
1 Ferramenta Gtalk foi útil para comunicação com empregado deficiente auditivo, pois ninguém falava libras.
1 Teste e estudo de custo benefício com ferramenta da Microsoft chamada “Link” que se integra ao “Out look” e permite bate papo, vídeo chamada, dentre outras funcionalidades.
Continuidade da Tabela 1
1 Efetividades das ferramentas dependem da forma como é utilizada pela unidade e pelo empregado.
1 CODIN demandada a desenvolver sistema para compartilhar informação. 1 Repositório de Informações on-line, todos da empresa tem acesso.
1 Portal da estratégia com informações de Planejamento Estratégico, indicadores e projetos, em reformulação e sem atualização atualmente.
1 Comunicação de tela alimentada pela Assessoria de Comunicação. 1 E-mail corporativo é efetivo.
1 Alimentação dos sistemas de informação da empresa é de responsabilidade das unidades detentoras das informações.
1 Sistemas corporativos foi implementado por assunto relacionando as atividades de competências de cada unidade administrativa.
1 Sistema de atendimento ao cliente aberto a consultas, para disseminação e compartilhamento de informação.
1 Nem todos os sistemas são abertos, mas deveriam ser assim, para todos os empregados acessarem.
1 Ferramentas de TI facilitam a disseminação das informações.
1 Momento de transformação dos sistemas de TI, pois atualmente os sistemas não são integrados.
Continuidade da Tabela 1
1 Sistema não é totalmente integrado, não permite realizar pesquisa de informações de outras unidades. Cada área tem um sistema sem correlação. 1 A empresa adquiriu a ferramenta BUSSINES INTELLIGENCE – BI que busca
as informações nos sistemas existentes, gerando informação mais elaborada para tomada de decisão.
1 Avanços na área de TI. Está sendo desenvolvido um sistema integrado que permitirá o acesso à informação sem a necessidade de deslocamento das pessoas em busca de informações.
1 Ferramentas de TI essenciais para o desenvolvimento dos trabalhos. Fonte: Dados da pesquisa (2013)
Nesta categoria também foi possível identificar que, embora a empresa