No processo de auditoria, a informação é o elemento central e, consequentemente, os documentos que a suportam. A coleta de dados, as evidências, as entrevistas, fotografias, vídeos, os argumentos, os documentos gerados pelos auditores, ou seja, todo o arcabouço que compõe os papéis de trabalho, bem como os produtos da auditoria, como relatórios, voto e acórdãos, tudo é composto de informação e todos são registrados em documentos, de suportes os mais variados.
Almeida (2018, p. 17) enumera as informações que são solicitadas às empresas para fins de validação dos procedimentos em um processo de auditoria, em um estudo sobre auditoria contábil em arquivos empresariais: contratos, guias de recolhimentos de impostos e comprovantes de pagamentos, controles financeiros, notas fiscais, relatórios, extratos bancários, entre inúmeros outros que devem ser apresentados aos auditores tempestivamente.
A autora aponta que a desorganização de processos, informações e documentos além de aumentar a permanência do auditor no órgão auditado, prejudica a imagem da organização perante o controle.
Conforme Guedes (2013, p. 64), o trabalho de auditoria é influenciado pela capacidade dos órgãos e dos auditores em organizar, armazenar e recuperar as informações internas e externas que permeiam e são objeto dessa atividade.
Como forma de buscar articular os conceitos da Ciência da Informação a serem utilizados no contexto de auditorias, é preciso identificar, primeiramente, necessidades e fontes de informação50 que permeiam esses processos, efetuar a coleta de dados, analisá-los e gerar informação que possua utilidade imediata e futura.
Guedes (2013, p. 62) sugere que os documentos produzidos durante as auditorias sejam adequadamente organizados para, quando arquivados51, servirem de insumos e referências para auditorias que forem realizadas posteriormente, aumentando, assim, gradativamente, o conhecimento e a inteligência em auditorias.
A correta descrição, classificação e uso de metadados nos sistemas informatizados como o SEI, por exemplo, influenciará positivamente na recuperação da informação, que é o processo de localizar documentos e itens de informação que tenham sido armazenados (ARAÚJO JR, TARAPANOFF, 2007).
É desejável a alta capacidade de recuperação de documentos, em especial quando se trata de papéis de trabalho, que são essencialmente, documentos comprobatórios, seja de atos do auditado, seja da análise e conclusões do auditor.
50As fontes de informação seriam: legislação, orçamento, denúncias, relatórios, documentos, gestores,
beneficiários das políticas públicas, etc. (GUEDES, 2013, p. 60).
51 O autor sugere a implantação de repositórios institucionais, em que o conhecimento tácito é transformado em
conhecimento explícito, ou seja, a experiência dos auditores é registrada e pode ser uma fonte de informação para novas demandas, recuperada e divulgada a outros profissionais.
3.2 ESTADO, GOVERNO E CONTROLE
O Estado pode ser compreendido como uma instituição organizada política, social e juridicamente, que ocupa determinado território e rege-se por uma Lei Maior, uma Constituição, [geralmente] escrita e dirigida por um governo.
De acordo com a Constituição Federal de 198852, o Brasil constitui-se como República Federativa e apresenta-se como Estado Democrático de Direito, compreendendo os Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, independentes e harmônicos entre si53.
Já o Governo pode ser compreendido como instância máxima de administração executiva e tem uma atuação diversificada54, quais sejam nas áreas de cidadania e justiça, ciência e tecnologia, comunicações, cultura, defesa nacional e segurança, economia e emprego, educação, esporte, infraestrutura, meio ambiente, saúde, turismo, energia, previdência, relações internacionais, transportes, dentre outras, tornando complexa a Administração Pública.
Por sua vez, a Administração Pública compreende os órgãos e entidades da administração direta e indireta, que realizam os serviços de competência de cada esfera de Governo, visando satisfazer as necessidades da sociedade.
Os serviços públicos, por demandarem recursos públicos, devem ser executados segundo os princípios constitucionais da legalidade, moralidade, impessoalidade, publicidade e eficiência, bem como, também por determinação dos preceitos constitucionais, ser apreciados pelo controle interno e externo de cada poder.
Mas, o que vem a ser o controle?
Segundo Glock (2008, p. 18), controle:
é qualquer atividade de verificação sistemática de um registro, exercida de forma permanente ou periódica, consubstanciada em documento ou outro meio, que expresse uma ação, um resultado etc., com o objetivo de se verificar se existe
52 Ver: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicaocompilado.htm
53 A separação dos poderes disposta na Constituição Federal de 1988 segue a clássica “Tripartição de Poderes de
Montesquieu”.
conformidade com o padrão estabelecido, ou com resultado esperado, ou ainda, com o que determinam a legislação e as normas.
Sob o olhar da auditoria, conforme Dias (2000, p. 9), controle “é a fiscalização exercida sobre as atividades de pessoas, órgãos, departamentos, ou sobre produtos, para que tais atividades, ou produtos, não se desviem das normas preestabelecidas” e podem ser de três tipos:
1) Controles preventivos – objetivam prevenir erros, omissões ou fatos fraudulentos; são aplicados antes do fato ou evento.
2) Controles detectivos – objetivam detectar erros, omissões ou fatos fraudulentos e ainda relatar sua ocorrência;
3) Controles corretivos – objetivam reduzir impactos ou corrigir erros uma vez detectados.
Nesta mesma linha, tem-se o conceito de “Controle” dado pelo Tribunal de Contas da União - TCU:
Controlar é fiscalizar as atividades de pessoas ou órgãos para que essas atividades não se desviem das normas preestabelecidas. Controlar é prevenir, orientar, avaliar, recomendar melhorias. Controlar é agir preventivamente, e não somente punir (BRASIL, 2016a).
Contudo, não se pode controlar e gerenciar o que não se consegue medir. Assim, sistemas de medição operacional e de resultados, subsidiados por dados e informações, tornam-se imprescindíveis para as organizações e são norteados, dentre outros, pelos critérios de: eficácia, eficiência, conformidade, qualidade, produtividade, inovação (AMORIM, et al, 1996, p. 32).
De acordo com Peter e Machado (2014, p. 23-24), o controle tem a informação tanto como insumo como produto e corresponde a um ciclo, em constante renovação, conforme a figura 14:
Figura 12 – Ciclo do Controle
Fonte: Adaptado de Peter e Machado, 2014, p. 23
Na Administração Pública, os instrumentos de planejamento estão determinados no art. 165 da Constituição Federal de 1988, sendo: o Plano Plurianual (PPA), a Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e a Lei Orçamentária Anual (LOA), que devem ser elaborados pelos governos federal, estaduais e municipais, com o objetivo de estabelecer as ações públicas de curto e médio prazo.
Contudo, a literatura aponta que o planejamento organizacional não deve ser elaborado somente pela alta direção e pautada na formalidade e na burocracia, privilegiando o plano em detrimento do processo e centrada somente em questões orçamentárias e financeiras. Pelo contrário, o planejamento deve ser resultado do comprometimento de todos os envolvidos no processo e a busca pela melhoria contínua um “processo que motiva a todos, a cada dia, fazer melhor hoje o que foi feito ontem” (AMORIM et al, 1996, p. 33).