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Nos últimos anos temos assistido a um crescimento acentuado das despesas do estado na generalidade dos Países, associado, na maior parte dos casos, e principalmente na União Europeia, à criação de défices sistemáticos nos orçamentos nacionais. Como consequência desse desequilíbrio nas contas públicas, deparamo-nos com a necessidade de se proceder a cortes na despesa, dada a situação de escassez de recursos orçamentais è às limitações impostas pelo Memorando de Entendimento sobre as Condicionalidades de Política Económica. A situação supra descrita de crescimento do Estado e da Administração tem levado os governos a procurarem uma alocação mais eficiente e eficaz dos recursos públicos. Para Salis Gomes (2001: 79) “forçado a reduzir a despesa pública e, logo, a gastar menos e melhor, o estado vai, de um modo geral, optar pelo emagrecimento e prestar grande atenção à eficiência, eficácia e economia de acordo com figurinos de gestão importados do sector privado”.

A melhoria da eficiência e da eficácia dos processos das organizações públicas, atingido designadamente pela sua estandardização, revela-se fundamental na alocação dos recursos disponíveis, quer humanos, quer financeiros. A eficiência caracteriza-se pela quantidade de recursos utilizados para alcançar determinado resultado, ou seja, é a capacidade de produzir mais com menos recursos ou a capacidade de produzir com maior qualidade e com os mesmos ou menos recursos (forma como a atividade é realizada). A eficácia caracteriza-se por fazer o que é necessário para alcançar determinado resultado, com vista a satisfazer uma necessidade, ou seja, escolher a melhor forma de alcançar o resultado pretendido (resultado da atividade realizada).

A questão da medição da eficiência e eficácia é um desafio conceptual que preocupa especialistas em todo o mundo. O problema surge porque, ao contrário de uma empresa privada, os gastos públicos, em geral, não são transacionados no mercado o que implica que a informação sobre os preços não está disponível e os resultados são de difícil quantificação (como por exemplo na justiça, segurança social ou defesa). Se relativamente à eficácia, a sua mensuraç ão poderá, ainda assim, ser efetuada através da definição de indicadores de realização, de resultado ou de impacto, (existindo nos últimos anos uma profícua criação de metodologias para a sua análise) a eficiência, por outro lado, não pode ser medida por métodos diretos dada a necessidade de se estimar (muitas vezes ex ante) se os

métodos e procedimentos utilizados (ou a utilizar) asseguram a otimização da utilização dos recursos disponíveis.

Por outro lado, assiste-se a um esforço para a obtenção de mais e melhores dados que permitam fazer essa inferência, bem como a realização de avaliações na tentativa de identificar boas práticas que tenham atingido resultados satisfatórios com o mínimo dos recursos. São ainda componentes instrumentais da análise da eficiência e eficácia a monitorização e avaliação, as quais abordaremos, ainda que de forma sucinta. Metodologicamente, nos últimos anos temos vindo a assistir a um aumento da importância atribuída aos sistemas de monitorização e avaliação nas organizações públicas como componentes determinantes para a mensuração dos resultados e dos impactos dos serviços.

A monitorização é o mecanismo que permite efetuar o follow up da implementação de um processo, medindo os seus níveis de realização e identificando eventuais desvios. Constitui-se, por isso, como um “sistema de aviso” que assegura que as atividades estão a ser executadas de acordo com o plano estabelecido inicialmente. Em síntese, responde à questão: “o que estamos a fazer?” Trata-se, portanto, de um sistema de aviso contínuo relativamente à implementação.

A avaliação lato sensu corresponde a um exercício de análise normalmente efetuado em momentos específicos, associado à apreciação dos efeitos da implementação de um processo e que usa como input, entre outras fontes, a informação disponibilizada pela monitorização. É uma forma de melhorar a gestão das atividades correntes e promover o melhor planeamento de ações futuras. A avaliação é elaborada com o objetivo de promover ajustamentos à própria intervenção e pretende responder à questão: o que atingimos e que impacto teve? Trata-se, no essencial, de efetuar julgamentos de valor sobre a relação entre as atividades desenvolvidas e o esforço (financeiro, temporal, técnico ou outro) despendido para as concretizar, no sentido de aprender com a experiência passada aplicando as conclusões ao planeamento e implementação de ações futuras.

A monitorização e avaliação poderão assim constituir-se como componentes instrumentais importantes para a análise da eficiência e da eficácia na gestão de recursos públicos ao definirem um conjunto de indicadores que se poderão monitorizar e integrar nas avaliações permitindo, assim, fazer uma análise entre os recursos disponíveis e os objetivos/resultados que se pretendem atingir.

Importa, por último, referir, neste âmbito que as avaliações podem e devem contemplar, também, uma componente associada à análise de benchmarkings, análise de boas práticas internacionais bem como, a outro nível, à função desempenhada pelo gestor público enquanto elemento central na alocação dos recursos do serviço para a prossecução de um conjunto de fins públicos.

No que respeita ao conceito de qualidade, em traços gerais, a sua utilização começou por estar associada à produção industrial, designadamente, à eficiência operacional. No final dos anos 40 do século passado, a qualidade implicava apenas a conformidade a determinadas especificações e/ou

regras. A aferição da qualidade de um determinado produto era determinada segundo modelos fiscalizadores que aferiam a observância de regras estandardizados.

Desde os anos 60 e até meados dos anos 80 a abordagem empresarial direciona as práticas da qualidade para o conhecimento das necessidades dos clientes e na conversão destas em especificações técnicas dos produtos. Acentua-se portanto a tónica nas necessidades identificadas no mercado. A última fase do desenvolvimento do conceito da qualidade conduz-nos à Gestão da Qualidade Total (Total Quality Management). Enforma-se como modelo a lternativo à gestão tradicional, tendo duas premissas essenciais: a) a qualidade passa a ser medida pelos satisfação das necessidades implícitas e explícitas dos consumidores; b) a obrigação de alcançar essa qualidade reside nas pessoas ligadas ao processo produtivo ou das quais depende a prestação de um serviço.

Sob a influência da Qualidade Total emerge um novo paradigma que traduz um novo modelo de Administração Pública. O cidadão/cliente passa a juiz da qualidade, as suas opiniões, sugestões e reclamações devem ser consideradas quer como alerta de disfunções quer como ponto de partida para ações corretivas que visem melhorar a qualidade do serviço prestado, o que pressupõe que a relação entre Administração e cidadãos terá de assentar numa base confiança. À Administra ção exige-se transparência de atuação que se concretiza no acesso dos cidadãos à informação e à garantia que esta lhe seja prestada de forma precisa, completa e numa linguagem acessível. Da Administração se espera que sempre aplique o procedimento mais favorável ao cidadão, que seja breve na execução das suas operações, que faça uso da simplicidade de métodos e procedimentos, q ue seja eficiente. Menos que da descrição de práticas o novo paradigma orientador da prática Administrativa deve ser entendido de uma forma sistémica, holística. A Qualidade deverá estar presente em todos os fatores intervenientes na produção de um bem ou serviço público. Mais que isso, deverá condicionar toda a estruturação e orientação da Administração e da sua conduta. Deverá ser visível nas políticas e estratégias orientadoras, nos valores, objetivos e ações; na gestão dos agentes públicos e na necessidade de garantir que estes cumpram com todo o seu potencial; na gestão eficiente dos recursos; na melhoria contínua dos processos e na satisfação dos usufrutuários dos serviços prestados. Deverá ser princípio e fim de toda a conduta administrativa.