Para relatar como ocorreu o processo de aplicação do Método OKA na OAPF, serão utilizadas as etapas do método para aplicação do questionário do Método OKA e atividades adjacentes, disponível em Fonseca e Fresneda (2010, p. 15).
Iniciou-se o processo com a etapa de sensibilização da gerência e a decisão de buscar a melhoria do processo de gestão do conhecimento que foi realizada internamente à OAPF em negociações com a parceria CT-GCIE / MGCTI. A seleção dos membros da equipe de coordenação e de participação nas oficinas do método OKA foi realizada pela Administração da OAPF. Buscou-se reunir pessoas que representassem, na maior abrangência possível, toda a organização, nas suas áreas de negócio e de apoio ao negócio.
A divulgação desse movimento dentro da organização foi realizada pela equipe coordenadora com o apoio da alta administração e da parceria CT-GCIE / MGCTI. A equipe coordenadora foi composta por uma funcionária da OAPF e três membros do CT-GCIE / MGCTI.
Em 20/05/2010, foi realizada a oficina para levantamento de dados do método OKA. O local escolhido foi fora das dependências da organização para que as pessoas pudessem focar no assunto durante todo o período necessário para concluir a atividade. Os trabalhos
tiveram início com a apresentação da estrutura do método OKA, a abrangência da sua contribuição no diagnóstico da GC, sua contextualização nas organizações e o software SysOKA.. Em seguida, foi apresentada a dinâmica do método esclarecendo que sua proposta de atuação é compor um grupo de pessoas da organização para, em uma oficina organizada em local e horário adequados, discutir sobre a situação dos temas de gestão do conhecimento propostos no método, para a organização em análise. Foi esclarecido que esse debate é guiado pelas perguntas do questionário que o método oferece e que deve ser respondido com o resultado do consenso do debate para cada pergunta ou da opinião individual de cada membro para consolidação de um resultado final, conforme a decisão do grupo. Em seguida, esse grupo reunido decidiu que a sua forma de trabalho seria responder um único questionário pelo consenso do debate de cada pergunta, e que essa atividade seria realizada em uma única oficina de oito horas de duração.
A marcação da resposta de cada pergunta do questionário foi registrada à medida que eram debatidas e respondidas pelos participantes. Essa composição possibilitou discussão coletiva rica sobre os vários aspectos de operacionalização da gestão interna da OAPF, sobretudo dos processos e práticas de GC, sendo essas discussões uma prática de GC, pois promovem a identificação e a disseminação de conhecimento entre os participantes.
Após a conclusão da coleta de dados com o questionário respondido, a equipe formada pela parceria CT-GCIE/CEGE – MGCTI/UCB elaborou um relatório preliminar de diagnóstico, insumo para o processo de análise mais aprofundada das respostas do questionário. Esse relatório foi entregue à OAPF em 14/06/2010.
3.6.1.1 Fase 1 – Análise do Resultado do questionário aplicado pelo Método OKA
Uma vez concluída a etapa de levantamento dos dados, passou-se à análise desses dados utilizando o instrumento de Análise do Resultado e as orientações do documento “Instruções Gerais para Elaboração de Diagnóstico da GC e PGC”.
Como insumo para essas atividades, foi utilizado o questionário respondido na tela do software SysOKA e o relatório com os resultados do diagnóstico da GC elaborado logo após a aplicação do método OKA na OAPF.
Esse trabalho de análise foi realizado por uma pessoa como experimento desta pesquisa no uso da planilha de Análise do Resultado logo após a conclusão de sua criação no desenvolvimento desta pesquisa. Por ser a primeira execução do processo, aonde as falhas iam
surgindo e sendo corrigidas, o esforço real gasto na elaboração da planilha foi alto e deve poder ser diminuído em futuras execuções. Esse grupo de atividades foi realizado em 30 min de uma pessoa.
Inicialmente, foi realizado todo o processo para o elemento Pessoas. Para a análise das 60 perguntas, foi aplicado o esforço de 1h53 (média de 4’42’’ por pergunta), na análise das 24 métricas, foi gasto 1h35 (média de 4’ por métrica) e, na análise das 5 dimensões, foi gasto 1h48 (média de 21’ por dimensão), e entre a análise das métricas e a análise das dimensões, foi aplicado 1h09 na re-análise das métricas da dimensão (média de 13’ por dimensão). Desta forma, o esforço total aplicado no processo de identificação das necessidades de melhoria e análise da situação da GC na organização pelo método OKA para o elemento Pessoas foi de 6h25 de uma pessoa.
Em seguida, foram atualizadas as tabelas dos elementos Processos e Sistemas com os ajustes identificados durante a realização da tabela Pessoas. É importante notar que as instruções de uso e os padrões de construção das tabelas também foram atualizados ao mesmo tempo em que eram identificadas necessidades de ajuste pela efetivação da prática dessas instruções. Mas o esforço empreendido nestas atividades foi apartado do esforço da análise na planilha de forma a manter a integridade da avaliação de esforço daquelas tarefas.
Em seguida, foram realizados os procedimentos para a análise das respostas do elemento Processos. Para a análise das 67 perguntas, foi aplicado o esforço de 1h30 (média de 1’’ por pergunta), na análise das 25 métricas, foi gasto 1h20 (média de 3’ por métrica) e, na análise das 5 dimensões, foi gasto 1h40 (média de 20’ por dimensão), e entre a análise das métricas e a análise das dimensões, foi aplicado 1h15 na re-análise das métricas da dimensão (média de 15’ por dimensão). Desta forma, o esforço total aplicado para o elemento Processos foi de 5h45 de uma pessoa.
E, concluindo o processo de análise, foram realizados os procedimentos para a análise das respostas do elemento Sistemas. Para a análise das 38 perguntas, foi aplicado o esforço de 1h20 (média de 2’’ por pergunta), na análise das 15 métricas, foi gasto 1h (média de 4’ por métrica) e, na análise das 4 dimensões, foi gasto 1h (média de 15’ por dimensão), e entre a análise das métricas e a análise das dimensões, foi aplicado 1h10 na re-análise das métricas da dimensão (média de 17’ por dimensão). Desta forma, o esforço total aplicado para o elemento Sistemas foi de 4h30 de uma pessoa.
O esforço de análise das perguntas da tabela organizacional não foi apurado uma vez que essas respostas não são consideradas na pontuação do resultado apresentado no gráfico
tipo radar gerado pelo software SysOKA. Consequentemente, esse conteúdo não comporá as ações de melhoria do PGC.
Baseado nos números expostos foi gasto 16h40 para a efetiva análise do resultado dos três elementos do Método OKA. Considerando um acréscimo de 40% nesses valores para adaptação da organização ao método e captura de documentos considerados importantes para o processo, estima-se que uma organização da administração pública tem condições de realizar essa análise aplicando o esforço de uma pessoa capacitada no assunto por três dias de 8h.
3.6.1.2 Fase 2 – Elaboração do Diagnóstico da GC
Uma vez concluída a análise e a identificação das melhorias, a próxima fase é a publicação desse resultado para a organização, estruturando-o no documento Diagnóstico da GC contendo: as análises de cada dimensão produzidas na planilha de Análise do Resultado, o gráfico tipo radar produzido pelo software SysOKA, algumas tabelas de avaliação da pontuação das dimensões extraídas do gráfico tipo radar, a atenção para os pontos fortes e fracos, as necessidades de melhoria da gestão do conhecimento na organização e a comparação desses resultados com os resultados de outra organização oferecendo uma visão do nível de maturidade da gestão do conhecimento na organização em relação à outra organização de porte similar no mercado.
Para a execução dessas tarefas foram utilizadas as orientações do documento “Instruções Gerais para Elaboração de Diagnóstico da GC e PGC”.
O tempo de realização da atividade de elaboração do Diagnóstico da GC para a OAPF não pode ser avaliado, pois, embora os artefatos modelos e instruções já estivessem prontos no momento em que o documento com o conteúdo da OAPF foi iniciado, em verdade, esse foi o primeiro teste desses artefatos – testes unitários e teste de integração entre todos os artefatos. A construção do conteúdo para a OAPF ocorreu simultaneamente aos ajustes de construção do próprio modelo do documento. Por isso, não houve condições práticas de separar o tempo de construção do conteúdo da OAPF, do tempo de identificação de falhas no documento modelo, falhas de integração com os outros modelos e instruções, e falhas identificadas nos outros modelos e instruções (PGC, planilha de Análise do Resultado, processo de construção e orientações contidas no documento “Instruções Gerais para
Elaboração de Diagnóstico da GC e PGC”) que iam sendo providenciadas enquanto se construía o documento da OAPF.