Design decisions in the second version of the prototype (v2)

Cada tipo de questionário – instrumento de levantamento dos dados de validação do processo e dos produtos gerados – teve um tipo de aplicação e público bastante distinto.

Para a análise dos dados, de posse dos questionários respondidos, os dados foram digitados em uma planilha eletrônica. Como a quantidade era pequena, foi possível realizar a atividade com várias verificações o que promoveu o aumento da confiabilidade do resultado.

3.9.1 Instrumento de Levantamento de Dados para Validação dos Produtos

A validação dos modelos de Diagnóstico da GC e do Plano de GC contou com a participação de alguns daqueles que responderam o questionário do software SysOKA.

Nessa tarefa, a composição da equipe de GC da OAPF foi de uma funcionária designada para a atividade de gestão do conhecimento, de um representante da alta administração da OAPF e alguns técnicos que integraram o grupo que participou da oficina de debates e resposta ao questionário de diagnóstico da GC pelo método OKA.

Inicialmente, a atividade havia sido prevista como uma oficina para apresentação dos produtos gerados - Diagnóstico da GC e PGC da OAPF e discussão pelo grupo de GC, inclusive para atualização do conteúdo desses documentos, conforme resultado das discussões durante a oficina. Ocorre que, por ocorrências no trabalho da equipe na OAPF, o formato dessa atividade teve que ser revisto.

Assim, as aplicações dos instrumentos de validação dos produtos foram realizadas por meio de várias entrevistas individuais orientadas por questionários de coleta de dados. As propostas dos documentos foram encaminhadas por e-mail a cada participante quinze dias antes do início da entrevista para que tivessem tempo de estudá-las e, possivelmente, discutir entre eles na organização.

Cada entrevista com os integrantes da equipe de GC demorou por volta de sessenta minutos. Nesse período de tempo, o documento Diagnóstico da GC e o documento Plano de GC da OAPF foram apresentados ao entrevistado em uma sala reservada para tal finalidade.

A entrevista se iniciava com a apresentação dos participantes. O entrevistador entregava uma cópia impressa dos documentos ao entrevistado e esclarecia a agenda da reunião de validação dos documentos.

À medida que o entrevistador apresentava, de forma sucinta, o conteúdo de cada um dos documentos na tela do notebook de 17’, solicitava ao entrevistado que comprovasse o conteúdo detalhado nas páginas do documento impresso. Nesse momento, o entrevistador abria espaço para questionamentos e ponderações por parte do entrevistado. Ao final da apresentação de cada documento, o entrevistado respondia o questionário relacionado. O preenchimento dos dois questionários ocorreu na presença do entrevistador.

3.9.1.1 Aplicação dos Questionários dos Produtos

Conforme já mencionado, a proposta para validação dos modelos de Diagnóstico da GC e do Plano de Gestão do Conhecimento estava planejada para acontecer na segunda oficina do processo de diagnóstico da GC na OAPF conforme o método de aplicação do método OKA apresentado por Fonseca e Fresneda (2010). A agenda da oficina previa a apresentação dos documentos elaborados para a OAPF, a discussão do conteúdo e da forma dos documentos entre os participantes da oficina e, por fim, o preenchimento dos questionários de levantamento de dados para a validação dos documentos.

Porém, como já é de se prever nos riscos de todo projeto, ocorreu atraso na conclusão dos documentos a serem avaliados e dos instrumentos de validação, chegando a uma data em que não havia disponibilidade dos participantes para a oficina. Por isso, o processo de apresentação e validação dos documentos foi adaptado para uma entrevista apoiada por questionário.

Assim, no dia 13/12/2010 deu-se início às entrevistas com duração de 1h a oito dos dez respondentes que haviam participado, em 20/04/2010, da oficina de levantamento de dados para o diagnóstico da GC na OAPF. Os outros dois participantes haviam saído da empresa. Nesse primeiro dia ocorreram as entrevistas 1 (às 9h), 2 (às 10h), 3 (às 15h) e 4 (às 16h). As entrevistas seguintes ocorreram no dia 14/12/2010: entrevista 5 (às 10h) e 6 (às 11h). E, concluindo a etapa de entrevistas de validação com o usuário final, no dia 16/12/2010 ocorreram as entrevistas 7 (às 15h) e 8 (às 16h).

O processo de entrevista estruturada e acompanhada de questionário de levantamento de dados para validação dos documentos discutidos na entrevista foi realizado em um padrão único planejado e repetido para todas as entrevistas. A importância de manter o mesmo padrão de conduta em todas as entrevistas deve-se à necessidade de minimizar as influências externas às respostas dos entrevistados nos questionários.

Os procedimentos foram o seguinte:

i) Foi realizada curta explicação sobre o processo de análise das respostas do questionário OKA aplicado na organização meses antes, que resultou na identificação de necessidades de melhoria na gestão do conhecimento registradas na planilha Microsoft Office Excel 2007;

ii) Foi entregue ao entrevistado um exemplar de cada produto: Diagnóstico da GC e Plano de Gestão do Conhecimento produzido para a OAPF que eles já haviam recebido por e-mail

dez dias antes. A entrevistadora apresentou cada seção do documento explicando como foi construído o conteúdo e quais as entradas e saídas de cada atividade;

iii) O documento foi analisado pelo respondente sob as explicações da entrevistadora. Uma vez considerado satisfeito com as explicações, o respondente passou a analisar o documento sozinho por um tempo e,

iv) Em seguida, respondeu as questões do questionário, concluindo a entrevista.

Os procedimentos descritos nos itens ii a iv acima foram repetidos uma vez para cada entrevistado: na primeira vez, foi apresentado o documento Diagnóstico da GC e na segunda vez, foi apresentado o documento PGC.

O que se percebeu nas entrevistas de validação dos documentos foi que os respondentes estavam entusiasmados com a possibilidade de melhoria de seus processos de trabalho. Notou-se que é bastante valorizada uma boa comunicação entre os funcionários e entre a organização, os fornecedores, os clientes e, principalmente, entre a organização e seus parceiros que viabilizam o negócio dentro e fora do país. E como a GC está intimamente relacionada à melhoria dos processos que envolvem a comunicação, todos demonstraram bastante interesse em colaborar com as mudanças necessárias à implantação das iniciativas de GC conforme sugerido nos documentos apresentados.

3.9.2 Instrumento de Levantamento de Dados para Validação do Processo

A validação do Processo de Elaboração de diagnóstico e Plano de GC ocorreu de forma completamente virtual. Os documentos foram enviados por e-mail aos validadores e esses devolveram os questionários preenchidos com suas respostas para o e-mail da pesquisadora.

A documentação avaliada não foi pequena. Para que os especialistas em GC tivessem condições de compreender os objetivos do processo a ser analisado, foram enviados: o documento de instruções sobre o processo, os modelos dos dois documentos gerados no processo e um exemplo completo elaborado para cada um dos dois documentos propostos.

3.9.2.1 Aplicação do Questionário do Processo

Para a seleção dos especialistas em GC capazes de validarem o Processo de Elaboração de diagnóstico e Plano de GC foram identificados, inicialmente, quinze especialistas. A esses especialistas, foi encaminhado, em 18/02/2011, um convite (apêndice “C” desta dissertação) com toda a documentação a ser analisada para a validação e o instrumento de validação. Na mensagem, foi solicitando que o questionário respondido fosse devolvido também por e-mail para a pesquisadora.

Em seguida, foram convidados todos os participantes da Comunidade OKA no Portal das Comunidades Virtuais do Setor Público (CATIR). O mesmo convite enviado aos especialistas (apêndice “C” desta dissertação) foi encaminhado, também em 23/02/2011, a mais duzentas pessoas, também solicitando o questionário preenchido para o e-mail da pesquisadora.

Como as respostas estavam demorando a chegar, em 10/03/2011 – entre quinze e vinte e cinco dias após os primeiros convites, foram reenviados todos os convites (apêndice “C” desta dissertação) com uma mensagem de reiteração.

Dos duzentos e quinze convites distribuídos, nove enviaram resposta, mas apenas oito questionários de validação preenchidos. Desses oito questionários respondidos, quatro foram dos quinze especialistas, e os outros quatro junto com a resposta sem questionário preenchido, foram dos duzentos participantes da Comunidade OKA.