4. ANALYSE OG DRØFTING AV FUNN
4.7 S OSIALE MEDIER OG RELASJONSBYGGING
O SGQ da propriedade rural leiteira deve estar estruturado sobre um conjunto de documentos, conforme apresentado na Figura 5.18.
A seguir detalham-se os tipos de documentos da estrutura de documentação do SGQ. a) Manual da Qualidade do Leite: é o conjunto de orientações gerais sobre o SGQ,
apresentando “o que” é feito para garantir a qualidade do leite produzido na propriedade rural. Essas orientações devem incluir: a abrangência do SGQ; uma declaração da política da qualidade e dos objetivos da qualidade da propriedade rural leiteira; referências aos procedimentos estabelecidos para o SGQ; e também definições sobre termos específicos usados no SGQ da propriedade rural leiteira. Tal como um manual é importante que seja estruturado a partir de um sumário e em função dos Requisitos do SGQ estabelecidos pelo Módulo Requisitos do SGQ.
FIGURA 5.18 – Estrutura da documentação do SGQ.
Manual da Qualidade do Leite
Manual de Procedimentos da Qualidade
Registros da Qualidade Documentos de Suporte a b c d
b) Manual de Procedimentos da Qualidade: consiste num conjunto de documentos que detalham as atividades necessárias para atender cada um dos Requisitos do SGQ (Módulo Requisitos), apresentando “como” essas atividades são realizadas na prática da propriedade rural leiteira para garantir a qualidade do leite produzido. O Quadro 5.1 apresenta os procedimentos requeridos em cada Requisito do SGQ, descrevendo seus respectivos objetivos.
c) Registros da Qualidade: são os documentos necessários para evidenciar que as atividades estabelecidas no Manual da Qualidade, no Manual de Procedimentos da Qualidade e nos Documentos de Suporte são cumpridas no dia-a-dia da propriedade. Os registros servem para comprovar aquilo que a propriedade rural afirma fazer para garantir a qualidade do leite produzido. No Quadro 5.2 são sugeridos exemplos desses registros.
Requisito do SGQ Procedimento Requerido
Relacionamento com cliente - Contato com o cliente;
- Medição da satisfação dos clientes. Planejamento da Qualidade
- Estabelecimento dos objetivos da qualidade; - Planejamento da produção de leite;
- Plano de melhorias. Qualidade dos insumos - Aquisição.
Pessoas, infra-estrutura e ambiente
- Competência, conscientização e treinamento; - Infra-estrutura e ambiente de trabalho.
Medição e controle da qualidade
- Produção de leite; - Controle de processo;
- Identificação e rastreabilidade; - Preservação do leite;
- Controle de instrumentos de medição e monitoramento; - Controle de não conformidades.
Ações de Melhoria - Ações de melhoria.
Análise Crítica
- Análise de causas de problemas; - Análise de oportunidades de melhoria; - Análise geral de dados.
Controle da Documentação - Controle de documentos.
QUADRO 5.2 – Sugestões de Registros da Qualidade.
Registros da Qualidade Conteúdo
Mapa da documentação
Visualização geral de todos os documentos do SGQ da propriedade rural leiteira, incluindo respectivos usuários e Requisitos do SGQ aos quais se referem.
Histórico das revisões dos documentos
Contém informações referentes às revisões efetuadas em cada documento do SGQ (data da revisão, o que foi mudado, quem foi o responsável etc).
Registro de contato com o cliente
Contém informações referentes ao fechamento do pedido de leite pelo cliente por um determinado período de fornecimento (características da qualidade do leite, quantidade de leite, freqüência e horário de entrega, preço etc), bem como referentes a eventuais reclamações sobre problemas no recebimento do leite pelo cliente.
Plano de objetivos da qualidade
Contém a lista dos objetivos relacionados à satisfação do cliente, à qualidade do leite, ao desempenho do processo e ao próprio SGQ, descrevendo suas respectivas justificativas, prazos e responsáveis na propriedade rural leiteira por atingi- los.
Relatório de análise crítica
Contém informações resultantes da análise do SGQ e da análise do desempenho da propriedade rural leiteira em termos da qualidade do leite produzido, listando problemas e descrevendo as respectivas ações recomendadas para solucioná-los, bem como os recursos necessários, prazos e responsáveis pela implantação dessas ações.
Plano de treinamento e conscientização
Envolve informações referentes a cada atividade de treinamento planejada, incluindo: tema e objetivo do treinamento, público-alvo da propriedade rural, local, palestrante, recursos necessários e data.
Ficha de controle de amostragem do leite
Contém informações relativas à retirada de amostras de leite (antes de iniciar a ordenha, durante a ordenha e no tanque de resfriamento), incluindo: data e hora da amostragem, lote de vacas, responsável, características do leite medidas e resultados da amostragem.
Ficha de lotes de vacas Contém informações sobre as vacas leiteiras que compõem cada lote.
Registro de não conformidade
Contém informações sobre a ocorrência de não conformidades, sejam elas de origem interna à propriedade rural leiteira, do cliente ou de auditoria interna, descrevendo, para cada não conformidade, qual sua causa provável e qual a ação imediata recomendada para soluciona-la.
Pesquisa de satisfação do cliente
Contém um conjunto de questões simples e objetivas para avaliar o grau de satisfação do cliente em relação à qualidade do leite recebido e a outros fatores como: atendimento, quantidade entregue, horário e freqüência de entrega, preço pago etc. Associadas às questões há um conjunto de alternativas de respostas, que podem se referir a critérios como: discordo totalmente, concordo parcialmente, concordo totalmente.
Lista de verificação para auditoria interna
Guia para auxiliar os auditores internos nas atividades de auditoria interna.
Relatório de auditoria interna Contém resultados de cada auditoria interna realizada na propriedade rural leiteira.
Etiquetas de identificação
Indica a situação em que se encontra (liberado, em análise, não conforme etc) o leite produzido, equipamentos e instalações e os instrumentos de medição e monitoramento, mostrando aqueles que estão não conforme. Deve-se ter também etiquetas de identificação do lote de vacas para rastrear a que lote cada vaca pertence.
Ficha de intervenções no processo produtivo
Contém o acompanhamento de intervenções no processo de produção leiteira, as quais podem se referir a: regulagens, manutenções e substituições de equipamentos, troca de componentes, reformas nas instalações etc.
Plano de ações de melhoria
Contém a lista de ações (corretivas ou preventivas) recomendadas e os seus respectivos responsáveis pela execução, recursos necessários, prazo de conclusão e o modo de execução dessas ações.
Destaca-se que os registros que já existem na propriedade rural leiteira podem ser aproveitados e/ou adaptados, vindo a incorporar o conjunto de Registros da Qualidade necessários ao SGQ.
d) Documentos de Suporte: são todos os documentos necessários à propriedade rural leiteira para dar suporte ao planejamento e à realização eficaz das atividades do SGQ. Exemplos de documentos de suporte são apresentados no Quadro 5.3.
QUADRO 5.3 – Sugestões de Documentos de Suporte do SGQ.
Documentos de Suporte Finalidade
Plano geral de produção de leite
Apresenta uma visão geral de todo o processo produtivo do leite, descrevendo cada uma das etapas necessárias à produção de leite na propriedade rural.
Quadro de características do leite
Apresenta as características de qualidade do leite a partir do levantamento dos requisitos do cliente, da legislação e da própria propriedade rural leiteira.
Quadro de competências
Apresenta a lista de funções existentes na propriedade rural leiteira e a descrição de suas respectivas competências necessárias.
Relação de equipamentos e instrumentos de medição e
monitoramento
Apresenta a lista de todos os equipamentos necessários à produção de leite, identificando seus respectivos locais na propriedade rural leiteira e descrevendo suas respectivas finalidades e recomendações básicas para uso adequado. Instruções Normativas do
Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento
(MAPA)
Contém um conjunto de diretrizes regulamentares para a produção rural leiteira, incluindo: características físico- químicas e microbiológicas do leite, normas para instalações e equipamentos, condições que o ambiente produtivo deve atender etc.