Kjerneverdien ”Respekt”

“Temos alguns serviços um bocadinho complicados, não são todos felizmente (...).” (I2) “Portanto, há serviços que devolvem o processo rapidamente, bem respondido (...). Há processos que nunca mais voltam (...). E há outros que devolvem com uma informação, pronto, mais ou menos.” (I2)

Relativamente a este tema, os participantes reportaram duas situações diferentes: dúvidas que podem ser decorrentes de não dominarem a área do episódio em questão e dúvidas que podem estar relacionadas com a falta de qualidade do registo. Em ambos os casos, todos os participantes referiram não codificar com base na experiência, argumentando que esta não é uma boa prática.

Quando as dúvidas são derivadas do não domínio da área, ressalvaram que optam por pedir escla- recimentos junto de uma pessoa da área em questão e não devolver o processo. Quando as dúvidas se prendem com a falta de qualidade do registo, nomeadamente falta de completude, a forma de esclarecer as dúvidas varia com a instituição e com a relação que os codificadores possuem com os profissionais de saúde envolvidos. Optam por estabelecer um contacto pessoal ou telefónico com aqueles que têm uma melhor afinidade e pela devolução aos que têm menos afinidade. Esta necessidade de esclarecimento de dúvidas e possível devolução de processos varia com a especialidade.

Por outro lado, os participantes informaram que quando o problema está relacionado com a não completude da nota de alta, optam por consultar os diários.

A reação dos profissionais de saúde à devolução dos processos é, por vezes, um problema; segundo um dos participantes, os profissionais de saúde nem sempre são recetivos quando interpelados pelos codificadores e nem sempre respondem de forma adequada às questões colocadas. Por outro lado, um participante defendeu que a interação entre médicos e codificadores tem evoluído e que isso é muito importante para melhorar a atividade de codificação. Verificou-se que esta interação era variável entre hospitais e serviços.

Quanto à resposta dos médicos à devolução dos processos, foram identificados dois problemas: uma resposta inadequada à questão colocada ou o não retorno do processo, o que impede a conclusão da codificação daquele episódio. Este problema do não retorno dos processos é variável com os serviços e foi apresentado como sendo mais frequente no passado. Apesar do não retorno dos processos impedir a codificação do episódio, foi do consenso geral que não tem implicações na qualidade dos dados codificados, uma vez que os participantes afirmaram não codificar o processo enquanto este não retornar.

6.3

Codificação clínica

“[a codificação eletrónica] dá-nos a perspetiva do que estamos [a fazer], enquanto eu estou a escrever num papel uma série de letras e de números, aquilo não me diz nada, (...) mas agora quando eu estou a digitar aquilo e a ver o resultado é completamente diferente.” (I9) “Ainda é o codificador que tem de andar a tentar descobrir qual foi o diagnóstico e isso não é a nossa função.” (I2) “Porque estamos com atraso de mais de um ano (...) em algumas especialidades.” (I4)

O processo de codificação foi adjetivado por alguns dos codificadores como um processo cansativo e exigente, para o qual é necessário tempo e disponibilidade. Em alternativa, outros participantes de- fenderam que é uma atividade “viciante” e um método de aprendizagem para a sua profissão enquanto médicos.

Existe variabilidade no processo de codificação entre hospitais no que toca aos documentos utilizados para codificar o episódio e na forma de realizar a codificação, ou seja, eletrónica ou em papel. Há hospitais que codificam tendo por base todos os documentos enumerados no primeiro tema, enquanto outros hospitais codificam tendo por base somente a nota de alta. A codificação feita somente pela nota de alta foi uma medida adotada com a implementação da ICD-10-CM/PCS, medida que na opinião dos que codificam pela totalidade do registo não permite uma “codificação plena” e pode, em algumas situações, tornar “impossível” a codificação. Apesar desta variação entre hospitais, todos os participantes afirmaram dar mais relevância à nota de alta quando há contradições entre este documento e os diários, o que vai de encontro às recomendações de codificação em Portugal.

Em relação à forma de realizar o processo de codificação, apesar de todos os hospitais terem disponível o SIMH para a sua realização, verificou-se que existem hospitais a codificar em papel e outros hospitais

a codificar em programas próprios, desenvolvidos pela instituição para o efeito. Ambas as situações obrigam a que pessoal administrativo recolha os códigos no SIMH, para efeitos de registo, agrupamento e reembolso.

Segundo a perceção dos participantes, a codificação eletrónica (independentemente de ser no SIMH ou nos programas próprios das instituições) para além de permitir a codificação à distância, ainda permite a diminuição dos erros e do tempo despendido. Por outro lado, relativamente à codificação em papel foram realçados problemas de inserção dos dados, uma vez que a caligrafia dos codificadores não é, por vezes, legível para o pessoal administrativo.

De acordo com os participantes, a interface do SIMH não é user-friendly, o que dificulta a introdução dos dados codificados e a codificação direta no SIMH. No entanto, um dos participantes referiu que o SIMH está a melhorar. Quanto aos outros programas utilizados na codificação, foi referido que o software, desenvolvido num dos hospitais, agrega automaticamente todos os documentos do registo clínico de um episódio num único PDF, permite a gestão dos pagamentos aos codificadores e o acompanhamento da sua remuneração em tempo real. Adicionalmente, este software possui um sistema de controlo, que penaliza monetariamente os codificadores quando ultrapassado o prazo de codificação previamente estabelecido pela administração. Estas funcionalidades de apoio à gestão foram encaradas pelos outros participan- tes como um estímulo para os codificadores e para que a codificação dos episódios se realize no prazo estabelecido.

Quando questionados relativamente ao processo de abstração, apesar de inicialmente desconhecerem o termo, concordaram que é um processo que não acarreta quaisquer dificuldades, mas que é dependente da experiência como codificadores e da especialidade que estão a codificar.

Outro tópico discutido foi a dificuldade da codificação de diagnósticos, relacionado com um tópico discutido no primeiro tema, a falta de especificidade dos diagnósticos. Os codificadores informaram que, muitas vezes, têm de assumir ou inferir os diagnósticos, o que vai contra as guidelines. A impossibilidade de codificarem um diagnóstico por não estar explícito no registo, apesar da existência de evidências nos exames médicos, é uma situação recorrente.

Na perceção dos participantes, a dificuldade do processo de codificação varia com a especialidade que estão a codificar, aspeto dependente da especialidade de cada codificador enquanto médico. Para além disso, a dificuldade da codificação foi também relacionada com o facto de ser um episódio de internamento ou ambulatório. Foi do consenso geral que a codificação de episódios de internamento é mais complexa.

O atraso na codificação foi outro dos tópicos abordados, verificando-se que este era variável com o hospital e com a especialidade. Em alguns casos verificou-se um atraso superior a um ano que, segundo a perceção dos participantes, se deveu à transição para a ICD-10-CM/PCS. Dois dos participantes eram da opinião que o atraso na codificação vai continuar a aumentar. Para este atraso ser ultrapassado, foi defendido que teriam de haver mais incentivos para os médicos codificadores, como por exemplo, serem pagos pela performance, como já acontecia num dos hospitais.

As valorizações e os incentivos aos codificadores e a disponibilização de materiais e apoios são va- riáveis com os hospitais. Os participantes defenderam que as condições oferecidas, no que respeita à disponibilização de materiais e ao pagamento aos codificadores, deviam estar normalizadas.

O funcionamento do gabinete de codificação foi uma questão abordada somente num dos grupos. Enquanto num hospital os codificadores codificam áreas diferentes de 3 em 3 meses, em outro hospital os codificadores encontram-se alocados a especialidades, forma de funcionamento com que alguns não

concordavam. Dois dos participantes demonstraram compreender esta alocação a determinadas especia- lidades, defendendo que foi uma medida que surgiu com a ICD-10-CM/PCS para conseguirem ter mais velocidade de trabalho.

Quanto a possíveis soluções para colmatar alguns dos problemas identificados para o processo de codificação, alguns dos participantes referiram a importância da codificação clínica passar a ser uma subespecialidade, aspeto defendido nos dois grupos. Um codificador acreditava também na profissiona- lização da codificação, isto é, que futuramente, será uma atividade com profissionais especializados e a tempo inteiro.

As auditorias à codificação foram consideradas, por nove dos participantes, como muito importantes para as melhorias na atividade de codificação. Para a sua realização salientaram a relevância do programa de que dispunham para as auditorias à codificação clínica com a ICD-9-CM (Programa Auditor). Contudo, deram também exemplos de auditorias que não eram realizadas com um propósito educativo, mas com o intuito de prejudicar e criticar os codificadores. Segundo um dos participantes, estas auditorias poderiam ser colmatadas se houvesse um órgão regulador a quem os codificadores pudessem expor a situação.

Segundo a perceção dos participantes, tem havido uma maior sensibilização por parte de todos os in- tervenientes, quer codificadores, quer médicos, para a importância da codificação clínica. Argumentaram que seria também importante uma maior sensibilização por parte das entidades competentes (AMACC, ACSS, SPMS e Ordem dos Médicos), defendendo que a resolução destes problemas e a disponibilização de mais apoios e ferramentas para a atividade de codificação deviam ser aspetos a assumir por estas entidades.