Skolens arbeid med elevråd, samarbeidsutval og skolemiljøutval TILSYNSRAPPORT

(1)

Fylkesmannen i Telemark

Til Kviteseid kommune 01.02.2018

ved rådmannen

TILSYNSRAPPORT

Skolens arbeid med

elevråd, samarbeidsutval og skolemiljøutval

Kviteseid kommune – Kviteseid skule

(2)

Innhald

1. Innleiing ...6

2. Om tilsynet med Kviteseid kommune – Kviteseid skule ...6

2.1 Kort om kommunen ...6

2.2 Om gjennomføringa av tilsynet ...6

2.2.1 Tema for tilsynet ...6

2.2.2 Om endring i lovkrav frå og med 1.8.17 ...7

2.2.3 Om tilsynsrapporten ...7

3. Elevråd ...7

3.1 Rettslege krav ...7

3.2 Dette har vi bedt om ...8

3.3 Val til elevrådet ...8

3.3.1 Skolens dokumentasjon ...8

3.3.2 Fylkesmannens vurderingar ...8

3.3.4 Fylkesmannens konklusjon ...8

3.4 Skolen si informasjonsplikt og elevrådet sin rett til å uttale seg ...8

3.5 Elevrådet sine oppgåver og rett til å få hjelp i arbeidet ...10

4. Samarbeidsutval og skolemiljøutval ...14

4.1 Lovgrunnlaget ...14

4.2 Om dokumentasjonen ...14

4.3 Val og samansetnad ...15

4.4 Skolen si informasjonsplikt og utvala sin rett til å uttale seg ...16

(3)

4.5 SU og SMU sine oppgåver ...17

4.5.2 Fylkesmannens vurdering ...19

5. Frist for retting av regelverksbrot ...21

Vedlegg: Liste over dokumentasjon ...23

(4)

Samandrag

Tema og formål

Tema for tilsynet er elevmedverknad. Elevmedverknad inneber at elevane kan seie meininga si, delta og ha innverknad på alt som gjeld dei på skolen.

Elevane sin rett til medverknad blir slått fast ein rekkje stader i opplæringslova og i barnekonvensjonen. Skolen skal vere ein viktig demokratisk arena for barn og unge, der dei kan oppleve å ha medverknad. Arbeidet i elevrådet og andre samarbeidsorgan på skolen er viktige tiltak for å nå dette målet.

Reell elevmedverknad krev at skolen legg til rette for og følgjer opp at dette faktiske skjer. Fylkesmannen i Telemark har derfor i dette tilsynet undersøkt om lovkrava i arbeidet med elevrådet, samarbeidsutvalet og skolemiljøutvalet blir følgt.

Regelverksbrot

Dokumentasjonen vi har fått frå skolen har avdekt brot på fleire av føresegnene i opplæringslova.

 § 9 A-9 tredje ledd Informasjonsplikt og rett til å uttale seg Skolen/rektor har ikkje

o informert elevrådet, samarbeidsutvalet og skolemiljøutvalet om alt som er viktig for skolemiljøet

o teke elevrådet, samarbeidsutvalet og skolemiljøutvalet så tidleg som mogleg med i arbeidet med skolemiljøtiltak

o informert elevrådet, samarbeidsutvalet og skolemiljøutvalet om at dei har rett til innsyn i all dokumentasjon som gjeld det systematiske arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø

o informert elevrådet, samarbeidsutvalet og skolemiljøutvalet om at dei har rett til å uttale seg og kome med framlegg i alle saker som er viktige for skolemiljøet.

 § 11-2 Elevråd ved grunnskolar

o Kommunen har ikkje fastsette talet på elevrepresentantar.

o Skolen har ikkje lagt til rette for elevrådet slik at elevrådet kan fremje fellesinteressene til elevane på skolen og arbeide for å skape godt lærings- og skolemiljø.

 § 11-1 Samarbeidsutval ved grunnskolar

o Skolen har ikkje etablert eit SU med lovleg samansetnad.

o Skolen har ikkje lagt til rette for SU, slik at SU kan uttale seg i alle saker som gjeld skolen.

o

 § 11-1a Skolemiljøutval ved grunnskolar

o Skolen har ikkje etablert eit SMU med lovleg samansetnad.

o Skolen har ikkje lagt til rette for SMU, slik at SMU kan medverke til at skolen, dei tilsette, elevane og foreldra tek aktivt del i arbeidet for å skape eit godt skolemiljø.

(5)

Status på rapporten og vegen vidare

Dette er ein endeleg tilsynsrapport. Fristen for retting er 13. mars. Kommunen må før fristen sende Fylkesmannen ei erklæring om at dei ulovlege forholda er retta og

dokumentere at det er sett i verk tiltak i samsvar med dei varsla pålegga.

Dersom kommunen ikkje har retta regelverksbrota før rettefristen, vil vi vedta pålegg om retting.

(6)

1. Innleiing

Vi fører tilsyn med offentlege skolar, jf. opplæringslova § 14-1 første ledd, jf.

kommunelova kapittel 10 A.

I tilsyn kontrollerer vi om skolane oppfyller opplæringslova med forskrifter.

Dersom Kviteseid kommune/Kviteseid skule ikkje følgjer regelverket, kan vi påleggje retting etter at kommunen har fått ein frist for å rette.

Det er kommunen som har det overordna ansvaret for at krava i opplæringslova blir gjennomførte, jf. opplæringslova § 13-10 første ledd. Vi gir derfor eventuelle pålegg i tilsynet til kommunen som har ansvaret for at skolen rettar opp brot på regelverket.

Våre tilsyn er offentleg myndigheitsutøving, noko som inneber at vi skal gjennomføre tilsynet i samsvar med reglane i forvaltningsretten og offentleglova.

2. Om tilsynet med Kviteseid kommune – Kviteseid skule 2.1 Kort om kommunen

Kviteseid kommune ligg i Øvre Telemark og har om lag 2 400 innbyggjarar og 230 skoleelevar. Kommunen har ein kombinert barne- og ungdomsskole, Kviteseid skule, og to kombinerte barnehagar/barneskolar, Brunkeberg oppvekstsenter og Straumsnes oppvekstsenter.

Kviteseid skule er den største skolen i kommunen med 191 elevar, fordelt på 110 elevar på barnetrinnet og 81 på ungdomstrinnet.

2.2 Om gjennomføringa av tilsynet

Vi opna tilsyn med Kviteseid kommune i brev datert 22.05.17. De vart bedne om å levere dokumentasjon til oss. Vi har fått dokumentasjonen for å gjennomføre tilsynet.

2.2.1 Tema for tilsynet

Tema for tilsynet er elevmedverknad. Elevmedverknad inneber at elevane kan seie meininga si, delta og ha innverknad på alt som gjeld dei på skolen.

Elevane sin rett til medverknad blir slått fast ein rekkje stader i opplæringslova og i barnekonvensjonen. Skolen skal vere ein viktig demokratisk arena for barn og unge, der dei kan oppleve å ha medverknad. Arbeidet i elevrådet og andre samarbeidsorgan på skolen er viktige tiltak for å nå dette målet.

Reell elevmedverknad krev at skolen legg til rette for og følgjer opp at dette faktiske skjer. Fylkesmannen i Telemark vil derfor i dette tilsynet undersøkje om lovkrava i arbeidet med elevrådet, samarbeidsutvalet og skolemiljøutvalet blir følgt.

Vi har kontrollert følgjande undertema:

1. Elevråd, jf. opplæringslova §§ 11-2 og 9 A-9 tredje ledd

2. Samarbeidsutval ved grunnskolar, jf. opplæringslova §§ 11-1 og 9 A-9 tredje ledd 3. Skolemiljøutval ved grunnskolar, jf. opplæringslova §§ 11-1a og 9 A-9 tredje ledd

Vi har ikkje sett på korleis de oppfyller andre krav i regelverket.

(7)

Vi sende førebels tilsynsrapport til dykk 18.12.2017. I han presenterte vi våre førebelse vurderingar og konklusjonar. Kviteseid kommune hadde frist til 26.01.2018 med å gje tilbakemelding på rapporten. Kommunen har ikkje gitt tilbakemelding på rapporten.

2.2.2 Om endring i lovkrav frå og med 1.8.17

Fram til 1.8.17 stod det i opplæringslova § 9a-6 at skolen skal halde råd og utval løpande underretta om alle tilhøve - deriblant hendingar, planar og vedtak - som har vesentleg betydning for skolemiljøet. Det var dette lovkravet Fylkesmannen varsla tilsyn med.

Lova blei 1.8. endra til at skolen skal halde råd og utval informerte om alt som er viktig for skolemiljøet, og dette står no i § 9 A-9. Endringa gir likevel ikkje føringar om ein ny og annleis praksis, og Fylkesmannens legg dermed dagens lovkrav til grunn for

vurderingane sine i denne rapporten.

2.2.3 Om tilsynsrapporten

Våre vurderingar i denne rapporten baserer seg i hovudsak på opplysningar som kjem fram i:

 dokumentasjonen de har sendt inn - sjå oversikten i vedlegget

 svar frå rektor og konstituert rektor på spørsmål om skolen sitt arbeid med elevrådet, samarbeidsutvalet og skolemiljøutvalet

 svar frå elevrepresentantane på spørsmål om skolen sitt arbeid med elevrådet, samarbeidsutvalet og skolemiljøutvalet

Tilsynsrapporten inneheld informasjon om kva for pålegg som er aktuelle å vedta etter at rettefristen etter kommunelova § 60 d er over.

Tilsynsrapportane er eit offentleg dokument. Vi publiserer våre tilsynsrapportar på vår heimeside.

3. Elevråd

3.1 Rettslege krav

§ 11-2 Elevråd ved grunnskolar

Ved kvar grunnskole skal det for årstrinna 5-7 og for årstrinna 8-10 vere eit elevråd med representantar for elevane.

Kommunen fastset talet på elevrepresentantar. Representantane skal veljast seinast tre veker etter at skolen har teke til om hausten.

Ein medlem av undervisningspersonalet på skolen skal ha som oppgåve å hjelpe elevrådet i arbeidet. Denne elevrådskontakten har møte- og talerett i elevrådet.

Leiaren for elevrådet kan kalle inn til møte i rådet i samråd med elevrådskontakten.

Rådet skal i alle høve kallast inn når ein tredel av medlemmene i rådet eller rektor krev det.

Elevrådet skal fremje fellesinteressene til elevane på skolen og arbeide for å skape godt lærings- og skolemiljø. Rådet skal også kunne uttale seg i og komme med framlegg i saker som gjeld nærmiljøet til elevane.

(8)

§ 9 A-9 Informasjonsplikt og rett til å uttale seg

3. ledd: Samarbeidsutvalet, skoleutvalet, skolemiljøutvalet, elevrådet og foreldra skal haldast informerte om alt som er viktig for skolemiljøet, og så tidleg som mogleg takast med i arbeidet med skolemiljøtiltak. Dei har rett til innsyn i all dokumentasjon som gjeld det systematiske arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø, og har rett til å uttale seg og komme med framlegg i alle saker som er viktige for skolemiljøet.

3.2 Dette har vi bedt om

Fylkesmannen bad rektor og elevrådet kvar for seg svare på ei rekkje spørsmål knytt til arbeidet med og i elevrådet. Vi bad i tillegg rektor om å sende kopi av innkallingar med saksdokument og referat frå alle møta i elevrådet i skoleåret 2016-2017.

3.3 Val til elevrådet

Lovkrav - § 11-2

 Ved kvar grunnskole skal det for årstrinna 5-7 og for årstrinna 8-10 vere eit elevråd med representantar for elevane.

 Kommunen fastset talet på elevrepresentantar.

 Representantane skal veljast seinast tre veker etter at skolen har teke til om hausten.

3.3.1 Skolens dokumentasjon

Kommunen har ifølgje rektor ikkje fastsett kor mange elevrepresentantar det skal vere i elevrådet. Skolen har sjølv fastsett kor mange det skal vere.

Elevrådet består av to representantar frå kvar klasse 5.-10. trinn. Rektor skriv at det var val i kvar av klassane på starten av skoleåret. Skolestart hausten 2016 var 15.08. Fyrste møte i elevrådet var 14.09.

3.3.2 Fylkesmannens vurderingar

Det er eit krav i lova at kommunen skal fastsetje talet på representantar i elevrådet, men det har kommunen ikkje gjort.

Skolen har oppretta eit felles elevråd for 5.-10. trinn, slik lova opnar for.

Skolestart hausten 2016 var 15.08., og fyrste møte i elevrådet var 14.09. Fylkesmannen finn det sannsynleg at elevrådet blei valt seinast tre veker etter skolestart.

3.3.4 Fylkesmannens konklusjon

 Kommunen har ikkje fastsette talet på elevrepresentantar.

 Skolen har oppretta eitt elevråd for 5.-10. trinn.

 Representantane blei valde seinast tre veker etter at skolen tok til om hausten.

3.4 Skolen si informasjonsplikt og elevrådet sin rett til å uttale seg

Lovkrav - § 11-2 Elevrådet

 skal haldast informert om alt som er viktig for skolemiljøet

 så tidleg som mogleg takast med i arbeidet med skolemiljøtiltak

(9)

 har rett til innsyn i all dokumentasjon som gjeld det systematiske arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø

 har rett til å uttale seg og komme med framlegg i alle saker som er viktige for skolemiljøet.

Skolen har sendt inn referat frå møta i elevrådet. Referata viser kva saker som har blitt behandla skoleåret 2016-17.

På spørsmål om kva måte skolen sørgjer for å halde elevrådet informert om alle forhold som er viktig for skolemiljøet, svarer rektor at alle organa får høve til å uttale seg i slike saker. Eit døme på det er nye ordensreglar der alle fekk komme med uttale før det blei godkjent i kommunestyret i vår.

På spørsmål om elevrådet har uttalt seg og / eller fått kome med forslag i saker som er viktige for skolemiljøet, svarer rektor: Det har ikkje vore særskilte saker, enkelte mindre diskusjonstema.

På spørsmål om korleis skolen sørgjer for elevrådet blir teke med så tidleg som mogeleg i planlegginga og gjennomføringa av skolemiljøtiltak, svarer rektor: Alle organa får høve til å uttale seg i slike saker.

Elevrådet er eit viktig organ for å skape eit godt skolemiljø. Elevrådet skal fremje

fellesinteressene til elevane på skolen og arbeide for å skape godt lærings- og skolemiljø.

For at elevrådet skal kunne vareta desse oppgåvene, må skolen oppfylle pliktene sine etter § 9 A-9. Skolen må sørgje for at elevrådet får informasjon slik at dei har grunnlag for å uttale seg og delta i arbeidet med skolemiljøtiltak.

Elevrådet skal haldast informert om alt som er viktig for skolemiljøet, jf. § 9 A-9. Det er skolen si plikt, og dei må sjølv ta initiativet til å orientere elevrådet. Rektor skriv at alle organa får høve til å uttale seg i slike saker. Eit døme på det er nye ordensreglar der alle fekk komme med uttale før det blei godkjent i kommunestyret i vår. Det går fram av referata at elevrådet fekk uttale seg til forslag til nytt ordensreglement, men vi kan ikkje sjå av referata at skolen har informert om andre saker som er viktig for skolemiljøet, som for eksempel resultata i elevundersøkinga knytte til læringsmiljøet, omfanget av mobbing på skolen eller tiltak for å betre det skolemiljøet.

Elevrådet skal så tidleg som mogleg takast med i arbeidet med skolemiljøtiltak. Rektor skriv: Alle organa får høve til å uttale seg i slike saker. Fylkesmannen kan ikkje sjå av referata at skolen har tatt opp og drøfta arbeidet med skolemiljøtiltak i elevrådet.

Fylkesmannen finn det derfor sannsynleg at skolen ikkje har tatt elevrådet med i arbeidet med skolemiljøtiltak. Skolen må sørgje for at elevrådet så tidleg som mogeleg blir tatt med i arbeidet med skolemiljøtiltak og på den måten leggje til rette for at elevrådet kan bruke den retten det har til å uttale seg.

Elevrådet har rett til innsyn i all dokumentasjon som gjeld det systematiske arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø. Det står ikkje noko i referata om dokumentasjon knytte til det systematiske arbeidet. Fylkesmannen finn det derfor sannsynleg at elevrådet ikkje har fått informasjon, korkje om retten til innsyn eller om det systematiske arbeidet på skolen - og at dei dermed ikkje har fått moglegheit til å uttale seg om det systematiske

(10)

3.4.3 Fylkesmannens konklusjon Skolen/rektor har ikkje

 informert elevrådet om alt som er viktig for skolemiljøet

 teke elevrådet så tidleg som mogleg med i arbeidet med skolemiljøtiltak

 informert elevrådet om at dei har rett til innsyn i all dokumentasjon som gjeld det systematiske arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø

 informert elevrådet om at dei har rett til å uttale seg og kome med framlegg i alle saker som er viktige for skolemiljøet.

3.5 Elevrådet sine oppgåver og rett til å få hjelp i arbeidet

Lovkrav - § 11-2

 Elevrådet skal fremje fellesinteressene til elevane på skolen og arbeide for å skape godt lærings- og skolemiljø.

 Ein medlem av undervisningspersonalet på skolen skal ha som oppgåve å hjelpe elevrådet i arbeidet. Denne elevrådskontakten har møte- og talerett i elevrådet.

 Rådet skal også kunne uttale seg i og komme med framlegg i saker som gjeld nærmiljøet til elevane.

Skolen har sendt innkalling til og referat frå møta i elevrådet. Referata viser kva saker som har blitt behandla skoleåret 2016-17.

Opplæring og tilrettelegging

Elevrådet har ein kontaktlærar som skal hjelpe dem i arbeidet. Rektor skriv dette om elevrådskontakten: Mellomledd mellom lærarar og elevar. Rådgjevar i høve til om val av saker, og vedtak, er i tråd med gjeldande reglar, og rådgjevar i høve til praktisk

gjennomføring.

Kontaktlærar for elevrådet skriv i innkallinga til fyrste møte i elevrådet at dei to

representantane frå kvar av klassane skal vere eit bindeledd mellom klassa si og resten av skulen (elevar og lærarar).

Elevrepresentantane skriv at dei fekk opplæring i elevrådsarbeid i eitt av dei fyrste møta i elevrådet og at dei har fått nok opplæring til å kunne gjere ein god jobb.

Det går fram av referat frå møte 13.1.17 at elevrådet fekk opplæring/kurs i saksgang.

Ifølgje konstituert rektor handla kurset om kommunikasjon mellom elevrådet og klassa, formalitetar rundt eit vedtak, kven som har ansvar for ulike oppgåver og kven skal sakene skal sendast vidare til.

På spørsmål om korleis det er lagt til rette for at elevrådet kan informere eller ta opp saker med klassane, svarer elevrepresentantane: Elevrepresentantane tek opp med kontaktlærar om å finne tidspunkt.

Kontaktlærar for elevrådet har i eit notat til kontaktlærarane gitt ei påminning til dei tillitsvalde og til klassane (dersom dei tillitsvalde har gløymt å orientere) om at det er eit rom på Fronter som heiter Elevråd. Der ligg det mapper med innkallingar og referat. Dei tillitsvalde har skrivetilgang; alle elevar og lærarar har lesetilgang. Kontaktlæraren ber klassane og dei tillitsvalde om å bruke dette rommet aktivt.

(11)

Vi spurde rektor om korleis skolen sørgjer for at elevrådet tidsnok får vite kva saker som skal behandlast i SU og i SMU, slik at elevrådet rekkjer å behandle sakene i framkant av møta i SU og SMU. Rektor svarer: Alltid møter i forkant når sakslista til SU ligge føre.

På spørsmål om korleis elevrådet og SU/SMU samhandlar, svarer rektor at dei tek med saker til kvarandre.

Elevrådsmøta

Det var tre møte i elevrådet hausten 2016. Fyrste møte 14.9. var eit konstitueringsmøte, deretter var det to møte: 29.11 og 7.12.

Elevrådet tok i møtet 29.11. opp ei rekkje saker frå klassane. Elevane ønskte seg mellom anna mat for dei med allergi i kantina, nye bingereglar, fleire leikeapparat, eige område til snøballkrig, nytt gras i ballbingen, nye gardiner og nytt sjakkbrett. Andre saker dei tok opp, var at klatrestativet er dårleg og ròtent, at doane er låste, at elevar låser opp doane medan elevar sit på do og at ein bestemt lærar behandlar elevane ulikt. Elevrådet fekk kopi av framlegg til nytt ordensreglement - og det blei bestemt at saka skulle takast opp i kvar klasse.

I møtet 7.12. gjekk elevrådet gjennom kva som har skjedd i sakene frå møte 29.11. Det står for eksempel: Korleis gjekk det med låsane på mellomsteget? Ikkje snakka med vaktmester enno. Korleis gjekk det med kantinematallergi? (Namn) og (Namn) tek saka vidare til IFA. Elevrepresentantane gjev dei to nødvendig informasjon.

Sjakkbrettmålinga? Saka er i gang. Er no hos lærarane. Steinen i akebakken? Den saka er ikkje teken vidare. Løyvet til snøballkrig? Ikkje gjort noko med saka. Klassene gav også tilbakemelding på framlegg til nytt ordensreglement.

Det var fem møte etter nyttår: 13.1., 10.2., 14.3., 11.5. og 2.6.

I møtet 13.1. var første sak Kurs i saksgang. Deretter gjekk elevrådet gjennom kva som har skjedd i sakene frå møtet 29.11. Det står for eksempel at to elevrådsrepresentanter skal snakke med rektor om det dei ser på som for strenge reglar i framlegg til nytt

ordensreglement. I saka om låsane på do står det: Fortelle personane som låser seg inne på doen at alle veit at dei gjer det. I saka om kantinematallergi står det: (Namn) har snakka med (Namn) og det bli ikkje noko forandring i kantina. (Namn) og (Namn) skal spørre rund i klasseromma og spørre om hvem som har allergi. For å få konkrete svar og hva slags allergi dei har. I saka om steinen i akebakken står det: Saken er borte/ferdig. I saka om klatrestativ står det: Saken er ikkje tatt videre foreløpig.

I møtet 10.2. gjekk elevrådet gjennom kva som har skjedd i tre saker frå møtet 29.11. I saka om ordensreglane som to elevar skulle drøfte med rektor, står det: Ikkje ferdig. I saka om låsane på do står det i innkallinga: Har dette blitt drøfta i klassene? Har dei

«skuldige» blitt konfrontert med at «alle» veit kven dei er? Har noko endra seg? I referatet står det Ferdig. I saka om matallergi står det i innkallinga: Har (Namn) og (Namn) samla inn talgrunnlag for å drøfte dette med IFA? Gjev dette grunnlag for ny drøfting med faglærar? Er drøftinga gjort? I referatet står det: Ferdig. Ei siste sak var om elevane vil ha skolegenser – og det blei bestemt at elevrådsrepresentantane skulle spørje klassene.

I referat frå møtet 14.3 står det: Er ikkje ferdige om drøfting av ordensreglement med lærar. I innkallinga til møtet står det ei sak til: Skulegenserar. Høyring i klassa om folk vil ha genser.

(12)

Det var to saker på saklista til møtet 2.6: Tilbakemelding frå klassene om deltaking i misjonsløp og tilsyn frå fylkesmannen.

På spørsmål om korleis skolen legg til rette for at saker som har vore behandla av elevrådet blir følgt opp av skolen, skriv rektor: Det varierer med kven og korleis saker bringast vidare, og til kven, og evt. vidare handsaming i ulike organ. Konstituert rektor gir eit eksempel knytte til ordensreglementet på saker som ikkje blei følgt opp:

Gjennomgang av ordensreglement. To elevar skulle ta med seg elevrådet sitt synspunkt til rektor. Dette gjennomførte dei ikkje.

På spørsmål om elevrådet har uttalt seg eller kome med forslag i saker som er viktig for skolemiljøet, svarer rektor: Det har ikkje vore særskilde saker, enkelte mindre

diskusjonstema.

På spørsmål om elevrådet har behandla saker som gjeld nærmiljøet, svarer elevrådet:

Nei, og rektor skriv: Det har ikkje vore nokre store saker i år.

3.5.2 Fylkesmannens vurderingar Opplæring og tilrettelegging

Det er dokumentert gjennom møteinnkallingar og referat at ein medlem av undervisningspersonalet har som oppgåve å hjelpe elevrådet i arbeidet.

Rektor skriv at kontaktlæraren er eit mellomledd mellom lærarar og elevar. Kontaktlærar for elevrådet skriv at elevrepresentantane skal vere eit bindeledd mellom klassa si og resten av skulen (elevar og lærarar). Fylkesmannen merkar seg at ingen av dei nemner rektor/skoleleiinga si rolle. Elevrådet sin oppgåve er å representere elevane overfor rektor eller andre som bestemmer på skolen – og kontaktlæraren for elevrådet er eit viktig bindeledd mellom elevrådet og rektor/skoleleiinga.

Skolen er gjennom opplæringslova forplikta til å leggje til rette for elevrådsarbeid, og kontaktlæraren for elevrådet er ein viktig del av dette. Elevrådskontakten skal ifølgje lova hjelpe elevrådet i arbeidet, men det ikkje noko om kva det betyr i praksis. Skolen må derfor sjølv fastsetje kva som inngår i oppgåvene til elevrådskontakten, og kva andre på skolen eventuelt skal ta seg av. Det kan synast som om dette ikkje er avklart ved Kviteseid skule.

Elevane skriv at dei fekk opplæring i elevrådsarbeid i eit av dei fyrste møta. I referat frå møte 13.1. står det under sak 1 Kurs i saksgang. Fylkesmannen legg til grunn at

elevrådet har fått opplæring i elevrådsarbeid.

Elevrepresentantane skriv at dei får satt av tid i eiga klasse til å ta opp saker til/frå elevrådsmøta. Fylkesmannen legg til grunn at skolen på denne måten legg til rette for at elevrådsrepresentantane kan fremje fellesinteressene til elevane.

Ifølgje rektor er det alltid møter i elevrådet når saklista til møte i SU er klar. Ein gjennomgang av referata frå møte elevrådet viser at det ikkje er teke opp saker i

elevrådet i framkant eller i etterkant av møte i SU/SMU, med unnatak av framlegg til nytt ordensreglement. Nytt ordensreglement sto på saklista til møte i SU 20.10. og 16.11., men var ikkje sak i elevrådsmøta før 29.11. – dvs. to veker etter at saka blei behandla i SU. Elevrådet kunne dermed ikkje gi innspel til behandlinga i SU. Fylkesmannen meiner derfor at skolen ikkje leggjer til rette for at elevrådet kan uttale seg i saker som skal opp i SU og SMU.

(13)

Elevrådsmøta

Det har vore 8 møter i elevrådet i skoleåret 2016-17. Skolestart hausen 2016 var 15.08.

Det første møtet med saker var 29.11., meir enn tre månader etter skolestart. Det er altfor seint. Skolen må sørgje for at elevrådet kjem i gong med arbeidet så snart som mogleg etter skolestart slik at elevrådet kan fremje fellesinteressene til elevane på skolen og arbeide for å skape eit godt lærings- og skolemiljø.

Elevrådet tok i møtet 29.11. opp ei rekkje saker frå klassane. I referatet står det at dei har tatt opp saker som Fleire leikeapparater på plassen, Smart-Board i klassane, Nytt gress i bingen, Vær inne på vinteren og Gardiner i 6. klasse. Det går ikkje fram av referatet frå møtet kva som blei bestemt. Det står heller ikkje noko om desse sakene i referata frå resten av skoleåret.

Andre saker frå møtet 29.11. blei følgt opp i fleire møte etterpå. To elevråds- representantar fekk i oppdrag å snakke med vaktmeisteren og lærarane om fikse

klatrestativet. I referatet frå møtet 7.12. står det: Ikkje snakka med vaktmesiter enno. I referatet frå 13.1. står det: Saka er ikkje tatt videre forløbig.

Ei anna sak handla om matallergi. To elevrådsrepresentantar fekk i oppgåve å snakke med kantina. Det står i referatet frå 13.1. at dei har snakka med (Namn) og det blir ikkje noko forandring i kantina. Elevrepresentantane fekk så i oppgåve å spørje rundt i

klasseromma om kven som har allergi og kva slags allergi dei har. På saklista til møtet 10.2. står det: Allergitilpassa mat i kantina. Har (Namn) og (Namn) samla inn

talgrunnlag for å drøfte dette med IFA? Gjev dette grunnlag for ny drøfting med faglærar? Er drøftinga gjort? I referatet står det: Ferdig.

Elevrådet sin oppgåve er mellom anna å fremje fellesinteressene til elevane på skolen.

Elevrådsrepresentantane frontar saker som elevane er opptekne av, men dei kan ikkje bære ansvaret for gjennomføring. Det kan sjå ut som om skolen i praksis har gjort elevrådsrepresentantane ansvarlege for at klatrestativet skal bli fiksa og for at det skal kome allergifri mat i kantina. Slike saker må vere skolen/ rektor sitt ansvar.

Elevrådet tok i møtet 29.11. opp ei rekkje saker frå klassane, men det står ikkje noko i referata etter det om tilbakemelding på sakene frå skolen/rektor. Fylkesmannen meiner at skolen/rektor må sørgje for at elevrådet får tilbakemeldingar på dei sakene dei har teke opp. Dette er viktig for at elevrepresentantane og elevane/klassene som har meldt inn sakene, skal oppleve å bli høyrt og ha innverknad på det som gjeld dei på skolen.

Vi ser med unnatak av spørsmåla om skolegenser og deltaking i misjonsløp, ingen nye saker på saklistene etter møtet 29.11. Elevrådet skal arbeide for å skape eit godt lærings- og skolemiljø, men saker knytte til lærings- og skolemiljøet er ikkje tatt opp i elevrådet. Når viktige saker knytte til lærings- og skolemiljøet ikkje står på saklistene i elevrådet, så betyr det at elevrepresentantane ikkje har teke desse sakene opp i klassene. Skolen/rektor må følgje opp at viktige saker som elevundersøkinga, skolemiljøet og tiltaksplanar for eit godt skolemiljø blir sett opp på saklistene, slik at elevrådet får ei reell moglegheit til å uttale seg og kome med framlegg, jf. § 9-A9 i opplæringslova.

Elevrådet har ikkje behandla saker som gjeld nærmiljøet og rektor skriv at det ikkje har vore saker. Fylkesmannen legg til grunn at det ikkje har vore saker som gjeld

nærmiljøet.

(14)

 Skolen har ikkje lagt til rette for elevrådet slik at elevrådet kan fremje

fellesinteressene til elevane på skolen og arbeide for å skape godt lærings- og skolemiljø.

 Skolen har gitt ein medlem av undervisningspersonalet i oppgåve å hjelpe elevrådet i arbeidet.

 Vi konkluderer ikkje i spørsmålet om elevrådet har fått uttale seg i og komme med framlegg i saker som gjeld nærmiljøet til elevane. Dette fordi det ikkje har vore saker som gjeld nærmiljøet dette skoleåret.

4. Samarbeidsutval og skolemiljøutval 4.1 Lovgrunnlaget

§ 11-1 Samarbeidsutval ved grunnskolar

Ved kvar grunnskole skal det vere eit samarbeidsutval med to representantar for undervisningspersonalet, ein for andre tilsette, to for foreldrerådet, to for elevane og to for kommunen. Den eine av representantane for kommunen skal vere rektor ved skolen.

Elevrepresentantane skal ikkje vere til stades når saker som er omfatta av teieplikt etter lover eller forskrifter, blir behandla i samarbeidsutvalet.

Samarbeidsutvalet har rett til å uttale seg i alle saker som gjeld skolen.

§ 11-1a Skolemiljøutval ved grunnskolar

Ved kvar grunnskole skal det vere eit skolemiljøutval. I skolemiljøutvalet skal elevane, foreldrerådet, dei tilsette, skoleleiinga og kommunen vere representerte.

Skolemiljøutvalet skal vere sett saman slik at representantane for elevane og foreldra til saman er i fleirtal.

Samarbeidsutvalet kan sjølv vere skolemiljøutval. Når samarbeidsutvalet fungerer som skolemiljøutval, må det oppnemnast tilleggsrepresentantar for elevane og foreldra, slik at dei samla får fleirtal.

Elevrepresentantane skal ikkje vere til stades når saker som er omfatta av lovfesta teieplikt blir behandla i skolemiljøutvalet. Når elevane ikkje er til stades, skal

foreldrerepresentantane ha dobbeltstemme tilsvarande bortfallet av elevrepresentantane sine stemmer, eller talet på foreldrerepresentantar aukast tilsvarande.

Skolemiljøutvalet skal medverke til at skolen, dei tilsette, elevane og foreldra tek aktivt del i arbeidet for å skape eit godt skolemiljø. Skolemiljøutvalet har rett til å uttale seg i alle saker som gjeld skolemiljøet, jf. kapittel 9a.

§ 9 A-9 Informasjonsplikt og rett til å uttale seg

3. ledd: Samarbeidsutvalet, skoleutvalet, skolemiljøutvalet, elevrådet og foreldra skal haldast informerte om alt som er viktig for skolemiljøet, og så tidleg som mogleg takast med i arbeidet med skolemiljøtiltak. Dei har rett til innsyn i all dokumentasjon som gjeld det systematiske arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø, og har rett til å uttale seg og komme med framlegg i alle saker som er viktige for skolemiljøet.

4.2 Om dokumentasjonen

Fylkesmannen bad skolen og elevrepresentantane i samarbeidsutvalet (SU) og

skolemiljøutvalet (SMU) kvar for seg svare på ei rekkje spørsmål knytt til arbeidet med og SU og SMU. Vi bad i tillegg kommunen om å sende kopi av innkallingar med

saksdokument og referat frå alle møta i SU og SMU skoleåret 2016-2017.

(15)

Fylkesmannen har motteke innkallingar til og referat frå møte i SU 20.10. og 16.11., og innkalling til og referat frå møte i SU/SMU 27.4. Vi har vidare fått rektor og

elevrepresentantane sine svar på spørsmål om arbeidet i SU og SMU.

4.3 Val og samansetnad

Lovkrav § 11-1 – SU

 Alle grunnskolar skal ha eit SU

 SU skal vere samansett med

o tre representantar for dei tilsette: to for undervisningsperonalet og ein for andre tilsette

o to representantar for kommunen, der den eine skal vere rektor.

o to representantar for foreldrerådet, der den eine skal vere leiaren for FAU, jf. § 11-4 siste ledd

o to representantar for elevane.

Lovkrav § 11-1a – SMU

 Alle grunnskolar skal ha eit SMU.

 I SMU skal elevane, foreldrerådet, dei tilsette, skoleleiinga og kommunen vere representerte.

 SMU skal vere sett saman slik at representantane for elevane og foreldra til saman er i fleirtal.

 SU kan sjølv kan sjølv vere skolemiljøutval. Når SU fungerer som skolemiljøutval, må det oppnemnast tilleggsrepresentantar for elevane og foreldra, slik at dei samla får fleirtal.

Rektor opplyser at elevane vel sine representantar Via elevrådet. (Leiar, sekretær pluss ein vald). Konstituert rektor utdjupar dette og skriv: Elevrådet vedtok at leiar og

sekretær alltid er medlem av SU. I tillegg vel dei ein representant til som sit i SMU.

Skolen har sendt ein oversikt som viser namn på representantane og

vararepresentantane i SU. Det er valt ni representantar til SU: to representantar for elevrådet, to for foreldrerådet, to for undervisingspersonalet, ein for andre tilsette og to for kommunen. Ein av representantane for kommunen er rektor. FAU-leiaren er ein av foreldrerepresentantane.

Det er valt vararepresentantar for foreldrerådet og for den eine representanten for kommunen. Det er ikkje valt vararepresentantar for undervisingspersonalet, for andre tilsette eller for elevane.

I referat frå møte i SU 16.11.16 står det: Forslag frå FAU at SU og Skulemiljøutvalet slåast samen. Då må det aukast med 1 foreldrerepresentant og 1 elevrepresentant. Su meiner dette er ei god løysing.

Det blei ifølgje konstituert rektor valt ein elevrepresentant og ein foreldrerepresentant til SMU. Det blei valt vararepresentant for foreldrerepresentanten, men ikkje for

elevrepresentanten.

(16)

til SMU. Kviteseid kommune ifølgje rektor ikkje bestemt korleis elevane skal peike ut sine representantar.

Skolen har eitt elevråd for 5.-10. trinn. Elevrepresentantane til SU er alltid leiar og sekretær for elevrådet. Elevrådet vel i tillegg ein representant til SMU. Elevrådet kan peike ut kven som skal vere elevrepresentantar, men det føreset at elevrådet

representerer alle elevane på skolen, og ikkje berre dei elevane det er skipa elevråd for.

Elevrådet ved Kviteseid skule representerer ikkje alle årstrinna – og det kan derfor ikkje peike ut representantar til SU og SMU.

Det er valt vararepresentantar for foreldra, men ikkje for elevane. Det er ikkje eit krav i lova at det skal veljast vararepresentantar for elevane. Det ville vere naturleg at det blei valt vararepresentantar for elevane når det er valt vararepresentantar for foreldra. Det ville vere eit signal til alle elevane om at dei er viktig i arbeidet med å skape eit godt skolemiljø, jf. oppgåva som SMU skal vareta

SU skal ha ni medlemmar: to representantar for elevane, to for foreldra, to for undervisingspersonalet, ein for andre tilsett og to for kommunen. Kviteseid skule har slått saman SU og SMU til eitt utval, med elleve representantar. Skolen har dermed ikkje eit lovleg samansett SU.

Elevane og foreldra skal vere i fleirtal i SMU. Dei er i fleirtal i SU/SMU. Skolen har likevel ikkje eit lovleg samansett SMU – fordi dei har slått saman utvala og fordi

elevrepresentantane ikkje representerer alle elevane på skolen.

Skolen har ikkje etablert eit SU og eit SMU med lovleg samansetnad.

4.4 Skolen si informasjonsplikt og utvala sin rett til å uttale seg

Lovkrav § 9 A-9 SU og SMU

 skal haldast informerte om alt som er viktig for skolemiljøet

 skal så tidleg som mogleg takast med i arbeidet med skolemiljøtiltak

 har rett til innsyn i all dokumentasjon som gjeld det systematiske arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø

 har rett til å uttale seg og komme med framlegg i alle saker som er viktige for skolemiljøet.

På spørsmål om kva måte skolen sørgjer for å halde SU og SMU informerte om alle forhold som er viktig for skolemiljøet, svarer rektor at alle organa får høve til å uttale seg i slike saker. Eit døme på det er nye ordensreglar der alle fekk komme med uttale før det blei godkjent i kommunestyret i vår.

På spørsmål om korleis skolen sørgjer for SU og SMU blir tekne med så tidleg som mogeleg i planlegginga og gjennomføringa av skolemiljøtiltak, svarer rektor: Alle organa får høve til å uttale seg i slike saker.

SU og SMU er sentrale organ for å skape eit godt skolemiljø. SU har rett til å uttale seg i

(17)

foreldra tek aktivt del i skolemiljøarbeidet. For at SU og SMU skal kunne vareta desse oppgåvene, må skolen oppfylle pliktene sine etter § 9 A-9. Skolen må sørgje for at SU og SMU får informasjon slik at dei har grunnlag for å uttale seg og delta i arbeidet med skolemiljøtiltak.

SU og SMU skal haldast informerte om alt som er viktig for skolemiljøet, jf. § 9 A-9. Det er skolen si plikt, og skolen må sjølv ta initiativet til å orientere SU og SMU. Rektor skriv at alle organa får høve til å uttale seg i slike saker. Eit døme på det er nye ordensreglar der alle fekk komme med uttale før det blei godkjent i kommunestyret i vår. Det går fram av referata at SU fekk uttale seg til forslag til nytt ordensreglement.

I møtet 27.04.17 informerte skolen om elevundersøkinga 2016-17 og status for

rehabilitering av skolebygg. Dette er saker som kan vere viktig for skolemiljøet, men det er andre saker som også er viktig for skolemiljøet, som for eksempel det førebyggjande arbeidet og omfanget av mobbing. Det står ikkje noko om det førebyggjande arbeidet eller korleis skolen jobbar med mobbing. Skolen har informert om noko av det som er viktig for skolemiljøet, men ikkje om alt som er viktig, slik det er krav om i lova.

SU og SMU skal så tidleg som mogleg takast med i arbeidet med skolemiljøtiltak. Rektor skriv: Alle organa får høve til å uttale seg i slike saker. Fylkesmannen kan ikkje sjå av referata at skolen tatt opp og drøfta arbeidet med skolemiljøtiltak i SU/SMU.

Fylkesmannen finn det derfor sannsynleg at skolen ikkje har tatt SU/SMU med i arbeidet med skolemiljøtiltak. Skolen må sørgje for at SU/SMU så tidleg som mogeleg blir tatt med i arbeidet med skolemiljøtiltak og på den måten leggje til rette for at dei kan bruke retten dei har til å uttale seg.

SU og SMU har rett til innsyn i all dokumentasjon som gjeld det systematiske arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø. Det står ikkje noko i referata om dokumentasjon knytt til det systematiske arbeidet. Fylkesmannen finn det derfor sannsynleg at SU og SMU ikkje har fått informasjon, korkje om retten til innsyn eller om det systematiske arbeidet på skolen - og at dei dermed ikkje har fått moglegheit til å uttale seg om det systematiske arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø.

4.4.3 Fylkesmannens konklusjon Skolen/rektor har ikkje

 informert SU og SMU om alt som er viktig for skolemiljøet

 teke SU og SMU så tidleg som mogleg med i arbeidet med skolemiljøtiltak

 informert SU og SMU om at dei har rett til innsyn i all dokumentasjon som gjeld det systematiske arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø

 informert SU og SMU om at dei har rett til å uttale seg og kome med framlegg i alle saker som er viktige for skolemiljøet.

4.5 SU og SMU sine oppgåver

Lovkrav § 11-1 – SU

 SU har rett til å uttale seg i alle saker som gjeld skolen.

 Elevrepresentantane skal ikkje vere til stades når saker som er omfatta av lovfesta teieplikt blir behandla i SU.

(18)

Lovkrav §11-1a – SMU

 SMU skal medverke til at skolen, dei tilsette, elevane og foreldra tek aktivt del i arbeidet for å skape eit godt skolemiljø.

 Elevrepresentantane skal ikkje vere til stades når saker som er omfatta av lovfesta teieplikt blir behandla i SMU.

Elevrepresentantane og skolen har svart på spørsmål frå Fylkesmannen og sendt referat frå møta i SU/SMU. Referata viser kva saker som har vore behandla skoleåret 2016-17.

Opplæring og tilrettelegging

Fylkesmannen har spurt elevrepresentantane i SU og SMU om dei har fått informasjon om SU og SMU og hjelp til å forstå kva slags oppgåver dei har. Elevrepresentantane svarer Nei for både SU og SMU.

På spørsmål om elevrepresentantane i SU har fått opplæring som kan setje dei i stand til skjøtte oppgåvene, svarer rektor: Kort informasjon og hjelp frå Fug.no samt

informasjonshefte frå FUG. På same spørsmål for elevrepresentantane i SMU svarer rektor Nei.

I referat frå første møte i SU 20.10.16 står det at rektor gjorde greie for kva eit SU skal vere. Han tok utgangspunkt i FUG sitt informasjonshefte for SU-medlemmer. Mellom anna vart det opplyst kva rektor si rolle er i SU-samanheng, kven som er med i SU, kva ein kan uttale seg om m.m. Det vart oppmoda om at medlemmene i SU set seg godt inn i kva vervet inneber.

Det går fram av innkallingane til møte blir lagt til skoletida. Elevrepresentantane blir ifølgje konstituert rektor fritatt frå undervisningstimar for å delta på møtet. Må dei evt rundt i klassane og informere om saker, får dei fritak. Dei får ikkje fritak for å førebu seg til møter.

På spørsmål om korleis skolen legg til rette for at elevrepresentantane i SU/SMU kan ta opp saker som skal behandlast eller er behandla i SU og SMU med klassene eller

elevrådet, svarer rektor: Via elevrådet for SMU og på like linje med at dei informerer om saker frå elevrådet (klassens time) for SU.

På spørsmål om korleis elevrådet og SU/SMU samhandlar, svarer rektor at dei tek med saker til kvarandre.

Møta i SU/SMU

Fylkesmannen har motteke innkallingar til og referat frå møte i SU 20.10.16 og 16.11.16, og innkalling til og referat frå møte i SU/SMU 27.4.17.

I møta 20.10.16 og 27.04.17 mangla det ein foreldrerepresentant. I referatet frå møte 16.11.16 står det ikkje kven som var til stades.

Det blei ifølgje konstituert rektor ikkje sendt ut saksdokument saman med innkallingane.

Første møte i SU var 20.10.16. På saklista sto konstituering, gjennomgang av mandat til SU, skisse over møteplan m.m. og eventuelt.

Det står i referatet frå møtet at det skal vere fire møte skoleåret 2016-17 og at møtetida er til 08.30-10.00. Under eventuelt står det at medlemmane fekk utkast til nytt

ordensreglement for Kviteseidskulen. Medlemmane blei bedt om å setje seg inn i det og kome med innspel på neste møte. Rektor informerte også om at skolen har utarbeidd

(19)

Det er ønske om at SFO følgjer skoleåret og rektor skal spele dette inn til sektorleiinga.

Det er også eit ønske om SMS-varsling i staden for meldingsbok og lappesystem – og rektor skal sjekke ut om det kan knytast opp mot det skoleadministrative systemet dei bruker.

Neste møte i SU var 16.11.16.På saklista sto rådmannens budsjett for 2017 og 2018-20, ordensreglementet og eventuelt. Rektor orienterte om budsjettforslaget. SU var samde i forslaget til ordensreglement slik det ligg føre (også i høve til mobilhotell), medan 10.

klasse gjerne vil ha mobilreglementet slik det er i dag. Det kom eit forslag frå FAU om å slå saman SU og SMU, og SU meinte det var ei god løysing. Det står òg at det er eit ønske om eit enkelt system for kommunikasjon med heimen (SMS).

Neste møte skulle vore 09.02.17, men det blei avlyst.

Siste møte 27.04.17 var eit møte i SU/SMU. På saklista sto Elevundersøkinga, status rehabilitering skolebygg, tilstandsrapport grunnskule og eventuelt. Elevundersøkinga, som er publisert på Skoleporten, blei presentert og kommentert – for Kviteseid skule er resultata bra med tanke på dei viktige tinga som t.d. trivsel og læringsmiljø. Rektor orienterte om status rehabilitering av skolebygg. Tilstandsrapport for grunnskulen i Kviteseid 2016 blei kommentert på områder som lærartetthet, grunnskolepoeng m.m.

Rektor orienterte vidare om det nye ordensreglementet som tok til å gjelde frå 18.04.17.

Han orienterte òg om nytt kap. 9A i opplæringslova frå hausten 2017.

Det har ikkje vore saker underlagt teieplikt.

4.5.2 Fylkesmannens vurdering Opplæring og tilrettelegging

SU har rett til å uttale seg i alle saker som gjeld skolen, mens SMU skal medverke til at skolen, dei tilsette, foreldra og elevane tek aktivt del i arbeidet for å skape eit godt skolemiljø.

Elevrepresentantane i SU og SMU skriv av dei ikkje har fått informasjon om SU og SMU og hjelp til å forstå kva slags oppgåver dei har. Elevrepresentantane må forstå kva oppgåver dei har i kvart av utvala og kva det i praksis betyr å vere representant for alle elevane på skolen. Dei må ha ein plan for korleis dei skal samhandle med

klassane/elevrådet, og dei må ha tid til å førebu seg til møta. Skolen har ikkje gitt elevrepresentantane opplæring i SU-/SMU-arbeid. Skolen må sørgje for at

elevrepresentantane får nødvendig opplæring.

Rektor skriv at skolen legg til rette for at elevrepresentantane i SU/SMU kan ta opp saker til/frå SU/SMU med elevrådet. Ifølgje rektor er det alltid møter i forkant når sakslista til ligge føre. Ein gjennomgang av referata frå møte elevrådet viser at det ikkje er teke opp saker til/frå SU/SMU i elevrådet i framkant eller i etterkant av møte i SU/SMU, med unntak av framlegg til nytt ordensreglement.

Det har ikkje vore sendt ut sakspapir i framkant av møter i SU/SMU, og

elevrepresentantane får ikkje fritak frå undervisninga til å førebu seg til møter.

Elevrepresentantane i SU og SMU skal vareta interessene til elevane. Det betyr at dei må få sakliste med sakspapir i god tid før møte i SU eller SMU. Dei må vidare sørgje for at alle klassane - også dei på 1.-4. trinn - får informasjon og kan medverke. Dette tar tid og er ein del av førebuinga til møte. Elevrepresentantane må få så mykje fri frå timane som dei treng for å vareta oppgåvene. Skolen må sørgje for at elevrepresentantane får

(20)

Møta i SU/SMU

Det er rektor sitt ansvar å leggje forholda til rette slik at utvala kan fungere etter intensjonane. Skolen har slått saman SU og SMU - og har dermed eit felles utval som behandlar alle saker. SU og SMU er sjølvstendige utval med ulike oppgåver. Skolen kan derfor ikkje slå dei saman til eitt utval. Skolen kan velje å ha møte i SU og møte i SMU same dag, gjerne rett etter kvarandre, men ikkje saman. Det må altså gå tydeleg fram av innkallingar og referat om det SU-møtet eller SMU-møte, kva saker som skal

behandlast / er behandla, kven som er medlem og kven som var til stades.

Det går fram av referata at det det mangla ein foreldrerepresentant i møte 20.10.16 og 27.04.17. For å vere lovleg samansett utval, må representantar frå alle gruppene møte, og elevar og foreldre må vere i fleirtal i SMU. Skolen må sørgje for at dei gruppene og dei representantane, ev. vararepresentantar, som skal vere til stades, faktisk er det.

Møta i SU/SMU er lagt til skoletida. Det gjer det lett for elevane, dei tilsette og rektor å møte. Når møta er lagt til skoletida, vil det vere mange foreldre som ikkje kan ta fri og som dermed ikkje kan la seg velje. Skolen bør legge til rette for at så mange som mogleg kan la seg velje og ta del i arbeidet for å skape eit godt skolemiljø.

Det var to møte i SU og eitt møte i SU/SMU skoleåret 2016-2017. Det var sett av ein og ein halv time til kvart møte. Medlemmane i SU og SMU kan, slik Fylkesmannen vurderer det, ikkje vareta oppgåvene sine eller rolla som brukarrepresentantar når det er så få møte og så lite tid sett av til dette arbeidet i løpet av eit skoleår. Rektor må leggje til rette for jamlege møte i SU og SMU og sørgje for at det blir sett av nok tid til å vareta oppgåvene.

Innkallingane til møta i SU/SMU er svært knappe, som for eksempel: Godkjenning av sakliste. Godkjenning av referat. Elevundersøkinga. Status rehabilitering skulebygg.

Tilstandsrapport. Eventuelt. Med så knappe innkallingar og ingen saksdokument eller utdjupande informasjon om kva saka gjeld, kan SU-/SMU-medlemene vanskeleg førebu seg til møta - og dei manglar grunnlag for å ta opp sakene med dei som dei

representerer. Rektor må sørgje for at SU-/SMU-representantane får sakspapir god tid i førevegen, slik at dei rekkjer å drøfte sakene med dei som dei representerer.

Fylkesmannen vurderer ut frå dette at skolen ikkje legg til rette for at SU og SMU kan uttale seg og kome med forslag i alle saker som er viktige for skolemiljøet.

Rektor opplyser at det ikkje har vore behandla saker som er omfatta av teieplikt.

Fylkesmannen ser at det ikkje står noko om saker omfatta av teieplikt i referata.

 Skolen har ikkje lagt til rette for SU, slik at SU kan uttale seg i alle saker som gjeld skolen.

 Skolen har ikkje lagt til rette for SMU, slik at SMU kan medverke til at skolen, dei tilsette, elevane og foreldra tek aktivt del i arbeidet for å skape eit godt

skolemiljø.

 Vi konkluderer ikkje i spørsmålet om elevar og saker omfatta av teieplikt. Dette fordi det ikkje har vore saker som er omfatta av teieplikt dette skoleåret.

(21)

5. Frist for retting av regelverksbrot

I kapitla ovanfor har vi konstatert at de ikkje oppfyller regelverket på alle område. Vi gir dykk ein frist til å rette regelverksbrota, jf. kommunelova § 60 d.

Frist for retting er 13. mars. Kommunen må før fristen sende Fylkesmannen ei erklæring om at dei ulovlege forholda er retta og dokumentere at det er sett i verk tiltak i samsvar med dei varsla pålegga. Dokumentasjon kan for eksempel vere skriftlege rutinar, referat frå møte i elevråda, SU og SMU.

Dersom de ikkje har retta regelverksbrota før rettefristen, vil vi vedta pålegg om retting.

Eit pålegg om retting er eit vedtak som de kan klage på, jf. forvaltningslova kapittel VI.

Følgjande pålegg er aktuelle å vedta etter at rettefristen er over:

1. Kviteseid kommune må sørgje for at skolen legg til rette for elevrådet, slik at elevrådet kan fremje fellesinteressene til elevane og arbeide for å skape eit godt lærings- og skolemiljø, jf. opplæringslova § 11-2. Kommunen må i samband med det sjå til at Kviteseid skule:

a. følgjer opp at kommunen skal fastsetje talet på elevrepresentantar i elevrådet

b. sikrar at elevrådet får nødvendig hjelp i arbeidet. Skolen må - sørgje for å definere/avklare kva oppgåver skal liggje til

kontaktlærar for elevrådet og kva oppgåver andre eventuelt skal ta seg av

- sørgje for at elevrådsrepresentantane får opplæring i elevrådsarbeid i eitt av dei første møta

- sørgje for at elevrådet kjem i gong med arbeidet i rimeleg tid etter oppstart om hausten

- sørgje for at elevrådet får tilbakemeldingar på saker dei har fremma - sørgje for at elevrådsrepresentantane kan fremje saker i elevrådet

utan å bli ansvarleg for saka etterpå

2. Kviteseid kommune må sørgje for at skolen informerer og involverer elevrådet i arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø, jf. opplæringslova §§ 9 A-9 og 11-2.

Kommunen må i samband med det sjå til at Kviteseid skule:

a. sikrar at elevrådet blir informert om alt som er viktig for skolemiljøet b. sikrar at elevrådet så tidleg som mogleg blir tatt med i arbeidet med

skolemiljøtiltak

c. sikrar at elevrådet blir informert om at dei har rett til innsyn i all

dokumentasjon som gjeld det systematiske arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø

d. sikrar at elevrådet blir informert om at dei kan uttale seg og komme med framlegg i alle saker som er viktige for skolemiljøet, medrekna

skolemiljøsaker som skal behandlast i SMU.

3. Kviteseid kommune må sørgje for at skolen legg til rette for SU og SMU, slik at SU kan uttale seg om alle saker som gjeld skolen – og at SMU kan medverke til at skolen, dei tilsette, elevane og foreldra tek aktivt del i arbeidet for å skape eit

(22)

a. sørgjer for å ha separate møte i SU og SMU og at det skiljast på møte i SU og SMU i innkallingar og referat

b. sørgjer for å ha jamlege møte i SU og SMU

c. sørgjer for at alle representantane ev. vararepresentantane møter, slik at utvala er lovleg samansette når det er møte

d. sørgjer for at medlemmane får innkallingar med tilhøyrande saksdokument god tid i framkant av møte slik dei får tid til å drøfte sakene med dei som dei representerer

e. sørgjer for at elevrepresentantane får så mykje fri frå timane som dei treng for å vareta oppgåvene

4. Kviteseid kommune må sørgje for at skolen eit lovmessig samansett SU og eit lovleg samansett SU og eit lovleg samansett SMU, jf. opplæringslova §§ 11-1 og 11-1a. Kommunen må i samband med det sjå til at Kviteseid skule:

a. sørgjer for at SU består av to representantar for undervisingspersonalet, ein for andre tilsette, to for kommunen, der den eine skal vere rektor, to for foreldrerådet, der den eine skal vere leiaren av FAU, jf. § 11-4 siste ledd, og to for elevane

b. sørgjer for at elevane, foreldrerådet, dei tilsette, skoleleiinga og kommunen er representert i SMU - og at SMU er sett saman slik at representantane for elevane og foreldra til saman er i fleirtal

c. sørgjer for at elevrepresentantane i SU og SMU representerer alle elevane ved skolen, dvs. 1.-10. trinn

5. Kviteseid kommune må sørgje for at skolen informerer og involverer SU og SMU i arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø, jf. opplæringslova §§ 9 A-911-1, 11-1a.

Kommunen må i samband med det sjå til at Kviteseid skule:

a. sikrar at SU og SMU blir informert om alt som er viktig for skolemiljøet b. sikrar at SU og SMU så tidleg som mogleg blir tatt med i arbeidet med

skolemiljøtiltak

c. sikrar at SU og SMU blir informert om at dei har rett til innsyn i all dokumentasjon som gjeld det systematiske arbeidet for eit trygt og godt skolemiljø

d. sikrar at SU og SMU blir informert om at dei kan uttale seg og komme med framlegg i alle saker som er viktige for skolemiljøet.

Kommunen har rett til innsyn i saksdokumenta, jf. forvaltningslova § 18.

Skien 01.02.18

Reidun Fløseth Hendrik Knipmeijer

(23)

Vedlegg: Liste over dokumentasjon

Følgjande dokument inngår i dokumentasjonsgrunnlaget for tilsynet:

E-post frå kommunalsjefen 21.6.17 med vedlegg:

 Svar frå skulen på spørsmål om skulen sitt arbeid med elevrådet, skolemiljøutvalet og samarbeidsutvalet

 Svar frå elevrådet på spørsmål om elevane sitt arbeid i elevrådet, skolemiljøutvalet og samarbeidsutvalet

 Innkalling til konstitueringsmøte 14.9

 Saksliste til møte 7.12, 13.1, 10.2, 6,3, 14.3, 2.6

 Referat frå elevrådsmøte 29.11, 7.12, 13.1, 10.2, 11.5

 Dokumentet «vedtekne til datoar i elevrådet»

 Påminning frå kontaktlærar for elevrådet

 Innkalling til og referat frå møte i samarbeidsutvalet 20.10, 16.11

 Innkalling til og referat frå møte i samarbeidsutvalet/SMU 27.4 E-post frå konstituert rektor 6.9.17 med vedlegg:

 Tilleggsinformasjon frå skulen på spørsmål frå Fylkesmannen

 Tilstandsrapport for grunnskulen i Kviteseid 2016

 Rådmannens framlegg til budsjett

 Utskrift frå elevundersøkelsen

 Ordensreglement for Kviteseidskulen

 Referat frå elevrådsmøte 14.9.16

 Innkalling til og referat frå elevrådsmøte 14.3.17

 Referat frå eit møte 28.9.16 med val av OD-komité