Seguindo o mesmo raciocínio trabalhado com a empresa privada, as perguntas que foram realizadas na entrevista pessoal são destacadas a seguir, visando apresentar uma síntese das respostas desenvolvidas através da análise de conteúdo dos participantes.
a) Quais as Tecnologias de Informação (TI) são aplicadas na gestão da cadeia de suprimentos da empresa?
A empresa utiliza o sistema ERP ―Proteus 8‖ da Microsiga, com os módulos de compras, faturamento, controle de qualidade, almoxarifado e estoques, custos e Planejamento e Controle da Produção (PCP).
Uma das dificuldades ressaltadas foi que a Microsiga tem o seu Help Desk, que tenta dar um suporte on-line ou por telefone. Mas quando acontece de ter um problema no sistema, no qual não foi possível de se resolver pelo help desk, a empresa precisa fazer uma solicitação de uma visita técnica, onde deve arcar com todos os custos, como as passagens aéreas, pois a sede da Microsiga é em São Paulo; as hospedagens, dependendo do tempo e tamanho do problema; e a quantidade de horas despendida de cada consultor da empresa, que começa a ser contada a partir do momento da solicitação da visita.
Mesmo com todo esse investimento, ainda tem gerentes e setores que não utilizam esse sistema, apresentando uma falta de integração entre as áreas. Muitos coordenadores reclamam que a ferramenta implantada ainda falta flexibilidade e adaptabilidade, visto que o setor farmacêutico requer muitas especificidades, em função da exigência do controle e qualidade nas diversas áreas da empresa.
Na área de produção e PCP, tem o sistema de carga/máquina, sistema esse que auxilia também na capacidade de produção por máquina, mas ainda não está em funcionamento. No setor de suprimentos é utilizado o sistema de ―Rede Compras‖, através da Internet, que é um
e-procurement, conhecido como pregão eletrônico. A empresa trabalha com as soluções de
compras pelo Banco do Brasil. Esse sistema facilita o relacionamento com os fornecedores, no qual pode ser acessado pelo seguinte site: http://www.redecompras.pe.gov.br/.
Outras ferramentas utilizadas são a Internet, Intranet e Extranet, e o pacote do Office da Microsoft, principalmente as planilhas do Excel.
b) A TI exerce um papel estratégico na gestão da cadeia de suprimentos? Qual o diferencial competitivo?
Todos os respondentes afirmaram que a TI exerce um papel estratégico na gestão da cadeia de suprimentos. E como diferenciais competitivos apresentaram as seguintes variáveis como: agilidade nos processos, rapidez, velocidade, maior controle e precisão, confiabilidade das informações e resultados, informações consistentes, ganho de tempo, segurança, rastreabilidade, menos erros, uniformalização das informações, e compartilhamento das informações (integração).
c) A TI aplicada à gestão da cadeia de suprimentos resulta em vantagem competitiva para sua empresa? Como?
Todos os entrevistados responderam que TI aplicada à gestão da cadeia de suprimentos resulta em vantagem competitiva para sua empresa. As vantagens relacionadas foram: proporcionar a criação de uma rotina, gerando uma padronização dos processos; melhor planejamento, integração, agilidade e segurança nos processos, maior produtividade, diminuição do retrabalho, monitoração, precisão, visibilidade, informações mais rápidas e verídicas, ganho de tempo, redução de custos, auxílio na tomada de decisão.
Mesmo percebendo todas essas vantagens, ainda têm coordenadores (áreas) que não utilizam o sistema da Microsiga e nenhuma outra ferramenta ou software, mesmo achando que pode trazer vantagens. Porém, utilizam o telefone e e-mail como meio de comunicação entre os setores, fornecedores e clientes.
d) Quais as áreas percebidas que são beneficiadas com a utilização da TI?
As áreas mais citadas como beneficiadas com a utilização da TI, foram: financeira, almoxarifado, PCP, logística, suprimentos, comercial, administrativa, produção, manutenção, contabilidade e custos, faturamento e os Recursos Humanos (RH).
Foram poucos os coordenadores que tiveram uma visão holística, respondendo que seriam todas as áreas beneficiadas com o uso da TI. Um dos coordenadores respondeu que a TI apenas funciona atualmente nas seguintes áreas: financeira, folha de pagamento (RH) e faturamento.
Na percepção de um dos entrevistados, foi verificado que as áreas mais beneficiadas com a utilização da TI seriam: o RH, faturamento, compras (suprimentos), estoques, financeira e contabilidade. E isso confirma a hipótese de Falk (2005), ao perceber que as empresa apenas pensam em integração entre algumas áreas internas.
e) Como a infra-estrutura de TI é compartilhada com os parceiros da cadeia e quais são as vantagens?
No site da empresa tem um espaço para o cadastro dos fornecedores, inserindo todas as informações necessárias, como os dados da empresa, endereço, telefones, pessoas de contato, dados dos produtos, entre outros. Uma vantagem que foi destacada com esse processo é a agilidade, principalmente quando se precisa de informações referentes ao fornecedor, do produto ou das pessoas de contato. Isso também ajuda, a saber, quais os fornecedores foram qualificados, ou seja, seus produtos e serviços passaram pelos testes de controle e qualidade.
Se tratando de fornecedores, a empresa precisa cumprir a lei 8666/93, que se refere ao processo licitatório, no qual tem como base a compra ou aquisição de produtos ou serviços com valor maior que R$ 16.000,00. No entanto, até o presente estudo, quem ganha à licitação é quem tiver o menor preço. Com isso, acredita-se que pode ser questionável a qualidade dos mesmos. Sendo assim, não há a possibilidade de uma parceria ou fidelidade com os fornecedores, e muito menos compartilhar as suas informações e processos.
A lei 8666/93, estabelece normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes as obras, serviços (inclusive de publicidade), compras, alienações e locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. De acordo com um dos gestores da área comercial, o setor utiliza o sistema chamado SysLog, do Ministério da Saúde, ferramenta esta que facilita o planejamento, tanto do comercial quanto da logística da empresa.
Segundo um dos coordenadores entrevistados, ainda não há uma infra-estrutura de TI compartilhada, onde hoje ainda está tudo manual, através de documentos a serem assinados, com uma burocracia onde todos precisam assinar. Se tivesse uma infra-estrutura de TI compartilhada, poderia ter uma maior velocidade das informações e relatórios gerenciais em tempo hábil, no qual poderia ser mais uma vantagem competitiva.
f) Com a aplicação da TI, quais foram às mudanças e melhorias percebidas? Segundo um dos gestores da empresa, a ferramenta de ERP da Microsiga foi implantada há quase quatorze anos, ―porém ainda não funciona como deveria, pois faltam pessoas competentes para a implantação e manutenção do sistema‖.
Sendo assim, ao perceber essa dificuldade já na primeira entrevista, o entrevistador teve que reformular a pergunta, da seguinte forma: ―Se a ferramenta de TI fosse muito bem
implantada e tivesse funcionando como deveria, quais seriam às mudanças e melhorias na sua percepção?‖. Resultando na síntese apresentada a seguir.
Agilidade e automação dos processos, transparência, interação entre os setores, melhoria das informações, velocidade, compartilhamento das informações, comunicação interna e externa, confiança, diminuição de papel, mais espaço físico, maior rapidez para gerar e captar informações, mais tempo, maior controle, evitaria o retrabalho, e menor possibilidade de fraude.
O que se percebe é que a empresa tem o sistema, mas não funciona, não tem confiabilidade, gera erros, precisa de um retrabalho, principalmente para checar o real com o virtual. Por ser uma empresa pública, onde para quase tudo prevalece o processo licitatório, os processos passam a serem mais lentos, demorados e burocráticos, e com isso implica nos atrasos, possibilidade de perda dos medicamentos por causa da validade.
Com relação à aquisição das matérias-prima, a mesma é baseada por uma previsão anual, onde são feitas as solicitações e geradas as licitações. Depois da aprovação do processo licitatório e saber quem foi o fornecedor ganhador da licitação, a empresa pode programar junto com o mesmo, visto que tem um planejamento anual, como vai ser a programação das entregas ou prestação de serviços, como é o caso da transportadora terceirizada.
A seguir, apresenta-se um quadro comparativo de acordo com a percepção dos gestores da empresa, quadro este que permite analisar a situação atual, onde são avaliadas as conseqüências percebidas pela má implementação do sistema, bem como as possíveis vantagens que a ferramenta poderia proporcionar.
Possíveis Vantagens* Conseqüências da má implantação*
Agilidade e automação dos processos, transparência, interação entre os setores, melhoria das informações, velocidade, compartilhamento das informações, comunicação interna e externa, confiança, diminuição de papel, mais espaço físico, maior rapidez para gerar e captar informações, mais tempo, maior controle, evitaria o retrabalho, e menor possibilidade de fraude.
Não tem confiabilidade, gera erros, precisa de um retrabalho, principalmente para checar o real com o virtual. Por ser uma empresa pública, onde para quase tudo prevalece o processo licitatório, os processos passam a serem mais lentos, demorados e burocráticos, e com isso implica nos atrasos, possibilidade de perda dos medicamentos por causa da validade.
Quadro 08 – Possíveis vantagens e conseqüências da implantação do ERP na empresa pública Fonte: Elaborado pelo autor
* Informações elaboradas de acordo com a percepção dos gestores do LAFEPE.