4.1 Redegjørelse for vesentlige forhold hos statsforvalterens planlegging, gjennomføring og oppfølging
Ledergruppen har hatt ukentlige ledermøter gjennom hele året. På grunn av pandemien har de fleste av disse vært gjennomført digitalt eller som hybridmøter.
Store deler av året har vi hatt en utvidet krisehåndteringsgruppe hvor de mest involverte lederne og embetsledelsen har vært representert.
Embetsledelsen, beredskapsstaben og nøkkelpersonell har hatt ukentlige møter i forbindelse med pandemihåndteringen. Beredskapsstaben er blitt forsterket med ressurser fra flere avdelinger i forbindelse med krisehåndteringen. Også for 2021 har belastningen for helse- og omsorgsavdelingen vært særlig stor.
Mange planlagte oppgaver og aktiviteter har ikke latt seg gjennomføre på grunn av pandemien. Vi har for eksempel ikke arrangert eksterne kurs og konferanser, statsborgersermonier og regional samarbeidskonferanse i 2021. Vi har heller ikke klart å overholde saksbehandlingsfrister innenfor alle saksområder. Det er særlig innenfor helse- og sosialområdet vi har hatt utfordringer. Direktørene har jevnlige avdelingsmøter og møter med fagsjefene for å følge opp resultat og aktiviteter. I tillegg er det gjennomført medarbeidersamtaler.
Medbestemmelse blir regelmessig ivaretatt gjennom faste medbestemmelsesmøter. Embetet har et aktivt og godt partssamarbeid.
Medbestemmelsesmøtene blir som regel ledet av statsforvalter eller assisterende statsforvalter. Den 7. desember arrangerte vi en
digital samarbeidskonferanse med innleide foredragsholdere for utvidet ledergruppe, tillitsvalgte, vernetjenesten og HR-medarbeidere. Tema var:
1. Samarbeid mellom ledelse og tillitsvalgte, 2. Hovedavtalen – informasjon, drøfting og forhandling, 3. Organisasjonsutvikling – kulturbygging
Vi har i tillegg et aktivt arbeidsmiljøutvalg som diskuterer ulike utfordringer knyttet til HMS-arbeidet.
4.1.1 Statsforvalterens risikostyring
Risikostyring er en integrert del av mål- og resultatstyringen i virksomhetsområdene og embetet. Risikovurderinger gjennomføres i alle avdelinger/enheter og virksomhetsområder i forbindelse med virksomhetsplanleggingen, ved budsjettsalderinger og fortløpende gjennom året. Det er gjennomført møter om risikostyring i ledergruppen, samt at risikovurderinger gjennomgås i forbindelse med revidering av virksomhetsplan og budsjett.
Områder med høy risiko i 2021 har vært klagesaksbehandling innen innen helse og omsorg pga bruk av store ressurser i den pågående
pandemihåndteringen. Det er gjort tiltak for å redusere risiko fortløpende gjennom året. Det har vært satt inn ekstra ressurser for å kompensere dette fagområdet.
4.1.2 Statsforvalterens internkontroll, herunder iverksatte tiltak Internkontrollsystem
Alle våre sentrale interne styringsdokumenter og retningslinjer er gjort tilgjengelig på vårt intranett. Det samme gjelder referater og saksdokumenter fra ledermøter og medbestemmelsesmøter. I forbindelse med disse møtene er det utarbeidet egne årshjul som sikrer at vi gjennomført alle planlagte oppgaver og pålegg i løpet av året. En del av internkontrollsystemet er et delegasjonsreglementet som tydeliggjør roller og ansvar i embetet. Vår virksomhetsplan tar utgangspunkt i de sentrale styringsdokumentene og gir en samlet oversikt over årlige mål og resultatkrav. I den årlige arbeidet med virksomhetsplanen skal det legges til rette for at ansatte kan være med å påvirke og bidra i arbeidet. Virksomhetsplanen består av:
1. Felles styringsdokument med satsningsområder
2. Detaljert plan for hver avdeling/enhet med resultat, -arbeidsmål og tiltak embetet skal realisere. Hver avdeling skal i forbindelse med virksomhetsplanarbeidet gjennomføre risikovurderinger av kritiske faktorer knyttet til å nå hovedmålene i oppdragene.
Hver avdeling skal legge sin VP inn i Riskmanager. Virksomhetsplanen skal drøftes med organisasjonene. Vi bruker Riskmanager som system for dokumentstyring, avviksbehandling og risikovurderinger. Eventuelle tiltak ifm avviksbehandling blir fortløpende beskrevet i Riskmanager.
Vi sikrer oss mot økonomisk mislighold ved at alle utbetalinger blir attestert og godkjent av to personer. Det står alltid to personer bak et
forvaltningsvedtak eller utbetaling av et tilskudd. Vi har kvartalsvis rapportering på saksbehandlingstider på de viktigste fagområdene våre. Dette gir oss en god oversikt over status på de enkelte fagområdene.
Gjennom god tilgangs-/rollestyring i ulike systemer sikrer vi at ansatte kun får tilgang til den informasjon som er nødvendig for å kunne få utført sine oppgaver.
Vi vurderer at styringssystemet samlet sett fungerer godt og at vi har god styring og kontroll i embetet.
4.1.3 Bemanning, kapasitet og kompetansesituasjonen hos statsforvalteren
Vi har så vidt begynt å ta i bruk de nye kontorlokalene i Skien og i Tønsberg. På grunn av pandemien og utstrakt bruk av hjemmekontor, har vi foreløpig lite grunnlag for å vurdere bruken av de ny lokalene og de nye arbeidsformene.
Vi opplever at delt lokasjon gir noen utfordringer i arbeidet med kulturbygging i embetet.
Vi har fortsatt høy turnover i embetet.
Vi jobber med å tilpasse bemanningen i til ny budsjettfinanseringsmodell. Vi håper å komme i mål i løpet av 2022. Vi jobber kontinuerlig med å forbedre våre prosesser for å kunne yte service og opprettholde et forsvarlig tjenestenivå.
Vi har en god søkermasse til kunngjorte stillinger, men det kan likevel være utfordrende å rekruttere inn ønskede kandidater. Lønnsnivået hos oss er i dag lavere for tilsvarende stillinger i kommuner, fylkeskommunen og statsetater i fylket. Vi har derfor satt inn tiltak for å beholde kompetansen som er mest ettertraktet hos oss.
Embetet har også i 2021 hatt redusert reise- og tilsynsvirksomhet som følge av pandemien. Pandemien har periodevis medført stor arbeidsbelastning på enkelte grupper i embetet. Hjemmekontor har fungert bra, men vi merker slitasje på de ansatte. Arbeidsgiver legger til rette for trivsel og forsvarlig arbeidsmiljø så godt det lar seg gjøre.
4.1.4 Forvaltning av egne eiendeler (materielle verdier)
Embetet har svært få eiendeler av verdi. Vi leier stort sett alt av kapitalkrevende utstyr. Dette gjør at vi kan tilpasse utstyrsbehovet i forhold til forløpende endringer.
4.1.5 Oppfølging av eventuelle avdekkede svakheter/utfordringer, herunder merknader fra Riksrevisjonen og status for arbeidet med informasjonssikkerhet
Regnskapsrevisjon
Riksrevisjonen hadde ingen merknader til regnskapsrevisjonen for 2020. Årsrevisjonen for 2021 er ikke ferdigstilt.
Informasjonssikkerhet
STAF har ansvar for veiledning, tilrettelegging og koordinering av arbeidet med informasjonssikkerhet. Informasjonssikkerhet skal ivaretas i alle tjenester fra STAF og er regulert gjennom egen informasjonssikkerhetsinstruks. Embetet har et selvstendig ansvar for å følge opp det daglige
informasjonssikkerhetsarbeidet.
Rollen som personvernombud er felles for Statsforvalterens fellestjenester og statsforvalterne. Personvernombudet er ansatt i STAF og samarbeider med embetenes kontaktpersoner.
Sikkerhetsutvalg
Embetet har etablert et lokalt sikkerhetsutvalg. Sikkerhetsutvalget er et rådgivende organ i internkontroll- og sikkerhetsspørsmål.
Det daglige ansvar for og oppfølging av sikkerhet ligger i linjen og følger ansvarsprinsippet. Det innebærer at den som har et ansvar for et fag, fagområde eller fagapplikasjon i en normalsituasjon, har ansvar for alle aspekter av sikkerhet. Nærhetsprinsippet betyr at hendelser organisatorisk skal håndteres på lavest mulig nivå. Det operative ansvar ligger i linjen.
Rolle: Sikkerhetsutvalget er ett av ledelsens virkemidler for å kvalitetssikre arbeidet med sikkerhet og personvern i embetet.
Mandat: Sikkerhetsutvalgets arbeid innen sikkerhet skal være forebyggende, kontrollerende og rådgivende.
Den rådgivende rollen retter seg primært mot ledelsen i den hensikt å skaffe til veie/bearbeide beslutningsgrunnlag i spørsmål om sikkerhet.
Oppgaver: Prioriterte oppgaver omfatter å følge opp lovpålagte krav til internkontroll, sikkerhetsrevisjon og å utarbeide ledelsens årlige gjennomgang på området.
Utvalget kan foreta kontroll med at sikkerheten og personvernet i embetet overholdes. Kontrollen skal primært rettes mot å avdekke systemsvikt.
Avvik meldes i avvikssystemet.
Sikkerhetsutvalget skal påse at praktiske veiledere finnes.
Sikkerhetsutvalget er pådriver for at sikkerhet og personvern øves.
Hindre at informasjon kommer på avveie
Sørge for at informasjon er tilgjengelig når de ansatte trenger den
Innebygget informasjonssikkerhet skal være med i alle prosesser, tjenester og systemer ved embetet Vi skal kjenne til verdien av vår informasjon
Vi skal ha riktig sikkerhetsnivå, basert på klassifisering og risikovurderinger. Offentlighetens rett til innsyn etter offentleglova skal ivaretas.
Kompetanseheving
Embetet deltar med en representant i STAF og embetenes fagutvalg for informasjonssikkerhet.
Alle ansatte er påmeldt kurs i informasjonssikkerhets i kurs- og kompetanseportalen. Embetet deltok tradisjonen tro i nasjonal sikkerhetsmåned i oktober. Alle ansatte fikk tilsendt e-læringskurs i informasjonssikkerhet. Resultatet ble presentert for ledergruppen.
4.2 Rapportering av andre vesentlige forhold knyttet til personalmessige forhold, likestilling, HMS/arbeidsmiljø, diskriminering, ytre miljø og lignende
I henhold til arbeidsmiljølovens kapittel 7 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, har vi et partssammensatt arbeidsmiljøutvalg. Det har vært avholdt fire møter i 2021. Viktig for arbeidsmiljøutvalget har blant annet vært å få på plass verneombud på begge kontorstedene, de ansattes
arbeidshverdag under pandemien mv.
Vi har sagt opp avtalen vi hadde med Bedriftshelsen AS for å kunne knytte oss til rammeavtalen som Statsforvalterens fellestjenester jobber med å forhandle frem på vegne av statsforvalterne.
Vi har tilrettelagt og har gode rutiner for smittevern på kontorstedene.
Vi har et Akan-utvalg som skal jobbe med å få på plass en god forebygging og håndtering av eventuell rus- og spillproblematikk ved embetet.
Gjennom embetets rekrutteringsprosesser er utlysningstekster, intervjuveiledning og innstillingsmaler utformet på en slik måte at det skal favne endringen fra 01.01.2020 i forskrift til lov om statens ansatte. Dette med særlig tanke på søkere med hull i cv og funksjonsnedsettelse, for å fremme likestilling og regjeringens mål knyttet til inkludering. I møte med NAV Vestfold og Telemark har vi blitt enige om noen justeringer i forhold til opprinnelig avtale.
Embetet har fra 4. kvartal 2021 hatt to medarbeidere i arbeidstrening via NAV og Grep Grenland.
Embetet har én lærling innenfor kontor- og administrasjonsfaget.
Vi arrangerte en digital samarbeidskonferanse mellom ledelse, tillitsvalgte og HR, hvor tema var kulturbygging. Dette vil være et av satsningsområdene våre fremover.
4.3 Andre forhold
Intet å rapportere.