Vi hadde ved årsskiftet èn kommune i Robek. Kviteseid kommune ble meldt inn i fjor vår etter at de vedtok et budsjett og en økonomiplan med uspesifisert innsparing og dermed merforbruk. Vi er bekymret for at kommunen innen kort tid vil kunne pådra seg merforbruk i regnskapet.
Vi har også èn kommune med merforbruk i regnskapet i dag. Midt-Telemark blir meldt inn i Robek senest etter kommunestyrets behandling av regnskapet for 2022 med mindre kommunen dekker inn merforbruket i løpet av året.
Netto driftsresultat var i 2020 samlet sett for kommunene i fylket på nivå med 2019. Som for 2019 avla seks kommuner regnskapet for 2020 med negativt netto driftsresultat. Mens Midt-Telemark endte opp med merforbruk i balansen, var det også flere andre kommuner som brukte en betydelig andel av sine oppsparte midler. Dette gjelder små og mellomstore kommuner med relativt lave inntekter. Vi er bekymret for økonomien i disse kommunene i årene som kommer, nå veksten i utgifter som følger av demografiutviklingen øker.
Som foregående åre er driftsbalansene i de nylig vedtatte økonomiplanene for perioden fram til 2025 svakere enn ønskelig. Mange kommuner planlegger negative eller svært svake driftsbalanser i kommende økonomiplanperiode, det vil si at de planlegger å spise av de økonomiske reservene sine. Dette er ikke bærekraftig.
Flere kommuner har satt i gang betydelige omstillingsprosjekter for å stoppe denne utviklingen. Disse må gi resultater for å oppnå bærekraftige driftsbalanser. I økonomiplanene til flere kommuner gir disse prosjektene seg utslag i bedre driftsbalanser i løpet av perioden.
Koronasituasjonen har også i 2021 bidratt til at omstillingsarbeid av denne typen har blitt forsinka. Det er svært uheldig og går utover kommunene med det
vanskeligste økonomiske utgangspunktet.
Ovenstående gir grunn til å frykte at flere kommuner i fylket havner på Robek-lista i løpet av få år.
Generell veiledning om kommuneøkonomi
Koronasituasjonen har lagt føringer på veiledningsarbeidet også i 2021. Vi har ikke på samme måte som før pandemien drevet veiledning ved å holde innlegg ved fysisk oppmøte i kommunene o.l. på bakgrunn av analyser av de aktuelle kommunene. Det skyldes ikke bare tidvise begrensninger på fysiske møter, men også at noe av kapasiteten på området i embetet har vært bundet opp til å følge opp situasjonen i kommunene, jf. oppdraget i tildelingsbrevet med å bistå departementet med å ha oversikt over kostnader knyttet til virusutbruddet i kommunen og fordeling av skjønnsmidler, herunder innhenting av informasjon fra kommunene og rapporteringer til departementet. Vi har likevel hatt digitale fagsamlinger og møter med kommunene.
En av de sentrale oppgavene våre er å formidle kunnskap om budsjett- og regnskapsbestemmelsene i lov og forskrift. Dette er en oppgave som til vanlig blir løst løpende – i stor grad ved å besvare forespørsler fra kommunene.
Informasjonsarbeidet knyttet til kommuneproposisjonen og statsbudsjettet ble i 2021 gjennomført digitalt.
Kommuneøkonomi var også tema på møter med nyansatte kommunedirektører i fylket i høst.
Antallet kommuner i ROBEK (fra kapittel 3.1.5.1.1.1 i TB) Rapportere på
Antallet kommuner i ROBEK ved utgangen av 2021 skal ikke overstige antallet ved utgangen av 2020.
Embetet har som ambisjon å bidra til å forebygge økonomisk ubalanse, heller enn å måtte reparere i etterkant. Det er målet vårt at ingen kommuner i Vestfold og Telemark skal være registrert i ROBEK-registeret. Vi fikk likevel èn ROBEK-kommune i løpet av 2021.
På overordnet nivå «monitorerer» vi kommunene, gjennom å følge regnskaper og vedtak om budsjett og økonomiplaner. Kommunene vi er bekymret for følger vi nøye gjennom økonomirapporter og budsjettjusteringer. Her vil vi også ha kontakt med administrasjonen, ved økonomiansvarlig først og ev.
kommunedirektør, for å ha dialog om hva vi kan tilby, enten generell veiledning eller – som vi opplever som et godt virkemiddel overfor kommunestyrene – ved å bruke statsforvalterens autoritet.
Kort sagt har vi størst oppmerksomhet rettet mot små og mellomstore kommuner med relativt lave inntekter. Dette er de kommunene med det det klart vanskeligste utgangspunktet samlet sett, både med hensyn til økonomi, kompetanse og demografisk utvikling.
Vi har altså p.t. èn kommune i ROBEK. Kviteseid ble i vår meldt inn pga. uspesifiserte innsparinger i budsjett og økonomiplan. Kommunen har altså ikke merforbruk i regnskapet. Vi er likevel bekymret for at kommunen ikke tar nødvendige grep for å unngå merforbruk på litt sikt. Vi hadde digitalt innlegg i kommunestyret om situasjonen i vår, rett etter ROBEK-innmeldingen, der vi ba kommunen ta hensyn til de demografiske endringene når de utformer sin tjenesteproduksjon. Vi understreket at tjenesteproduksjonen må følge behovet til innbyggerne – innenfor kommunens økonomiske rammer, og ba kommunestyret i lys av dette vurdere behovet for strukturendringer i tjenestene.
Lovlighetskontrollen av kommunestyrets vedtak om budsjett for 2022 og økonomiplan fram til 2025 er i skrivende stund ikke ferdig. Felles virkelighetsforståelse for administrasjonen og kommunestyret er helt nødvendig, men manglende sådan kan trolig bidra til å forklare situasjonen kommuner er i. Vi er derfor nødt til fortsatt å ha god dialog framover med kommunen. Vi er bekymret for at kommunen ikke tar de grepene som er nødvendige for å få en god driftsbalanse framover.
Det er i tillegg én kommune i fylket med merforbruk i regnskapet. Det er Midt-Telemark, som vil bli meldt inn i ROBEK senest etter behandlingen av regnskapet for 2022, dersom man i løpet av 2022 ikke dekker inn merforbruket fra 2020. Vi har hatt god og løpende dialog med kommunedirektøren og økonomiansvarlig i 2021. Statsforvalteren hadde innlegg i kommunestyret i kommunen i forkant av kommunedirektørens framlegg om budsjett og økonomiplan 1. november. Her manet han til felles virkelighetsforståelse, godt samarbeid og gjensidig tillit mellom politikere og administrasjonen, og til at politikerne måtte legge bort markeringsbehov og politisk spill til fordel for samarbeid og erkjennelse av felles ansvar. Vi fikk svært god respons på dette i møtet.
Det gjenstår likevel å se om kommunen unngår ROBEK. Den er i en svært krevende situasjon. Kommunen ble slått sammen i 2020 av gamle Bø og Sauherad kommuner. Dette var kommuner med høye driftsnivåer sett i forhold til inntektene, og som nylig hadde vært registrert i ROBEK. Denne inngangen for den nye kommunen, med forventninger om at sammenslåingen skulle føre til økt tjenestenivå, har vært vanskelig.
I tillegg har andre faktorer, som kommunen i liten grad har kunnet påvirke selv, virket inn på den økonomiske situasjonen. For det første reduserte grensejusteringen mot Notodden umiddelbart inntektene mer enn utgiftene kunne tas ned. For det andre har kommunen hatt betydelige utgifter til den såkalte reservasjons- eller fastlegesaken, uten at kommunen etter vår mening kan lastes for dette.
Vi har kompensert Midt-Telemark med mer skjønnsmidler enn de ellers ville fått, begrunnet i disse nevnte forholdene. Det har likevel på langt nær oppveid de negative økonomiske konsekvensene for kommunen.
Midt-Telemark er også en av kommunene som har understreket overfor oss at pandemien har forsinket effektiviserings- og omstillingsarbeidet. Denne effekten av pandemien går sterkest ut over nettopp de kommunene som har størst behov for omstilling.
Antall kommuner i ROBEK (1)
Betegnelse på rapporteringskrav Resultat Antall kommuner i ROBEK ved
utgangen av 2020
Antall kommuner i ROBEK ved utgangen av 2021 Antallet kommuner i ROBEK ved utgangen av 2021 skal ikke overstige antallet ved
utgangen av 2020
1 0 1
Antall feil i KOSTRA-rapporteringen reduseres vesentlig sammenliknet med 2020. (fra kapittel 3.1.5.1.2.1 i TB) Rapportere på
Antall feil i KOSTRA-rapporteringen reduseres vesentlig sammenliknet med 2020.
Den kommunale kompetansen på KOSTRA-rapporteringen er i hovedsak god i de fleste kommunene, selv om det fremdeles finnes feil og mangler.
Eiendomsforvaltning og byggfunksjoner har vært fokusområde siden 2016, og det har vært tett dialog med mange kommuner for å rette opp feilrapporteringer. Dette arbeidet har bidratt til færre feil i rapporteringen på dette området.
Det er gjennomgående få eller ingen feil i de store kommunene. Høye beregnede utgifter per kvadratmeter til energi og/eller renhold i
administrasjonsbygg for eksempel Skien og Færder, har sammenheng med at beregningen bare tar hensyn til eid areal, mens disse kommunene også har utgifter til leid areal.
Også flere av de mindre kommunene rapporterte uten feil innenfor nevnte områder i 2021. Fyresdal leier sine administrasjonslokaler og har derfor ikke utgifter til energi og renhold til eid areal.
Arbeidet med å redusere feil i rapporteringen starter gjerne høsten og vinteren i forveien av rapporteringsfristen i februar. Da tar vi kontakt med kommunene for å gjøre oppmerksom på feilene og veilede om riktig rapportering. Dette arbeidet fortsetter etter foreløpig publisering 15. mars der kommunene fortsatt ikke har rettet opp feilen. Noen av feilene går igjen fra år til år og viser seg vanskelig å få rettet opp. Dette gjelder små kommuner.
Etter foreløpig publisering 15. mars identifiseres også nyoppståtte rapporteringsfeil, slik at disse kan rettes opp innen fristen for endringer.
To kommuner leverte ingen rapportering på det aktuelle området i februar. De rapporterte innen den endelige fristen i april, men det medførte at vi ikke fikk muligheten til å følge opp og bidra til å korrigere nyoppståtte rapporteringsfeil. Disse kommunene stod for seks nye feil i rapporteringen våren 2021.
Noen av feilene i den tilknyttede tabellen mener vi ikke er feil rapportert. Andre har vi ikke hatt mulighet til å korrigere. Vi har likevel fortsatt en jobb å gjøre med å kvalitetssikre KOSTRA-rapporteringen til de små og mellomstore kommunene.
Kvalitet i KOSTRA-data
Område Resultat Antall feil i 2020 Antall feil i 2021
Feil på eiendomsforvaltning på aggregert nivå - utgifter til renhold (art 075) og forvaltning (funksjon 121) 0 3 3
Feil på byggfunksjonsnivå for utgifter til renhold og energi - 3 24 21
Kommunene skal aktivt bruke KOSTRA-data i styring av kommunene (fra kapittel 3.1.5.1.3.1 i TB) Rapportere på
Kommunene skal aktivt bruke KOSTRA-data i styring av kommunene.
Et flertall av kommunene bruker KOSTRA-tall, og annen statistikk, i en eller annen form i sine styringsdokumenter. Omfanget av bruken varierer mye.
Mange kommuner bruker KOSTRA som en del av en situasjonsanalyse med hensyn på utgifter og tjenestenivå, og sammenligner gjerne med tilhørende KOSTRA-gruppe, nabokommuner eller andre kommuner det er naturlig å sammenligne seg med. I tillegg legger mange kommuner frem framskrivinger av folketall og demografi, som et grunnlag for å vurdere endring i behovene for tjenestene.
I tillegg til utgifter og tjenestenivå, bruker enkelte kommuner KOSTRA-statistikk for å sammenligne med KOSTRA -gruppa med hensyn til nøkkeltall i regnskapet, som for eksempel utviklingen i netto driftsresultat og disposisjonsfond.
KOSTRA og annen statistikk legger altså føringer for den økonomiske planleggingen i mange kommuner. Det gjelder likevel ikke alle. Vi har en svært heterogen kommunegruppe med hensyn til antall innbyggere og inntektsnivå.
Det er etter vår vurdering en klar sammenheng mellom kapasitet og kompetanse i kommunene, og bruk av KOSTRA, og dermed også mellom sistnevnte og kommunestørrelse. Det er likevel ikke en-til-en-sammenheng.
For å legge til rette for at kommunene i større grad skal bruke KOSTRA i styringsdokumentene sine, arrangerte vi i april 2021 en fagdag om temaet.
Foruten at vi hadde et innlegg der vi motiverte for hvorfor bruke KOSTRA (i korte trekk bidra til bedre økonomistyring, utarbeide bedre
beslutningsgrunnlag, bedre grunnlag for å planlegge), hadde vi innlegg fra to kommuner – Sandefjord og Nome – om hvordan de bruker KOSTRA i sine styringsdokumenter. Målet var at andre kommuner, både store, mellomstore og små, kunne få nyttige tips og inspirasjon til utarbeidelsen av nye økonomiplandokumenter.
Generelt bruker embetet KOSTRA -data i styringsdialogen med kommunane. Som regel bruker vi KOSTRA sammen med annen fagstatistikk. Det er vår erfaring at en aktiv bruk av slike data øker graden av legitimitet i styringsdialogen. Vi oppfordrer ellers kommunene særlig til bruk av KOSTRA-data i styringsdokumentene sine og ulike analyser internt.
Vi kan foreløpig ikke si at vi ser store endringer i økonomiplandokumentene så langt. Dette er nok et arbeid som krever innsats over lengre tid før vi ser resultater.
I dette arbeidet videre har vi hovedsakelig to perspektiver. Den viktigste informasjonen til kommunestyrene framover er knyttet til forventet
befolkningsutvikling og endringer i behovene i tjenesteproduksjonen som følger. Det er viktig at dette kommer tydelig fram i økonomiplandokumentene.
Mange kommuner har god kontroll på dette. Det andre perspektivet er knyttet til kapasitet og kompetanse. Vår innsats framover bør i større grad rettes mot de kommunene som i dag i minst grad bruker KOSTRA og annen statistikk i sine styringsdokumenter, slik at disse i større grad klarer å synliggjøre utfordringene som kommunene står overfor.
Overordnet er inntrykket at de som bruker KOSTRA best også er de som har den beste økonomistyringen. Det betyr likevel ikke at de nødvendigvis har de beste økonomiske resultatene, fordi inntektsnivået til kommunene varierer. Særlig gjør variasjonen mellom de små kommunene store utslag i så måte.
Behovet for gode styringsdokumenter for å oppnå en bærekraftig økonomi, varierer derfor betydelig.