A Dimensão 4 - Comunicação com a Sociedade diz respeito aos procedimentos organizativos e operacionais das instituições e tem por concepção:
1º) Consistência e exeqüibilidade das propostas de comunicação com a sociedade, constituindo-se como referência na identificação e solução de problemas de natureza social, técnica, organizacional, econômica, cultural e ecológica; e
2º) Consistência e exeqüibilidade das propostas de comunicação com a comunidade interna, favorecendo a socialização das informações e qualificando a participação coletiva nas atividades da IES, envolvendo a relação entre os cursos e demais instâncias acadêmicas. (BRASIL, 2005, p.18).
A) Indicadores de comunicação interna, que se dividem em canais de comunicação, sistemas de informações e ouvidoria. Para avaliar este indicador será necessário descrever o funcionamento dos canais de comunicação interna e os sistemas internos de informação; descrever a ouvidoria; disponibilizar textos, materiais ou instrumentos de divulgação, que possam servir como exemplos da qualidade e atualização das informações, e especificar as informações complementares consideradas importantes.
Nos “canais de informação e comunicação será necessário detalhar os mecanismos existentes para garantir que a informação favoreça a articulação entre as áreas da instituição e a sociedade.” (BRASIL, 2005, p. 64). O conceito referencial mínimo de qualidade centra-se na questão do funcionamento “adequado” dos canais de comunicação e dos sistemas de informação e se são “acessíveis à comunidade interna e externa, possibilitando a divulgação das ações da IES.” (BRASIL, 2008, p. 13).
Quanto à ouvidoria, a orientação é analisar os “efeitos de sua atuação no cotidiano da instituição.” (BRASIL, 2005, p. 64). O conceito considerado mínimo de qualidade para a ouvidoria pressupõe a sua implementação, o seu funcionamento, conforme padrões de qualidade claramente definidos, a disponibilidade de pessoas e infraestrutura adequados e se os registros e observações são efetivamente levados em consideração pelas instâncias acadêmicas e administrativas. Destaca-se que esse detalhamento sobre a ouvidoria é recente, estando presente na atualização do instrumento de avaliação institucional. (BRASIL, 2008).
B) Indicadores de comunicação externa, divididos em canais de comunicação e sistemas de informações e imagem pública da IES. Para avaliar este indicador será necessário descrever os canais de comunicação externa e os sistemas externos de informação; disponibilizar textos, materiais ou instrumentos de divulgação que possam servir como exemplos da qualidade e atualização das informações e especificar as informações complementares consideradas importantes. Nos canais de informação e comunicação externos é necessário que seja comentada a imagem pública da instituição nos meios de comunicação social. (BRASIL, 2005).
O conceito referencial mínimo de qualidade para a Dimensão 4 – Comunicação com a Sociedade centra-se na “coerência das ações de comunicação com a sociedade com as políticas constantes dos documentos oficiais”, isto é, “quando as ações de comunicação com a sociedade praticadas pelas IES estão coerentes com o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI).39” (BRASIL, 2008, p.
13).
Os critérios que correspondem à pontuação máxima (5) para avaliar a Dimensão 4, de acordo com o MEC (BRASIL, 2005, p.130), dizem respeito a: “existência de canais de comunicação e sistemas de informação em excelente funcionamento”; “práticas consolidadas e institucionalizadas”; “existência de indicativos claros de organização e gestão com visão de futuro, ação direcionada”; “consistência nas práticas”; “política institucional assumida pelos autores internos e visíveis para a comunidade externa”, conferindo identidade à IES, o que pode ser constatado por:
1º) mecanismos definidos para a coleta, sistematização e divulgação da informação;
2º) mecanismos de garantia e precisão na divulgação da informação e sua periodicidade (portal, jornal, mural, intranet, entre outros);
3º) utilização de serviços de tecnologia de informação e comunicação, como intranet e internet, como mecanismos para garantir que a informação favoreça a articulação entre as distintas áreas da instituição e colabore com a tomada de decisões, bem como as funções de acompanhamento e controle;
4º) consistência e exequibilidade dos mecanismos de comunicação com a comunidade interna, favorecendo a socialização de informações sobre as atividades realizadas, de modo a qualificar a participação coletiva nas mesmas. (BRASIL, 2005, p.130).
Pode-se perceber que a proposta de avaliação na perspectiva do Sinaes pressupõe uma visão sistêmica entre as dimensões da organização universidade, uma vez que considera aspectos históricos e culturais das IES, as características do
39De acordo com o Decreto-lei 5.773/06, artigo 16, o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) deverá conter: missão, objetivos e metas da instituição, em sua área de atuação, bem como seu histórico de implementação e desenvolvimento; projeto pedagógico da instituição; cronograma de implantação e desenvolvimento da instituição e de cada um de seus cursos; organização didático- pedagógica da instituição; perfil do corpo docente; organização administrativa da instituição; e infra- estrutura física e instalações acadêmicas. (BRASIL, 2006).
entorno e a sua inserção na sociedade, a sua identidade e a participação dos atores sociais no processo de avaliação.
Esses pressupostos se evidenciam, dentre outros aspectos, na própria inclusão da comunicação, por meio da Dimensão 4 – Comunicação com a Sociedade, propondo-a como articuladora da universidade nos âmbitos interno e externo de suas relações. No entanto, tendo por base o instrumento de avaliação para a dimensão (Anexo A), dialogicamente, observa-se o caráter descritivo e operacional atribuído à comunicação e comunicação interna, principalmente quando são enfatizadas as funções de transmitir informações planejadas, pressupondo uma relação linear entre emissor-receptor; e o caráter geográfico da dimensão, quando a divide em interna e externa, aproximando-se dos pressupostos da Comunicação Administrativa. (KUNSCH, 2003).
Nesse sentido, o desafio desta pesquisa constitui-se em investigar sobre a concepção e a relevância da comunicação e comunicação interna conforme e a percepção dos gestores responsáveis pela comunicação e pela avaliação institucional nas IES; e compreender o significado atribuído a canais de comunicação, sistemas de informações e ouvidoria, conforme a proposição do Sinaes, estando à análise ancorada nos pressupostos do Paradigma da Complexidade (MORIN, 2005a), discutidos a seguir.