Conforme a revisão bibliográfica apontou o instrumento utilizado pela Defesa Civil para reunir as informações necessárias às ações de resposta a desastres naturais é o Plano de Contingências. O PC reúne não apenas as informações necessárias, mas também instruções sobre o que fazer, como fazer e quem irá fazer no caso de ocorrência de desastres naturais. É sabido que nem todos os municípios brasileiros possui uma COMDEC instalada, alguns a possuem, mas com pouca infraestrutura enquanto outros possuem grandes centros de gerenciamento de crises associadas a desastres naturais.
Mesmo dentre os municípios que possuem a Defesa Civil instituicionalizada, nem todos possuem um PC de fato. Conforme o divulgado recentemente, em pesquisa do IBGE (2012), sobre o perfil dos municípios brasileiros, apenas uma pequena parcela deles possuem efetivamente um Plano de Contingência.
Entretanto, essa pesquisa observou que muitas cidades apesar de não possuírem tal plano, possuem sim planejamento e preparo para o enfrentamento de desastres naturais. Diversos municípios inclusive possuem algum tipo de base de dados sobre
informações importantes, mesmo que essa não esteja centralizada sob os auspícios da Defesa Civil e sim localizada diretamente nas fontes de informações, sendo as informações disponibilizadas apenas quando necessárias.
É notável, porém, que quanto mais sistematizada for a preparação para o enfrentamento de desastres naturais, menor serão as chances de erros. Erros que, em geral, são causados por improvisos e desencontros de informações. Num setor onde o que está em risco quando não é a própria vida das pessoas afetadas, é sua saúde, segurança e conforto, é preciso buscar mecanismos que possam corroborar na garantia de um melhor atendimento a população afetada visando, dentro das limitações impostas pelo evento, seu bem estar.
Com esse intuito, essa pesquisa apresenta algumas recomendações que podem contribuir para um melhor preparo informacional para o enfrentamento a desastres naturais através do fortalecimento do fluxo de informações dentro das organizações que administram os desastres naturais, as Defesas Civis.
A recomendação fundamental é a de que a Defesa Civil assuma o trato informacional como ponto chave para uma resposta mais eficiente aos desastres naturais, devendo ser ela responsável por todas as etapas do fluxo de informações diretamente.
O primeiro passo para se obter um bom fluxo de informações e que garanta a disponibilidade, suficiência e facilidade de acesso das informações necessárias, no momento de início das ações de resposta é compreender quais as reais necessidades informacionais. Para tal, como o apresentado nessa pesquisa, o primeiro passo é identificar as ações de resposta e as atividades requisitadas para seu suporte, no caso as atividades logísticas são fundamentais para a execução das ações. A partir desse diagnóstico se delimitam as informações que devem estar disponíveis para que a resposta se desenrole mais rapidamente garantindo um melhor atendimento a população afetada.
A coleta das informações necessárias, passa pela identificação das fontes de informações em potencial, tendo delimitado essas fontes deve haver o estabelecimento de parcerias claras e objetivas com as mesmas. A Defesa Civil deve criar mecanismos que facilitem a obtenção das informações necessárias, como formulários físicos ou eletrônicos que permitam as fontes de informações contribuírem com a coleta das mesmas da melhor maneira possível. É preciso ainda criar uma comunicação adequada para a transferência de informações de suas fontes até a Defesa Civil.
Para o tratamento adequado das informações, faz-se necessário contar com a colaboração de um corpo técnico, composto por membros dos diversos eixos de atuações da Defesa Civil. A classificação, organização e política de seleção das informações devem ser criteriosas o bastante para garantir que nenhuma informação útil se perca.
Após o tratamento é possível visualizar as informações quanto a sua utilidade de fato. A informação considerada inútil deve ser descartada (daí a importância de um tratamento criterioso) a fim de não gerar acúmulo desnecessário de informações que possa atrapalhar o bom desempenho do fluxo informacional. Como é a Defesa Civil responsável pela administração dos desastres naturais cabe a ela a classificação quanto a utilidade das informações.
As informações úteis devem ser armazenadas em base de dados. Esse armazenamento deve preservar as informações para sua disponibilização tanto para utilização direta como para futura coleta de informações, se configurando como fonte de informações em potencial, devendo ser considerada como tal em futuras coletas de dados.
A disseminação das informações pode e deve estar estreitamente ligada ao PC e deve ainda haver uma cópia atualizada com cada ator envolvido. No PC as informações podem ser elencadas juntamente com cada ação pertinente garantindo que no momento de início da execução das ações não seja necessário colher as informações nas fontes. Apesar dos atores responsáveis pelas execuções das ações serem em geral as próprias fontes de informações, as informações detidas por eles nem sempre são o suficiente para o rápido andamento da resposta, por vezes podem ser necessárias informações de outras fontes.
O cruzamento e integração de diversas informações contidas em diversas fontes, permitido pelo fluxo informacional, garante uma abrangência maior das informações disponíveis e elimina a necessidade de dispêndio de tempo para a coleta de informações diretamente em cada ator parceiro no momento da resposta.
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A pretensão dessa pesquisa foi sugerir um fluxo informacional com base na logística humanitária, colaborando assim com os administradores de desastres naturais, no sentido de diminuir o tempo de resposta a tais eventos. Dentre as muitas possibilidades de estudos na área, entende-se que a melhor forma de contribuir com a administração da resposta aos desastres naturais está na preparação das ações de resposta.
Assim, optou-se pelo viés informacional na fase de preparação para as ações de resposta aos desastres, ou seja, a pesquisa buscou compreender e propor melhorias para o preparo das informações no momento anterior a eles.
Foi preciso abranger toda a dinâmica dos desastres naturais desde a sua conceituação até a sua efetiva administração, para satisfazer os propósitos dessa pesquisa.
Com a assimilação do quanto presente estão as atividades logísticas no contexto das ações de resposta aos desastres, fez-se necessário enunciar seus principais conhecimentos e técnicas adaptáveis ao contexto em questão. Identificou-se os principais atores envolvidos na administração de desastres naturais e as principais informações que disparam as ações no momento da resposta. Essas informações foram classificadas e seu nível de disponibilidade, suficiência e facilidade de acesso foi medido por meio de pesquisa com a aplicação de questionários junto aos responsáveis pela administração de desastres naturais.
Foram identificadas também as fontes dessas informações e os dados foram integrados sob a forma de um fluxo de informações simplificado com o potencial de melhorar o preparo para as ações de resposta a ocorrência de desastres naturais. A partir da prévia disponibilização dessas informações, as ações podem ser desencadeadas mais rapidamente ao eliminar o tempo necessário para a coleta das mesmas no momento da ocorrência dos desastres naturais.
Para uma eficaz disseminação dessas informações, sugere-se que a forma de disponibilização das mesmas seja o Plano de Contingências. O fluxo de informações apresentado pode ser utilizado para a elaboração e fortalecimento do Plano de Contingências, não apenas para as ações de resposta especificamente, mas, seu exemplo pode ser seguido para a coleta de outras informações importantes para o contexto ao qual se destina tal plano.