Aponta-se como uma das limitações referentes ao método a validação externa. Verifica-se uma dificuldade em generalizar os resultados obtidos, pois o novo sistema de custeio adotado pela empresa foi modelado, especificamente, de acordo com suas características operacionais, bem como a disponibilidade de informações da mesma.
Adicionalmente, as informações levantadas durante o processo podem ser demasiado específicas à empresa escolhida, especialmente no tocante a aspectos culturais. Não podendo, assim, ser extravasadas às demais realidades do setor público brasileiro.
Ademais, os entrevistados foram escolhidos por apresentarem-se como os mais indicados a responder às indagações. Entretanto, os mesmos podem não representar integralmente a realidade da instituição, contribuindo com visões pessoais acerca do todo.
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Apesar das limitações apontadas, o método escolhido apresenta-se como o mais indicado para o objetivo pretendido.
4 GUIA PARA ANÁLISE
A partir das entrevistas realizadas, procurou-se extrair informações que cobrissem os seguintes pontos-chave:
1. examinar se o sistema de custos foi incorporado à rotina da instituição.
Tendo em vista que uma instituição decide implementar um sistema para aferir seus custos, e que tal implementação envolve esforços e recursos, acredita-se que o sistema seja utilizado pelos funcionários. Entretanto, espera-se que a utilização desta ferramenta não se restrinja ao simples apontamento de horas (inputs): que as informações oferecidas sejam, de alguma maneira, empregadas na rotina das unidades, de forma sistemática. Assim, pretende-se investigar a sua utilização (ou não), como é feita e para que se destina.
Suposição 01: o sistema de custos foi incorporado à rotina da instituição.
2. verificar se os objetivos almejados com a implementação de um sistema de custos, baseado em uma metodologia ABC, vêm sendo alcançados.
A implementação do sistema de custos envolveu seis objetivos: (i) conseguir aferir os custos dos processos e macroprocessos realizados no BACEN; (ii) permitir o conhecimento dos custos das atividades das unidades; (iii) permitir a comparação de atividades iguais em unidades diferentes; (iv) utilizar critérios objetivos no direcionamento dos custos para as atividades e das atividades para os objetos de custo; (v) identificar atividades que não adicionam valor, por meio da mensuração de custos; (vi) melhor análise
dos processos existentes com vistas a eliminar desperdícios, maximizando a utilização dos recursos.
Suposição 02: os objetivos almejados vêm sendo atingidos.
3. identificar se os benefícios esperados, quando da implementação do sistema, estão sendo verificados na prática
Ao implementar o SCIG, esperava-se que o mesmo propiciasse benefícios: (a) identificar os custos dos bens e serviços oferecidos à sociedade; (b) demonstrar a relação entre custo e beneficio desses serviços e produtos; (c) demonstrar aos cidadãos a correlação entre custos, volume de atividades e resultados alcançados; (d) elaborar o orçamento considerando os custos envolvidos; (e) sistematizar os planejamentos estratégico, tático e operacional; (f) acompanhar o desenvolvimento das atividades, possibilitando comparações entre planejado, orçado e efetivamente realizado.
Acredita-se que a verificação desses benefícios está ligada, não somente à utilização das informações providas pelo SCIG. Os servidores devem incorporar e buscar atingir conceitos anteriormente apresentados, a saber: acurácia, transparência,
accountability, eficiência, eficácia, efetividade, economicidade.
Suposição 03: os benefícios estão sendo verificados, pelo menos, parcialmente.
Para esta proposição utilizou-se o Cartão Realização de Benefícios, descrito na subseção 3.3 – Tratamento de Dados.
4. levantar as expectativas dos usuários em relação ao que o sistema implementado pode proporcionar.
Os objetivos e os benefícios esperados traduzem a visão da equipe que implementou o SCIG. É uma visão de pessoas que tiveram a oportunidade de estudar sobre a metodologia e, dessa maneira, arbitrar a finalidade e os propósitos que o sistema atenderia no BACEN.
Entretanto, acredita-se que os servidores, como usuários finais, mesmo sem um conhecimento profundo sobre a metodologia, também podem esperar algumas melhorias, tanto para sua unidade, quanto para a organização, em função das informações advindas do sistema de custos.
Pretende-se investigar se os interesses dos usuários estão alinhados aos da equipe responsável pelo sistema. Segundo Malmi (1997), os interesses dos envolvidos, quando não alinhados aos de quem desenha o sistema, podem originar resistência ao uso do ABC, mesmo quando há presença de fatores que contribuiriam para a utilização e, conseqüentemente, para a incorporação à rotina, a saber: legitimação e envolvimento participativo (na implementação).
Tais informações podem servir de subsídio a COCIG em algumas situações: quando forem imprimir mudanças, rever estratégias de disseminação, incentivo ao uso das informações (providas pelo módulo de relatórios).
Suposição 04: as expectativas dos usuários estão alinhadas às da COCIG.
Para verificar as suposições 01, 02 e 04 foram confeccionados critérios de análise, pela pesquisadora, dividindo-se em três grandes grupos:
(ii) expectativas;
(iii)pós-implementação Sistema de Custos e Informação Gerencial (SCIG).
Dentro do primeiro grupo, as informações levantadas referem-se ao período em que o sistema estava sendo implementado, de forma a identificar como se deu a participação do entrevistado no processo (envolvimento). Realizou-se uma sondagem em relação à necessidade de haver um controle de custos, bem como um levantamento dos conhecimentos dos entrevistados acerca da metodologia de custeio adotada (legitimação da iniciativa).
Esta etapa auxiliou no direcionamento das perguntas subseqüentes: a servidores que demonstraram um maior conhecimento nesta etapa, pode-se imprimir maior profundidade aos questionamentos, bem como um maior grau de detalhamento nas etapas seguintes.
O segundo grupo procura extrair as expectativas dos entrevistados acerca das potencialidades do sistema, assim como, a contribuição que esta ferramenta pode trazer para sua unidade e para a instituição. As expectativas levantadas serão organizadas sob a forma de um quadro, sendo feitas algumas considerações acerca das mesmas. Entretanto, não serão feitas recomendações de como atingí-las.
Uma vez identificado se o entrevistado legitima um controle de custos, se fora envolvido na implementação, quais seus interesses em relação ao sistema, o último grupo contém critérios específicos para avaliar o sistema implementado, constituindo o cerne da pesquisa. Nesta etapa, procurou-se levantar informações acerca do SCIG, dentro
dos seguintes subgrupos: conhecimento, uso, ações (tomadas a partir das informações geradas pelo sistema) e funcionamento.
A partir dos critérios confeccionados, foram elaboradas perguntas para constituir o roteiro de entrevistas. Por meio das perguntas elaboradas, pretendeu-se extrair informações que corroborassem as proposições 01, 02 e 04. Caso não seja possível, deve-se demonstrar porque as suposições foram refutadas. A Tabela 1, abaixo, apresenta a correspondência entre os critérios desenvolvidos e as perguntas do roteiro padrão9:
Tabela 1. Critérios & Perguntas
GRUPO CRITÉRIOS PERGUNTAS
LEGITIMAÇÃO 1.1 A 1.3
(i) IMPLEMENTAÇÃO
ENVOLVIMENTO 1.4
(ii) EXPECTATIVAS EXPECTATIVAS 2.1
CONHECIMENTO ACERCA DO SCIG 3.1 A 3.5
USO - SCIG 3.6 A 3.13
AÇÕES 3.14 A 3.16
(iii) PÓS-IMPLEMENTAÇÃO
FUNCIONAMENTO – SCIG 3.17 A 3.22 Fonte: elaborado pela autora
A Tabela 2, na página seguinte, resume esse capítulo, demonstrando a correspondência entre os pontos-chave, as suposições elaboradas e as ferramentas que serão utilizadas para análise dos dados coletados.
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Tabela 2. Resumo do Guia para Análise
Fonte: elaborado pela autora
PONTOS-CHAVE SUPOSIÇÃO FERRAMENTAS
01
EXAMINAR SE O SISTEMA DE CUSTOS FOI INCORPORADO À
ROTINA DA INSTITUIÇÃO O SISTEMA DE CUSTOS FOI INCORPORADO À ROTINA DA INSTITUIÇÃO USO - SCIG 02 VERIFICAR SE OS OBJETIVOS ALMEJADOS COM A IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA
DE CUSTOS, BASEADO EM UMA METODOLOGIA ABC, FORAM
ATINGIDOS OS OBJETIVOS ALMEJADOS VÊM SENDO ATINGIDOS CRITÉRIOS CONFECCIONADOS CONHECIMENTO - SCIG FUNCIONAMENTO – SCIG AÇÕES 03 IDENTIFICAR SE OS BENEFÍCIOS ESPERADOS, QUANDO DA IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA, ESTÃO SENDO VERIFICADOS NA
PRÁTICA
OS BENEFÍCIOS ESTÃO SENDO VERIFICADOS,
PELO MENOS, PARCIALMENTE
CARTÃO REALIZAÇÃO DE BENEFÍCIOS
04
LEVANTAR AS EXPECTATIVAS DOS USUÁRIOS EM RELAÇÃO AO QUE O SISTEMA IMPLEMENTADO PODE
PROPORCIONAR AS EXPECTATIVAS DOS USUÁRIOS ESTÃO ALINHADAS AOS DA COCIG CRITÉRIOS CONFECCIONADOS LEGITIMAÇÃO ENVOLVIMENTO EXPECTATIVAS
5 ESTUDO DE CASO – BACEN
O capítulo, apesar de ser dedicado ao estudo de caso, inicia-se com uma apresentação das funções clássicas dos bancos centrais, seguindo-se de uma exposição do perfil do BACEN, a qual envolve sua estrutura, uma descrição das unidades que fizeram parte da amostra, apresentação do sistema implementado. Em relação ao estudo de caso propriamente dito (análise), optou-se por dedicar-lhe o próximo capítulo.
A subseção 5.2 – Perfil da Instituição – procura apresentar informações pertinentes sobre a instituição estudada. Ao retratar os principais pontos do desenvolvimento e da implantação do SCIG, a intenção é contextualizar o leitor acerca do que já ocorreu até o momento, de forma que o mesmo esteja apto a partir para o objetivo final desta dissertação: examinar quais os principais desdobramentos do sistema de custeio por atividades implementado.
Uma vez que muitos dos pontos abordados na análise são oriundos do processo de implementação, acredita-se ser mais fácil acompanhar o exame dos desdobramentos, após a apresentação do sistema.