Esta modalidade permite que o servidor/terceirizado cadastre um, documento fiscal de aquisição no SIGAA. Normalmente a nota fiscal não vem acompanhada da nota de empenho do material. No entanto, o setor de empenhos da instituição, assim que emitir os empenhos de materiais de consumo e permanentes, enviam cópias para a Divisão de Patrimônio e também para o Almoxarifado Central.
É importante ressaltar, a importância da Seção de Cadastro da Divisão de Patrimônio, pois nesta seção é onde o bem adquirido por aquisição ou por meio de doação, será cadastrado de acordo com todas as especificações referentes a sua nota fiscal .
Assim, para realizar a operação, acessamos o Sistema SIGAA → Patrimônio → opção cadastro.
Figura 1- Tela Cadastro de Bens do SIGAA 1.
Dados da Pesquisa: (DIVPAT – UFC - 2017)
Para realizar o cadastro, necessita preencher os seguintes campos no SIGAA: Gestor;
Tipo (se o bem é plaquetável ou não plaquetável);
Código do Material: cuja escolha será determinada pelo tipo e classificação de bem a ser incorporado. Diante disso, faz-se necessário a consulta do código. Exemplo: cadeira → o cadastrador precisa clicar na opção classificação → busca de classes.
Após esse procedimento será aberta a seguinte janela:
Figura 2: Tela Cadastro de Bens do SIGAA 2
Nessa tela no campo texto, digita-se o nome do material.
Figura 3- Tela de Cadastro de Bens do SIGAA
Dados da Pesquisa: (DIVPAT- UFC - 2017).
Nessa tela após a escolha do código relacionado ao tipo de cadeira, a janela deve ser fechada a fim de que o cadastro tenha prosseguimento.
Tendo por base a descrição do bem prevista no empenho, o usuário deve fazer essa transcrição das características do bem no campo abaixo do código material.
Figura 4- Tela Cadastro de Bens do SIGAA
Na opção descrição complementar, inserimos a marca do bem. O estado de conservação de bens que ingressam por meio de aquisição é sempre excelente.
Na próxima aba (dados complementares), são inseridos dados atinentes à nota fiscal (nº da nota fiscal); valor unitário do bem; número do empenho; número do processo de origem; ano de fabricação: corresponde ao ano corrente ao cadastro; garantia: geralmente 01 ano, excepcionalmente quando a licitação prevê garantia diversa.
Na opção Documento, repete-se o número da nota fiscal precedida das letras NF. No campo data, o usuário escreve o dia do cadastro. Registro contábil: deve ser inserido o número de registro com base num controle interno realizado à parte. Há uma planilha de excel onde é feito o controle de todo o ingresso patrimonial, seguindo uma ordem de cadastro.
Na próxima aba (dados complementares), são inseridos dados atinentes à nota fiscal (nº da nota fiscal); valor unitário do bem; número do empenho; número do processo de origem; ano de fabricação: corresponde ao ano corrente ao cadastro; garantia: geralmente 01 ano, excepcionalmente quando a licitação prevê garantia diversa.
Na opção Documento, repete-se o número da nota fiscal precedida das letras NF. No campo data, o usuário escreve o dia do cadastro. Registro contábil: deve ser inserido o número de registro com base num controle interno realizado à parte. Há uma planilha de excel onde é feito o controle de todo o ingresso patrimonial, seguindo uma ordem de cadastro
Figura 5 - Tela Cadastro de Bens do SIGAA.
3.5.4 Movimentação de Bens
Entende-se como movimentação de bens permanentes na UFC os procedimentos relativos à distribuição, transferência e saída provisória a que estão sujeitos todos os materiais desde o período de sua incorporação até a sua desafetação.
É de competência da DIVPAT a distribuição de materiais permanentes, de acordo com a destinação informada na nota de empenho, ou seja, é o ato pelo qual a DIVPAT efetua a entrega do material incorporado na instituição aos respectivos departamentos responsáveis pela carga. No momento da distribuição o responsável pela carga do bem, receberá duas vias do Termo de Responsabilidade, onde assinará e devolverá a segunda via a DIVPAT que o arquivará.
A transferência de bens é uma modalidade de movimentação de materiais entre a comunidade acadêmica, ou seja, onde um departamento transfere a responsabilidade da carga patrimonial de um determinado bem. A autoridade transferidora deverá imprimir o Termo de Transferência de Bens Patrimoniais entre Unidades, em três vias, no site da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração e as vias devem ser assinadas por ambos os departamentos interessados na transferência. Vale ressaltar que a transferência entre unidades somente será validada pela DIVPAT mediante recebimento da via assinada pelo responsável pela carga cedente com anuência do recebedor. É importante destacar que a devolução a DIVPAT de bens avariados, obsoletos ou em desuso também caracteriza-se como transferência.
Um procedimento muito importante que passa despercebido por muitos gestores, docentes e servidores técnicos administrativos na UFC é o momento da transição de Cargos de Direção, Funções Gratificadas, Função Comissionada de Coordenação de Curso ou Chefia de Departamento, o substituído, deverá solicitar a transferência da carga patrimonial dos materiais permanentes que estão sob sua responsabilidade ao seu sucessor. Da mesma forma o sucessor deverá fazer um levantamento físico (in loco) para averiguar a existência dos bens na carga da chefia anterior para assumir a responsabilidade.
A saída provisória de um bem se caracteriza pela movimentação de bens patrimoniais externos a instituição, em decorrência de conserto, manutenção ou utilização temporária por outro Centro ou Faculdade da universidade ou até mesmo outro órgão, quando devidamente autorizado.
No SIGAA essa saída provisória não é registrada, conhecida como movimentação temporária e acontece normalmente para conserto de bens.
A Instrução Normativa nº 205/1998 - SEDAP no tópico Movimentação e Controle nos subitens 7.13.3, 7.13.4 e 7.13.5, dispõe sobre a movimentação dos bens:
Em caso de redistribuição de equipamento ou material permanente, o termo de responsabilidade deverá ser atualizado fazendo-se dele constar a nova localização, e seu estado de conservação e a assinatura do novo consignatário;
Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado, ainda que, sob a responsabilidade do mesmo consignatário, sem prévia ciência do Departamento de Administração ou da unidade equivalente;
Todo equipamento ou material permanente somente poderá ser movimentado de uma unidade organizacional para outra, através do Departamento de Administração ou da unidade equivalente.
3.5.4.1 – Efetuar a transferência de bens no SIGAA
Para realizar a transferência de bens patrimoniais ociosos, obsoletos ou danificados entre departamentos, acessamos o SIGAA → Patrimônio → Transferência.
Esta funcionalidade permite que o servidor realize a transferência de bens devolvidos pela comunidade acadêmica ou quando a transferência é feita entre unidade a DIVPAT.
Figura 6- Tela de Transferência de Bens entre Unidades do SIGAA
Dados da Pesquisa: (DIVPAT, UFC - 2017).
Para realizar a movimentação de bens entre unidades, ou seja, a transferência no SIGAA necessita preencher os seguintes campos no SIGAA:
Setor origem, em qual carga o bem estava na responsabilidade, assim informando o código do departamento ou unidade;
Setor destino, unidade ou departamento, que assumirá a responsabilidade da carga do bem.
Figura 7- Tela que Executa a Transferência de Bens entre Unidades no SIGAA
Dados da Pesquisa: (DIVPAT, UFC - 2017)
Após ser informado o código do setor de origem do bem e o código do setor que irá receber o material, aperta enter até o cursor ir para área onde se deve informar o número de tombamento do bem, e em seguida clicando em enter novamente, apresentará a descrição do bem que será transferido de acordo com o cadastro no ato da incorporação. Por exemplo, nessa tela anterior o setor de código UK30 – Divisão de Redes de Computadores estava cedendo, ou seja, transferindo a responsabilidade patrimonial para o setor de código UK00 – Secretaria de Tecnologia da Informação (STI).
Na próxima tela, após ter sido digitado o número de tombamento de todos os bens que serão movimentados entre as unidades, o servidor clicará em F10 para salvar todo o procedimento realizado.
Vale salientar, que antes de efetuar toda essa movimentação de transferência no SIGAA, faz-se necessário que, os dois setores envolvidos na transferência de bens, precisam encaminhar a guia de transferência de bens entre unidades assinadas pelos devidos responsáveis para a Divisão de Patrimônio, pois essa guia é o documento comprovando o acordo entre os departamentos.
transferência de bens, alterando no sistema a devida carga patrimonial dos bens.
Figura 8- Tela Efetuando a Transferência de Bens do SIGAA
Dados da Pesquisa: (DIVPAT, UFC -2017).