F ORSVARETS TILNÆRMING TIL ETTERSPØRSELSPROGNOSTISERING

Hva angår et komplekst tema som etterspørselsprognostisering kan det argumenteres for at et definert rammeverk av styrende dokumenter og detaljerte prosedyrebeskrivelser bør ligge til grunn for en metodisk og korrekt prosesstilnærming, i den hensikt å sette premissene for presis etterspørselsprognostisering. Det var i så henseende naturlig å se nærmere på styringssystemet til FLO, som fagmyndighet innenfor logistikk og det utøvende logistikkelementet i Forsvaret.

5.3.1 FLO

FLO har utviklet et eget styringssystem som regulerer den praktiske logistikkvirksomheten i Forsvaret (Forsvarets intranett, 2017). Styringssystemet omfatter en hierarkisk og suksessiv oppbygning og beskrivelse av henholdsvis dokumenter og prosesser relatert til fremskaffelse, understøttelse, forvaltning og avhending av materiell. FLOs interaktive løsning på Forsvarets intranett er konstruert i dybden, som gjør det mulig å gå inn på respektive elementer og underelementer, og på den måten navigere gjennom de ulike

dokumentene og prosessbeskrivelsene. Hver prosessbeskrivelse er konstruert som prosesskart tilknyttet relevante styrende dokumenter, alt i den hensikt å etablere og visualisere en struktur for det som ellers kan virke som en uoversiktlig sammenstilling av omfattende og komplekse parallelle, sekvensielle og iterative prosesser. Figur 5-4 viser en overordnet fremstilling av styringssystemet:

Figur 5-4 Forsvarets Logistikkorganisasjons styringssystem (Forsvarets intranett, 2017)

I styringssystemet er det prosessbeskrivelsene P3 – Levere forsyningstjenester, og P4 – Levere vedlikeholdstjenester som innbefatter etterspørselsprognostisering⁵⁷.

P3 – Levere forsyningstjenester

Prosess P3 – Levere forsyningstjenester er beskrevet i et eget prosesskart. I dette er underpunkt P3.1 – Utføre etterspørsels- og forsyningsplanlegging det mest relevante for denne oppgaven. Her er det beskrevet hvordan etterspørselsprognoser skal utarbeides (P3.1.1), med utgangspunkt i to suksessive delprosesser; Koordinere innmelding av fremtidige behov med kunde og Prognostisere etterspørsel. Viktige inndata til disse er blant annet informasjon om historisk forbruk, masterdata og vedlikeholdsbehov.

I prosesskartet for P3.1.1 står det at man skal ”prognostisere etterspørsel”. Som for andre delprosesser i respektive prosesskart er det imidlertid ikke utarbeidet noen trinnvis oversikt over hvordan etterspørselsprognostisering skal gjennomføres. Det er derfor nødvendig å se til FLO-FOR-PRO-265 – Utarbeide etterspørselsprognoser – Teknisk materiell, for en mer

57 Prosessbeskrivelsene er vedlagt oppgaven, se vedlegg C.

detaljert prosedyrebeskrivelse. Det viser seg imidlertid at denne prosedyren i all hovedsak beskriver hvordan FLO FORS Materiellstyringsavdelingen (MSA) skal arbeide med etterspørselsprognoser der ”endringer i fremtidig aktivitetsnivå gjør at lagernivåer⁵⁸ basert på historisk forbruk ikke vil ivareta estimert fremtidig forbruk”. Om selve prognostiseringen heter det at denne ”vil bestå i å estimere fremtidig forbruk i en gitt periode, basert på informasjonen man sitter på i tillegg til historisk forbruk”, og videre at etterspørselsplanlegger ved beregning av forventet forbruk ”kan analysere tidligere hendelser av samme type og skalere ut fra dette.” Prosedyrebeskrivelsen sier imidlertid ingenting om hvordan etterspørselsprognostisering skal gjennomføres i utgangspunktet som grunnlag for nevnte skalering for kommende dimensjonerende aktivitet, verken med hensyn til hvilke spesifikke inndataparametere som er nødvendige, eller hvordan dataene skal genereres og prosesseres for å muliggjøre etterspørselsprognostisering.

P4 – Levere vedlikeholdstjenester

Leveranse av vedlikeholdstjenester er beskrevet i prosesskart P4. Dette beskriver utførelsen av vedlikeholdet og til dels bruken av arbeidsordre. Prosessbeskrivelsen for P4 gir imidlertid i seg selv ikke et tilstrekkelig grunnlag for å evaluere hvorvidt arbeidsordreformatet og bruken av det muliggjør generering av de nødvendige dataene for presis etterspørselsprognostisering. Det foreligger heller ingen dedikert prosedyrebeskrivelse for opprettelse og behandling av arbeidsordre i FLOs styringssystem, som sikrer at alle nødvendige data for etterspørselsprognostisering blir dokumentert, og at de blir dokumentert på riktig måte. Det er således vanskelig å avgjøre, basert på prosesskartet og prosedyrebeskrivelsen alene, hvordan reservedelsbehov skal dokumenteres som utgangspunkt for presise prognoser.

Basert på gjennomførte intervjuer synes det rimelig klart at styringssystemet i all hovedsak etterleves, både i FLO VEDL og FLO FORS. Dette henger trolig sammen med at seksjonene selv har skrevet prosedyrebeskrivelsene som omhandler vedlikehold og etterforsyning, basert på den praktiske utførelsen av respektive prosesser. Nettopp det praktiske tilsnittet i prosedyrebeskrivelsene gjør dem høyst relevante, men samtidig tilsynelatende også upresise og suboptimale – i alle fall hva angår etterspørselsprognostisering. Upresise i den forstand at de ikke er tilstrekkelig detaljerte til

58 Lagernivåer er styringsdata som fastsetter hvilke beholdningsmengder FLO bør ha på lager og som sørger for initiering av reanskaffelse. Lagernivåer kan fastsettes manuelt ut ifra erfaring/skjønn, og automatisk basert på historikk (FLO, XX)

å fange alle stegene i prosessen, eksempelvis hvordan etterspørsel etter reservedeler skal dokumenteres korrekt, eller hvordan etterspørselsprognostiseringen i seg selv skal gjennomføres. Dette kan skyldes at enkelte delprosesser er så godt innarbeidet at de enten er glemt omtalt, eller oppleves irrelevante å beskrive ytterligere, sammenlignet med mer spesielle forhold som avviker fra en opplevd normaltilstand eller grunnleggende prosedyrer for øvrig. Suboptimale på den måten at de beskriver isolerte prosedyrer, men ikke i tilstrekkelig grad kommuniserer sammenhengen mellom interrelaterte prosesser, eksempelvis hvordan etterspørselsdata skal genereres og prosesseres av FLO VEDL som utgangspunkt for presis etterspørselsprognostisering gjennomført av FLO FORS. Denne sammenhengen synes spesielt viktig i et prognoseperspektiv, ettersom det er vedlikeholdsaktiviteter som genererer forbrukshistorikken som legges til grunn for etterspørselsprognosene, som igjen danner grunnlaget for lagernivåene verkstedene er avhengige av for å kunne gjennomføre vedlikehold. Sagt på en annen måte kan manglende presisering av, og forståelse for, eksempelvis hvordan etterspørselsdata skal genereres og prosesseres få konsekvenser for FLOs evne til utarbeide presise etterspørselsprognoser.

Riktignok har FLO VEDL og FLO FORS respektivt ansvar for utarbeidelsen av prosesskart og prosedyrebeskrivelser innenfor hvert sitt domene, men ettersom vedlikehold og etterforsyning er tett integrerte prosesser som sterkt innvirker på hverandre bør relevante sammenhenger synliggjøres ikke bare i prosesskartene, men også i prosedyrebeskrivelsene.

Gitt til dels mangelfulle prosedyrebeskrivelser, innenfor både vedlikehold og etterspørselsprognostisering, var det naturlig å anta at disse suppleres av relevante og spesifikke kurs, i den hensikt å sikre at den praktiske utførelsen likevel blir riktig. I følge Respondent 1 (FLO FORS) foreligger det imidlertid ingen kurs verken for personellet som jobber i Syncron, eller for etterspørsels- og forsyningsplanleggerne i FLO FORS for øvrig.

Riktignok ble det utarbeidet kurs i forbindelse med innføringen av FIF 3.0, men disse ble opplevd å være så utilstrekkelige at de ikke kunne brukes. Dette henger høyst sannsynlig sammen med at SAP og Syncron er to separate systemer, der Syncron ikke omfattes av FIF-løsningen. Verkstedpersonell på sin side gis kurs gjennomført av i regi av Forsvarets kompetansesenter for logistikk (FKL)⁵⁹, som er basert blant annet på kursprogrammer og leksjoner utarbeidet som en del av prosjektene som står bak FIF, i tillegg til internt utviklede kurs. Utover dette er det internopplæring som, i tillegg til

59 Forsvarets kompetansesenter for logistikk (FKL): avdeling underlagt FLO.

prosedyrebeskrivelsene, skal ivareta tilstrekkelig kompetanse innenfor respektive domener og arbeidsoppgaver. Kurspakkene fra FKL innebefatter en rekke leksjoner som tar for seg blant annet opprettelse og behandling av arbeidsordre, samt lagernivåsetting, men tilsynelatende fortsatt uten den nødvendige integrasjonen mellom vedlikehold og forsyning, og den nødvendige synliggjøringen av relevante sammenhenger og forholdet mellom årsak og virkning. Det ovenstående forholdet understøttes av Respondent 3 (OPSSTØ), som uttaler at:

”samspillet og samordningen av disse prosessene er dårlig. Og det bar det jo veldig preg av når vi innførte FIF 3.0 også, at det er ikke tenkt helt på helheten og samvirket mellom vedlikehold og forsyning. Og det bar jo hele innføringsløpet preg av, at det var ingen som koordinerte hvordan dette skulle virke sammen.”

Det samme forholdet omtales av McKinsey (2015), som peker på ”mangelfullt samarbeid mellom FLO Divisjon for Forsyning og Vedlikehold om planlegging av behov, styring av lagerbeholdning og bestilling av reservedeler” som en årsak til det de omtaler som ”ineffektiv logistikkjede for reservedeler med lav tilgjengelighet og/eller lange leveransetider”.

I tillegg til å øke sannsynligheten for dårlige inndata til prognosearbeidet, gir mangelfulle (del-)prosessbeskrivelser en svært uheldig avhengighet til det personellet som innehar kompetansen i dag. Hva angår kunnskap om bruk av Syncron i Forsvaret er dette begrenset til kun tre personer. I en situasjon der disse av ulike årsaker ikke lenger kan ivareta kontinuiteten innen prognosearbeidet vil nytt personell i liten grad være i stand til å overta basert på eksisterende grunnlagsdokumenter, i alle fall ikke uten en betydelig opplærings- og overgangsfase. Dette underbygger viktigheten av utførlige prosedyrebeskrivelser innenfor både dokumentasjon av reservedelsbehov og etterspørselsprognostisering, og en tydelig forbindelse mellom prosedyrebeskrivelser og relaterte interne leksjoner, som grunnlag for presise prognoser og beslutningsgrunnlag.

5.3.2 D

FLO har gjennom eget styringssystem forsøkt å beskrive hvordan både vedlikehold og etterspørselsprognostisering skal utføres i praksis, både gjennom dedikerte prosedyrebeskrivelser og supplerende enkeltleksjoner. Selv om det skal understrekes at enkeltseksjoner og -individer har nedlagt et betydelig arbeid i dette, forekommer

prosedyrebeskrivelsene og leksjonene likefullt noe upresise og ufullstendige med hensyn til hvordan dokumentasjon av etterspørsel og etterspørselsprognostisering skal gjennomføres i et helhetlig perspektiv, fra reservedelsbehovet oppstår til prognosen er utarbeidet. I tillegg synes det å mangle den nødvendige integrasjonen mellom vedlikehold og forsyning, gitt avdelingenes høyst interrelaterte og gjensidig avhengige prosesser. Dette trenger imidlertid ikke bety at prognosene faktisk blir feil, forutsatt at den etablerte praksisen knyttet til vedlikehold og etterspørselsprognostisering er hensiktsmessig og korrekt utført. Dette vil drøftes videre i det følgende. Det må likefullt antas at utførlige prosedyrebeskrivelser, samt tett integrasjon mellom avdelingene, vil øke sannsynligheten for presis prognostisering av reservedelsbehov, gjennom å legge forholdene til rette for en metodisk og strukturert tilnærming til respektive delprosesser i en helhetlig kontekst. I tillegg til å gi nåværende personell økte forutsetninger, vil det også kunne bidra til at nytt personell raskere vil kunne erverve nødvendig kompetanse.