5. EL CAS DE LA UNIVERSITAT DE LES ILLES BALEARS: MARC NORMATIU,
5.2 D ESCRIPCIÓ DEL DESPLEGAMENT DEL SISTEMA D ’ AVALUACIÓ DE LA GESTIÓ PER
A. Descripció del sistema ‘avaluació de la gestió per objectius.
Un vegada explicada tota la normativa i el sistema dels blocs, es passarà a descriure com, des del SEQUA es va decidir crear el procediment, les eines de recollida de dades i les eines de control del sistema d’avaluació, concretament de la gestió per objectius.
Finalment es presentaran les dades recollides a l’informe de seguiment (juny-juliol 2018) i les dades recollides a l’informe final d’avaluació 2018.
Des del SEQUA vàrem haver de crear el procediment del sistema d’avaluació del bloc 1 i del bloc 2A. No va ser una tasca fàcil, ja que havíem de partir de la normativa establerta a priori, la qual parla normalment en termes molt generals.
En un inici el procediment es va dissenyar de la següent manera:
Durant l’any es va anar modificant aquest procediment, atenent a les necessitats que varen anar sorgint, quedant les fases i les eines de control i recollida d’informació com es presenta en el següent quadre resum:
FASES DOCUMENTS
PLANIFICACIÓ Document 2 IRT 3
COMPROMÍS Document 2. Annex I
EXECUCIÓ Document 4
SEGUIMENT Document 5
IRT 6
AVALUACIÓ Document 7
Document 8 Document 9
Es procedeix a continuació a explicar amb més detall el treball realitzat a cada una de les fases i la documentació dissenyada.
En primer lloc es va dissenyar el document per planificar els objectius del servei i les accions i tasques individuals, document 2 (annex 1). El document estava dividit en vàries parts:
APARTAT CONTINGUT DEL DOCUMENT/ASPECTES A TREBALLAR
1 Marcar els objectius de gerència dels quals es desplegaven els objectius específics del servei/unitat.
2
Justificar l’elecció de l’objectiu
Descriure l’estat actual, aquesta apreciació és imprescindible, atès que abans de definir on volem anar és imprescindible conèixer d’on partim.
Descriure on es vol arribar amb la consecució de l’objectiu.
3
Annex I Planificació de les accions i tasques de cada persona
Annex II Resum del desplegament dels objectius del servei/unitat i de les tasques individuals
Una vegada rebudes totes les planificacions, el SEQUA en va fer la revisió tècnica amb el document elaborat anomenat IRT 3 (Informe de revisió tècnica. Annex 2). La revisió tècnica va ser en relació a dos nivells, de desplegament d’objectius de servei/unitat i d’especificitat i claredat en la descripció de les tasques individuals. Per tant, el SEQUA aportava el feedback i l’assessorament necessaris als serveis/unitat mitjançant aquest document, i òbviament per altres canals de comunicació com el correu electrònic, telefònicament i de manera presencial.
La següent passa va ser elaborar un model de document Excel per a cada servei/unitat i per a cada persona que formava part del servei, amb els objectiu i tasques a desenvolupar durant l’any. Aquest document 4 (annex 3), va ser l’eina emprada per executar els objectius i tasques, on les persones havien d’anar introduint els canvis (si era el cas), indicar les evidències, etc.
Els mesos de juny i juliol de l’any 2018 es va fer el primer seguiment de la gestió per objectius. Es va dissenyar el document 5 (Informe de seguiment. Annex 4) on les persones responsables, amb el suport de la CGQ, havien d’explicar si havien introduït modificacions i justificar-les. Com a darrera part del document, es va incloure un apartat on es demanava l’opinió de les CGQs en relació a les dificultats trobades a l’hora de posar en marxa la gestió per objectius i alhora un espai on fer propostes de millora.
A causa de l’ajornament de l’inici del projecte, no es varen poder complir les fases ni els terminis, fet que va incidir en no poder fer dos seguiments, i només es va fer un.
Més endavant es presenten un resum de les propostes de millora i suggeriments recollits en aquesta fase de seguiment.
El SEQUA va donar feedback en relació al seguiment de l’execució dels objectius i tasques amb el document anomenat IRT 6 (Informe de revisió tècnica. Annex 5).
Aquest document estava estructurat de la següent manera:
APARTAT CONTINGUT DEL DOCUMENT/ASPECTES A TREBALLAR 1 Estat de conformitat amb la documentació a presentar
2 Avaluació en relació a nivell d’emplenament document 4 Avaluació en relació a nivell d’emplenament document 5
Nivell d’especificitat/claredat en la justificació dels canvis en els objectius i tasques 3 Diagnòstic: nivell de problemàtica detectada en relació a la planificació i execució 4 Recomanacions a la CARHU en relació al seguiment del servei/unitat
Per acabar amb la descripció de les eines de control i recollida d’informació creades pel SEQUA, a la fase d’avaluació, es va dissenyar un Excel, el document 7 (Avaluació individual. Annex 6), on les persones de manera individual havien d’anotar el nombre d’accions o tasques totalment o parcialment assolides, no iniciades o les anul·lades.
Aquest document calcula automàticament la puntuació que s’obté en relació a les tasques totalment assolides sobre el total. Per tal de calcular la puntuació, el SEQUA va elaborar un annex en el mateix document 7, que, basat en l’acord normatiu, dividia en quatre nivells l’assoliment de les tasques. La puntuació màxima és de 50 punt, atès que l’acord normatiu indica que l’assoliment d’objectius serà sobre una puntuació màxima de 100 punts.
Les persones avaluades, tenien un espai per justificar l’estat de les tasques.
A continuació, i causa de la manca de precisió en el procediment de puntuació d’aquest bloc a l’acord normatiu, el SEQUA va decidir introduir en document un espai on la persona responsable del servei/unitat podia revisar la puntuació obtinguda i augmentar o disminuir fins a 20 punts, aquesta puntuació inicial. D’aquesta forma es compensa l’obtenció d’una puntuació extreta únicament de les tasques totalment assolides (dada quantitativa).
Vàrem reflexionar sobre els possibles escenaris que ens podríem trobar a l’hora d’iniciar la fase d’avaluació i de les circumstàncies que durant l’any s’han pogut donar;
per tant, en el cas de què alguna tasca estàs parcialment assolida, i no s’ha pogut finalitzat, emperò s’ha fet molta feina, no podia quedar sense alguna forma de compensació. D’aquí, doncs, la introducció al document 7, d’aquest augment o disminució de la puntuació obtinguda fins a 20 punts.
Finalment, tant la persona avaluada com la persona responsable, han de signar l’acord amb la puntuació final.
El SEQUA va elaborar una altre Excel, el document 8 (Avaluació del servei/unitat. Annex 7) és l’eina de recollida d’informació que havia d’emplenar la persona responsable del servei/unitat, amb el suport de la CGQ, i havia d’indicar el percentatge de consecució de l’objectiu i justificar aquesta puntuació. Aquest Excel convertia automàticament el percentatge de consecució a la puntuació final. Al final calculava una mitjana aritmètica que era la puntuació definitiva per a aquest bloc 1 i que era la mateixa per a totes les persones que formaven part del servei/unitat.
Aquesta puntuació final es va elaborar tenint en compte l’acord normatiu del 21 de març de 2018 pel qual es regula el procediment d'avaluació de l'acompliment del personal funcionari d'administració i serveis de la Universitat de les Illes Balears, on s’indicava, a l’Article 11. Procediment a la fase Informe d’avaluació anual de la consecució dels objectius del servei, que:
“A l’informe anual el cap ha d’indicar la puntuació que considera que el servei o la unitat ha obtingut en cada objectiu. S’hi ha d’aplicar l’escala següent”:
% tasques realitzades puntuació obtinguda Menys del 25% Fins a 15 punts
Del 26 al 50% Fins a 40 punts Del 51 al 75% Fins a 75 punts Del 76 al 100% Fins a 100 punts
A partir d’aquests percentatges i puntuacions es va elaborar una taula (annex 8) per calcular quina puntuació pertocaria per a cada percentatge de consecució.
Finalitza la fase d’avaluació en el moment en què la persona responsable del servei emplena el document 9 (resum de les puntuacions dels dos blocs. Annex 9) i l’envia al SEQUA. A partir d’aquí el SEQUA emplenava un Excel general de tot el PAS de la UIB amb totes les puntuacions obtingudes i ho enviava al Centre de Tecnologies de la Informació (CTI) per a què aquest ho introduís a la UIBdigital.
B. Metaavaluació
Es presentaran dades quantitatives i qualitatives relacionades amb el sistema d’avaluació de l’acompliment, especialment les relacionades en la gestió per objectius, que és el tema que principalment ens ocupa. Aquestes dades són les mateixes que es van recollir a l’informe de resultats i metaavaluació que va elaborar el SEQUA.
Els resultats obtinguts després d’aquesta primera experiència són els següents:
Dades i indicadors quantitatius:
o Es varen crear 45 CGQ, que inclouen tots els serveis/unitats de la UIB i totes les persones que en formen part. Aquests 45 serveis/unitats havien de desplegar els seus objectius específics en referència almenys a tres objectius estratègics de Gerència.
o Dels 45 serveis de la UIB, 41 varen desplegar objectius específics de l’objectiu estratègic 1: Fomentar la proactivitat, la transversalitat i el treball en equip, amb un 91,1%; seguit de l’objectiu estratègic 2: Incrementar l’eficàcia i l’eficiència, amb un 68,9% (31 serveis sobre el total de 45). Els objectius estratègics 4:
Implantar la gestió per processos, i 5: Millorar la imatge de la UIB, la
transparència i la rendició de comptes i el compromís ètic, estan empatats, amb un 53,3% (24 serveis sobre el total de 45).
o L’objectiu estratègic menys desplegat va ser l’objectiu 7: Desenvolupar el sistema de gestió documental de la UIB, amb un 8,9% (4 serveis sobre el total de 45).
Bloc 1. Nombre de serveis que han desplegat cada objectiu de gerència Nre. % 1. Fomentar la proactivitat, la transversalitat i el treball en equip. 41 91,1%
2. Incrementar l’eficàcia i l’eficiència. 31 68,9%
3. Augmentar la satisfacció i activar mecanismes de participació dels usuaris i/o del personal dels serveis.
16 35,6%
4. Implantar la gestió per processos. 24 53,3%
5. Millorar la imatge de la UIB, la transparència i la rendició de comptes i el compromís ètic.
24 53,3%
6. Implantar l’Administració electrònica. 11 24,4%
7. Desenvolupar el sistema de gestió documental de la UIB. 4 8,9%
o A la fase de planificació es varen formular 307 objectius. En el primer seguiment, fet els mesos de juny i juliol de 2018, s’havien anul·lat 6 objectius. I finalment a la fase d’avaluació s’han anul·lat de manera justificada 9 objectius.
Per tant, en total des de la fase de planificació fins a la fase d’avaluació s’han anul·lat un total de 15 objectius, un 5% sobre el total.
Nombre d’objectius % d’anul·lació Objectius a la fase de planificació 307
Objectius a la fase de seguiment 301 2%
Objectius a la fase d’avaluació 292 5%
o Altres indicadors que es varen calcular a la fase de seguiment els mesos de juny i juliol de 2018 (vegeu la taula) són el nombre de tasques planificades i compromeses per tot el personal de la UIB. Per altra banda, es va calcular, sobre el total de 45 serveis, els serveis que varen fer alguna modificació a la planificació (30 serveis), un 67%.
Bloc 1. Planificació i seguiment dels objectius Nre. %
Objectius planificats en els serveis/unitats 307 -
Persones amb tasques planificades i compromeses 588 -
Serveis/unitats que varen modificar la planificació inicials 30 67%
Serveis/unitats que no han modificat la planificació inicials 12 27%
Serveis/unitats que no han lliurat l’informe de seguiment 3 6%
Resultats obtinguts en el bloc 1. Objectius del servei/unitat:
A continuació presentam els indicadors que fan referència a la fase d’avaluació que es va dur a terme els mesos de gener, febrer i març de 2019. S’ha de tenir en compte que la puntuació màxima del bloc 1 és de 100 punts i que els indicadors de les puntuacions màximes i mínimes són el resultat de la mitjana aritmètica del nivell de consecució dels objectius executats en cada servei/unitat.
o Ens ha semblat interessant mostrar a la següent taula que el 22,2% dels serveis/unitats de la UIB ha obtingut una mitjana del 100% en el nivell de consecució dels objectius que han executat. Per una altra banda, també indicam que aquest resultat implica que un 24% del total de persones que han participat en l’avaluació de la gestió per objectius ha aconseguit aquesta puntuació màxima.
Bloc 1. Resultats de l’avaluació (any 2018) Valor %
Mitjana UIB de la puntuació en el bloc 1 88,5 -
Puntuació màxima del bloc 1 100 -
Puntuació mínima del bloc 1 47,3 -
Nre. de serveis/unitats amb puntuació màxima en el bloc 1 10 22,2%
Nre. de persones que han obtingut puntuació la màxima (100 punts) 132 24%
o Si analitzam la mitjana de les puntuacions obtingudes en l’execució dels objectius en el bloc 1, observam que es troben dins el nivell d’acompliment alt un total d’onze serveis/unitats:
Servei de Sistemes d'Informació Geogràfica i Teledetecció 63,6
Servei de Pressupost i Tresoreria 66
Servei de Relacions Internacionals 71,9
Servei d'Estadística i Qualitat Universitària 72,1
Servei de Campus Digital 74,2
Edifici Gaspar Melchor de Jovellanos 74,3
Oficina de Cooperació al Desenvolupament i Solidaritat (OCDS) 75
o Dins el nivell d’acompliment molt alt, trobam la resta de serveis/unitats, que hem dividit en dues taules, la primera inclou els que han obtingut puntuacions
entre 75 i 99 punts, i la segona recull els serveis/unitats amb una puntuació de 100, que són deu.
Serveis/unitats Puntuació
Seu Universitària d'Eivissa i Formentera 77,7
Oficina Universitària de Suport a Persones amb Necessitats Especials 79
Laboratori de Física 79,7
Edificis Mateu Orfila i Rotger i Guillem Colom Casasnovas 81,8
Centre de Tecnologies de la Informació 83
Servei de Prevenció 83,3
Vicerectorat de Projecció Cultural, U. O. i Seus Univ. 84,7
Servei d'Assessoria Jurídica 85
Servei de Biblioteca i Documentació 91,6
Oficina Web 93
Suport administratiu de l’IRIE 93,8
Servei d'Alumnes i Gestió Acadèmica 94,7
Edifici Sa Riera 95,4
Gerència 96
Servei de Recursos Humans 96,3
Ed. Antoni Maria Alcover i Sureda 96,7
Servei de Comunicació, Promoció i Imatge 96,8
Edifici dels Serveis Cientificotècnics i instituts universitaris de recerca 97
Servei de Nòmines i Seguretat Social 97,5
Serveis/unitats Puntuació
Ed. Anselm Turmeda 100
Ed. Guillem Cifre de Colonya i Beatriu de Pinós 100
Edicions UIB 100
Hospital Universitari Son Espases 100
Oficina de Suport a la Docència 100
Oficina de Suport a la Recerca 100
Rectorat 100
Servei de Comunicació, Promoció i Imatge (Comunicació) 100
Servei de Control i Comptabilitat 100
Servei de Patrimoni, Contractació, Infraestructura i Unitat Tècnica 100
o Per tant, podem veure en el següent gràfic de dispersió com se situen les mitjanes de les puntuacions del bloc 1 per servei/unitat. El punt de color taronja indica la mitjana UIB del bloc 1, que és 88,5.
o En relació amb la distribució dels resultats obtinguts en la consecució del total d’objectius executats (bloc 1), aquesta queda de la manera següent:
Nivell de consecució dels objectius (bloc 1) Nombre d’objectius Percentatge sobre el total
Anàlisi dels beneficis derivats de la implantació de la gestió per objectius
Per analitzar els beneficis derivats de la gestió per objectius únicament hem estudiat els resultats obtinguts tenint en compte els objectius que s’han assolit en un 100%. Hem agrupat les millores aconseguides en set categories; en general, les podríem dividir en millores internes (organització dels serveis/unitats, comunicació interna, etc.) i externes (imatge institucional, informació a la web, etc.).
A continuació presentam una taula i un gràfic dels beneficis obtinguts, agrupats en set categories, amb la consecució dels objectius executats i assolits al 100% (s’ha de tenir en compte que aquests suposen un 60% del total).
Beneficis aconseguits amb l’execució dels objectius (100% assolits) Nre. % 1. Millores en l'organització interna del servei i formació de les persones del servei 72 40,0%
2. Treball en gestió per processos (formació del personal i elaboració de documentació)
31 17,2%
3. Accions per incrementar el nivell de satisfacció de les persones usuàries. Qualitat del servei. Enfocament al client
26 14,4%
4. Implementació de l'ús d'eines col·laboratives al servei/unitat o amb altres serveis/unitats. Comunicació interna
21 11,7%
5. Visibilitat dels serveis de la UIB. Comunicació externa: informació que publiquen els serveis. Imatge institucional. Web. Xarxes socials
17 9,4%
6. Desenvolupament d'accions relacionades amb l'Administració electrònica. Gestió sense papers
Resultats obtinguts en el bloc 2A. Tasques individuals:
A continuació presentam les dades relacionades amb les mitjanes obtingudes en el bloc 2A, que són individuals. La puntuació màxima d’aquest bloc és de 50 punts.
Els indicadors de les puntuacions màximes i mínimes són el resultat de la mitjana aritmètica del nivell de consecució de les tasques executades per persona.
Ens ha semblat interessant mostrar a la següent taula que el 22,2% dels serveis/unitats de la UIB ha obtingut una mitjana del 100% en el nivell de consecució dels objectius que han executat. Per una altra banda, també indicam que aquest resultat implica que un 24% del total de persones que han participat en l’avaluació de la gestió per objectius ha aconseguit aquesta puntuació màxima.
Bloc 2A. Resultats de l’avaluació (any 2018) Valor %
Mitjana UIB de la puntuació en el bloc 2A 45,1 -
Puntuació màxima del bloc 2A 50 -
Puntuació mínima del bloc 2A 20 -
Nre. de persones que han obtingut la puntuació màxima (50 punts) 297 54%
Nre. de persones amb puntuació de 21 a 49 punts 220 40%
Nre. de persones amb puntuació igual o inferior a 20 punts 3 1%
Nre. de persones sense puntuació (baixes o altres motius) 29 5%
Resultats del bloc 2B. Implicació individual amb la institució L’enquesta aplicada estava dividida en cinc apartats:
• Apartat A. Quantitat i qualitat de la feina. La puntuació màxima que es podia aconseguir era de 20 punts.
• Apartat B. Flexibilitat i adaptabilitat a les necessitats del lloc. La puntuació màxima que es podia aconseguir era de 10 punts.
• Apartat C. Qualificació del funcionari. La puntuació màxima que es podia aconseguir era de 20 punts.
• Apartat D. Participació i difusió. La puntuació màxima que es podia aconseguir era de 8 punts.
• Apartat E. Criteri de penalització. La puntuació màxima a restar era de -5 punts.
Els resultats obtinguts són els següents:
En relació amb l’apartat A: Quantitat i qualitat de la feina (de 0 a 20 punts), el valor que presenta una freqüència més elevada són els 20 punts, que representa l’11,2% de les persones que han contestat l’enquesta. El segon valor més repetit és 15 punts, que representa el 8,5%. I el tercer valor és 18 punts, que representa el 8,1%.
De les 555 persones que hi varen participar el 85,5% han obtingut una puntuació entre 20 i 10 punts.
En relació amb l’apartat B: Flexibilitat i adaptabilitat, la moda, el valor que presenta una freqüència més elevada, són els 10 punts, que representa el 16,4% de les persones que han contestat l’enquesta. El segon valor més repetit és 6 punts, que representa el 6,5%. I el tercer valor és 5 punts, que representa el 6,3%.
De les 555 persones que hi varen participar, el 81,1% han obtingut una puntuació entre 10 i 20 punts.
En relació amb l’apartat C: Qualificació del personal funcionari, la moda, el valor que presenta una freqüència més elevada, són els 8 punts, que representa el 4,3%
de les persones que han contestat l’enquesta. El segon valor més repetit és 9 punts, que representa el 3,8%. I el tercer valor és 11 punts, que representa el 3,6%.
De les 555 persones que hi varen participar, el 51,5% han obtingut una puntuació entre 20 i 10 punts. En aquest apartat hi ha més dispersió. Entre 9 i -0,25 punts hi ha un 48,5%.
En relació amb l’apartat D: Participació i difusió, la moda, el valor que presenta una freqüència més elevada, són els 0 punts, que representa el 32,4% de les persones que han contestat l’enquesta. El segon valor més repetit és 2 punts, que representa el 21,6%. I el tercer valor és 3 punts, que representa el 6,7%.
De les 555 persones que hi varen participar, el 85,8% han obtingut una puntuació entre 3 i 0 punts.
En relació amb l’apartat E: Criteri de penalització, la moda, el valor que presenta una freqüència més elevada, són els 0 punts, que representa el 94,1% de les persones que han contestat l’enquesta.
De les 555 persones que hi varen participar, 522 han obtingut una puntuació de 0.
En relació amb la puntuació total del bloc 2B, la moda, el valor que presenta una freqüència més elevada, són els 50 punts, que representa el 2,7% de les persones que
han contestat l’enquesta. El segon valor més repetit és 28 punts, que representa el 2,3%.
I el tercer i quart valor són 45,5 i 36,5 punts, que representen l’1,8% cada un.
Si dividim en quatre forquilles els resultats obtinguts, observam que el 67,9%
del personal ha obtingut una puntuació entre 39 i 20 punts, per tant, una avaluació positiva. Únicament el 8,8% del personal ha obtingut una avaluació negativa en el bloc 2B.
Finalment, com a resum del bloc 2B, en presentam algunes dades generals:
Bloc 2B. Resultats de l’avaluació 2018 Valor %
Mitjana UIB de la puntuació en el bloc 2B 32,87 —
Puntuació màxima del bloc 2B 50 —
Puntuació mínima del bloc 2B 2,95 —
Nre. de persones sense puntuació (baixes per IT, jubilacions...) 12
Nre. de persones amb puntuació inferior a 25 punts en el bloc 2B 108 18,62%
Resultats del bloc 3: avaluació per competències
En relació amb les puntuacions de l’autoavaluació, la moda, el valor que presenta una freqüència més elevada, són 3,3 punts, que representa el 2% de les persones que han contestat l’enquesta. La mitjana és 3,32, coincidint amb la moda.
Les següents puntuacions més freqüents són: 3,63 punts (1,8%), i 3,36 punts, 3,1 punts, 3,01 punts i 3 punts (1,7%).
La puntuació màxima ha estat 4, i la mínima, 2,42, per tant, no hi ha cap persona que s’hagi puntuat negativament (menys de 2 punts).
Si comparam la mitjana de l’autoavaluació (3,32 punts) amb la mitjana dels
Si comparam la mitjana de l’autoavaluació (3,32 punts) amb la mitjana dels