4. BESKRIVELSEOG ANALYSE AV DAGENS FYLK ESMANNSEMBETER
4.2 Dagenssamhandlingsmønster
Møteplasserhvor Fylkesmannenselv/embetsledelsener representert (arr. av FM)
Møteplasser Representanterfra embetet Representanterfra kommunen Samordnet kommunebesøk
(én kommune)
Embetsledelse, avdelingsledere Ordfører, utvalgsledere, rådmann, økonomisjef,avdelingsledere
Regionmøte(flere kommuner) Embetsledelse, avdelingsledere Ordfører,utvalgsledere,rådmann Fylkessamling Embetsledelse, avdelingsledere Ordfører,rådmann
Temamøter Embetsledelse, avdelingsledere Ordfører,rådmann Møte med Robek-kommer Embetsledelse, avdelingsleder,
økonomirådgiver
Ordfører, politikere fra alle partier, rådmann,kommunalesektorsjefer Individuellkontakt Embetsledelse Ordfører,rådmann
Møte i meklingssaker Fylkesmannen Ulikerepresentanterfra kommunen Sektorvise/avdelingsvisemøteplasser(arr. av FM)
Møteplasser Representanterfra embetet Representanterfra kommunen Avdelingsvisekommunebesøk Avdelingsleder,fagrådgiver
Ordfører, rådmann, kommunale sektorsjefer,fagrådgivere
Sektorviseregionalesamlinger Avdelingsleder,fagrådgiver Sektorsjef,fagrådgivere,saksbehandlere Individuellkontakt Fagrådgivere(for det meste) Fagrådgivere(saksbehandlere)
Kurs, saksmøter,fagmøter og
temasamlinger Varierer Varierer
Ad-hocmøter Varierer
Tilsyn Avdelingsleder,fagrådgivere
Fagrådgivere(saksbehandlere),ordfører og rådmannkanogsåværerepresentert Prosjekter Fagrådgivere(for det meste)
Møteplasserarrangertav andre enn fylkesmannsembetet
Møteplasser Representanterfra embetet Representanterfra kommunen BudsjettkonferanseriregiavKS Embetsledelse, avdelingsledere Ordfører,rådmann,økonomisjef Regionalt planforum i regi av
fylkeskommunen
Noen ganger fylkesmannen, avdelingsledereog fagrådgivere avhengigav sak
Plansjef, planmedarbeider(noen ganger ordfører)
Møter med regionråd Fylkesmannen, assisterende fylkesmann,avdelingsledere
Ordfører,rådmann
Møter i regionalefagnettverk Fagrådgivere(for det meste) Fagrådgiver,saksbehandler Møter i ulike typer strategiske
organ
Fylkesmannen, assisterende fylkesmann,avdelingsledere
Ordfører,rådmann
Tabell 4.5: Arenaerfor kontaktog samhandlingmellomfylkesmannsembetetog kommunene.
Kilde: NIBR2004,NIVI 2015
Den første hovedkategoriendekkerarenaerhvor fylkesmannenselv/heleembetsledelsener representert.Samordnetkommunebesøker en særligviktig arenafor å drøfteutfordringerog læredenenkeltekommuneå kjenne.I praksisinnebærerkommunebesøkat fylkesmannenog deler av embetetdrar på heldagsbesøktil kommunene.I NIBRs undersøkelsega de fleste caseembeteneuttrykk for at dehaddesommålå rekkeoveralle fylkets kommuneri løpetav en valgperiode.For kommunenebetyr detteat slike fylkesmannsbesøkblir gjennomførtomtrent hvert fjerde år. Dennebesøksfrekvensenkan imidlertid variere mellom fylkene, ikke minst
påvirket av antall kommuneri det enkeltefylke. Erfaringeneviser at såvel kommunenesom fylkesmannenharstor nytteav og godeerfaringermeddissemøtene.
Regionvisesamlinger er møter mellom fylkesmannsledelsenog kommuneledelseni flere kommuner.Ofte vil det dreiesegom møtermedfylkets regionrådhvor denenkeltedelregions kommunerer representertved ordfører, eller det kan også væremøter med noen utvalgte kommuner.I slike samlinger vil ofte kommuneoverskridendespørsmålståpå dagsorden,som interkommunaltsamarbeidog kommunesammenslåing.Fylkessamlingerer ogsåvanlig i de flesteembeter,gjerneengangeller to i løpetavåret.Fylkessamlingerer vanligviset fellesmøte mellom fylkesmannenog denøverstekommuneledelseni alle kommuneri fylket . Slike møter kan ha forskjellige betegnelser,som f.eks. «januarmøtet»,«kommunekonferansen»m.fl..
Deltakere på slike møter er som regel hele embetsledelsenog den øverste ledelsen i kommunene.Arenaener i storgradsektor- og nivåovergripendeog deter gjerneformidling av overordnendestyringssignalerog endringeri statlig politikk på ulike felt som er tema for møtene.
I tillegg til dissebredeog formalisertearenaeneer det en rekke andremøteplassersom med jevnemellomromkaninvolverefylkesmannen/embetsledelsen.Ulike faktorerog hendelserkan væreforanledningentil slike møter;blantannetnevnesiverksettingav statligehandlingsplaner, endringi lov- ogregelverk,sakersomtrengeravklaring,samtdebattog mediesaker.Slikemøter kanavholdesmeden kommune,eller medflere. Det sammegjelderfor møtermedkommuner somståri fare for eller har havneti Robek- registeret.I slike tilfeller går fylkesmenneneinn i enomfattendedialogmedkommunenefor å finneen vei ut av uføret.Videreharfylkesmannen selv en meklerrollei arealplansakersominnebærerkontaktmedkommunene,og endeligkan det væreflere tilfeller av individuell og direktekontakt påøverstenivå mellom fylkesmannen og ordførereog/ellerrådmenn.
Den andre hovedkategorien omfatter kontakt- og samhandlingsarenaerav sektorvis /avdelingsvis karakter. I avdelingsvise kommunebesøk møter avdelingsleder og fagmedarbeiderefra en avdeling ledelseni den aktuelle kommune.Som oftest er bådeden politiske ledelse(ordførerog i enkeltetilfeller hovedutvalg)og den administrativeledelsei kommunenrepresentert,samt aktuelle fagpersonerfra kommunen.Det forekommerogså sektorvise regionale samlinger, arrangert av de ulike avdelingenei fylkesmannsembetet enkeltvis. Deltakerne er som regel mellomledereog ansatte fra den aktuelle sektoren/
avdelingenhosbeggeparter.Slike samlingerharvanligviset klart sektorfagligpreg.
Individuell kontakt om fagoppgaveroppgissomen av de hyppigsteog viktigste formenefor kontaktog dialogmellomkommuneneog embetene,særligpåsaksbehandlernivå(menogsåpå avdelingsledernivå).Dennekontaktenbærerpreg av å væreuformell og muntlig (gjerneper telefon eller e- mail). Særlig små kommuner vektlegger betydningen av den faglige veiledningengjennomfylkesmannensfagressurserog at deti mangetilfeller er dagligkontakt.
Denneløpendekontaktenmedkommunenepåfagnivåvil ogsåbidra til læringi embeteneom de forutsetninger og utfordringer kommunene har som tjenesteprodusenterog lokale utviklingsaktører.
Den tredje hovedkategorienfor kontaktog samhandlingutgjøresav møteplassersom andre aktører enn fylkesmannenhar ansvar for, men hvor fylkesmannenregelmessigdeltar og kommermedinnspill til programmet. KS arrangerereksempelvisårlige høstkonferansersom ofte omfatterenbolk om statsbudsjettetog aktuelletemaerinnenforulike sektorfelt.En annen viktig arenaer regionaltplanforumsomfylkeskommunenharansvarfor. Regionaltplanforum skalbidratil klarleggingog samordningav statlige,regionaleog kommunaleinteressertidlig i kommunaleplanprosesser.Berørteetaterskaldeltai planforum.En undersøkelsefra 2015viser
imidlertid at deltagelsenefra statsetatenekanværevarierende, menat fylkesmannenog Statens vegvesendeltarregelmessigi alle landetsplanforum.Informanterfra embetenegir uttrykk for at forumet kan ha en viktig funksjon i dialogenmed kommuneneog bidrar til å styrke den fagligesidenvedplanarbeidet6.
Somdet fremgårav gjennomgangenoverer detkontaktmellom fylkesmannenog kommunene i tilknytning til en rekke formalisertemøteplasserav regelmessigkarakter,men det er også omfattendeuformell dagtil dagkontakt.Kontaktenomfatter heleembetet,fra embetsledelsen medfylkesmanneni spissentil saksbehandlerei de ulike avdelingene.Tilsvarendeinvolveres så vel kommunenspolitiske og administrativeledelsesom saksbehandlerei de kommunale sektoretatenei samhandlingenmed fylkesmannen.Det er vanskelig å konkret tallfeste kontakthyppighetenmellom embetetog kommunen.Den vil kunnevarierepå i tid og mellom fylker. En undersøkelseutført av IRIS i 2006somomfattet50 kommuneri Nordlandog Vest-Agder tyder på at en enkeltkommunei løpetav et år har fra 120 til 240 kontaktermellomett av sineledelses- og virksomhetsområderog fylkesmannen.7
Det viktigste spørsmåleter kanskje likevel om kommunene opplever kontakten som tilstrekkelig for få sine behov ivaretatt. DIFIs undersøkelse fra 2010 om kommunenes oppfatninger av fylkesmannentyder på det.8 Her gir et klart flertall (76 prosent) av respondenteneuttrykk for at de menerat det er tilstrekkelig kontaktmellom fylkesmannenog kommunen.Det gjør seg imidlertid gjeldendenoen fylkesvise forskjeller. I to fylker er 95 prosentav respondenteneenigei en påstandom at det er tilstrekkelig kontakt,menstallet for deto fylkenemedlavestandelenigeer hhv.51 prosentog 57 prosent. Det erhelleringenklare forskjeller mht kommunestørrelse,men tendensener at respondentenefra de mindre kommunene(under20 000 innbyggere)har en størreandelsomer uenigei påstandenennde størrekommunene.
4.2.2Samarbeidsmønsteri forhold til fylkeskommunen
Kontaktflatenemellom fylkesmannenog fylkeskommunener delsknyttet til oppgavefelt der fylkesmannenhar et oppfølgings- tilsynsansvaroverfor fylkeskommunen,delstil fagområder hvor beggeorganerer tillagt forvaltningsmyndighetog ivaretarfunksjoneroverforkommunen eller andremålgrupperog dels til felles satsinger,temaer,prosjektermm. som berørerhele fylket og somdet for beggeorganerer naturligå engasjeresegi.
Fylkesmannensmyndighetsutøvelseoverfor fylkeskommuneneer i all hovedsakknyttet til tilsynet innenforvideregåendeopplæringog fylkeskommunensomskoleeier.
6 NIVI -rapport2015:2Evalueringav regionalt planforum
7 Arbeidsnotat IRIS – 2006/058: Samhandlingenmellom kommunene i Nordland og Vest-Agder og fylkeskommuneneog fylkesmennene
8DIFI Rapport2010:11Fylkesmannen2010. En undersøkelseav kommuneneserfaring med og oppfatningav Fylkesmannen
Når det gjelderoverlappendeoppgavefelt,dvs.oppgavefelthvor beggeinstitusjonergjennom lov og forskrift er tillagt roller og funksjoner,er deviktigste:
KommunaleplansakeretterPlan- og bygningsloven Regionalplanlegging, gjennomføringog oppfølging Natur,friluftsliv, vilt- og fiskeforvaltning,miljødata Klima
Folkehelse Beredskap
I denregionaleplanleggingenharfylkeskommunensomregionalplanmyndighetansvaretfor å ledearbeidet,mensfylkesmannenskaldeltai bådeutarbeidelseog implementeringavregionale planer.Fylkesmannenskal ogsåha en pådriver- og samordningsrollefor statlig deltagelsei planarbeidet.Plan- og bygningslovenfastsetterat fylkeskommunenskal veilede og bistå kommunenei sin planlegging,mensfylkesmannenskal påseat kommuneneoppfyller plikten til planleggingetter loven.Bådefylkeskommunen,fylkesmannenog øvrigestatligeregionale myndigheterharansvarfor å veiledekommuneneinnenforde fagområderdehar ansvar.
Innenforområdenelandbrukog miljø ivaretarbeggeorganerulike forvaltningsoppgaver.For fylkesmannendel omfatteroppgavenei stor utstrekningkontroll- og tilsynsoppgaveroverfor kommunene,veiledningsoppgaversamtformidling av nasjonalpolitikk overfor kommunene.
Fylkeskommunenefikk gjennomforvaltningsreformeni 2010 tilført forvaltningsoppgaverpå miljøvernområdetknyttettil:
Klima, arealog samfunnsplanlegging Friluftsliv
Forvaltningav høstbareviltarter
Forvaltningav høstbarearter av innlandsfisk Vannregionmyndighetknyttettil vanndirektivet Miljødata
Forvaltningav tilskuddsordninger
Innenforlandbruks- og matområdetfikk fylkeskommuneneet medansvarfor gjennomføringen av landbrukspolitikken.Dette blant annetfor å styrke fylk eskommunensrolle som regional utviklingsaktør.De nyeoppgavenevar knyttet til:
Verdiskapingi landbruket
Rekrutteringog kompetanseheving
Mulighet til å gi innspill til jordbruksforhandlingeneog andrelandbrukspolitiskeprosesser.
Folkehelsearbeideter en del av samhandlingsreformen.Det primære ansvareter lagt til kommunene,menfylkeskommunenharet pådriver- og koordineringsansvarog fylkesmannen enfaglig rådgivningsrolleog et oppfølgingsansvarfor at nasjonaleføringerblir ivaretatt.
Innenforberedskapsfeltethar fylkesmannenet pådriver- og samordningsansvarog det foregår et bredt regionaltsamarbeid,somogsåinvolvererfylkeskommunen,om utarbeidelseav bl.a.
fylkesROS og beredskapsplanerog annet planverk. Fylkeskommunen deltar i fylk esberedskapsrådetsomledesav fylkesmannen.
Den tredje hovedgruppensamarbeidstiltakmellom fylkesmannsembetetog fylkeskommunen utgjøresav frivillige prosjekterog utviklingstiltak. Dettekan omfatteen hel rekke tiltak som
iverksettes for å stimulere den fysiske, miljømessige,kompetansemessige,økonomiske, helsemessige,sosialeog kulturelleutviklingeni detenkeltefylke. Et eksempelhentetfra Troms er det tverrfaglige prosjektet«Sjumilssteget»rettet mot barn og unge. Sjumilsstegeter et hjelpemiddel for å bedre og sikre kommunenstjenestetilbudtil barn og unge. Det tar utgangspunkti barnekonvensjonenog handlerom tidlig innsats,samordningav tjenesterog medbestemmelse.I dettesamarbeidetinngårbådefylkesmannen, fylkeskommunenog NAV fylke.
Behovet for samarbeidhar i mange tilfeller nedfelt seg i egne samarbeidsavtalereller utviklingsavtalermellom fylkesmannenog fylkeskommunen.Dissehar gjerneet overordnet pregog lister opp samarbeidsfeltog fellesmøtepunkter.En gjennomgangav slike avtaler viser at denøversteledelsenhosfylkesmannenog fylkeskommunenmøtesmedjevnemellomromog drøfter sakersom beggeparter er opptatt av. I ett fylke oppgis det at slike møter avholdes annenhvermåned.I tillegg vil partenemøtesi en rekkefagspesifikke arenaersomplanforum, fylkesberedskapsråder,KS konferansermv. Påsaksbehandlernivåer kontaktenav merløpende karakter.
Skalenslik forvaltningsløsningfungeregodt,fordrerdetat detutviklesgodesamarbeidsrutiner og tett dialogmellomde respektive fagavdelingenei de to organene.Det sammevil gjeldepå planfeltethvor bådefylkesmannenog fylkeskommunenhar viktige roller i politikkformidling og veiledningoverforkommunene.
4.2.3Samarbeidsmønsteri forhold til andre regionalestatsetater
Fylkesmannensamhandlermedenrekkeregionalestatsetateri ulike sammenhenger.I kap.4.8 ter det gitt oppdatert oversikt over de regionale etatenesorganisering og inndeling.
Fylkesmannensrelasjoner til øvrige statsetater er særlig knyttet til fylkesmannens samordningsrolle.For nærmerebeskrivelseav samordningsrollensvertikale og horisontale dimensjonvisesdettil kap.3.
Effekten av denne samordningenvil i stor grad være avhengig av hvordan det enkelte fylkesmannsembetefyller rollen gjennometablering av godearenaerfor dialog,samarbeidog prosess,og av statsetatenesegetønskeom og vurderingav nyttenav å deltapå slike arenaer.
Hvilke arenaerfylkesmannenbenytteri denregionalesamordningen,kan varierefra fylke til fylke, men egne regelmessigemøter mellom statsetatsledernei fylket/regionene,er mest utbredt.Møteneblir benyttettil å diskuteresrelevantesamarbeidstiltakpå områderav felles interesseog til gjensidiginformasjon.Innenforområdetkommunalplanlegginger det etablert formelle samordningsarenaerder både fylkesmannen,statlige regionale myndigheter og fylkeskommunendeltar.
Forutsetningenfor å ivareta fylkesmannens tverrsektorielle oppgaver vil påvirkes av organiseringen,inndeling og lokalisering av regionkontor til de etater fylkesmannenskal samordne/samarbeidemed. Tidligere undersøkelserhar dokumentert at fylkesmennene opplevervoksendeutfordringermed å vedlikeholdeetablertesamarbeidsarenaer,som f.eks.
jevnligeetatssjefsmøterfor deregionalestatsetatenei fylkene.Storevariasjoneri inndelingog lokalisering blir framhevet som viktige årsakertil det. I kap 4.8 er det gjennomført en samsvarsanalyseav dagensinndelings- og lokaliseringsmønstersom dokumentereren svært fragmentertstruktur.
Produktivitetskommisjonen,somble opprettetfor å vurdereproduktivitetsutviklingeni Norge, vier fragmenteringeni regional stat oppmerksomheti sin andredelrapport(NOU 2016:3).
Kommisjonentar til orde for at organiseringenav regionalstatlig forvaltning må gjennomgås medsikte påbedresamordningog et mereffektivt og ensartetmønster,jf omtalei kap.5.4.
4.2.4Samarbeidmellom fylkesmannsembeter
De aller fleste fylkesmannsembetenehar i størreeller mindre utstrekningetablertsamarbeid mednaboembeterpå ulike felt. Slike samarbeidblir etablertpå embetenesegneinitiativ og er ogsåinteressantei en vurderingav fremtidig inndelingav embetene.Dels kan innholdeti og omfangetavsamarbeidetfortellernoeombehovetfor åløseenkelteoppgaverinnenforen større geografi.Dels kan embetenesgeografiskeorienteringi samarbeidetgi en pekepinnpå hvilke embetersom kan være naturlige sammenslutningskandidater.Samarbeidethar varierende innretning og innhold. En inndeling i følgende samarbeidstypergir en grovkornet systematisering.9
Helhetlige og formalisertesamarbeidsavtalermellom to eller flere embeter: Det tydeligste eksempeletpå et omfattendesamarbeidfinner vi i samarbeidsavtalenmellom embetenei Sør-Trøndelagog Nord-Trøndelag.Avtalen ble inngått i juni 2013 medmålsettingom å forsterke samhandlingenmellom embeteneinnenfor et vidt felt. Samarbeidetskal i henhold til årsrapportenfra fylkesmanneni Sør-Trøndelag «bidra til effektiv, robust og fleksibel oppgaveløsning,redusereeventuellsårbarhet og kapasitetsutfordringerhoshverandre,bidratil kompetansehevingog eventuellspesialiseringpå enkeltområder». Et lignendesamarbeidble initiert mellom embetenei Rogaland,Hordalandog Sognog Fjordanei 2014. Ogsåi dette samarbeidetvar formålet å se på muligheterfor å fordele oppgavermellom embetenefor å utnytte ressursermest mulig effektivt og om embetenekunne ta ansvar for å være ressursembeterfor hverandrepå ulike felt. De tre embetenehar likevel valgt å ikke gå videre meddettearbeidet.Embetenepå Agderhar ogsåhattet omfattendesamarbeidpå ulike felt og detteble intensivertsomleddi arbeidetfram mot fusjonen01.01.2016.
Samarbeidom oppgaveløsningmellom to eller flere embeterpå fagspesifikkefelt: Denne kategorieninnebærer ogsåsamarbeidom konkret oppgaveløsning,men på et mer avgrenset fagfelt. Det kanskje tydeligste eksempelet på slikt samarbeid er ordningen med en kontaktfylkesmannsom koordinerer tilsynsvirksomheteni spesialisthelsetjenesteni hver helseregion.Rollen innebærerå ta initiativ til å organisereprosessenmed planleggingog gjennomføring av tilsynet i helseregionenog i flere tilfeller innebærerdet å etablere fylkesovergripendetilsynsteam.Et anneteksempeler samarbeidmellom embetersom har forvaltningsoppgaverrettet mot institusjoner eller geografiskeområder som overskrider fylkesgrensene. Samarbeidom utarbeidelseav verneplanerfor nasjonalparkersomoverskrider fylkesgrenseneer ett eksempelpå sistnevnte.Et anneteksempeler samarbeidetpå beredskaps -og samfunnssikkerhetsområdeti Trøndelagsfylkene.De to embetenehar flere ganger samarbeidet om å utarbeide felles fylkes-ROS for hele Trøndelag.
De to embeteneer videre gjensidigobservatørerved størreøvelser,og har ogsåavtaleom å kunnedeltapåhverandresberedskapstilsynmedkommunene.
Fagligenettverk: Denvanligsteformenfor samarbeidmellomembeteneutgjøresav ulike typer faglige nettverk.Dissevedlikeholdesgjennomjevnlig møter,fagkonferanserol. med faglig rettedetemaer.Denfagligevariasjoneni dissenettverkenevariererbetydeligog detsammegjør samarbeidsgeografien.I noentilfeller er det etablertregionalenettverksomomfatterto til fem embeter,mensandre nettverk kan omfatte samtligeembeter.Ett eksempelpå et regionalt fagnettverker Plannettverketfor Oslofjorden,der fylkesmenneneiØstfold,Osloog Akershus, Vestfold,Buskerudog Telemarkdeltar.Formåletmeddettenettverket(og tilsvarendenettverk
9Fra og med 2014 har det værtet krav i økonomiregelverketat statligevirksomheterskal gi kort omtaleav samarbeidmed andre embeter og andre virksomheter der samarbeidethar hatt betydning for egen eller andre virksomheters resultatoppnåelse. Fremstillingen baserespådennerapporteringen.
for landetfor øvrig) er å bidratil kompetanseoverføringog erfaringsutvekslingmellomfylkene og Miljødirektoratet.Et anneteksempeler samarbeidetinnenforvergemålmellomembetenei Vest-Agder, Rogaland, Hordaland og Sogn og Fjordane. Nasjonale nettverk gjelder fagutvalgenefor hhv økonomi,personal,sak og arkiv, kart/GIS somoppnevnesav KMD og somfølgerdepartementetsretningslinjer.
Behovet for de samarbeidsordningenehar konkrete og ofte sektorspesifikkebegrunnelser.
Begrunnelsenekan likevel samlesi noenhovedpunkter:
Effektivitet: Enkelte«smale»oppgaverkanav effektivitetshensyntalefor å bli samlet i ett eller noenembeterframfor at alle embeterskal ivaretafunksjonen.Særliggjeldet dette administrativefunksjoner.
Likartet praksis:Flereembeterserbehovfor samarbeidfor å sikre felles tilnærminger til prinsipielleproblemstillingerog å samordnepraksisi embetenepå ulike områder,f.eks.i fortolkning av rettsregler.
Læringog kompetanseutvikling:En del av samarbeidenehar en kompetansebegrunnelse.
Særligdenasjonaleog regionalenettverkenespillerenviktig rolle for kompetanseutvikling og kunnskapsoverføringmellomembetene.
Avlastning:I noentilfeller inngårett embeteavtalermedandreembeter om avlastningi situasjonermedstor arbeidsbelastningog/ellerlangesaksbehandlingstider
4.2.5Samletvurdering av samarbeidsrelasjonerog inndelingsbehov
Fylkesmannensrelasjoner til ulike målgrupper vil påvirkes av endringer i dagens fylkesinndeling. På bakgrunn av gjennomgangenav de ulike relasjonenekan følgende konklusjonertrekkesom fylkesmannensamarbeidsrelasjonerog inndelingen.
Fylkesmannensviktigste samarbeidspartog målgruppeer kommunene.Store deler av kommunedialogener knyttet til formaliserte og fysiske møtearenaer.Geografiske avstanderhar derfor betydningfor dennedelenav kommunedialogen.Den mer løpende faglige kontakten mellom fylkesmannensfagavdelingerog kommuneneskjer i større utstrekningvia telefon og e-post og for slik kontakt betyr avstandmindre. Tidligere undersøkelserantyderhyppig kontakt mellom enkeltkommunerog embetetog særliger kontaktomfangetmed de mindre kommunenestort. Innholdet i denne kontakten kan selvfølgelig variere betydelig, men det er åpenbartat kapasitetsbegrensningerlegger føringer for hvor mangekommunerfylkesmannenhar mulighetfor å følgeopp.
Fylkesmannensamarbeidertett med en rekke regionale statsetaterog skal i ulike sammenhengerivareta en samordningsfunksjon.Forutsetningenfor å ivareta denne samordningsfunksjonenutfordresved at tilnærmetalle regionalestatsetaterhar en annen geografisk inndeling på regionalt nivå enn fylkene. For at vesentlige statlige samordningsbehovkan ivaretas taler det for en større grad av harmonisering av inndelingspraksis.
Fylkesmannenog fylkeskommunenhar næresamarbeidsrelasjoner.De er delsknyttet til fylkesmannensrolle som myndighetsutøveroverfor fylkeskommunen,dels til at begge organerhar ansvar,men ulike roller, innenfor de sammeoppgaveområder(plan, miljø, areal,landbrukmv) og dels fordi de i samarbeidgjennomførerutviklingsprosjekteri de enkeltefylker. Samarbeidsrelasjonenekan tale for at inndelingeni størstmulig grad bør væresammenfallendemellomdet nyefolkevalgteregionalenivåetog fylkesmennene.
Det er etter hvert utviklet et omfattende samarbeidmellom fylkesmannsembetene.
Begrunnelsenefor samarbeideter knyttet til behovfor standardisering,effektiviseringog økt kapasitet.Isolert settkandet argumenteresat dissebehovenepekeri retningav større enheter.