Back to Chukovsky

ATIVIDADESPROPOSTAS

6.1

Atividade 1 Atividade 2

Analisar relatório patrimonial financeiro de cada unidade produzido pelo SIAFI Gerencial

Analisar relatório patrimonial físico pelo atual Sistema de Gestão Patrimonial de cada unidade gestora

As unidades que não utilizarem o SGP deverão encaminhar as informações físicas à Coordenação do Grupo de Trabalho. Quanto às informações físicas e financeiras das demais unidades, são fornecidas pela CGLOG e CGPLAN pelos programas SGP e SIAFI respectivamente.

6.2

Atividade 3

Elaborar pesquisa qualitativa sobre controle patrimonial

Primeiro passo é conhecer em que ponto as unidades administrativas estão em relação ao controle patrimonial e em relação ao conhecimento da matéria. O levantamento realizado em 2008 pelo GT Patrimônio pode ser aproveitado com restrições. De lá para cá, coordenadores e servidores que trabalhavam com patrimônio se aposentaram, mudaram de unidade, foram exonerados ou estão exercendo outras atribuições e as demandas externas em relação ao controle patrimonial ficaram mais complexas. Exponho como sugestão algumas indagações a serem feitas sem que no entanto sejam consideradas finitas:

Tabela 4

QUESTIONAMENTOS

Quais os procedimentos realizados ao receber um bem antes de atestar a nota fiscal?

Que providências toma quando necessita transferir um bem para outra unidade do órgão? E quanto a movimentação entre localidades de bens dentro da unidade? E quanto a entrega de bens de consumo em almoxarifado?

Como faz para incorporar bens encontrados e doados? Como desincorpora bens não localizados?

Há em sua unidade algum tipo de controle com informações referentes à frequência de manutenção de um bem, o tipo de problema e sua causa, como também os custos?

O atual sistema de identificação através de etiquetas ou plaquetas utilizada em sua unidade garante o efetivo controle da gestão patrimonial? E quanto as fichas de prateleira em almoxarifado?

Que contribuições pode sugerir para a melhoria da gestão patrimonial na sua unidade em relação a bens permanentes e de consumo?

Qual a importância ou para que serve a gestão patrimonial para você?

Fonte: Elaborado pela autora

6.3

Atividade 4 Atividade 5 Atividade 6 Atividade 7 Atividade 8

Realizar consultoria nas unidades para auxiliar nos procedimentos e tarefas Realizar consultoria por videoconferência com as unidades Contratar empresa de capacitação para ministrar curso de Gestão Patrimonial Treinar servidores Sistema SIADS Treinar servidores Sistema SPIUnet

Estas atividades são junto com o comprometimento das Coordenações Administrativas o grande pulo do gato para a prática do Sistema de Gestão de Ativos Imobilizados. É neste momento que quem trabalha ou é designado para realizar as atividades do patrimônio tem que ser conscientizado da relevância da matéria e se comprometer junto com o grupo de trabalho no alcance das metas e consequente resolução do problema. À época do GT Patrimônio em 2008, chegou-se a elaborar um Plano Básico (PB) para capacitar 52 pessoas onde se previa a contratação de uma instituição de ensino para o tema patrimônio – bens móveis, contato com a SPU

para ministrar aula em relação ao SPIUnet e treinamento do SGP a ser realizado por membros do GT Patrimônio. Não ocorreu pelo custo elevado de deslocar um ou dois servidores para a cidade do Rio de Janeiro (onde, ainda com os museus, estava localizado o maior número de unidades) durante uma semana e por não haver previsão orçamentária.

O conteúdo básico levantado pelo grupo de trabalho à época e com detalhes acrescentados por conta de atualizações, Tabela 5, é pertinente para capacitação em três partes por um período de cinco dias. Como o Instituto adquiriu a ferramenta de videoconferência para todas as unidades, embora algumas ainda não possuam infraestrutura para uso e por isso devam se deslocar para Superintendência mais próxima, Tabela 6, torna-se possível o treinamento à distância que possibilita capacitar mais servidores de uma mesma unidade e o principal, diminui o custo de passagens e diárias de uma boa parcela de servidores e esta economia pode ser melhor aplicada em atividades de capacitação e consultoria in loco. Esta, por sinal, embora a consultoria por videoconferência seja fundamental, agrega valor pois propicia um trabalho corpo a corpo que motiva e favorece a realização das atividades e tarefas.

Tabela 5

1a _{parte : Gestão Patrimonial no Serviço Público Curso de extensão ministrado por consultoria especializada} durante 3 dias/ 8 horas

Procedimentos básicos da administração patrimonial (permanentes e almoxarifado) Principais atividades da área de patrimônio

Seguros

Ativo permanente e consumo Auditoria patrimonial Segurança patrimonial

Aplicação do código de barras para o controle patrimonial Indicadores gerenciais de patrimônio

Contexto de mudanças na atual administração patrimonial Conciliação físico-contábil

SIAFI e controle patrimonial Avaliação, reavaliação, depreciação Relatórios

2a _{parte : SIADS Demonstração de uso do sistema por servidor da área de} Patrimônio durante 1 dia/ 8 horas

Cadastro Movimentações Baixas Formulários Relatórios

3a _{parte : SPIUnet Demonstração de uso do sistema SPIUnet por servidor da} SPU durante 1 dia/8 horas

Cadastro Movimentações Baixas Formulários Relatórios

Fonte : Elaborado pela autora.

Tabela 6

UNIDADE SEM VIDEOCONFERÊNCIA UNIDADE COM VIDEOCONFERÊNCIA

SE/AC;RO;RR;AM SE/PA

SE/AL SE/PE

SE/MT;MS SE/GO

SE/SP;CNFCP/RJ;SRBM/RJ;CCPI/RJ SE/RJ Fonte: Elaborado pela autora.

6. 4

Atividade 9

Realizar Auditoria sistema-dados físicos

Em 2008, além da pesquisa, o trabalho da Auditoria fez falta. O que não se percebeu com o questionário de situação do controle patrimonial se aprofundaria se ocorrido o suporte. Com o trabalho da auditoria, o olhar não se deteria em número de tombo, registro de imóvel, ou quantidade física de bens de consumo. A ótica recairia sobre a análise da conservação e rendimento econômico; do estado de conservação e da manutenção e real utilidade do bem.

Seja in loco e/ou à distancia, isto possibilitado por sistema de controle da Instituição e pelo SIAFI, o exame dos registros e documentos e a coleta de informações e confirmações, mediante procedimentos específicos explicitados em programa de auditoria, pertinentes ao controle do patrimônio, objetivam obter elementos comprobatórios suficientes que permitam opinar se os registros contábeis e financeiros foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade e se as demonstrações deles originarias refletem, adequadamente, em seus aspectos mais relevantes, a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas. Na Tabela 7, algumas considerações sobre o que levantar de dados. Tabela 7