Case Study - Nature gas

Discorremos, anteriormente, sobre gestão, sob a perspectiva colocada de que gestão pressupõe um conjunto de ações sistemáticas, como proposto pelo ciclo do PDCA. Agora, trataremos de sistema de gestão.

Sistema de gestão é um termo amplamente utilizado e se define como um conjunto de práticas suportadas por modelo de gestão, tal qual se caracteriza um sistema de gestão da qualidade, baseada nos requisitos de garantia da qualidade das normas ISO9000 e outros sistemas baseados em requisitos, como os do COSO, ITIL, os Critérios de Excelência do Prêmio Nacional para a Qualidade, dentre outros.

Essa definição traz dois elementos: modelo de gestão e práticas de gestão. Eles serão tratados nos tópicos a seguir.

Para entender sistema de gestão, vamos tratar do termo sistema, considerando que, no tópico anterior, o termo gestão já foi definido. Sistema é um termo amplamente debatido, muitos autores buscam o seu entendimento e aprofundamento.

Como escreve O`Connor et al.(2007:p.27), utilizando “‘a palavra sistema no seu significado cotidiano, intuitivo’: Sistema é uma entidade que mantém sua existência e funciona com um todo por meio de interação de suas partes”.

Nesta definição, podemos verificar que o conceito considera três elementos importantes: o todo, a parte e a interação. Sendo esses os componentes essenciais de um sistema, ele jamais se definirá como parte e sem interação, pois só funciona como um todo. Dessa forma, sistema não é uma parte, nem um conjunto de partes que não interagem.

O`Connor et al.(2007:p.36) ainda vai descrever que os sistemas podem ser simples e complexos. Os sistemas complexos podem ser determinados pelo detalhe ou pela dinâmica de relacionamento das partes. A complexidade do detalhe é relativa à quantidade das partes diferentes. A complexidade dinâmica é relativa às diferentes relações que as partes podem ter entre si.

Esses conceitos são importantes, pois, ao definir um sistema de gestão, esse sistema poderá ser complexo, considerando esses dois aspectos: a quantidade de elementos do mesmo e as relações que esses elementos estabelecem entre si. O autor conclui: A primeira lição do pensamento sistêmico é saber se você está lidando com a complexidade dinâmica ou com a complexidade de detalhe – um quebra-cabeça ou um jogo de xadrez. (O`Connor et al.(2007:p.38)

Outra característica essencial apresentada pelo autor é a de que o pensamento sistêmico é um pensamento em curvas e não em linhas retas (O`Connor et al.(2007:p.27). Isto é, como as partes de um sistema interagem. Mexer numa parte, significa impactar outra, e assim consequentemente, até que a parte original também é afetada. O que faz muito sentido. É o que ele chama de curva de feedback, ou um reforço contrário. Lembra-nos, um pouco, a lei da física de ação e reação. Dois tipos de feedbacks são caracterizados: o de reforço, que provoca mudança no sistema e o de equilíbrio, que provoca resistência à mudança.

Dessa forma, pensar sistemicamente significa pensar em círculo. É ter a convicção de que um ato executado afetará o seguinte e, ao final, a si próprio, seja para a mudança ou para a sustentação do sistema.

Outro conceito importante que O`Connor et al.(2007:p.68) nos traz é o de que o estado de reforço e equilíbrio dos feedbacks pode se definir como profecias autorrealizáveis, chamadas por ele de feedfoward. Estabelecendo-se por uma cadeia de causa e efeito, o ato presente define outro no futuro. Dessa forma, a antecipação ou previsão de um efeito futuro pode provocar um ato no presente. Entender gestão sob essa perspectiva é parte do planejamento e da ação de prevenção contra riscos potenciais ou sobre o aprendizado acerca deles.

Morgan(2007, apud Pagliuso et al.(2010:p.30) diz que “é possível conceber as organizações como um conjunto de subsistemas em constante interação”. Informa, ainda, que existem três implicações por entender as organizações dessa forma:

1. o ambiente em que as organizações estão inseridas e as mudanças nesses sistemas, tanto quanto as repostas necessárias para essas mudanças;

2. a visão da organização com um conjunto de subsistemas;

3. o estabelecimento de congruências ou alinhamentos entre diferentes sistemas e subsistemas e a identificação e eliminação de eventuais disfunções.

Esse olhar reforça os conceitos apresentados por O`Connor et al .(2007) e nos remete ao entendimento de que uma organização é um sistema complexo por dois fatores: a sua interação com o ambiente e a sua composição por subsistemas. Essa dimensão nos dá tanto a idéia da complexidade dinâmica, como a do detalhe. Ainda nesse contexto, acrescenta-se que a organização não é apenas um sistema técnico, lógico, racional; mas, também, um sistema social, pois nele ainda se inserem pessoas.

Retornando, especificamente, ao entendimento de sistema, a FNQ(2010:p.106), que estabelece uma visão sistêmica sobre o seu conjunto de critérios de excelência associado ao diagrama de gestão FNQ(2010:p.21), cuja a base é o ciclo do PDCA, define da seguinte forma esse termo: “Conjunto de elementos com finalidade comum que se relacionam entre si formando um todo dinâmico.”

Essa definição traz um novo elemento importante: finalidade comum. Ela adiciona que a organização como um sistema não é, somente, um conjunto de partes que interagem, formando um todo, mas algo com uma finalidade comum. É lógico que, como um sistema social, deve ser associado ao sentido de grupo, de grupamento, cuja existência se justifica por uma finalidade comum, por um objetivo comum.

Assim, a partir desta reflexão, vemos que sistema não é apenas um todo, com partes que interagem. Sistema é um todo, com partes que interagem para uma finalidade comum.

Refletindo sobre os conceitos de O´Connor(2007), vemos que nele essa finalidade comum parece se estabelecer por equilíbrio e reforço. Essa pode ser a concepção de sistema no sentido amplo. Especificamente, nos sistemas sociais a tradução de equilíbrio e reforço pode ser a medida do resultado que ele sustenta.

Após essa breve explanação sobre sistema, voltemos à definição de sistema de gestão. Se concluímos que gestão é um conjunto de atividades, no entanto um todo pela natureza de conjunto, falta-nos acrescentar a partícula relativa à interação e à finalidade comum, próprias de sistema. Teríamos, então, que sistema de gestão é um conjunto de atividades que interagem para uma finalidade comum.

Poderíamos, ainda, desdobrar para uma depuração, acrescentando, exatamente, quais são as atividades, donde teríamos: sistema de gestão é o conjunto de atividades formadas pelo planejamento, execução, avaliação e melhoria, com uma finalidade comum. Ainda se desdobrarmos esta definição e substituirmos o termo finalidade por uma especificidade, teríamos uma definição bem mais aplicada.

A exemplo disto, se aplicamos o conceito para a gestão de riscos, associando a definição de risco aqui apropriada, poderíamos ter: sistema de gestão de risco é o conjunto de atividades formadas pelo planejamento, execução, avaliação e melhoria, com a finalidade de gerir o efeito da incerteza sobre os objetivos. O que vamos ver, adiante, é que estas atividades são traduzidas em requisitos mais detalhados, mas a essência é o que aqui definimos.