Dentre as razões citadas para a implantação do sistema integrado de gestão no IFMG, destacam-se, de um lado, a necessidade de profissionalizar a gestão do Instituto, concentrando e unificando informações confiáveis, em tempo real, oriundas das diversas áreas do acadêmico e do administrativo, para fundamentar a tomada de decisões; e de outro a ineficiência e a ineficácia da gestão praticada nesse novo modelo de instituição federal de ensino, um Instituto com estrutura multicampi e com múltiplas tarefas:
[...] eu bato muito nesta questão da informação, porque ela é fundamental pra você [...] profissionalizar esta gestão do Instituto (Gestor de Processo 5).
Independente do nível do cargo que as pessoas ocupam, há uma unanimidade de que nós temos problemas de comunicação, que nós não sabemos direito o que tá acontecendo; alguém quer saber, por exemplo, sobre um processo de compra que tá em andamento... para descobrir isso é preciso ligar para umas dez pessoas, perguntar, tirá-las do trabalho...(Gestor de Processo 3).
[...] imagina você administrar um instituição que tem um orçamento de mais de cem milhões de reais e você não ter informação para tomar a decisão!!! (Gerente Executivo)
[...] Tem uma fala do nosso reitor que é bastante ilustrativa; ele costuma brincar dizendo o seguinte: ‘Às vezes eu pergunto: quantos alunos têm hoje no Instituto’ e ele mesmo responde: ‘Depende muito pra quem você pergunta. Se você pergunta pra uma pessoa, é tanto; se você pergunta pra outra, é tanto’ (Gestor de Processo 1).
[...] o que eu costumo dizer é o seguinte: na qualidade de ensino, as instituições federais estão na ponta, mas quando você fala na gestão, a gente precisa aprender com as instituições particulares. [...] ela tem o controle exato do número de alunos; ela sabe o que é que tá acontecendo com o dinheiro. Isso é uma qualidade dela. (Gerente Executivo).
Na visão do Gerente de Projeto, outro motivo destacado para a implantação mencionada refere-se à diversidade de software existente no âmbito do Instituto, exigindo tecnologias de desenvolvimento diferenciadas, trabalho isolado, regras e regulamentos próprios, alem do cumprimento das normas de cada campus.
Essa gama de sistemas supõe suporte, infraestrutura, gerenciamento e custos específicos, o que gera excesso de demanda de trabalho para a equipe técnica, sem contar os sistemas do governo. Eles cumprem o papel para o qual foram adquiridos, trazem benefícios aos campi onde estão instalados, mas, alem de fortalecerem o isolamento da atividade operacional característica da ferramenta, reforçam a permanência de uma diversidade de procedimentos para a realização de uma mesma ação no contexto do IFMG, gerando um clima de disputa entre as respectivas unidades de ensino e de ‘poder’ dentro dos campi. Aliada a essas questões, tem-se uma relação custo-benefício para a manutenção desses sistemas, que não atende ao princípio da economicidade defendido pelo serviço público:
[...] nós temos uma tendência, dentro da própria organização, de isolamento dentro do seu departamento, dentro da sua área, não trabalhando em conjunto. Isso é um problema do serviço público no País, não sei se é em todo lugar (Patrocinador).
[...] as informações do Instituto estão espalhadas em diferentes sistemas, arquivos, computadores que estão em diferentes locais [...] (Analista Administrativo).
A dimensão do IFMG, a sua possibilidade de crescimento e a ineficiência dos sistemas do governo também contribuíram para a tomada de decisão relativa à implantação de um sistema integrado de gestão:
[...] O momento do Instituto é favorável à implantação. [...] a nossa Instituição é nova, ela permite a inovação. [...] vivemos um momento em que a gente pode fazer isso. Daqui a um tempo, eu não sei. Porque aí se consolida um pouco, não é? (Gerente Executivo)
[...] o Instituto, ele está amadurecendo e a ferramenta entra nesse componente; é uma ferramenta para tomada de decisão (Gerente Executivo).
[...] eu acredito que, dada a dimensão que o Instituto está tomando, se nós não tivermos uma ferramenta de gestão que funcione dentro de um mínimo razoável, essa proposta não vai pra frente (Gestor de Processo 3).
A opção pela aquisição do sistema ERP levou em conta a dificuldade para o desenvolvimento interno de um sistema de informação adequado à realidade e às necessidades do Instituto; as qualidades do sistema representadas por sua eficiência, eficácia e efetividade;
a robustez da ferramenta; o tempo de seu uso pela iniciativa privada, estando, portanto, a sua aplicação validada por organizações de grande e médio porte, no mundo e no Brasil e, ainda, a aprovação de sua aquisição pelo Colégio de Dirigentes29 e pelo Comitê de TI30 do IFMG:
O desafio é aproveitar os pontos fortes do Instituto e os pontos fortes da iniciativa privada e fazer uma Instituição que seja boa (Gestor de Processo 3).
A implantação do sistema ERP concretiza, portanto, os objetivos estratégicos traçados pela Reitoria e diretorias-gerais dos Campi do IFMG, situação declarada em ata na reunião do Colégio de Dirigentes, realizada no dia 13 de agosto de 2009 e estarta um dos projetos constantes no Plano de Metas 2010, definido pelo Comitê Gestor de Tecnologia da Informação do IFMG, durante reunião ordinária, declarada em ata no dia 30 de Novembro de 2009, com a presença de representantes de todas as pró-Reitorias e de todos os campi que compõem a estrutura do Instituto:
[...] hoje, contamos com uma média de seis desenvolvedores de software no Instituto [...] (e eles estão espalhados) [...] não somos especialistas em desenvolvimento de software e esse não é o nosso negócio. Nosso negócio é Educação. E o que a gente precisa fazer é ter tecnologia que apóie a nossa regra de negócio; e foi aí que o pessoal tomou a decisão de adquirir o ERP (Analista Educacional).
[...] você imagina o MEC conseguir atender uma demanda de quase seiscentos
campi distribuídos em todas as regiões do País, cada um com uma dificuldade
diferente, cada um com um modelo de gestão também diferente; então a gente vê que é um processo muito difícil [...] foi essa a nossa opção, opção do reitor e dos diretores gerais [...] para estartar, para dar início a esse processo de implantação de um sistema já consolidado, já aplicado em várias organizações [...]. Validado já [...] (Patrocinador).