Det er i bok fø rings for skrif ten og i prin sipp ut ta lel ser fra Skat te di rek to ra tet gitt til dels de tal jer te be stem mel ser om føl gen de do ku men ta sjons for mer:
• Ti me lis ter for an sat te med ti me lønn el ler dags lønn
• Do ku men ta sjon av med gått tid i tje nes te yten de næ rin
ger
• Ti me be stil lings bok i li be ra le yr ker
• Per so nal lis ter for fri sø rer, skjønn hets plei e re, ser ve rings
ste der, bil verk ste der og bil plei e re
Er fa rings mes sig har skat te myn dig he te ne stort fo kus på kor
rekt fø ring og opp be va ring av slikt regn skaps ma te ria le. Ved kon troll av nes ten 2000 virk som he ter i 2019 ble det av dek
ket av vik i fø ring av per so nal lis ter hos 18 pro sent, av vik i do ku men ta sjon av med gått tid hos 13 pro sent og av vik i do ku men tert ti me for bruk hos sju pro sent av virk som he
te ne. Som vi skal se, kan selv små av vik med fø re be ty de li ge sank sjo ner fra myn dig he te nes side.
Ti me lis ter
For an sat te med ti me lønn el ler dags lønn skal føl gen de opp
lys nin ger do ku men te res i regn ska pet:
• Dato for ut ført ar beid
• An tall ti mer den ak tu el le da to en
• Sum ti mer for den ak tu el le lønns pe ri oden
Kra vet om fat ter ikke månedslønnede som har an led ning til å av spa se re ar bei de de ti mer ut over nor mal ar beids tid. Det er ikke krav til å spe si fi se re hvil ke ar beids opp ga ver som er ut ført.
Det kan be nyt tes ma nu elt el ler elek tro nisk før te ti me lis ter, stemp lings kort el ler an nen form for tids re gist re ring. Do ku
men ta sjo nen skal være ut ar bei det og klar til bok fø ring når løn nen blir ut be talt. De fles te virk som he ter som om fat tes av kra vet vil be nyt te et lønns sy stem hvor ti me ne blir re gist rert.
Kra vet til do ku men ta sjon av an tall ar bei de de ti mer har fle re for mål:
Kontroll av fullstendighet At virksomheten har en sannsynlig omsetning for de tidspunktene det er registrert arbeidstid
Kontroll av realitet At det faktisk er registrert arbeidstid for de tidspunktene det er bokført omsetning Kontroll av korrekt doku-
mentasjon av lønnskost- nader
At det er samsvar mellom timeregistre- ring og øvrig lønnsdokumentasjon
Krav til fø ring
av per so nal lis ter og
an nen tids re gist re ring
Per so nal lis ter og an nen tids re gist re ring er vik ti ge red skap for kon troll myn dig he te ne for blant an net å kun ne kon trol le re full sten dig het av lønn og let te re av dek ke svart ar beid.
I den ne ar tik ke len skal vi se på kra ve ne til fø ring og opp be va ring av de uli ke ty pe ne av tids re gist re ring.
Bok fø rings plik ti ge som ut fø rer tje nes ter et ter ti me be stil lin ger, skal do ku men te re de be stil te ti me ne i ti me be stil lings bok el ler til sva ren de sy stem.
Råd gi ver mer ver di av gift og bok fø ring
Atle Mæhl um Sticos
Do ku men ta sjon av ti me be stil lin ger
Bok fø rings plik ti ge som ut fø rer tje nes
ter et ter ti me be stil lin ger, skal do ku
men te re de be stil te ti me ne i ti me be stil
lings bok el ler til sva ren de sy stem. Tje
nes ter et ter ti me be stil ling er de fi nert som tje nes ter ut ført med et eks akt klok ke slett som start tids punkt og der tje nes ten av slut tes kort tid et ter på.
Be stem mel sen gjel der for alle virk som
he ter som ut fø rer tje nes ter et ter ti me
be stil lin ger. Det te om fat ter ty pisk le ger, tann le ger, fy sio te ra peu ter, psy ko
lo ger, ve te ri næ rer, ho møo pa ter, fri sø rer og skjønn hets plei e re med fle re.
For må let med be stem mel sen er å do ku men te re full sten dig he ten av inn
tek ter, ved at det skal være mu lig å sann syn lig gjø re sam men hen gen mel
lom be stil te ti mer og om set nin gen.
Hva som skal re gist re res
Do ku men ta sjon av ti me be stil lin ger skal in ne hol de tids punkt for ut fø rel sen av tje nes ten og kun dens navn. Så vidt mu lig skal det også re gist re res hvem som skal ut fø re tje nes ten. Det te in ne
bæ rer at der som virk som he ten når be stil lin gen gjø res, vet hvil ken an satt som skal ut fø re be hand lin gen, må det
te frem gå av do ku men ta sjo nen. Spe si
fi ka sjon på an sat te gjør at do ku men ta
sjon av ti me be stil lin ge ne kan be nyt tes som verk tøy for kon troll av lønns rap
por te ring, for skudds trekk og ar beids gi
ver av gift.
Også ti mer som ikke er for hånds be
stil te, så kal te «dropin»kun der, skal re gist re res. Virk som he ter som kun har
«dropin»kun der tren ger ikke re gist
re re dis se.
Det skal frem gå av do ku men ta sjo nen hvil ke ti mer som ikke er gjen nom ført.
Ny time som er stat ter av be stilt time, skal frem gå, og den tid li ge re be stil lin
gen kan fjer nes. Der som av be stil lin gen ikke er stat tes av en ny be stil ling, skal av be stil lin gen re gist re res uten at den opp rin ne li ge be stil lin gen slet tes. For fri sør virk som he ter og skjønn hets plei
e re er det et til leggs krav at også be hand lings type skal re gist re res.
I for bin del se med ko ro na ut brud det vå ren 2020 er fri sø rer som skal gjen
åp ne sa lon ge ne, av smit te vern hen syn på lagt å ha over sikt over hvil ke kun der som har mot tatt tje nes ter to uker til
ba ke i tid, hvor kun den mot tok tje nes
ter og hvil ke an sat te som har ytt tje
nes ter til hver kun de. Virk som he te ne skal i to uker et ter ut ført tje nes te opp
be va re nevn te opp lys nin ger og skal in for me re kun de ne om det te. Det an tas at ti me be stil lings bø ke ne kan til pas ses slik at in for ma sjo nen kan hen tes ut fra de opp lys nin ger som er re gist rert der. Det te for ut set ter blant an net at det på alle ti me ne må re gist re
res hvil ken an satt som har ut ført be hand lin gen.
For mat og opp be va ring
Det er ikke stilt noen spe si el le form
krav til do ku men ta sjo nen av ti me be
stil lin ge ne, så len ge den in ne hol der alle de nød ven di ge opp lys nin ge ne. Det kan be nyt tes ma nu elt el ler elek tro nisk sy stem. Et ord re sy stem kan i man ge til fel ler til freds stil le kra vet. Do ku men
ta sjo nen skal opp be va res be tryg gen de og sik ret mot tap el ler øde leg gel se i minst fem år et ter det ak tu el le regn
skaps å rets slutt.
Do ku men ta sjon av med gått tid i tje nes te yten de næ rin ger
Bok fø rings plik ti ge som ut fø rer tje nes
ter hvor ve der laget er ba sert på tids for
bruk, skal do ku men te re ut før te ti mer.
Det kan be nyt tes ti me lis ter el ler lig
nen de ma nu el le el ler elek tro nis ke sy stem. Med gått tid skal do ku men te
res på den en kel te an sat te og eier i virk som he ten. For an sat te gjel der kra
vet uav hen gig av om løn nen ut be ta les som ti me lønn el ler fast lønn. Be stem
mel sen gjel der også når det er av talt fast pris på opp dra get, der som pri sen i ho ved sak er ba sert på for ven tet tids for
bruk.
For må let med be stem mel sen er å kun
ne kon trol le re full sten dig het og pe rio
di se ring av drifts inn tek ter, og at det er sam svar mel lom ar bei de de ti mer og den løn nen som er mot tatt. Be stem
mel sen an tas å ikke med fø re noen eks
tra kost na der for ar beids gi ver, si den en
el ler an nen form for do ku men ta sjon av med gått tid van lig vis er av gjø ren de for å kun ne fak tu re re inn tek te ne el ler ha kon troll med lønn som he ten i den
ne type virk som he ter.
Bran sjer som om fat tes
Kra vet til do ku men ta sjon av med gått tid vil ty pisk gjel de for li be ra le yr ker, hvor ve der laget i stor grad er ba sert på ut før te ti mer. Det te vil for eks em pel om fat te kon su len ter, ad vo ka ter, regn
skaps fø re re, re vi so rer, ar ki tek ter og in gen iø rer med fle re. And re eks emp ler er un der vis nings tje nes ter, ut leie av ar beids kraft, re kla me tje nes ter og for
ret nings fø rer opp drag.
Bygge og an leggs virk som het og verfts
in du stri er spe si fikt på lagt å do ku men
te re ut før te ti mer. Kra vet gjel der selv om opp dra get er så lite at det ikke må fø res pro sjekt regn skap.
Bran sjer som om fat tes av sær skil te reg ler om fø ring av opp drags jour nal, om fat tes ikke på opp drag hvor det fø res opp drags jour nal. Det te gjel der for eks em pel ei en doms meg le re.
Inn leid ar beids kraft som er un der in struk sjons myn dig het av inn lei er, li ke stil les i den ne sam men heng med egne an sat te. Det in ne bæ rer at med
gått tid for inn lei de ar beids ta ke re må do ku men te res på lik lin je med egne an sat te og ei e re.
Sam men heng mel lom med gått tid og ve der lag
Kra vet til do ku men ta sjon av ut før te ti mer for ut set ter at det er en sam men
heng mel lom tids for bru ket og det ve der laget som kre ves. Va re trans port og per son trans port er eks emp ler på bran sjer hvor det ikke er en slik sam
men heng, si den trans port mid let ofte ut gjør den ve sent lig ste inn sats fak to ren som grunn lag for pris fast set tel sen.
Et ut gangs punkt for å vur de re sam
men hen gen kan være å skille mel lom vo lum ba sert og re sul tat ba sert ve der lag.
Vo lum ba sert ve der lag vil kun ne være ba sert på med gått tid og kre ver der
med do ku men ta sjon av med gått tid selv om ve der laget ikke be reg nes på
grunn lag av an tall ti mer, men for eks
em pel an tall bi lag, an tall en he ter el ler lig nen de. Tids for bru ket må imid ler tid ut gjø re den ve sent lig ste inn sats fak to
ren for fast set tel se av ve der laget. Det te in ne bæ rer at ve der laget for den ar beids ti den som bru kes på opp dra get, må ut gjø re mer enn 50 % av to tal ve
der laget. Re sul tat ba sert ve der lag vil nor malt falle uten for kra vet da det ikke er en klar sam men heng mel lom ve der lag og med gått tid. Det te kan for eks em pel gjel de tje nes ter hvor ve der
laget kom mer i form av pro vi sjon, roy al ty el ler lig nen de.
Hvil ke opp lys nin ger som skal do ku men te res
Det skal do ku men te res hvor dan ti me ne til an sat te og ei e re som job ber på opp drag, for de ler seg på de uli ke kun de ne el ler opp dra ge ne og på in tern tid. Med in tern tid me nes den ar beids
ti den som ikke kan hen fø res til de en kel te kun de ne el ler opp dra ge ne.
Det te kan for eks em pel være kurs del
ta kel se, per so nal mø ter, so si a le ak ti vi te
ter, in ter ne ad mi nist ra ti ve opp ga ver og lig nen de. Fe rie, syk dom og per mi sjo
ner kre ves ikke do ku men tert.
Det er ikke krav til å do ku men te re hvil ke ar beids opp ga ver som er ut ført på det en kel te opp dra get el ler på hvil ke tids punkt i lø pet av da gen det er job bet på opp dra get. Det kan li ke
vel være hen sikts mes sig å fore ta en yt ter li ge re spe si fi ka sjon når den in ter ne ti den er ufor holds mes sig høy, el ler når det er sto re av vik mel lom re gist rert tid på opp dra get og fakturer
bar tid. Det te er nød ven dig for å do ku men te re både full sten dig het og kor rekt pe rio di se ring.
In ter ne ad mi nist ra ti ve ar beids opp ga ver Kra vet til do ku men ta sjon av med gått tid gjel der ikke for ei e re og an sat te som kun ut fø rer in ter ne, ad mi nist ra
ti ve ar beids opp ga ver. Det te gjel der for eks em pel opp ga ver som per so nal an
svar, sen tral bord, and re kon tor funk sjo
ner og in tern regn skaps fø ring. Der som noen dels ut fø rer in ter ne, ad mi nist ra
ti ve ar beids opp ga ver og dels tje nes ter hvor ve der laget er ba sert på tids for
bruk, skal ti den som ikke kan hen fø res til kun der el ler opp drag be teg nes som in tern tid.
Kom bi nert tid
An sat te el ler ei e re som ar bei der både med va re salg og salg av tje nes ter som kre ver do ku men ta sjon av med gått tid, skal do ku men te re 100 pro sent av ti den. Ar beid knyt tet til va re sal get skal re gist re res som in tern tid. Det te kan for eks em pel være ak tu elt når de sam
me per so ne ne står for både salg av ma skin og pro gram va re og tje nes ter knyt tet til opp læ ring og sup port.
In tern tid knyt tet til va re sal get kan li ke vel i slike til fel ler unn la tes do ku
men tert der som om fan get av tje nes ter hvor ve der laget ba sert på tids for bruk er ube ty de lig. Do ku men ta sjo nen må i så fall vise at le ver te tje nes ter der ve der laget ba sert på med gått tid er mind re enn fem pro sent av to tal inn
tek te ne i virk som he ten og mind re enn
ti pro sent av den to ta le ar beids ti den for den en kel te an sat te.
For hol det til fø ring av ti me be stil lings
bø ker
Noen bok fø rings plik ti ge virk som he ter ut fø rer tje nes ter hvor ve der laget fullt ut er ba sert på tids for bruk sam ti dig som virk som he ten er ba sert på ti me be
stil ling. Dis se er kun for plik tet til å føl ge reg le ne om do ku men ta sjon av ti me be stil lin ger. Det te gjel der for eks em pel kjø re sko ler, le ger, fy sio terapeu ter, fri sø rer, skjønn hets plei e re med fle re.
Men en råd gi ver som har av ta le av kort va rig het med en opp drags gi ver, for eks em pel slik at opp dra get va rer bare til mø tets slutt et ter en time, an s
es for å ha ut ført et tje nes te opp drag og ikke et opp drag et ter ti me be stil ling.
Råd gi ve ren om fat tes der med av kra vet til do ku men ta sjon av med gått tid.
Kra vet om do ku men ta sjon av ti me be
stil lin ger gjel der da ikke.
Form krav og opp be va ring
Det stil les in gen sær skil te form krav til sy ste met som vel ges for tids re gist re
ring, men det må li ke vel være mu lig å kon trol le re i et ter tid. Det kan be nyt tes elek tro nisk el ler ma nu elt sy stem, som for eks em pel ti me lis ter el ler ar beids lis
ter for hver en kelt an satt. Stør re virk
som he ter be nyt ter nor malt et elek tro
nisk ti me re gi stre rings sy stem.
For de lin gen av tids bru ken kan gjø res dag lig el ler på et se ne re tids punkt, for eks em pel når det ar bei des på et pro
sjekt over leng re tid. I så fall må det fore lig ge et be tryg gen de sy stem for å hol de over sikt over med gått tid inn til ti me ne blir over ført til den en de li ge do ku men ta sjo nen. Den ne må uan sett være ut ar bei det in nen ut lø pet av den et ter føl gen de må ne den.
Do ku men ta sjon av med gått tid skal opp be va res be tryg gen de og sik ret mot øde leg gel se el ler tap i tre år og seks må ne der et ter det ak tu el le regn skaps å
rets slutt.
Ser ve rings ste der, fri sø rer, skjønn hets plei e re, bil verk ste der og bil plei e re skal føre per so nal lis- ter for å kun ne vise hvem som ar bei der i virk som he ten til en hver tid.
Per so nal lis ter
Ser ve rings ste der, fri sø rer, skjønn hets
plei e re, bil verk ste der og bil plei e re skal føre per so nal lis ter for å kun ne vise hvem som ar bei der i virk som he ten til en hver tid.
For må let med be stem mel sen er å kun
ne kon trol le re full sten dig het av lønn og let te re av dek ke svart ar beid.
Bran sjer som er om fat tet Ser ve rings ste der
Det te er ste der der det fore går ser ve
ring av mat og el ler drikke og hvor for hol de ne lig ger til ret te for for tæ ring på ste det. Plik ten til å føre per so nal
lis te er ikke be gren set til å gjel de ser ve
rings ste der der det fore går ser ve ring av øl, vin el ler bren ne vin, i mot set ning til de øv ri ge sær be stem mel se ne i bok fø
rings for skrif ten om ser ve rings ste der.
I til legg vil også ca te ring virk som het, ga te kjøk ken og an nen virk som het hvor til be redt mat mv. brin ges ut til kun den el ler hen tes på for ret nings ste det, om fat tes av kra vet. Ser ve ring i kan ti ne som dri ves et ter selv kost prin sip pet, og ser ve ring i tog, fly og bå ter i ru te tra
fikk, er unn tatt fra kra vet.
Fri sør virk som het og skjønn hets pleie Fri sør virk som het om fat ter vask, klip
ping og sty ling av hår. Skjønn hets pleie er for eks em pel an sikts be hand ling, ma ni kyr, pe di kyr, kropps pleie, spabe
hand lin ger, far ging av vip per og bryn, ta to ve ring av øyen bryn, øye kon tur og lep per, tann ble king og pier cing. Tje
nes ter som er unn tatt fra mer ver di av
gifts lo ven, som hel se tje nes ter og al ter
na tiv be hand ling ut ført av yr kes grup
per med au to ri sa sjon el ler li sens et ter hel se per so nello ven, om fat tes ikke av kra vet til fø ring av per so nal lis te. Det sam me gjel der so la ri um.
Bil verk ste der og bil pleie
Det te om fat ter bil verk ste der, bil vask og bil lak ke ring, det vil si virk som he ter som er el ler skul le vært re gist rert un der næ rings ko de 45 200 «Ved li ke hold og re pa ra sjon av mo tor vog ner, unn tatt mo tor syk ler» i En hets re gis te ret.
År sa ken til val get av nett opp dis se bran sje ne ble i for ar bei de ne til be stem
mel sen be grun net med at kra vet til jour nal fø ring av per so na le bør for be
hol des bran sjer hvor svart ar beid er fa
rings mes sig er sær lig ut bredt. Lov gi ver men te at kon trol ler på ar beids plas se ne på et ef fek tivt vis kan bi dra til å mot
vir ke den svar te sek to ren in nen for dis
se bran sje ne. Det ble i for ar bei de ne til be stem mel sen gjort av grens ning mot bran sjer hvor fø ring av per so nal lis ter vil være uprak tisk, for eks em pel i dro
sje næ rin gen og ved gods trans port på vei. Det ble hel ler ikke sett på som nød ven dig å inn lem me bran sjer som har and re til tak mot svart ar beid, for eks em pel bygge og an leggs bran sjen og ren holds bran sjen hvor det er krav om IDkort.
Unn tak og av grens nin ger Fore tak uten an sat te
Kra vet til å føre per so nal lis te gjel der ikke når per so na let kun be står av in ne
ha ve ren og den nes ek te fel le el ler sam
bo er el ler barn un der 16 år. Kra vet gjel der hel ler ikke når per so na let be står bare av dag lig le der som også er del ta
ker i fore ta ket, og den nes ek te fel le el ler sam bo er el ler barn un der 16 år.
Hvis det også er an net per so na le i virk
som he ten, vil plik ten til å føre per so
nal lis te om fat te alle som ar bei der i virk som he ten, in klu si ve de oven nevn te per so ner. Kra vet gjel der også per so na le som be nyt tes i mind re ut strek ning, for eks em pel eks tra hjelp i hel ge ne, fe rie vi
ka rer og så vi de re. For eks em pel skal en fri sør uten and re an sat te enn in ne
ha ver og eks tra hjelp på lør da ger, føre per so nal lis te for alle da ge ne virk som
he ten har åpent, og både in ne ha ver og eks tra hjel pen skal fø res inn og ut av lis ten.
Ho ved sa ke lig an nen virk som het Der som 75 % el ler mer av om set nin
gen kom mer fra virk som het hvor det ikke er krav til per so nal lis te, om fat tes virk som he ten ikke av kra vet til å føre per so nal lis te. For eks em pel vil et ho tell hvor om set nin gen kun be står av rom
ut leie med fro kost, ikke om fat tes av kra vet til per so nal lis te der som om set
nin gen av fro kost ikke over sti ger 25 % av to tal om set nin gen.
Det kan imid ler tid ten kes til fel ler hvor om set nin gen ikke er en hen sikts mes sig må le stokk. Skat te di rek to ra tet leg ger ge ne relt til grunn at om set nings tall kan be nyt tes for å vur de re om unn ta
ket kom mer til an ven del se så len ge beg ge virk som hets om rå de ne er ar beids in ten si ve og dri ves fra sam me for ret nings ad res se.
Et eks em pel på det te kan være en bil
for hand ler som kan ba se re seg på om set nings tall fra hen holds vis bil salg og verk sted for å vur de re om unn ta ket kom mer til an ven del se. Et eks em pel på det mot sat te kan være en virk som
het som dri ver re stau rant og ut leie av en for ret nings gård. Ut leie virk som he
ten kre ver mi ni mal bruk av ar beids
kraft, men kan li ke vel ut gjø re mer enn 75 % av om set nin gen. I et slikt til fel le skal det li ke vel fø res per so nal lis te for re stau rant virk som he ten.
Delt virk som het
En virk som het kan drive dels virk som
het in nen for en av bran sje ne som skal føre per so nal lis te og dels an nen type virk som het, men hvor unn ta ket for ho ved sa ke lig an nen type virk som het ikke kom mer til an ven del se. Eks em pel på det te kan være et ho tell med re stau
rant del hvor an sat te dels job ber i re sep sjo nen og dels i re stau ran ten og spi se sa len.
For slike virk som he ter vil plik ten til å føre per so nal lis te gjel de bare for an sat te som ar bei der in nen for det virk
som hets om rå det som om fat tes av kra
vet til per so nal lis te. I oven nevn te eks em pel gjel der det te an sat te i re stau
ran ten og spi se sa len. Det te gjel der også an sat te som ar bei der både i re sep sjo
nen og i re stau ran ten/spi se sa len.
Hvem som skal re gist re res i per so nal lis ten
Per so nal lis ten skal gi en over sikt over alle som ar bei der i virk som he ten, her
un der uløn net og inn leid per so na le.
Med inn leid per so na le me nes per so ner som er leid fra vi kar by rå er el ler lig
nen de virk som he ter som stil ler ar beids kraft til dis po si sjon for and re.
Alle yr kes grup per som kan på tref fes i lo ka let, skal fø res i per so nal lis ten. Det
te om fat ter for eks em pel også vak ter og gar de ro be per so nell på et ser ve rings
sted.
Også ad mi nist ra tivt per so na le som ar bei der i nær til knyt ning til an net per so na le, skal i ut gangs punk tet fø res i per so nal lis ten. Det te gjel der for eks em pel en per son som job ber med fak tu re ring og lig nen de i et verk steds kun de mot tak. Per so ner som ute luk
ken de job ber ad mi nist ra tivt helt at skilt fra den ope ra ti ve virk som he ten, skal der imot ikke fø res i per so nal lis ten.
Plik ten til å føre per so nal lis te gjel der også ved mid ler ti dig virk som het, som kon ser ter, mes ser, martnader og lig
nen de, med mind re kri te ri et om ho ved sa ke lig an nen type virk som het er opp fylt. Det te gjel der uav hen gig av om per so na let be står av fri vil li ge el ler van li ge lønns mot ta ke re.
Even tu el le opp drags ta ke re som er selv
sten dig næ rings dri ven de el ler an sat te i en an nen virk som het, skal ikke re gist
re res i opp drags gi vers per so nal lis te, der som det kan do ku men te res at ar bei det er ut ført som ledd i næ rings
virk som het. Det te gjel der for eks em pel per so ner an satt i et vakt sel skap med til la tel se til å ut fø re er vervs mes sig vakt virk som het el ler ren gjø rings per so
na le an satt i et ren gjø rings by rå som er en ga sjert av et ser ve rings sted.
Krav til le gi ti ma sjon
Det skal kun ne frem vi ses pass, fø rer
kort, bank kort el ler an nen gyl dig le gi
ti ma sjon med bil de, el ler kopi av slike le gi ti ma sjons pa pi rer for alle til ste de væ
ren de som ar bei der i virk som he ten.
Dis se må kun ne frem vi ses umid del bart ved en kon troll.
Ar beids gi ver kan vel ge en ten å av ta le med de an sat te at det skal tas kopi av le gi ti ma sjo nen for opp be va ring på ar beids ste det, el ler at den an sat te plik
ter å vise frem le gi ti ma sjo nen på fore
spør sel fra kon troll myn dig he te ne.
Skat te di rek to ra tet har be kref tet at en god, prak tisk backupløs ning hvis den an sat te har glemt å ta med le gi ti ma sjo
nen el ler hvis ar beids gi ver av uli ke grun ner ikke opp be va rer den på ar beids ste det, kan være at den an sat te lag rer le gi ti ma sjo nen på mo bil te le fo
nen. An sat te bør i slike til fel ler kun ne sen de bil det til ar beids gi ver, som igjen kan skrive ut det te på et ark. Si den det te er en backupløs ning bør man ikke gjen nom gå en de be la ge seg på bruk av mo bil bil der for å opp fyl le le gi
ti ma sjons kra vet.
Hvil ke opp lys nin ger per so nal lis ten skal in ne hol de
Per so nal lis ten skal in ne hol de ar beids
gi vers navn og or ga ni sa sjons num mer.
Vi de re skal den in ne hol de opp lys nin
ger om de per so ne ne som ar bei der i virk som he ten. Det te om fat ter den en kel tes for navn og et ter navn og fød
sels num mer el ler Dnum mer. For hver ar beids dag skal det for den en kel te an sat te an gis tids punkt for ar beids da
gens be gyn nel se og slutt. Opp lys nin
ge ne skal inn fø res i per so nal lis ten i umid del bar til knyt ning til at ar bei det på be gyn nes og av slut tes.
Det må la ges en ru ti ne som på for svar
lig måte iva re tar be ho vet for in for ma
sjons sik ker het. Selv om fød sels num
me ret ikke reg nes som sen si tivt, er det kla re gren ser for bru ken av det. Fød
sels num me ret kan bare bru kes når det er sak lig be hov for sik ker identifisering av en per son og fød sels num me ret er nød ven dig for å opp nå slik identifise
ring. Det er for eks em pel sak lig be hov for å bru ke fød sels num mer ved inn
rap por te ring til skat te myn dig he te ne.
Det te vil om fat te blant an net per so nal
lis ten.
Hvis per so nal lis ten skal være åpent til gjen ge lig for alle an sat te, må fød sels
num me ret be skyt tes. Som en løs ning kan fød sels num mer el ler Dnum mer er stat tes av uli ke ko der. Det må da i til knyt ning til lis ten opp be va res en over sikt over ko de ne og til hø ren de fød sels num mer el ler Dnum mer.
Skat te di rek to ra tet ak sep te rer at en slik kode over sikt ikke kan frem leg ges på
kon troll tids punk tet så len ge den kan frem leg ges se nest nes te dag.
Fø ring av per so nal lis ten
Per so nal lis ten kan fø res ma nu elt el ler elek tro nisk.
Ma nu ell per so nal lis te
Der som den fø res ma nu elt, skal det be nyt tes en inn bun det bok der si de ne er forhåndsnummererte. Det vil si at det ikke kan be nyt tes løs ark som set tes inn i en ring perm. De an sat te må føre seg inn på før s te le di ge lin je i per so nal
lis ten, slik at alle re gist re rin ger fore lig
ger i kro no lo gisk or den. Det te be tyr at det ikke er an led ning til å hoppe over si der i bo ken el ler opp ret te egne si der for hver en kelt an satt. Lis te ne må fø res med penn.
Der som det dri ves virk som het på for
skjel li ge ste der, skal det fore lig ge en per so nal lis te på hvert sted. Hvis all virk som het dri ves på sam me sted, skal det be nyt tes kun en per so nal lis te.
Skat te eta ten har sendt ut bø ker som kan be nyt tes til fø ring av per so nal lis te til alle som er re gist rert i bran sje ne som er om fat tet av kra vet. Bø ke ne er inn bun det med forhåndsnummererte si der og har plass til å skrive navn, fød sels num mer og tid inn og ut. Bøker kan også be stil les gra tis fra skat te eta
tens nett si de.
Elek tro nisk per so nal lis te
Elek tro nisk per so nal lis te skal gi en sam let over sikt over de som ar bei der i virk som he ten ba sert på opp lys nin ger som er re gist rert i et elek tro nisk sy stem. Løse stemp lings kort an s es ikke som en elek tro nisk løs ning og til freds
stil ler hel ler ikke kra vet til ma nu ell løs ning. Elek tro nisk ti me be stil lings
el ler tids re gist re rings sy stem kan be nyt
tes som per so nal lis te for ut satt at sy ste
met også re gist re rer alle opp lys nin ger som kre ves av per so nal lis ten. Det kan ikke be nyt tes tekst be hand lings el ler reg ne ark pro gram mer hvor det er mu lig å end re el ler slet te di rek te i de re gist
rer te opp lys nin ge ne.
Det må være ru ti ner i virk som he ten slik at den elek tro nis ke per so nal lis ten
umid del bart kan skri ves ut på pa pir, for eks em pel ved at fle re på ar beids
plas sen kan ta ut skrift ved syk dom, fe ri er og lig nen de. Det må kun ne skri
ves uten en full sten dig per so nal lis te som in ne hol der alle på krev de opp lys
nin ger i data or den. Sy stem løs nin ger hvor man må søke på per so ner en kelt
vis for å kun ne ta ut skrift, er ikke til
freds stil len de. Der som alle an sat te be nyt ter sam me tids re gist re rings
system, må ut skrif ten av per so nal lis ten pre sen te re an sat te som even tu elt ikke om fat tes av kra vet til per so nal lis te at skilt fra det øv ri ge per so na let.
Det må fin nes ru ti ner som sik rer at per so nal lis ten kan fø res ved feil i da ta
sy ste met. Det te kan for eks em pel iva
re tas ved at det i slike til fel ler be nyt tes en inn bun det bok.
Bruk av ar beids plan et ter ar beids mil jø lo ven
Virk som he ter som plik ter å ut ar bei de ar beids plan et ter ar beids mil jø lo ven el ler som i med hold av an net re gel verk ut ar bei der det te, kan be nyt te ar beids
pla nen som al ter na tiv til per so nal lis te.
Ar beids pla nen må i så fall in klu de re alle per so ner som ar bei der i virk som
he ten og må in ne hol de sam me opp lys
nin ger som kre ves av per so nal lis ten.
Den må også opp da te res fort lø pen de ved syk dom, vakt byt ter og lig nen de.
Hvis det fore tas ret tel ser i ar beids pla
nen, skal det frem gå hvem som har fore tatt ret tel sen og tids punkt for når det er gjort.
Der som ar beids pla nen ut ar bei des ma nu elt, må det be nyt tes inn bun det bok der si de ne er forhåndsnumme
rerte. Ar beids plan som er ut ar bei det elek tro nisk, må opp be va res i det elek
tro nis ke sy ste met og kun ne skri ves ut ved kon troll.
Opp be va ring
Per so nal lis ten skal fø res på ar beids ste
det og skal umid del bart kun ne frem
leg ges for kon troll myn dig he te ne ved kon troll. Lis ten in klu dert even tu ell kode over sikt skal opp be va res i minst tre år og seks må ne der et ter det ak tu
el le regn skaps å rets slutt. Per so nal lis ten for den en kel te vir ke dag må opp be va
res på ar beids ste det i virk som he tens åp nings tid. Eld re lis ter kan opp be va res sam men med øv rig regn skaps ma te
ria le.
Til gan gen til per so nal lis ter som opp
be va res sam men med øv rig regn skaps
ma te ria le, bør av per son vern hen syn være be gren set til kun au to ri sert per so
na le. Til gan gen kan be gren ses for eksem pel ved bruk av pass ord. Per so
nal lis te ne må også av sam me grunn ma ku le res et ter at opp be va rings pe ri
oden er gått ut.
Over tre del ses ge byr
Den som ikke opp fyl ler plik te ne til å føre og opp be va re per so nal lis te, kan ileg ges over tre del ses ge byr. Ge byr kan ileg ges når per so nal lis te ikke er ført, når den er man gel fullt ført, når det ikke kan frem leg ges le gi ti ma sjons pa pi
rer el ler ved brudd på opp be va rings be
stem mel se ne. Mang ler ved fø rin gen kan være at det er be nyt tet et lite be tryg gen de sy stem, for eks em pel løs
ark frem for inn bun det bok der si de ne er forhåndsnummererte, el ler at bo ken mang ler opp lys nin ger, for eks em pel an sat tes per son num mer.
Ge by ret skal ut gjø re ti retts ge byr, noe som pr. dato ut gjør 11 720 kro ner.
Ved gjen tatt over tre del se in nen tolv må ne der skal ge by ret ut gjø re 20 retts
ge byr. Et til leggs ge byr på to retts ge byr kan ileg ges for hver per son som ikke er re gist rert i sam svar med be stem mel
se ne.
Eksempel
Ved en kontroll avdekkes det at det ikke er ført personalliste for tre dager den siste måneden. På kon
trolltidspunktet påtreffes det dess
uten to personer som arbeider i virksomheten, men som ikke står oppført i personallisten den aktu
elle dagen. I dette tilfellet kan det ilegges et gebyr på
kr 16 408 (kr 11 720 for mang
lende føring av personallisten, pluss kr 4688 for de to personene som ikke er ført i listen).
Over tre del ses ge byr kan fra fal les der
som over tre del sen er for år sa ket av sær
li ge for hold uten for den bok fø rings
plik ti ges kon troll. Iføl ge ret nings lin
je ne skal det imid ler tid mye til før det er ak tu elt å unn la te å ileg ge over tre del
ses ge byr. For eks em pel vil syk dom hos den som har an sva ret for å føre per so
nal lis ten ikke være et slikt sær lig for
hold. Virk som he ten må ha ru ti ner som sik rer at kra ve ne til å føre per so
nal lis te blir iva re tatt også når nøk kel
per so nell er bor te.
Eks em pel på til fel le hvor skat te kon to
ret kan unn la te å ileg ge over tre del ses
ge byr, kan være hvis kode over sikt med fød sels num mer ikke kan frem skaf fes umid del bart, når per so nal lis ten el lers in ne hol der alle på krev de opp lys nin ger.
Per son vern hen syn kan til si at virk som
he ten øns ker å hind re at alle an sat te har til gang til kode over sik ten, og det kan opp stå en si tua sjon hvor den som har de nød ven di ge full mak te ne ikke er til ste de på kon troll tids punk tet.
Brudd på be stem mel se ne om per so nal
lis ter el ler det and re regn skaps ma te ria
let som er om talt i den ne ar tik ke len kan også ram mes av straf fe be stem mel
sen i bok fø rings lo ven og kan straf fes med bø ter el ler i mer gra ve ren de til fel
ler med feng sel.
Opp sum me ring
Som vi har sett på i den ne ar tik ke len, er det gitt om fat ten de krav til fø ring av per so nal lis ter og an nen tids re gist re
ring, som av man ge kan opp fat tes kre
ven de å få på plass. Det er li ke vel vik
tig at virk som he ter som om fat tes av kra ve ne har gode ru ti ner for fø ring og opp be va ring av slik do ku men ta sjon, si den Skat te eta ten har jevn li ge kon
trol ler. Mang len de el ler man gel full fø ring og opp be va ring kan med fø re be ty de li ge sank sjo ner i form av over
tre del ses ge byr og straff. Vi har til og med sett eks emp ler på at re stau ran ter har blitt fra tatt skjen ke be vil lin gen som en re ak sjon på at per so nal lis te ne ikke er ut fylt på rik tig måte. Det er en al vor lig re ak sjon som sier noe om hvor stor vekt Skat te eta ten leg ger på at det
te skal være i or den.
