Para realização da terceira etapa da metodologia, foram entrevistados dois membros da equipe de elaboração de edital de licitação para se investigar a necessidade e as potencialidades das melhorias propostas, as quais serão discutidas a seguir.
Para a função Planejamento, a melhoria consistiria em gerar um documento, cujo conteúdo seja uma análise do ambiente e das particularidades da licitação com a formulação de cenários. Atualmente, o diretor, apesar de apresentar mais experiência sobre a base legal e jurisprudência do que o restante da equipe, não utiliza ferramentas para disponibilizar e compartilhar esse conhecimento subjetivo de forma a também tornar o conhecimento facilmente acessível.
Outro fato importante é que o acompanhamento feito pela Diretoria/DMP deveria acontecer através de uma ferramenta do tipo painel de controle para uma maior qualidade das informações disponíveis sobre o andamento do processo, conforme opinião dada pelo Sujeito 4:
e coerente com as condições da licitação, de forma que todos os interessados entendam os termos estabelecidos. As melhorias propostas atendem às necessidades do elaborador, visto que, primeiro, é preciso ter ferramentas para avaliação do conhecimento objetivo armazenado o tornando acessível a todos e também organizado, facilitando as buscas. Conforme esclarecido pelo Sujeito 5:
Embora o conhecimento objetivo e o conhecimento subjetivo (experiência) não possam ser transmitidos da mesma forma, existem ferramentas, no sentido amplo desta palavra, que podem ser utilizadas para um e/ou para o outro tipo de conhecimento. O conhecimento subjetivo pode, por exemplo, ser passado no dia-a- dia do trabalho com reuniões informais, nas quais cada um é incentivado a descrever o seu trabalho e respectivas nuanças, semelhanças e inter-relações com o trabalho dos demais colegas.
Para o mesmo sujeito, existe um esforço em buscar conhecimento sobre aquilo que já aconteceu um dia e falta ações voltadas para inovação a partir de decisões tomadas:
É claro que ferramentas de propagação do conhecimento objetivo são extremamente importantes
tratamento às correções realizadas nem aos novos entendimentos de forma que se torne acessível aos membros da equipe. Quando se tratar de nova elaboração de edital para a mesma matéria ou mesmo para realização de uma avaliação sobre o resultado das condições adotadas para licitação, ter o conhecimento objetivo estruturado e acessível seria importante. Essa solução é confirmada pela fala do Sujeito 4, o qual afirma que:
Muitas vezes a gente tem tomadas de decisão que são feitas e que depois podem se configurar uma tomada de decisão equivocada. Depois a gente toma essa mesma decisão, porque não tem o histórico do que aconteceu anteriormente. Se a gente tem uma base de informação que nos assegure de que forma as coisas aconteceram, a tomada de decisão hoje fica mais fácil.
A análise no nível do processo estabeleceu melhorias advindas do armazenamento e compartilhamento do conhecimento objetivo produzido pelas funções e detalhadas nos parágrafos anteriores.
O processo pode iniciar através de dois eventos: a Diretoria/DMP recebe o processo de licitação, na sua forma digital em conformidade com o Decreto nº 8.539/2015, encaminhado pelo Setor de Compras. Ou em razão de decisões estratégicas, a própria Diretoria decide iniciar o processo de elaboração de edital de licitação, baseado nas primeiras informações colhidas no Setor de Compras, ficando pendentes outras informações não tão indispensáveis para a elaboração do edital. A via original do processo deve conter o termo de referência, composto pela lista de materiais ou serviços a serem contratados e condições especiais de licitação (restrições, informações sobre a contratação de garantia, modo como deverá ser executado o serviço, entre outros).
Após o recebimento, o Diretor atualiza o Painel de Controle do processo, sinalizando o início do mesmo e do subprocesso Planejamento (Ver Figura 9). Neste, que se apresenta de forma ad-hoc, o executor deverá definir: investigar as condições do edital considerando a base legal e particularidades do objeto, principalmente quando o mesmo já tiver sido licitado e o histórico de informações registrado em base de dados interna; produzir um documento com a análise do ambiente, de potencialidades e de condições adversas, fruto do conhecimento objetivo obtido através da investigação realizada, esse documento também deverá explicitar quem elaborará o edital e definir cronograma e prioridades dentre as várias licitações programadas e do cenário produzido pela análise; alinhar com os interessados, principalmente o elaborador de edital, o analista jurídico e a equipe de apoio; e, por fim, armazenar o conhecimento objetivo produzido pelo subprocesso Planejamento, o qual seria representado pelo documento de análise do ambiente.
membros; naturalmente, após a pesquisa e o conhecimento compartilhado, podem surgir questionamentos e pontos de indecisão, então o elaborador pode tomar iniciativa de buscar a definição do entendimento através de reuniões formais e informais.
Sem ordem preestabelecida com as demais atividades, reunindo todo esse conhecimento, o elaborador já deve redigir um esboço de minuta de edital a partir de um modelo padrão, o qual deve preencher os seguintes critérios: tratar-se do mesmo objeto ou similar e ser a última versão atualizada de edital publicado, o que nem sempre significa apenas um modelo a considerar, neste momento o elaborador deverá utilizar uma ferramenta auxiliar de redação, a qual possibilita uma rápida organização dos termos da minuta de edital e permitindo que o foco do executor esteja na definição de condições de participação, contratação e execução da licitação condizente com a estratégia planejada em resposta ao ambiente; e, por fim, armazenar o conhecimento objetivo produzido pelo subprocesso Elaboração.
subprocesso Análise poderá ser armazenado na base de dados interna, de forma a servir de orientação para os elaboradores de edital em um momento futuro. O arquivo digital de texto com as correções deverá ser enviado para o elaborador de edital observar as correções realizadas e posteriormente será anexada a minuta do edital ao processo de licitação impresso. Ocorre neste momento um curso burocrático que levará o processo digital a percorrer algumas unidades em busca de autorização.
Depois de receber digitalmente o processo de licitação o Diretor/DMP solicitará a autorização da Pró-Reitoria de Administração, que por sua vez, após verificar as condições gerais de contratação (questões estratégicas próprias da autoridade competente) averiguará a necessidade de encaminhar uma solicitação de parecer jurídico à Assessoria Jurídica.
Conforme esclarecido anteriormente, o subprocesso Parecer não é conhecido, visto que é desenvolvido somente pelos próprios Procuradores, não tendo esta pesquisa acesso aos dados, o que não representou prejuízos a metodologia de melhoria de processo, visto que a PROAD não tem controle sobre as ações da Assessoria Jurídica.
Por fim, caberá ao Pró-reitor verificar o deferimento do processo pela Assessoria Jurídica. Em caso positivo sem restrições, o processo de licitação chega ao fim de sua fase interna, então a minuta de edital deverá ser aprovada pelo Pró-reitor e a contratação autorizada. O processo de licitação digital com o edital autorizado deverá ser encaminhado para o Setor de Licitações para os devidos trâmites legais de publicação e iniciando a fase externa (Ver Figura 12).