5.2 Q UALITATIVE R ESULTS
5.2.1.4 Vigor
2.4.1.5.1 Contexte de développement et fondement
Cette approche a été présentée par l’archiviste québécois Carol Couture (1998). Ses expériences professionnelles et académiques dans le domaine de la gestion des archives l’ont amené à proposer une approche d’évaluation qui s’appuie sur l’équilibre entre trois composantes essentielles, soit la considération du créateur des archives et le contexte interne et externe de création, la considération de l’utilisateur de ces archives et ses spécificités tout en ayant un regard attentif aux documents d’archives avec leur double composante : contenant et contenu. Couture (1999) défend également l’idée que l’évaluation est une intervention planifiée, raisonnée et organisée qui s’impose en amont du cycle de vie des archives.
Pour Couture (1999), la fonction d’évaluation s’appuie, d’une part, sur la théorie des valeurs de Schellenberg (1956) et d’autre part, sur cinq autres principes directeurs, soit 1) la contemporanéité des jugements; 2) la considération des archives comme preuves privilégiées de toutes les activités des institutions d’une société; 3) la considération des liens entre la fonction d’évaluation et les autres fonctions de l’archivistique; 4) le respect de l’équilibre entre les finalités de gestion et les finalités patrimoniales et enfin 5) le respect de
l’équilibre entre la considération du contexte de création des archives et la considération du contexte de leur utilisation.
L’approche de Couture considère que l’évaluation des archives se réalise dans le cadre d’un processus en deux phases. Une première phase préparatoire de macro-évaluation et une deuxième phase ultime de micro-évaluation intégrée. L’évaluation des archives, selon cette stratégie, vise non seulement la détermination de la valeur des documents et de leur sort final, mais encore et surtout leur gestion par leur consignation dans un instrument approprié, appelé le calendrier de conservation. Tel que Couture (2002) le précise :
L’élaboration du calendrier de conservation doit nécessairement se réaliser en deux grandes étapes que sont la macro-évaluation et la micro-évaluation […]. On entend par macro-évaluation cette première phase au cours de laquelle l'archiviste se préoccupe davantage des raisons pour lesquelles le document existe, des mandats et fonctions du créateur, de l'établissement de priorités parmi les unités administratives à étudier. (Cook, 1992b, p. 47) […]. La micro-évaluation, quant à elle, est cette seconde phase qui se situe au niveau des opérations et qui vise à juger de la valeur primaire et de la valeur secondaire que présentent les documents d'archives en établissant les règles de conservation qui seront regroupées dans le calendrier de conservation (Couture, 2002, cd).
Couture (1998, 1999, 2002) présente une approche conciliante, fidèle à une archivistique contemporaine intégrée, basée sur une démarche analytique, développée dans une perspective sociétale. Pour Couture (2002), la macro-évaluation et la micro-évaluation sont deux étapes complémentaires qui devront être réalisées dans une seule approche d’évaluation. Chacune d’entre elles rappelle l’intérêt d’analyser une dimension déterminante quant à l’identification de la valeur des documents.
2.4.1.5.2 Volet technique
La réalisation de l’approche de l’évaluation intégrée tient à la technique de l’analyse des besoins, son objectif principal étant de faire le point sur la situation générale qui caractérise la gestion des archives dans une institution. L’analyse des besoins vise également le diagnostic des problèmes et l’adoption d’un programme d’action approprié à leur résolution (Rousseau & Couture et coll., 1994; Arès, 1999; Couture, 1999).
Dans sa réalisation, l’analyse des besoins s’intéresse à trois volets. Le premier consiste à analyser le contexte du créateur des archives en focalisant sur l’étude des missions de l’organisme, de ses fonctions, de ses activités, de ses partenaires et notamment de sa politique de gestion des archives. Le deuxième consiste à analyser les documents d’archives, leur structure, leur contenu et leurs liens organiques internes. Le troisième consiste à analyser des aspects liés à l’utilisation des archives dont les catégories des utilisateurs et leurs besoins ainsi que la fréquence et le circuit de leur utilisation. En termes de qualité, ce qui ressort de l’analyse des besoins c’est le souci de conserver toutes les dimensions contextuelles qui caractérisent les archives définitives. En reflétant adéquatement et exhaustivement leur contexte, ces archives augmentent leur qualité de représentativité organisationnelle et par conséquent sociétale. Les renseignements sur le contexte d’utilisation de ces archives permettent par ailleurs de mieux saisir leur raison d’être ainsi que les conditions de leur exploitabilité non seulement antérieure mais aussi ultérieure.
2.4.1.5.3 Critères d’évaluation
Couture, Ducharme et Rousseau (1988) confirment que « la qualité d’un document est fondée sur ses utilités premières ou administratives » (p. 56). Selon Couture et Rousseau (1982), la valeur primaire des archives peut prendre trois formes : valeur de preuve administrative, valeur de preuve légale et valeur de preuve financière. Selon ces auteurs, les critères de jugement de la valeur primaire sont ainsi subdivisés en trois groupes (Couture & Rousseau, 1982, p. 87-89) :
1) Les critères de preuve administrative consistent à vérifier d’une part si les archives témoignent des fonctions et des activités administratives et notamment de leur positionnement, leur structure et leurs liens internes et externes. D’autre part, ces critères consistent à s’assurer que les archives reflètent clairement le circuit d’utilisation du document dans l’organisme et l’information qu’il contient.
2) Les critères de preuve légale consistent à s’assurer que lesdites archives préservent les droits stipulés dans les textes réglementaires et/ou législatifs en
vigueur. Ils concernent également les délais de conservation des documents prescrits par législation ou par réglementation.
3) Les critères de preuve financière consistent à vérifier si les archives témoignent des activités financières et si elles respectent la durée du cycle comptable ou financier de l’organisme créateur ou de l’institution de tutelle.
Couture (2002) souligne par ailleurs, que jusqu’ici l’archivistique contemporaine n’a pas réussi à développer une grille de critères d’évaluation qui s’appliquerait systématiquement à tout fonds d’archives et que ceci ne doit pas forcement être parmi les priorités de l’archiviste. Ainsi, Couture (1999) affirme qu’« actuellement, il n’existe pas en archivistique de grille qui soit applicable à tous les milieux, et ce n’est d’ailleurs pas le but qu’il faut se fixer » (p. 115-116). Selon Couture, l’archiviste doit développer des critères d’évaluation inspirés des spécificités institutionnelles de l’organisme producteur de documents. Ces critères sont alors développés après l’analyse des structures, des fonctions, des activités, du corpus documentaire ainsi que la nature de l’utilisation de ces mêmes documents.
Toutefois, il importe de signaler que la capacité des archives à servir de preuve sur les faits passés, quel qu’en soit le contexte individuel, institutionnel ou encore sociétal, n’est pas une caractéristique réservée exclusivement aux archives courantes ayant la valeur primaire. Selon Couture (1994b) les archives définitives sont les meilleurs témoins sur le passé des personnes morales et physiques. La qualité de preuve et ses diverses dimensions semblent être au cœur des qualités que nous souhaitons avoir dans les archives définitives.
2.4.1.5.4 Instrumentation
L’instrument principal qui gère les différentes phases du processus d’évaluation selon l’approche de l’évaluation intégrée est le calendrier de conservation. Selon Couture (2002) le processus de l’évaluation archivistique doit permettre la détermination des valeurs des documents, suite à laquelle, l’archiviste est amené à proposer des délais de conservation et à consigner ses décisions en la matière. Le calendrier de conservation sera alors l’instrument afférent à ce processus où l’on consigne les décisions relatives au sort final des documents, et qui servira de norme de conservation. L’importance de cet instrument quant
au processus d’évaluation des documents est consacrée par la loi québécoise sur les archives de 1983 qui stipule dans son article 7 que :
Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés (Québec (Province), 1983, article 7).
Conformément à la loi sur les archives, Bibliothèque et archives nationales de Québec affirment que
Le calendrier de conservation est un outil qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi- actifs d'un organisme et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. Il contient essentiellement des règles de conservation s'appliquant à des séries, voire parfois à des documents. Selon l'article 7 de la Loi sur les archives, tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation de ses documents (Bibliothèque et Archives nationales de Québec, 2006)20.
Selon Couture (1999),
L’élaboration du calendrier de conservation nécessite la prise en compte des quatre éléments majeurs que sont l’équilibre qu’il faut viser entre évaluer pour conserver et évaluer pour éliminer, les unités de travail sur lesquelles il faut appuyer l’intervention, les types de supports qu’il faut évaluer et les intervenants auxquels il faut faire appel (p. 119).
En expliquant le premier élément, l’auteur souligne que l’équilibre entre la conservation et l’élimination des archives devrait être guidé par deux types d’intérêts essentiels. Il s’agit d’une part, des intérêts administratifs qui visent l’élimination des archives afin de réduire la charge des ressources matérielles, humaines, mobilières qu'implique leur gestion, et d’autre part, des intérêts patrimoniaux qui veulent conserver le plus de ressources documentaires dans lesquelles il y a des archives pertinentes à la mémoire d’une institution et par conséquent pour le patrimoine d’une société (Couture, 1999, p. 119).
20http://www.banq.qc.ca/services/archivistique_ged/crggid_outils/calendrier/index.html. Page consultée le 21 juin 2010.
Pour réussir à établir l’équilibre entre ces intérêts administratifs et patrimoniaux, selon Couture (1999) il faut viser l’objectif d’atteindre le maximum d’informations dans un minimum de documents. Ceci est en conformité avec l’idée de la densification qualitative sur laquelle s’appuie l’approche du Documentation Plan que propose Hans Booms (2001- 2002).
L’unité de travail qui doit être considérée lors de la réalisation du calendrier de conservation diffère selon les phases de réalisation de cet instrument. Pour illustrer ses propos, Couture (1999, p. 120) donne le cas du gouvernement. Dans la première phase de macro-évaluation, l’unité de travail est l’unité administrative, c'est-à-dire la structure qui a un pouvoir décisionnel nécessaire pour fonctionner de façon autonome. De la sorte, les ministères et les organismes serviront d’unités de travail, lors de cette première phase. Pour ce qui est de la deuxième phase de micro-évaluation, l’unité de travail est principalement le type des documents ou de dossiers21.
Selon l’approche québécoise, le calendrier de conservation représente l’instrument clé de l’évaluation des archives. Il est composé de règles de conservation précisant, aussi bien, les délais de conservation des documents ou des dossiers d’archives tout au long de leur cycle de vie que leur sort final ainsi que l’unité administrative responsable. Grâce à sa démarche analytique et planifiée, cet instrument permet de s’assurer de la pertinence des archives aux intérêts administratifs ou/et aux intérêts patrimoniaux.
2.4.1.5.5 Synthèse
L’analyse des besoins souligne l’importance de deux qualités : la représentativité des archives définitives et leur exploitabilité. La première offre un témoignage institutionnel pertinent qui renseigne sur le passé d’une institution et de sa position parmi les autres institutions dans une société. L’exploitabilité des archives définitives et ses diverses dimensions permettent par ailleurs de situer l’utilisation de ces mêmes archives et d’optimiser leur emploi pour le présent et le futur.
Quant aux critères d’évaluation, ils se sont intéressés à l’approfondissement de la notion de preuve, qualité qui a depuis longtemps distingué les archives. Le calendrier de conservation a évoqué la pertinence des archives dans une perspective assez large qui selon
l’approche de l’évaluation intégrée tient, d’abord aux utilités de gestion courantes, puis à
toutes les utilités patrimoniales possibles. Il importe de noter que toutes ces qualités ont été abordées de façon implicite.
En dernière analyse, dans l’approche de l’évaluation intégrée, l’accent est mis sur quatre qualités, soit la représentativité des archives définitives, leur exploitabilité, leur pertinence et notamment leur qualité de preuve.